Covid-19 Spezial

Neue Offline-Eventformate brauchen Planung und viel Kreativität

Die niedrigen Inzidenzen und die Lockerungen im öffentlichen Bereich sowie für Veranstaltungen machen sie möglich: Präsenzevents. Vor allem jetzt und im Verlauf dieses Sommers können sie zumindest teilweise wieder stattfinden. Was Sie dafür brauchen, sind Hygienekonzepte, die zu der jeweiligen Verordnung Ihres Eventortes passen, Abstimmungen mit den Behörden, digitale Helfer·innen für den kontaktfreien Check-in und die Kontaktverfolgung sowie ein wenig Kreativität. Um genau diese Kreativität geht es in diesem Beitrag – viel Freude beim Lesen und beim Adaptieren der Konzepte.
 

Open Air-Veranstaltungen

Viele Verordnungen lassen Veranstaltungen im Freien wieder zu – oftmals mit deutlich mehr Besuchern und mit weniger Auflagen als in Innenräumen. Mit Blick auf unser Wissen rund um die Verbreitung und Übertragung des Coronavirus eine logische Schlussfolgerung. Das wiederum führt dazu, dass Veranstalter·innen bevorzugt auf Open Air-Veranstaltungen setzen. Außerdem eignet sich der Sommer perfekt für Events im Freien.

Zahlreiche namhafte Künstler·innen und Veranstalter·innen nutzen den Sommer für Open Airs. Geplant sind unter anderem Live-Shows unter freiem Himmel von Roland Kaiser, Sarah Conner, Mark Forster, Samra, Pietro Lombardi, Seed, Deichkind, Nena und vielen weiteren.

Darüber hinaus gibt es unzählige weniger bekannte Künstler·innen, die in wenigen Tagen oder Wochen live auf den Bühnen zu sehen sein werden, beispielsweise bei den Rosenberg Festspielen in Kronach, dem Plassenburg Open Air in Kulmbach oder den Luisenburg Festspielen in Wunsiedel, die seit Juni für Festspiel-Liebhaber·innen wieder buchbar sind. 

Strandkorbfestivals

Die Strandkorbfestivals haben ebenfalls den enormen Vorteil, dass sie draußen stattfinden und damit von Gesundheitsbehörden mit einer größeren Zahl von Teilnehmer·innen und geringeren Restriktionen genehmigt werden. Dabei lässt sich für Veranstalter·innen der Abstand zwischen den Besucher·innen sehr gut planen. Zwei Personen in einem Strandkorb und diesen mit einem Abstand zum nächsten auf einer Fläche unter freiem Himmel platzieren – so lautet das Prinzip von Strandkorbfestivals im Groben. Je nach Vorgabe und Inzidenzwert können die Tickets auch an weitere Verkaufsbedingungen geknüpft werden; beispielsweise dass Personen aus einem Haushalt stammen müssen.

Der große Vorteil von Strandkorbfestivals: Sie sind deutlich wetterbeständiger als klassische Open Air-Veranstaltungen. Allerdings ist die Sicht auf die Bühne oftmals eingeschränkter als bei den zuvor genannten. Die Lösung: Liegestühle statt Strandkorb. Diese lassen sich außerdem zusammenklappen und sind so einfacher transportierbar.

In Form eines Strandkorb- oder Liegestuhlfestivals lassen sich viele Eventformate umsetzen, zum Beispiel Hörspielkino oder klassisches Kino, Musik-Festivals sowie Theaterstücke. So startet im Berliner Hoppegarten am 13. August die Open Air-Saison. Dieses Mal sind unter anderem Helge Schneider, Element of Crime, In Extremo, Fury in the Slaughterhouse, Mono Inc., Jan Delay und viele weitere dabei.

Hybride Events

Bereits im letzten Spätsommer fanden die ersten hybriden Events statt. Ein Trend, der sich auch für diesen Sommer und Herbst abzeichnet. Das wohl bekannteste hybride Event dieser Saison ist gerade beendet: Die nachgeholte, hybride Fußball-Europameisterschaft. Für die Zuschauer·innen im Stadion heißt es, Abstand zu wahren, während in den Biergärten vor Ort und an den heimischen TV-Geräten die “virtuelle” Variante der Fußball-EM verfolgt werden kann.

Neben diesem prominenten Beispiel für ein hybrides Event planen zahlreiche Veranstalter·innen ein Eventformat für Online- und Offline-Teilnehmer·innen. So starten unter anderem die “Locations” mit ihrer hybriden Messe-Reihe als auch der “HSMA E-MICE-Day” im September als hybrides Event.

Darüber hinaus entdecken Vereine und Verbände die Vorteile einer hybriden Mitgliederversammlung für sich. Einige kreieren die Veranstaltung ganz neu und splitten diese in den offiziellen Teil, der online stattfindet, und in den geselligen, den die Mitglieder vor Ort erleben können.

Unterstützt werden die neuen oder wiederkehrenden Offline-Formate durch die (Weiter-)Entwicklung von Technologien – vom kontaktlosen Einlass über Gesundheitschecks, Heatmaps bis hin zum Roboter.

XING Events Lesetipp:  8 Technologien für hygienische Offline-Events in Corona-Zeiten

Satellitenevents verteilt über die ganze Stadt

Eine Variante hybrider Events sind die Satellitenevents, die Sie als Planer·in über die ganze Stadt, eine Region, wie beispielsweise deutschlandweit, oder gar über mehrere Städte weltweit verteilen können. Ein in der Eventbranche sehr bekanntes Beispiel für ein Satellitenevent ist die BOCOM, kurz für “Borderless Communication”, die bereits 2020 erfolgreich vom German Convention Bureau (GCB) durchgeführt wurde. Sie fand am 3. September gleichzeitig am zentralen Konferenz-Hub in Berlin sowie an dezentralen Locations in verschiedenen Städten statt, darunter Wien, Amsterdam und Essen. Darüber hinaus war die BOCOM auch im klassischen Sinne hybrid, denn neben der Vor-Ort-Präsenz der eingeladenen Gäste in den verschiedenen Hubs war die virtuelle Teilnahme über einen Live-Stream von jedem Ort der Welt aus möglich.

XING Events Lesetipp: Die räumlich verteilte BOCOM

Auch in diesem Sommer wurden bereits erfolgreiche hybride Events, wie die “Art Austria” vom 17. bis 20. Juni, durchgeführt. Diese Veranstaltung fand sowohl im Haupthof des MuseumsQuartiers Wien als auch in der Ovalhalle und der Arena 21 statt, um Abstände zu wahren und gleichzeitig Besucher·innen vor Ort zulassen. Zu sehen waren mehr als eintausend Kunstwerke von der Klassischen Moderne bis hin zu zeitgenössischer Kunst. Möglich gemacht hat dies ein ausgefeiltes Hygienekonzept inklusive Nachweis über eine Impfung, die Bestätigung der Genesung oder ein negatives Testergebnis. Tests konnten Gäste auch noch vor Ort durchführen. Ebenso galten ein Mindestabstand von zwei Metern sowie eine Maskenpflicht. Getrennte Ein- und Ausgangsbereiche, Desinfektionsmittel, bereitgestellte Masken für Besucher·innen, Bodenmarkierungen sowie Security-Personal, das die Einhaltung der aufgestellten Regeln überprüft, gehörten ebenfalls in das Hygienekonzept des Veranstalters.

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

Präsenzmessen als Pilotprojekt

Während letztes Jahr bereits der CARAVAN Salon als Großveranstaltung in physischer Form stattfand, sind auch in diesem Sommer Pilotprojekte für den Re-Start von Messen geplant. Unter strengen Hygienevorschriften und beobachtet von vielen Expert·innen in der Veranstaltungsbranche starten oder starteten in diesem Jahr unter anderem die Trendset 2021 auf dem Münchner Messegelände, die Landes-Bau-Ausstellung in Magdeburg sowie die IBO der Messe Friedrichshafen oder die Nordstil in Hamburg.

Locations ganz neu nutzen

Während sich Locations momentan vor allem wegen der Hygienevorschriften und Abstandsregeln ganz neu erfinden müssen, bergen diese Umstände dennoch enormes Potenzial. Rückblickend werden sich viele Planer·innen und Teilnehmer·innen vermutlich fragen, warum wir nicht schon viel eher das Networking, Teambuildings, Geh-Spräche, Workshops und viele andere interaktive Formate bei einigermaßen gutem Wetter nach draußen verlegt haben. Das sorgt für frische Luft, Weitblick und Bewegung – alles Aspekte, die das Lernen, kreative Ideen oder den Austausch von Wissen bekanntlicher Weise deutlich steigern. Darüber hinaus lassen sich auch die Pausen oder das Catering nach draußen verlegen. Veranstaltungen wie der deutschlandweit bekannte Bayreuther Ökonomiekongress oder der MICE Club Live setzen bereits seit Jahren auf die Integration von Outdoor-Begegnungen.

Fazit

Offline-Events sind wieder möglich und vor allem in diesem Sommer im wahrsten Sinne des Wortes “heiß ersehnt”. Nutzen Sie diese Chance und laden Sie Ihre Teilnehmer·innen zu ganz neuen Eventformaten und in kreativ genutzte Eventlocations ein. Legen Sie großen Wert auf das Hygienekonzept, so dass Ihre Teilnehmer·innen Vertrauen fassen.

Planen Sie deutlich mehr Outdoor-Aktivitäten ein – auch Fachbesucher·innen von B2B-Events freuen sich über frische Luft, etwas Bewegung und Sonnenschein. Egal, ob sie netzwerken, sich in Geh-Sprächen austauschen oder das Catering draußen genießen.

XING Events Tipp: Sie wollen weitere Eventkonzept-Ideen?

Dann melden Sie sich am besten für unsere Digital Stage am 29. Juli an. Dort sprechen Stefanie Lischka und Christine Friedreich über Ihre Erfahrungen und teilen mit uns, wie es ist ein hybrides Event zu planen.

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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