Covid-19 Spezial

Events und Geschäftsmodelle im Wandel – 10 Statements aus der Branche

Bettina Knauer

Ein Szenario, wie wir es im Moment erleben, hat – Hand aufs Herz – niemand vorausgesehen. Welche langfristigen, wirtschaftlichen Auswirkungen die Corona-Krise für Veranstalter, Agenturen und Dienstleister hat, ist noch nicht genau abzusehen. Noch hat ein Großteil der Unternehmen genug zu tun: Notfallmaßnahmen einleiten, Kommunikation nach innen und außen, Kurzarbeit anmelden, Informationen zu Hilfsmaßnahmen einholen, Formulare ausfüllen. Für viele geht es darum, ihre Existenz zu retten.

Wir haben uns in unserem Netzwerk umgehört und mit Kunden, Partnern und Freunden aus der Branche gesprochen. Die Einschätzungen sind – wie die Situation selbst – diffus. Teilweise geht es um den Wegfall aller Aufträge, teilweise um Ausweichoptionen, teilweise um Chancen. Wir hoffen, dass wir Ihnen damit vor allem eines vermitteln können: Zuversicht und Inspiration. Denn für uns ist klar: Wir sitzen alle im selben Boot. Die Branche muss – mehr denn je – zusammenhalten.

Doch lesen Sie selbst.
 

„Aufstehen, Veranstalterkrone richten, neu planen!“

Antje Schwuchow – Marketing & Event Manager bei XING Events

„Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt.“ Das erste Quartal 2020 verleiht diesem Satz, der das alltägliche Geschäft von Eventorganisatoren ganz gut trifft, eine völlig neue Dimension. Jetzt dreht sich plötzlich nichts mehr darum, den Ausfall eines Speakers zu kompensieren oder Resttickets zu verkaufen. Jetzt wurde einfach mal jedes geplante Event in der realen Welt abgesagt – ohne Wenn und Aber… und das ist auch gut und richtig so. Doch wenn wir ehrlich sind, ist es einfach frustrierend. Da hat man seine Jahresplanung sorgfältig aufgestellt, abgestimmt und wird dann jäh gebremst in dem Moment, in dem man voll durchstarten wollte. Jammern nutzt aber nichts! Die Devise lautet stattdessen: Aufstehen, Veranstalterkrone richten, neu planen!

Wir haben dies gleich auf zwei Ebenen in Angriff nehmen dürfen – unsere eigenen realen Events mussten wir absagen beziehungsweise weit nach hinten ins Jahr schieben; aber noch wichtiger war die Unterstützung unserer Kunden, die es massiv getroffen hat. Genutzt haben wir unter anderem unsere Erfahrungen in Sachen Online-Events – wir führen schon seit vielen Jahren Webinare durch und haben vor drei Jahren mit der VExCon eine virtuelle Messe ins Leben gerufen, die sich bereits deutlich in der Branche etabliert hat. Mit einer blitzschnell aufgesetzten Webinarreihe möchten wir unser Wissen gerne weitergeben und die Eventbranche über die Möglichkeiten, Events direkt in die Home Offices der jeweiligen Zielgruppe zu bringen. Letztendlich kann man das Ganze auch als Chance sehen, sich in die Materie „Online-Events“ einzuarbeiten und sie zukünftig – auch wenn wir uns hoffentlich wieder bei zahlreichen großen und kleinen Events persönlich treffen – als Teil des Eventmarketing-Mixes mit einzuplanen.

„Wir sind gerade dabei, Klarheit zu schaffen.“

Nina Lasse – Senior Marketing Manager bei der NEW WORK SE und mitverantwortlich für die NWX

Auch wir gehören zu den Veranstaltern, die durch Corona die Situation neu bewerten und umplanen müssen. Denn wir haben uns schweren Herzens entschieden, die für den 10. Juni dieses Jahres geplante NEW WORK EXPERIENCE (NWX20) in der Elbphilharmonie Hamburg nicht durchzuführen. Nun sind wir dabei, Klarheit zu schaffen für alle, mit denen wir diese Reise in neue Arbeitswelten gemeinsam antreten wollten: Teilnehmer, Speaker, Sponsoren und Partner, Dienstleister und Team. Wir wünschen uns natürlich, dass wir mit einem Großteil gute Lösungen finden. Denn glücklicherweise steht der Termin für 2021 schon und darauf arbeiten wir hin. Hier hilft definitiv unsere Agilität. Wir prüfen gerade, welche Inhalte wir „mitnehmen“ können. Manche New-Work-Themen werden − das zeigt die Diskussion heute schon – sogar aktueller und wichtiger denn je sein. Für dieses Jahr überlegen wir, ob wir ein alternatives Online-Format anbieten können.

„Jetzt sind neue Ideen gefragt, wie Menschen digital zusammenkommen können.“

Matthias Schultze – Managing Director des GCB German Convention Bureau e.V.

Veranstaltungen waren schon immer Orte der Völkerverständigung, die Horizonte erweitern und gesellschaftliche Impulse geben. Events „made in Germany“ verbinden jedes Jahr Millionen Menschen miteinander – durch den Ausbruch des Coronavirus kann das derzeit jedoch nicht face-to-face stattfinden. Umso mehr sind jetzt neue Ideen gefragt, wie Menschen digital zusammenkommen können. Hybride oder rein virtuelle Veranstaltungsformate ergänzen die persönliche Begegnung und eröffnen neue Möglichkeiten. Zu virtuellen Formaten kann beispielsweise eine größere Zahl von Menschen zusammenkommen als live vor Ort. Zudem können sich Menschen aus ganz unterschiedlichen Teilen der Erde begegnen, die sich ansonsten vielleicht nie begegnet wären. Ein praktisches Testlab für ein hybrides Events ist der räumlich-verteilte Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“, den wir am 3. September 2020 gemeinsam mit zahlreichen Partnern realisieren. Im Zentrum der Veranstaltung steht die Frage, wie grenzüberschreitende, effektive und nachhaltige Zusammenarbeit und Kommunikation in Zukunft aussehen kann. Dazu werden Menschen an verschiedenen Orten der Welt zu dezentralen Events zusammenkommen und gleichzeitig virtuell miteinander vernetzt sein, kommunizieren und interagieren. Auch die Teilnahme über einen Livestream ist möglich. Wir freuen uns schon sehr darauf!

„Mir war rasch klar: Ich muss handeln.“

Petra Rohner – Gründerin von SWONET – SWISS WOMEN NETWORK, XING Ambassadorin der Community Frau und Business

Und plötzlich steht alles still! Dieses Gefühl hatte ich am 11. März 2020, als ich zum ersten Mal ausgesprochen habe, dass meine Tagung „Business and Network Day“ mit 350 Teilnehmenden aufgrund der Corona-Krise nicht durchgeführt werden kann. Diese Schockstarre dauerte aber nur wenige Minuten, denn rasch war für mich klar: Ich muss handeln. Ich suchte Möglichkeiten, um den positiven Austausch zu Sponsoren, Partnern, Teilnehmern und Teilnehmerinnen trotz Absage aufrecht zu erhalten. Folgendes haben wir schnell umgesetzt:
1. Wir haben die Sponsorengeschenke per Post an die Teilnehmer versendet
2. Wir haben unsere Webseite als Informationsplattform zu Corona umgestellt und Informationen unseres Netzwerkes und Partner dazu geschaltet

Unsere Partner erhielten durch die Überraschungspakete eine starke und sehr positive Präsenz. Den persönlichen Einsatz unseres Teams, das dies ermöglicht hat, schätzten sie sehr. Mit den Angemeldeten konnten wir – durch die für sie wertvolle Informationsplattform – in Kontakt bleiben. Die Gründe für die Absage kamen so noch stärker ins Bewusstsein und dadurch auch das Verständnis dafür.

„Alle Auftraggeber sind weggebrochen.“

Marc & Laura Zimmermann – Inhaber eAgentur, XING Ambassadoren der Community Berlin

Da wir uns „nur“ auf Offline-Events spezialisiert haben, haben wir in der jetzigen Situation keine Alternativen. All unsere Auftraggeber sind weggebrochen. Auch als XING Ambassadoren haben wir natürlich viele Ideen, was wir noch machen könnten. Wir waren bereits in vielen Gesprächen und mitten in den Eventplanungen. Wir gehen davon aus, dass wir in den nächsten Wochen dazu kommen, einige Eventformate zu Papier zu bringen und so Konzepte parat zu haben. Je nachdem, wie sich alles entwickelt und wie lange es dauert, werden sich sicher auch die Locations verändern. Denn es wird sich zeigen, welche „überleben“.
Weil im Moment niemand sagen kann, wie sich alles entwickelt und wir selbst auch keine Vorstellung davon haben, bleibt uns nur abzuwarten. Das ist unser Weg und vorerst der, mit dem wir am besten umgehen können.

„Wir versuchen, an die Chance zur Weiterentwicklung zu denken.“

Martha Giannakoudi – Founder & CEO Synnous Consulting GmbH, XING Host der Community HR Düsseldorf

Es ist erst zwei Wochen her, seit ich und mein Team zu Home Office übergegangen sind. Als HR-Dienstleisterin und Unternehmerin war ich tagelang absolut unter Strom. Es galt, die Sicherheit aller zu gewährleisten, die Arbeit zu organisieren, die soziale Interaktion einzurichten und die Moral hochzuhalten. Bis jetzt ist uns das gelungen. Wir lachen immer noch viel bei unseren (virtuellen) Zusammentreffen.
Auch bei uns fallen wichtige Aufträge und Events aus, dennoch versuchen wir nicht nur an Hürden und Risiken zu denken, sondern auch an die sich anbietende Chance, uns weiterzuentwickeln. Tatsächlich beobachte ich, wie mein Team trotz physischer Distanz immer näher zusammenrückt, sich in die Arbeit wirft, Neues entwickelt und Großes bewegt.

Seit Anfang der Corona-Krise haben wir eine steile Lern- & Umsetzungskurve hinter uns: unendlich viele Websites durchforstet, digitale Tools getestet, unsere Formate den virtuellen Möglichkeiten angepasst und mit vielen, vielen Menschen gesprochen, bis die Stimme brüchig wurde. Nun haben wir unser erstes erfolgreiches virtuelles Event hinter uns und fragen uns natürlich auch, was von all dem wir mitnehmen für die Zeit nach der Krise. Wir haben uns entschlossen, im September an der Thessaloniki International Fair auszustellen und es bereitet uns Freude, dieses Projekt auf die Beine zu stellen. Unsere Erfahrung ist, dass die Einschränkungen, die eine solche Krise mit sich bringt, zentrale Stärken der Menschen zeigen: unsere Anpassungsfähigkeit und Kreativität.

„Die Umstellung auf Online hat sich gelohnt: Wir profitieren von den Vorteilen.“

Kay Lied – XING Ambassador der Community Frankfurt

2019 hatte ich 100 Veranstaltungen in Frankfurt auf die Beine gestellt. Durch das Veranstaltungsverbot war ich gezwungen, auf Online-Veranstaltungen zu wechseln, um nicht komplett auf Networking-Treffen verzichten zu müssen. Daher habe ich in kürzester Zeit das Event-Portfolio zu Video-Konferenzen umgebaut. Die Umstellung auf Online-Events hat sich gelohnt: Wir profitieren von Vorteilen des Online-Formats gegenüber dem physischen Pendant.
Vorteile sind zum Beispiel:
• Keine Anfahrt mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln
• Die Aufzeichnungsmöglichkeit erleichtert die Videoproduktion
• Deutlich geringere Kosten (bis zu 85 Prozent weniger im Vergleich zu physischen Events)

Wir nutzen die Video-Konferenzen in den kommenden Wochen sehr intensiv. Im Fokus stehen dabei das Networking und der Erfahrungs- und Wissensaustausch. Ich kann nur empfehlen, die Gunst der Stunde zu nutzen und Video-Konferenzen einfach auszuprobieren.

„Corona wird das für uns sein, was wir daraus gemacht haben.“

Stefan Böck – Gründer und Geschäftsführer der 79 Blue Elephants GmbH, die alpha awards entwickelt hat

We develop and efficiently sell the world’s most valuable tools, to help identify the best, in a way that customers passionately recommend us. 
Das ist unsere ambitionierte Wachstums-Strategie und inspirierende Vision, die wir vor Bekanntwerden von Corona entwickelt haben. Die ersten beiden Monate in 2020 waren wachstumsstark und unser gesamtes Team ambitioniert, motiviert und inspiriert. Und dann kam Corona. Corona wird, so wie jede Herausforderung in unserem Leben, wieder vorbeigehen. Und wir werden es alle schaffen, denn wir alle haben schon viele Herausforderungen gemeistert.

Nach dem Winter folgt der Sommer und wenn alles wieder vorbei ist, wird Corona das für uns sein, was wir daraus gemacht haben. 
Eine Krise, die uns schwächt...
...oder eine Chance, die wir nutzen um zu wachsen.

Mein Ziel als Geschäftsführer, Unternehmer und vor allem als Vater von zwei wundervollen Kindern ist es Sicherheit zu geben, vorzuleben, dass Herausforderungen und Veränderungen zum Leben gehören und eine Chance sind. Eine Chance sich zu verändern, weiter zu entwickeln und noch besser zu werden. Danke an unser gesamtes Team! Danke, dass jedes einzelne Team-Mitglied trotz der neuen Rahmenbedingungen mit vollem Einsatz an der Umsetzung unserer Vision arbeitet. Denn die Rahmenbedingungen ändern sich, das Ziel bleibt: We develop…

„Verrückterweise stärkt die aktuelle Situation unsere Marktposition.“

Florian Dieckmann – Geschäftsführer von teambits

Verrückterweise stärkt die aktuelle Situation unsere Marktposition. Kunden haben zwar bis in den Juli hinein Zusagen für Präsenzveranstaltungen zurückgenommen. Im Einzelnen aber entwickelt sich das Geschäft extrem dynamisch. Kunden entdecken gerade mit rasender Geschwindigkeit, dass eine interaktive Event-WebApp ihre Veranstaltung in ein virtuelles Format „hinüber rettet“. Plötzlich stehen wir im Mittelpunkt des Veranstaltungskonzepts. Das gilt auch in Diskussionen, die den kommenden Herbst betreffen. In laufenden Projekten wird das Budget für uns erhöht, um zum Beispiel In-App-Video-Streaming oder unsere Socializing-Funktionen zuzubuchen.
Das kompensiert allerdings nur teilweise den Wegfall typischerweise am Veranstaltungsort erbrachter Dienstleistungen. Spannend ist vor allem der Dammbruch im Bereich virtueller Versammlungen von Gesellschaftern, Vereinssitzungen oder Betriebsversammlungen. Wogegen man sich da seit Jahren aus bloßer Gewohnheit gesträubt hat, ist über Nacht zum Bedürfnis geworden! Man denke nur an die von der Bundesregierung in Aussicht gestellte Legalisierung rein virtueller Hauptversammlungen von Kapitalgesellschaften. Wer sowas machen will, braucht uns.

„Die Krise wird einen Digitalisierungsschub bringen.“

Sven Herchenhein – Vorstand von efec und Gründer von Events66

Die aktuelle Krise wird allen Bereichen, auch der Event-Branche, einen enormen Digitalisierungsschub bringen. Reine „Offline“-Events werden umdenken und sich mit Alternativen auseinandersetzen. Events66 hat Anfang des Jahres schon angefangen, die Events66 Plattform neu aufzusetzen, um auch kleineren und jetzt auch virtuellen Events eine moderne Lösung anzubieten. Events66 bietet dabei die Klammer um alle Aktivitäten. Im CMS werden die Daten zusammengestellt. Das Online Konferenz Frontend kann einfach im Browser ohne eine Installation ausgeführt werden. Ergänzend hierzu werden für die Zeit nach Corona weiterhin die Event-Apps bereitgestellt, um ein optimales Event-Erlebnis für Events aller Größen vor Ort zu gewährleisten.

Fazit

Es gibt gegenseitige Unterstützung, die Event-Digitalisierung bekommt einen Turboschub und Teams rücken enger zusammen. Vermutlich können wir unser Boot nur mit viel Anpassungsfähigkeit und Kreativität durch das Corona-Meer navigieren. Wie die Perspektiven aussehen? Diese Diskussion ist nach Ostern zu führen. Wie unsere Marketing & Event Managerin eingangs sagt, jetzt heißt es erst einmal: „Aufstehen, Veranstalterkrone richten, neu planen!“

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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