Nach dem absoluten Stillstand dürfen wir uns mittlerweile wieder auf kleineren Events, Tagungen und Kongressen treffen und auch Messen sollen im Herbst folgen. Damit dieser Re-Start trotz Covid-19 erfolgreich gelingt, sind Sicherheits- und Hygienekonzepte und entsprechende Tools unerlässlich. Sie helfen Ihrem Team und allen Beteiligten, Ihre Business-Veranstaltungen so sauber und sicher wie nur möglich zu planen und durchzuführen.
Folgende Aktionsbereiche sind entscheidend:
Einige Handlungsempfehlungen dazu wollen wir Ihnen hier vorstellen. Nutzen Sie den Artikel einfach als Vorlage zur Erarbeitung Ihrer eigenen Checkliste.
In jeden Fall gilt: Prüfen Sie zunächst die aktuellen Vorgaben für das jeweilige Bundesland und erkundigen Sie sich beim für Ihre Veranstaltung zuständigen Ordnungsamt. Legen Sie außerdem Verantwortlichkeiten fest, bestimmen Sie einen Ansprechpartner für das Hygienekonzept sowie seine Durchführung und Einhaltung.
Abstand lautet das Gebot dieses Jahres. Was zum Shutdown geführt hat, führt uns auch wieder heraus. Mit einem Mindestabstand von 1,5 Metern zur nächsten Person sind Veranstaltungen künftig möglich. Beachten Sie dies bei der Planung Ihres Events in allen Bereichen vor Ort. Überdenken Sie außerdem Ihre Wegeführung und entsprechende Hinweisschilder, wie zum Beispiel Bodenmarkierungen.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
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Prüfen Sie, ob Sie in bestimmten Bereichen Ihrer Veranstaltung einen Mund-Nasen-Schutz vorschreiben wollen oder müssen. Denken Sie außerdem an Hygienemaßnahmen, die Sie einführen und die sie ausschildern wollen. Treffen Sie darüber hinaus Vorkehrungen für eine ausreichende Belüftung sowie eine Desinfektion aller häufig berührten Oberflächen oder eliminieren Sie den Kontakt mit diesen. Das gilt auch für Speisen, Buffets und Getränke.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
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Wollen Sie, dass Ihre Teilnehmer bei der Durchführung eines sicheren Events aktiv mitwirken, müssen Sie diese rechtzeitig und umfassend informieren sowie sich deren Mitwirkungspflicht bestätigen lassen. Dazu gehört auch, dass Teilnehmer zu Hygiene-Vorgaben zustimmen und unter anderem auf ihre Teilnahme verzichten, wenn sie Krankheitssymptome bemerken oder aus Risikogebieten einreisen würden. Darüber hinaus sollten Sie jederzeit wissen, wer und wie viele Personen sich in der Location aufhalten – inklusive Kontaktdaten. Am einfachsten funktioniert das über eine Eventregistrierung, mit der Sie jederzeit Zugriff auf Teilnehmerdaten haben – selbstverständlich unter Berücksichtigung der DSGVO.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
Wir haben uns einmal angesehen, wie Veranstalter ihre Teilnehmer über geltende Hygieneregeln informieren:
Die Situation und das Infektionsgeschehen können sich schnell verändern. Prüfen Sie am besten in regelmäßigen Abständen bei offiziellen Stellen, wie sich Regelungen entwickeln und passen Sie die Eventplanung dementsprechend an. Kommunizieren Sie etwaige Veränderungen unbedingt direkt an Ihre Teilnehmer und Stakeholder und stellen Sie einen reibungslosen Ablauf sicher.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
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Denken Sie auch an die gründliche Vorbereitung im Falle eines Veranstaltungsverbots oder einer Infektion und die Abstimmung mit dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Aufgaben im Team gut verteilt sind und jeder in jedem Fall weiß, was wann zu tun ist.
Auf Ihre Veranstaltungsorganisation kommt künftig einiges an Herausforderungen hinzu. Doch wenn Sie sich ein wenig intensiver mit den Hygienereglungen und -vorgaben beschäftigen, werden Sie merken, dass vieles davon schon heute und mit Unterstützung von leistungsfähiger IT, wie beispielsweise bei der Teilnehmerregistrierung, möglich ist. Die übrigen Maßnahmen gehen Sie am besten mit einem kühlen Kopf, ausgereiften Plänen und einem durchdachten Teamwork an.
