Covid-19 Spezial

In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

Bettina Knauer

Nach dem absoluten Stillstand dürfen wir uns mittlerweile wieder auf kleineren Events, Tagungen und Kongressen treffen und auch Messen sollen im Herbst folgen. Damit dieser Re-Start trotz Covid-19 erfolgreich gelingt, sind Sicherheits- und Hygienekonzepte unerlässlich. Sie helfen Ihrem Team und allen Beteiligten, Ihre Business-Veranstaltungen so sauber und sicher wie nur möglich zu planen und durchzuführen.

Folgende Aktionsbereiche sind entscheidend:

  • Gewährleistung des Mindestabstands
  • Hygienevorschriften und Pflicht zur Mund- und Nasenbedeckung
  • Information der Teilnehmer und deren Mitwirkung
  • Eskalationsmanagement und Aufgabenteilung

Einige Handlungsempfehlungen dazu wollen wir Ihnen hier vorstellen. Nutzen Sie den Artikel einfach als Vorlage zur Erarbeitung Ihrer eigenen Checkliste.

In jeden Fall gilt: Prüfen Sie zunächst die aktuellen Vorgaben für das jeweilige Bundesland und erkundigen Sie sich beim für Ihre Veranstaltung zuständigen Ordnungsamt. Legen Sie außerdem Verantwortlichkeiten fest, bestimmen Sie einen Ansprechpartner für das Hygienekonzept sowie seine Durchführung und Einhaltung.
 

1. Gewährleistung des Mindestabstands

Abstand lautet das Gebot dieses Jahres. Was zum Shutdown geführt hat, führt uns auch wieder heraus. Mit einem Mindestabstand von 1,5 Metern zur nächsten Person sind Veranstaltungen künftig möglich. Beachten Sie dies bei der Planung Ihres Events in allen Bereichen vor Ort. Überdenken Sie außerdem Ihre Wegeführung und entsprechende Hinweisschilder, wie zum Beispiel Bodenmarkierungen.

Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:

  • Gerade an Ein- und Ausgängen wird es oftmals eng – wie können Sie hier die Einhaltung von Mindestabständen gewährleisten? Können durch kontaktlosen Check-In Wartezeiten vermieden werden?
  • Entstehen an bestimmten Stellen wie der Garderobe Schlangen? Versuchen Sie auch, diese zu vermeiden oder zu entzerren.
  • Ist ihr Programm mit den geltenden Regelungen vereinbar? Macht eine im Vorfeld festgelegte Sitzordnung Sinn?
  • Ist auch bei einer Bestuhlung Mindestabstand möglich und wie hoch ist die sich daraus ergebende maximale Teilnehmeranzahl?

XING Events Lesetipp: Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle

2. Hygienevorschriften und Pflicht zur Mund- und Nasenbedeckung

Prüfen Sie, ob Sie in bestimmten Bereichen Ihrer Veranstaltung einen Mund-Nasen-Schutz vorschreiben wollen oder müssen. Denken Sie außerdem an Hygienemaßnahmen, die Sie einführen und die sie ausschildern wollen. Treffen Sie darüber hinaus Vorkehrungen für eine ausreichende Belüftung sowie eine Desinfektion aller häufig berührten Oberflächen oder eliminieren Sie den Kontakt mit diesen. Das gilt auch für Speisen, Buffets und Getränke.

Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:

  • Gibt es amtliche Vorgaben zur Mund- und Nasenbedeckung? Gibt es darüber hinaus Vorgaben des Veranstaltungsortes? Gilt diese Pflicht nur bis zum Platz oder während der gesamten Veranstaltung?
  • Wo kann der Kontakt mit Oberflächen vermieden werden? Sind beispielsweise No-Touch Seifenspender oder automatische Türöffner möglich? Ist es möglich, Händetrockner durch Einmalhandtücher zu ersetzen?
  • Gibt es ausreichend Möglichkeiten zur adäquaten Händehygiene? Wie und wo wird Ihren Besuchern Desinfektionsmittel zur Verfügung gestellt?
  • Wie wird gelüftet beziehungsweise kann eine ausreichende Belüftung sichergestellt werden?
  • Gibt es regelmäßige Reinigungsintervalle?
  • Wie stellen Sie eine hygienische Verpflegung der Teilnehmer sicher? Setzen Sie auf direkt servierte Speisen (Tellergerichte) oder vorportionierte, verpackte Lebensmittel.
  • Ist kontaktloser Service und kontaktlose Bezahlung möglich?

XING Events Tipp: Piktogramme und Infografiken zur richtigen Handhygiene finden Sie auf infektionsschutz.de

3. Information der Teilnehmer und deren Mitwirkung

Wollen Sie, dass Ihre Teilnehmer bei der Durchführung eines sicheren Events aktiv mitwirken, müssen Sie diese rechtzeitig und umfassend informieren sowie sich deren Mitwirkungspflicht bestätigen lassen. Dazu gehört auch, dass Teilnehmer zu Hygiene-Vorgaben zustimmen und unter anderem auf ihre Teilnahme verzichten, wenn sie Krankheitssymptome bemerken oder aus Risikogebieten einreisen würden. Darüber hinaus sollten Sie jederzeit wissen, wer und wie viele Personen sich in der Location aufhalten – inklusive Kontaktdaten. Am einfachsten funktioniert das über eine Eventregistrierung, mit der Sie jederzeit Zugriff auf Teilnehmerdaten haben – selbstverständlich unter Berücksichtigung der DSGVO.

Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:

  • Gibt es einen Leitfaden für Interessenten und Teilnehmer? Ist vor Ort klar beschrieben, welche Regeln es gibt?
  • Wissen die Teilnehmer, wie sie sich verhalten sollen? So oder so kann es nicht schaden, noch einmal auf den Verzicht des Händeschüttelns und von Visitenkarten, regelmäßiges Händewaschen und die Einhaltung der Hust- und Niesetikette hinzuweisen. Das kann sowohl vor Beginn des Events als auch währenddessen – beispielsweise durch einen Moderator oder eine Moderatorin – passieren.
  • Sind die Teilnehmerdaten zur Nachverfolgung von Infektionsketten erfasst? Benötigte Daten sind Name, Anschrift sowie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Wir haben uns einmal angesehen, wie Veranstalter ihre Teilnehmer über geltende Hygieneregeln informieren:

In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events
In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events
In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

4. Flexibilität bei der Planung und proaktive Kommunikation

Die Situation und das Infektionsgeschehen können sich schnell verändern. Prüfen Sie am besten in regelmäßigen Abständen bei offiziellen Stellen, wie sich Regelungen entwickeln und passen Sie die Eventplanung dementsprechend an. Kommunizieren Sie etwaige Veränderungen unbedingt direkt an Ihre Teilnehmer und Stakeholder und stellen Sie einen reibungslosen Ablauf sicher.

Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:

  • Vier Wochen vor dem Event, eine Woche vor dem Event, einen Tag vor dem Event – verändern sich Infektionsgeschehen und Vorschriften? Passen Sie den Eventablauf dementsprechend an und sagen Sie Ihr Event, wenn nötig, ab.
  • Wissen Ihre Teilnehmer über Planänderungen Bescheid? Kommunizieren Sie proaktiv und ehrlich. Stellen Sie ein Programm, Ablaufpläne und Pläne der Location auf Ihrer Eventseite online.
  • Findet ein regelmäßiger Austausch zwischen Ihnen, der Location, dem Caterer, Speakern, Technikern, Dienstleistern und Ihren Mitarbeitern statt? Weißen Sie alle auf aktuelle Regelungen und Vorschriften vor Ort hin.

XING Events Lesetipp: Entscheidungsfindung und Krisenkommunikation zum Coronavirus

XING Events Lesetipp: Flexibilität als Muss: Eventplanung in der neuen Normalität

5. Eskalationsmanagement und Aufgabenteilung

Denken Sie auch an die gründliche Vorbereitung im Falle eines Veranstaltungsverbots oder einer Infektion und die Abstimmung mit dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Aufgaben im Team gut verteilt sind und jeder in jedem Fall weiß, was wann zu tun ist.

  • Welche Vorkehrungen werden von der Location, welche von Ihnen als Veranstalter getroffen? Definieren Sie klar, welcher Dienstleister welche ToDos übernimmt.
  • Gibt es einen Ablaufplan im Falle eines Verdachtsfalls? Wo wird die betroffene Person isoliert und was passiert mit den übrigen Teilnehmern?
  • Könnten Sie bei einer bestätigten Infektion nicht nur die Eventteilnehmer, sondern auch alle Teammitglieder und Dienstleister über entsprechende Kontaktdaten informieren? Stellen Sie sicher, dass dem so ist.
  • Wie und über welche Kanäle kommunizieren Sie eine Infektion auf dem Event oder nachträglich? Bei größeren, aufmerksamkeitsstarken Events kann beispielsweise ein Kommunikationsplan helfen.
  • Wie gehen Sie im Fall einer Veranstaltungsabsage mit der Erstattung der Ticketpreise um?

Fazit

Auf Ihre Veranstaltungsorganisation kommt künftig einiges an Herausforderungen hinzu. Doch wenn Sie sich ein wenig intensiver mit den Hygienereglungen und -vorgaben beschäftigen, werden Sie merken, dass vieles davon schon heute und mit Unterstützung von leistungsfähiger IT, wie beispielsweise bei der Teilnehmerregistrierung, möglich ist. Die übrigen Maßnahmen gehen Sie am besten mit einem kühlen Kopf, ausgereiften Plänen und einem durchdachten Teamwork an.

Wir unterstützen Sie gern bei den Themen Einlassmanagement und Event-Hygiene!

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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