Eventplanung während Corona

Nachhaltigkeit bei Events – für Veranstaltungen mit gutem Gewissen

Wer Veranstaltungen organisiert und durchführt, kommt am Thema Nachhaltigkeit nicht mehr vorbei. Zum einen brauchen wir nur auf die Klimakrise, die sich auch vor unserer Haustür bereits mehr als deutlich zeigt, zu schauen und zum anderen können wir als Eventplaner·innen und Veranstalter·innen mit nachhaltigen Events viele Menschen positiv beeinflussen. Sie können auf unseren Events erleben, dass Nachhaltigkeit einfacher sein kann als gedacht und darüber hinaus auch Spaß machen und positive Wirkungen haben kann. Falls Sie das noch nicht überzeugt hat: Die Generation Z fragt es bereits heute nach und wählt Arbeitgeber·innen und Events nach diesen Kriterien aus. “Green Recruiting” ist mehr als das nächste Buzzword. Woran Sie unbedingt denken sollten, wenn auch Sie Ihre Events nachhaltiger gestalten wollen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das bedeutet Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit bezeichnet – so finden Sie es auch bei wikipedia – ursprünglich ein Prinzip zur Ressourcen-Nutzung, bei dem eine Bedürfnisbefriedigung durch die Bewahrung der natürlichen Regenerationsfähigkeit der beteiligten Systeme, vor allem von Lebewesen und Ökosystemen, gewährleistet werden soll. Anders ausgedrückt: Die Systeme können ein bestimmtes Maß an Ressourcennutzung dauerhaft aushalten, ohne langfristig Schaden davon zu nehmen. Bekannt wurde das Prinzip als Erstes in der Forstwirtschaft, in der von nun an nur soviel Holz im Wald geschlagen werden durfte wie wieder nachwächst. Dieses Prinzip ging später auf den Umgang mit allen Ressourcen über.

Mittlerweile wird der Begriff “Nachhaltigkeit” jedoch viel weiter gefasst. Denn im Jahr 2015 verabschiedete die Generalversammlung der Vereinten Nationen auf dem Weltgipfel für nachhaltige Entwicklung 2015 die „Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung“. Diese beinhaltet 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung. Im Englischen sind sie bekannt als die Sustainable Development Goals; kurz SDGs.

Zu diesem Nachhaltigkeitsverständnis zählen heute Ziele und Maßnahmen auf

  • ökonomischer,
  • sozialer sowie
  • ökologischer Ebene.

Wer sich die 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung genauer ansieht, kann schnell erkennen, dass hierzu weitaus mehr gehört als die Reduktion von CO2-Emissionen.

Um Ihre Events nachhaltiger zu gestalten, ist ein umfassendes Nachhaltigkeitsverständnis wichtig. Die 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung geben einen Überblick, welche Aspekte der Begriff Nachhaltigkeit umfasst.
Um Ihre Events nachhaltiger zu gestalten, ist ein umfassendes Nachhaltigkeitsverständnis wichtig. Die 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung geben einen Überblick, welche Aspekte der Begriff Nachhaltigkeit umfasst.

Analysieren, reduzieren, kompensieren – der Dreiklang für Nachhaltigkeit

Wollen Sie Ihre Events oder Services nachhaltiger gestalten, sollten Sie systematisch vorgehen und dabei stets diesem Prinzip folgen:

  • Analysieren
  • Reduzieren
  • Kompensieren

Halten Sie beim Ver- und Gebrauch von Ressourcen stets Ausschau nach den “3R” der Nachhaltigkeit: REDUCE, REUSE, RECYCLE. Für die Materialien Ihres Events oder auch “nur” beim Kauf eines neuen Smartphones sollten Sie sich also stets fragen:

Reduce:   Geht es auch mit weniger? Kann ich weniger Teppich einsetzen? Brauche ich für mein Event wirklich jedes Jahr neue Pop-Up-Banner? Kann ich weniger Fleisch beim Catering anbieten?

Reuse:   Was kann ich beim nächsten Event wiederverwerten? Nachhaltige Standbau-Materialien oder Aufstellbanner ohne Jahreszahlen lassen sich mehrfach nutzen? Außerdem braucht heutzutage wirklich niemand mehr Plastik-Strohhalme oder die kleinen Plastikbecher für Kaffeesahne.

Recycle:   Lässt sich etwas von den Materialien, die ich nicht mehr benötige, recyceln? Können beispielsweise die Küchenabfälle zu Kompost verwertet werden? 

In 5 Schritten zu einem klimaneutralen Event

Klimaneutral wird eine Veranstaltung in fünf Schritten:

1) Den Event Carbon Footprint ermitteln

Im ersten Schritt sollten Sie die CO2-Emissionen für eine Veranstaltung berechnen. Diesen Carbon Footprint können Sie z.B. mit Hilfe der Software von ClimatePartner für die Kategorien Übernachtungen, Mobilität und Anreise, Catering, Transport sowie Abfall und Papier ermitteln. Auf Basis dieser Daten errechnet ClimatePartner einen CO2-Wert pro Kategorie.

Beispielhaft sehen Sie hier das Ergebnis für die VExCon, die inklusive eines Sicherheitsaufschlages von zehn Prozent circa 8,7 Tonnen CO2 Emissionen verursacht hat. Der große Anteil entfällt dabei auf den technischen Part der Online-Veranstaltung. Da die Veranstaltung aus einem Studio heraus gesendet wurde, sind auch einige Emissionen im Bereich Mobilität entstanden, etwa durch die Anfahrt des Technikteams, des Moderators und der Keynote Speaker∙innen.

2) Klimastrategie und Reduktion

Um im zweiten Schritt CO2-Emissionen reduzieren zu können, müssen Sie identifizieren, welche Bereiche den größten Anteil an den Gesamtemissionen haben und somit zum größten Hebel für CO2-Reduktion werden.

Bei einer typischen Großveranstaltung macht Mobilität in der Regel den größten Anteil an CO2-Emissionen aus, gefolgt von der Durchführung der Veranstaltung, den Übernachtungen, dem Catering, dem Transport und der Logistik sowie der Entsorgung.

Die Mobilität hat einen großen Einfluss auf die Nachhaltigkeit Ihrer Events.
Die Mobilität hat einen großen Einfluss auf die Nachhaltigkeit Ihrer Events.

3) Kompensation

Wirkungsvoller Klimaschutz bedeutet, CO2 zu messen, zu reduzieren und auszugleichen.
Ausgeglichen werden die CO2-Emissionen, die aktuell nicht reduziert oder vermieden werden können. Damit übernehmen Sie für diese CO2-Emissionen sofort Verantwortung. Wenn Sie in Zukunft noch mehr CO2-Emissionen vermeiden, z. B. durch weitere Reduktionsmaßnahmen oder neue Technologie, vermindert sich der CO2-Fußabdruck zukünftiger Veranstaltungen: Entsprechend weniger CO2 kompensieren Sie dann, um Klimaneutralität zu erreichen.

Mit der CO2-Kompensation über Klimaschutzprojekte fördern Sie zugleich die UN-Nachhaltigkeitsziele (SDGs), wie zum Beispiel Biodiversität oder den Kampf gegen Armut und Hunger. Die Projekte, die Sie mit ClimatePartner umsetzen können, sind durch internationale Standards zertifiziert (z. B. Gold Standard und VCS) und werden jährlich von unabhängigen Dritten (z.B. TÜV) auditiert.

Klimaschutzprojekte gibt es in den folgenden Bereichen

  • Green Energy (z. B. Windkraft, Wasserkraft, Solarenergie)
  • Nature Based Solutions (z. B. Waldschutz, Aufforstung, Blue Carbon)
  • Social Impact (z. B. saubere Kochöfen)
Um die Nachhaltigkeit Ihrer Events zu verbessern sollten Sie alle CO2-Emissionen, die nicht reduziert oder vermieden werden können, zumindest kompensieren.
Um die Nachhaltigkeit Ihrer Events zu verbessern, sollten Sie alle CO2-Emissionen, die nicht reduziert oder vermieden werden können, zumindest kompensieren.

4) Kommunikation

Wie kommunizieren Sie nun Ihre Anstrengungen rund um Klimaschutz und Klimaneutralität? Dafür gibt es z. B. von ClimatePartner das Label „klimaneutral” für Ihre Veranstaltungen. Auch die VExCon 2021 war ein klimaneutrales Event und verfügt deshalb über eine URL und einen QR-Code, über die alle Informationen rund um die Reduktion und Kompensation der CO2-Emissionen zur Verfügung stehen.

Ebenso erhalten Sie als Veranstalter·in ein umfassendes Paket mit Materialien für eine wirkungsvolle und transparente Kommunikation Ihres Klimaschutz-Engagements. Darüber hinaus unterstützt Sie die Marketingabteilung von ClimatePartner bei allen Fragen.

XING Events Tipp: Schauen Sie sich auch den Vortrag von Susanne Wöllecke von ClimatePartner auf der VExCon 2021 als Aufzeichnung an

5) Teilnehmer·innen engagieren

Zusätzlich zu Ihrem Engagement können Sie Ihre Teilnehmer·innen einbeziehen und zum Beispiel die Emissionen ihrer An- und Rückreise zur Veranstaltung ausgleichen. Über eine Schnittstelle zu Ihrem Anmeldeportal lassen sich die CO2-Emissionen der Anreise gleich bei der Online-Anmeldung in Echtzeit berechnen und die Kosten für den Ausgleich anzeigen. Ihren Teilnehmer·innen wird unmittelbar nach der Buchung bestätigt, dass ihre Anreise nun klimaneutral ist. Alternativ können Sie beim Ausgleich von Reise-Emissionen mit Durchschnittswerten arbeiten oder Ihre Teilnehmer·innen um einen Klimaschutzbeitrag bitten.

Handlungsfelder für Nachhaltigkeit bei Ihren Events

Schauen Sie sich, am besten zusammen mit einem oder einer Expert·in für Nachhaltigkeit, alle Handlungsfelder für nachhaltige Events an. Wichtig ist, dass Sie im ersten Schritt wissen, wo Sie stehen. Im zweiten Step sollten Sie dann einfach anfangen und sei der Schritt auch noch so klein. Handeln Sie, statt ewig zu diskutieren, was “man denn nun am besten machen sollte”.

Hier finden Sie einige Bereiche, die bei den meisten Events nachhaltiger gestaltet werden können:

Anreise

Eine nachhaltige Anreise fängt lange vor der eigentlichen Anreise Ihrer Teilnehmer·innen an. Denn Sie als Veranstalter·in entscheiden mit, ob es überhaupt eine nachhaltige Anreisemöglichkeit zu Ihrer Location gibt. Wählen Sie daher einen Ort aus, den Ihre Teilnehmer·innen auch mit umweltschonenden Alternativen wie dem ÖPNV oder der Deutschen Bahn erreichen können. Bieten Sie ruhig auch Sharing-Konzepte an – entweder im eigenen Unternehmen oder eben über eine “Reisebörse”.

Außerdem können Sie:

  • umfangreich über umweltfreundliche Anreisealternativen informieren,
  • mit einem Partner für eine “grüne” Anreise kooperieren, z. B. der Deutschen Bahn
  • auf Kompensationsangebote für eine Anreise hinweisen
  • oder gar das ÖPNV-Ticket für die Reisen vor Ort kostenfrei anbieten.

Location

Wir können es gar nicht oft genug betonen: Die Location ist einer DER Hebel für Ihr nachhaltiges Event. Denn neben der An- und Abreise beeinflusst Ihre Wahl auch den Ressourcenverbrauch vor Ort enorm. Manch eine Location ist hier schon sehr weit und betreibt sogar eigene Solarpanel auf dem Dach. Fragen Sie bei Ihren bevorzugten Locations nach, welche Maßnahmen diese bereits umsetzt, damit Ihr Event nachhaltiger werden kann.

Übrigens: Auch die Abrechnung nach tatsächlich verbrauchtem Strom ist häufig deutlich nachhaltiger als eine Pauschale. Letztere führt nur in den seltensten Fällen zum schonenden Umgang mit dieser Ressource.

Falls Sie Einfluss auf die Wahl der Hotels haben, sollten Sie auch hier auf Nachhaltigkeit achten. Sie können es schon dadurch positiv beeinflussen, dass Sie kurze Wege zwischen der Location und einem oder mehreren Hotels ermöglichen.

Catering

Schauen Sie genauer hin und wählen Sie nachhaltige Speisen und Getränke aus. Bitten Sie den Caterer um regionale und saisonale Angebote und auch um den Verzicht von Kleinst- und Plastikverpackungen sowie Einweg-Geschirr. Auch in Corona-Zeiten ist dies hygienisch umsetzbar, z. B. durch die Verwendung von wiederverwendbaren Gläsern und Geschirr. Bestellen Sie Glaskaraffen und -flaschen statt Pappbecher oder Plastikflaschen. Bevorzugen Sie Bio-Anbieter·innen und reduzieren Sie Fleisch-, Fisch- und Milchprodukte. Gute Catering-Unternehmen zaubern Ihnen auch aus vegetarischer und veganer Kost leckere Snacks und Gerichte. Kennzeichnen Sie außerdem die Speisen so, dass vor allem bei Buffets niemand erst nach dem ersten Bissen feststellen muss, dass er oder sie eine ganz andere Speise erwartet hatte. Das reduziert die Verschwendung von Lebensmitteln deutlich. Denken Sie außerdem daran, zu viel bestellte Lebensmittel

Technik

Einen großen Anteil am Ressourcenverbrauch und an CO2-Emissionen hat die auf Veranstaltungen genutzte Technik. Häufig sind Bühnen mit Blick auf die Leistung und den Stromverbrauch völlig überdimensioniert. Warum? Weil Strom oft noch pauschal abgerechnet wird und weil kaum jemand Expert·innen damit beauftragt, Potenziale zu errechnen und Lösungen vorzuschlagen. Haken Sie einmal bei den AV-Dienstleister·innen Ihrer Wahl nach. Sie werden erstaunt sein, was da alles möglich ist.

Papier

Eines vorneweg: Papier ist per se keine schlechte Sache. Doch oftmals wird das Papier nur für sehr kurze Zeit genutzt oder nicht einmal eines Blickes gewürdigt. Genau das ist dann Ressourcenverschwendung und wäre für Sie ein Handlungsfeld. Überprüfen Sie alle Materialien, die Sie selbst oder die andere für Ihr Event bedrucken lassen. Was davon können Sie reduzieren oder verbannen? Aussteller·innen und Sponsor·innen können ihre Materialien auch in digitalen Goodiebags anbieten und Sie selbst können Event-Apps nutzen, statt unzählige Programmhefte oder Flyer zu drucken.

Sie haben den Papierverbrauch schon reduziert? Dann nutzen Sie unbedingt Recycling- oder zertifiziertes Papier für alle Printmaterialien und natürlich auch für Servietten oder die Toiletten.

Digitale Lösungen

Events werden immer digitaler. Damit einhergeht auch der Ressourcenverbrauch durch sämtliche digitalen Lösungen, die Sie nutzen. Sei es Ihre Event-Website, die Event-Plattform, die Teilnehmermanagement-Lösung, die Event-App, Ihre Goodiebag, das Votingtool, das Newslettertool und viele andere Lösungen mehr. All diese Lösungen sollten ebenfalls nachhaltig gestaltet sein. Dazu gehören das Hosting auf “grünen Servern” ebenso wie der sparsame Umgang mit Daten – auch wenn das Speichern von Daten noch nie so billig war wie heute. Das Tool Ihrer Wahl bietet kein grünes Hosting? Dann gleichen Sie den entstandenen Ressourcenverbrauch durch geeignete Klimaprojekte aus.

Denken Sie bei den digitalen Lösungen auch an den nachhaltigen Umgang mit Hardware. Es muss nicht immer das neueste Smartphone sein, nur weil es eines auf dem Markt gibt.

Giveaways und andere Werbematerialien

Wählen Sie sorgsam und ermutigen Sie Ihre Aussteller·innen und Sponsor·innen, dies ebenfalls zu tun. Zum einen können Sie auf Papier und unzählige Flyer verzichten, zum anderen können Sie solche Giveaways verteilen, die von Ihrem Publikum auch gern und noch lange nach dem Event genutzt werden. Auch hier lohnt sich ein genauerer Blick – kaufen Sie nur nachhaltige Produkte und verzichten Sie auf Billigartikel.

Ausstattung für Räume und Ausstellungsstände

Wie gestalten Sie Ihre Meetingräume und Ausstellungsstände? Lassen sich die Materialien wiederverwenden? Sind sie auch unter ethischem Aspekt eine gute Wahl oder haben Zuliefer·innen diese unter unfairen Bedingungen herstellen und transportieren lassen?

Nachhaltigkeit und Inklusion

Erinnern Sie sich noch an die 17 Ziele? Dazu gehört auch das Recht auf Bildung und Teilhabe – und zwar für alle. Auch für diejenigen mit Einschränkungen. Achten Sie bei der Gestaltung nachhaltiger Events deshalb auch auf Barrierefreiheit, Gleichberechtigung und Inklusion. Das fängt schon bei den eigenen Mitarbeiter·innen und Dienstleister·innen an und hört natürlich auch nicht bei Referent·innen oder Teilnehmer·innen auf.

Wer Nachhaltigkeit und Inklusion als ein ganzheitliches Thema versteht, kann beides sinnvoll und kostenminimierend umsetzen. Setzen Sie erst den einen und dann den anderen Aspekt um, legen Sie vermutlich drauf und unschön sieht’s meist auch noch aus.

XING Events Lesetipp: Mehr zu Barrierefreiheit auf Events.

Nachhaltigkeit und faire Bezahlung

Auch das gehört dazu: eine faire Bezahlung und zwar für alle Beteiligten – von den Lieferant·innen bis zu den Speaker·innen auf der Bühne.

Sind Online-Events nachhaltiger als Präsenz-Events?

Es kommt auf Ihr Event an. Organisieren Sie ein internationales Event, bei dem nahezu alle Besucher·innen eine sehr weite Anreise haben, ist es vermutlich weniger nachhaltig als die digitale Variante. Demgegenüber verbrauchen allerdings auch digitale Strukturen enorme Ressourcen. Je aufwändiger Ihre digitale Show ist, desto eher kippt der Vorteil wieder.

Klimaneutrale Business Events mit XING Events

Auch wir von XING Events unterstützen Sie bei der Durchführung nachhaltiger Events.

Green Ticketing als Lösung

Durch eine Kooperation mit ClimatePartner ermöglicht XING Events mit „Green Ticketing“ eine nahezu klimaneutrale Teilnahme an Veranstaltungen: Durch einen komplett papierlosen Registrierungsprozess für Veranstaltungen und die Kompensation der eigenen CO2-Emissionen durch die Unterstützung eines international anerkannten Klimaschutzprojektes. Beim Buchen dieses Services beim Ticketkauf werden den Besucher·innen automatisch die anfallenden CO2-Emissionen berechnet und auf den Ticketpreis aufgeschlagen. Die von ClimatePartner entwickelte Kalkulation berücksichtigt An- und Abreise eines Teilnehmers, Art des Events, Dauer der Veranstaltung sowie potenzielle Übernachtungen.

ClimatePartner und das Label „Klimaneutrales Event”

Der internationale Klimaschutz-Spezialist ist ein vom TÜV-Austria zertifizierter Anbieter von IT-Systemlösungen zur CO2-Bilanzierung und -Kompensation. ClimatePartner wurde 2006 mit Hauptsitz in München gegründet und ermöglicht seinen Kund·innen, Klimaschutzlösungen vollständig und effizient in ihre Wertschöpfung zu integrieren.

Zahlreiche Kund·innen von ClimatePartner engagieren sich als klimaneutrale Unternehmen oder mit klimaneutralen Produkten am Markt (zum Beispiel Katjes, Alterra und lavera). Sie kommunizieren dieses Engagement mit dem ClimatePartner-Label, das Klimaneutralität verifiziert und Transparenz für Kund·innen ermöglicht. Das Label vergibt ClimatePartner auch für klimaneutrale Events. Das Label führt über einen individuellen Link oder QR-Code auf eine ID-Tracking-Webseite für diese konkrete klimaneutrale Veranstaltung.

Das ID Tracking, auf das das Label verweist, zeigt CO2-Emissionsmengen und Reduktionsmaßnahmen auf sowie die Klimaschutzprojekte, über die Veranstalter·innen die unvermeidbaren CO2-Emissionen ausgleichen:

Werfen Sie auch gerne einen Blick auf das ID Tracking für die VExCon.

Das ClimatePartner Label ermöglicht Ihnen als Veranstalter·in damit Transparenz und Glaubwürdigkeit in der Kommunikation mit Ihren Teilnehmer·innen.

Fazit

Klimaschutz geht uns alle an.
Egal, ob Sie mit Ihrem Unternehmen Produkte herstellen, Veranstaltungen planen oder als Einzelperson Ihren Alltag genauer betrachten: Da der weltweite Temperaturanstieg mit einer hohen Geschwindigkeit voranschreitet, ist es so wichtig, dass wir uns alle engagieren: Indem wir unsere CO2-Emissionen berechnen, sie in den Bereichen mit dem größten Hebel reduzieren, die restlichen CO2-Emissionen ausgleichen und unsere Fortschritte kommunizieren. Ihre Veranstaltungsteilnehmer·innen fragen danach und wissen Ihre Bemühungen zu schätzen.

Wie Sie Events sorgfältig planen haben wir in unserer Checkliste für Sie zusammengefasst. Hier finden Sie weitere hilfreiche Tipps, um Ihre Events nachhaltiger zu gestalten.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close