Covid-19 Spezial

Krisenmanagement für Veranstalter: Vom Chaos zu neuer Ordnung

Bettina Knauer

Im Idealfall sind Unternehmen bestens auf Krisen und deren Wirkung vorbereitet, haben vorab Risiken beurteilt und Notfallpläne ausgearbeitet. Doch die Realität sieht – das wissen wir – meist anders aus. Und da bei überraschenden Vorfällen wie dem neuen Coronavirus und Covid-19 präventive Maßnahmen nicht mehr greifen, sind aktuell vor allem Instrumente zur Krisenbewältigung erforderlich. Das heißt, das schnelle Reagieren auf die Situation und den entstandenen Schaden mit dem Ziel, die Auswirkungen zu minimieren. Denn Veranstalter, Eventplaner und Dienstleister der Branche stehen im Moment vor nie dagewesenen finanziellen und unternehmerischen Herausforderungen. Das Management der aktuellen Lage und die weitere Planung sind für viele eine Hürde. Die Krise zeigt uns, dass das, was wir bisher gemacht haben, nicht mehr funktioniert.

Sie fragen sich jetzt sicher, welche Maßnahmen überhaupt kurzfristig umsetzbar sind? Der BaSiGo-Guide, der im Forschungsprojekt „BaSiGo - Bausteine für die Sicherheit von Großveranstaltungen“ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung entstanden ist sowie der „Leitfaden Krisenkommunikation“ des Bundesministeriums des Inneren liefern erste Empfehlungen zum Umgang mit der aktuellen Situation. Die wichtigsten Bausteine zur schnellen Reaktion haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst.

1. Baustein: Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BCM)

Betriebliches Kontinuitätsmanagement ist laut BaSiGo ein Schlüsselkonzept für die Bewältigung negativer Ereignisse wie Schäden, Notfälle oder Krisen. Es stellt – eigentlich präventiv – sicher, dass Abläufe robust und Organisationen resilient genug sind, um Negativeffekte abzufedern.

Ein wesentlicher Schritt im Rahmen des Kontinuitätsmanagements ist die Schadenrelevanzanalyse (Business Impact Analysis oder BIA). Hierbei werden kritische Geschäftsprozesse ermittelt und die Prioritäten für den Wiederanlauf festgelegt. Zusätzlich werden die jeweils unterstützenden Ressourcen erhoben und die Mindestanforderungen an einen potenziellen Notbetrieb identifiziert. Für Sie als Veranstalter oder Dienstleister bedeutet das konkret: Machen Sie sich über die aktuell größten Schwierigkeiten und die Folgen Gedanken, um schnellstmöglich entscheiden zu können, wie Sie reagieren. Definieren Sie folgende Punkte:

  1. Ziele des Unternehmens oder der Organisation: Was hatten Sie sich vorgenommen und wie verändert sich das nun?
  2. Produkte oder Dienstleistungen: Welche sind wichtig? Welche sind verzichtbar?
  3. Stakeholder: Wer sind die relevanten Akteure – intern und extern?
  4. Abläufe und Fristen: Wie viel Zeit haben oder brauchen Sie, um etwas wiederherzustellen oder neu auf die Beine zu stellen? Was ist die maximal tolerierbare Ausfallzeit?

Sind alle Auswirkungen herausgearbeitet, müssen die folgenden Fragen beantwortet werden:

  • Welche Prozesse haben die höchste Priorität und müssen unbedingt aufrechterhalten werden?
  • Welche Maßnahmen sind dafür notwendig?
  • Welche Ressourcen werden dafür mindestens benötigt?

2. Baustein: Notfall- und Krisenmanagement

Fast jede Krisenbewältigung durchläuft eine chaotische Anfangsphase. Zuständigkeiten, Ausmaß und verfügbare Ressourcen sind zunächst unklar, und die ersten Reaktionen und Bewältigungsmaßnahmen erfolgen spontan und häufig unkoordiniert. Die Schadenrelevanzanalyse ist die Basis für eine fundierte Koordinierung. Denn damit haben Sie sich einen Überblick über die eigene Organisationsstruktur und externe Zuständigkeiten verschafft sowie kritische Geschäftsprozesse und die Folgen definiert. Etablieren Sie im nächsten Schritt eine Art Krisenstab und schaffen sie den entsprechenden Personen Freiräume für diese Aufgabe. Zu einer strukturierten und handlungsfähigen Krisenorganisation gehört eine aus dem Alltagsgeschäft herausgelöste Organisationsform. Das Team muss Folgendes leisten können:

  • Informations- und Ressourcenmanagement
  • Koordination aller Beteiligten
  • Zukunftsgerichtete Lagebeurteilung und Entwicklung von Handlungsoptionen
  • Entscheidungen treffen und Kontrolle der Maßnahmen
  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, aber auch die Information der eigenen Belegschaft

Beachten Sie dabei die untenstehenden Einflussfaktoren auf die Koordination von Maßnahmen und Fähigkeiten im Krisenmanagement aus dem „Leitfaden Krisenkommunikation“ des Bundesministeriums des Inneren:

Einflussfaktoren auf das Krisenmanagement
Einflussfaktoren auf das Krisenmanagement - Grafik aus dem "Leitfaden Krisenkommunikation" des Bundesministeriums des Inneren.

3. Baustein: Lernen und Verbessern

Auch die Nachbereitung von Krisen ist ein wichtiger Prozessbestandteil und beginnt grundsätzlich schon während der Krisenbewältigung. Der im bereits erwähnten Krisenstab dokumentiert laufend alle Handlungen und hält diese in einer Art Handbuch fest. Zudem gilt es, die Rückkehr zu den normalen Betriebs- und Arbeitsabläufen vorzubereiten. Der Schwerpunkt verlagert sich nun wieder auf das Alltagsgeschäft der Organisation, und die eigentliche Auswertung der Krise beginnt. Behalten Sie im Hinterkopf: Krisenmanagement ist nicht selten Chancenmanagement. Denn Wachstum, wenn es langfristig gut sein soll, erlebt immer wieder Brüche und Krisen. Lernen wir also aus Covid-19 und verbessern wir schnellstmöglich und zukunftsorientiert unsere Prozesse!

Nachfolgende Grafik aus dem „Leitfaden Krisenkommunikation“ des Bundesministeriums des Inneren fasst die einzelnen Stufen des (vollständigen und präventiven) Krisenmanagements noch einmal zusammen:

Die vier Phasen im Krisenmanagement
Die vier Phasen des Krisenmanagements - Grafik aus dem "Leitfaden Krisenkommunikation" des Bundesministeriums des Inneren.

Fazit

Das Beängstigende an einer Krise? Sie fühlt sich bedrohlich an, so als wäre alles vorbei. Das stimmt auch – zumindest bezogen auf das Arbeiten und Leben wie wir es bisher kannten. Dennoch bleibt ein Ziel: Gestärkt aus der Situation hervorgehen. Das mag für diejenigen, die gerade um ihre Existenz kämpfen, wie ein schlechter Scherz klingen. Doch das Krisenmanagement lehrt uns, dass vor allem eines zählt: nämlich Maßnahmen zu ergreifen, um sich in Zukunft besser – sprich weniger anfällig – aufzustellen.

Und darin liegt auch die Chance der aktuellen Situation. Es wird Zeit frei. Zeit, Dinge zu durchdenken, Zeit Strategien zu entwickeln.

Sie möchten keine Neuigkeiten mehr verpassen?

Bettina Knauer Content Marketing & PR Manager, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close