Covid-19 Spezial

Teil 1: Wie Sie Ihr XING Event absagen oder verschieben

Bettina Knauer

Besondere Situationen erfordern besondere Lösungen. Wie Sie aktuell am besten mit Ihren Events umgehen, lesen Sie in unserem Artikel „Alternativen für Ihre Veranstaltung in Zeiten von Covid-19“. Grundsätzlich sind drei Szenarien möglich: Verschieben, Absagen oder Format ändern.

Entscheidungsbaum: Wie Sie Ihr XING Event absagen oder verschieben

Vor dieser Herausforderung stehen im Moment natürlich auch unsere Kunden. Betroffen war unter anderem zuletzt das Hochschulbarcamp des alumni-clubs.net (ACN). Mitorganisator Holger Gottesmann sagt dazu:

Aufgrund von Covid-19 haben wir relativ kurzfristig entschieden, unsere Veranstaltung zu verschieben. Wir standen damit vor der Herausforderung, vier Tage vor Start – und an einem Freitagvormittag – eine Veranstaltung mit über 250 Teilnehmenden absagen zu müssen. Dies ist uns erfolgreich gelungen, weil wir einerseits alle erforderlichen Daten sehr schnell aus dem XING EventManager ziehen und andererseits über die integrierte E-Mail-Kampagnenfunktion sehr schnell und umfassend kommunizieren konnten. Auch die Abwicklung der Ticketstornierungen durch uns und die Teilnehmenden lief einfach und reibungslos.

Wie auch Sie eine Absage oder Verschiebung erfolgreich auf unserer Plattform umsetzen, zeigen Ihnen nachfolgende Anleitungen. Welche Tools Sie zur Umsetzung eines virtuellen Events nutzen können, lesen Sie in Teil 2 des Artikels. 

1. Verschieben

Sie möchten Ihr Event verschieben? Kein Problem, wir zeigen Ihnen wie!

XING Eventmarkt: Veranstaltung ohne Ticketshop

Wenn Sie eine Veranstaltung ohne Ticketshop organisieren, dann rufen Sie das Event zunächst über den „Eventmarkt“ auf XING auf. Klicken Sie auf den Reiter „Für Veranstalter“ und im Anschluss auf „Veröffentlicht“.

Hier wählen Sie nun die Veranstaltung aus, die Sie verschieben möchten. Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ können Sie das Eventdatum ändern. Vergessen Sie nicht, die Änderung zu speichern.

XING Events Tipp: Informieren Sie direkt Ihre Teilnehmer, indem Sie auf „Gästeliste“ klicken und eine Nachricht an diejenigen senden, die bereits zugesagt haben.

XING EventManager: Veranstaltung mit Ticketshop

Nutzen Sie für Ihre Veranstaltung unseren Ticketshop, dann wechseln Sie bitte in den XING EventManager. Rufen Sie anschließend Ihr Event auf und wählen Sie auf der linken Seite unter „Event bearbeiten“ den Punkt „Basisdaten“ aus. Verschieben Sie dort das Datum des Events. Bitte beachten Sie, dass das nur möglich ist, solange sich das Startdatum in der Zukunft befindet.

XING Events Tipp: Auch im EventManager können Sie Ihre Teilnehmer direkt kontaktieren. Wir empfehlen Ihnen, unter „Event promoten“ eine E-Mail-Kampagne zu starten. Klicken Sie dazu auf „Kampagne erstellen“. Gerne als reine Text-Mail oder mit Designvorlage.

Nachfolgendes Video veranschaulicht beide Varianten:

2. Absagen

Sie müssen Ihre Veranstaltung absagen und möchten das Event löschen beziehungsweise stornieren? Auch hierfür haben wir eine Anleitung vorbereitet.

XING Eventmarkt: Veranstaltung ohne Ticketshop

Wenn Sie eine Veranstaltung ohne Ticketshop organisieren, dann loggen Sie sich zunächst auf XING ein. Klicken Sie anschließend auf der linken Seite auf den „Eventmarkt“. Wählen Sie nun „Für Veranstalter“ und danach das entsprechende Event aus. Anschließend können Sie das Event absagen, indem Sie oben rechts auf „Mehr“ klicken und „Event absagen“ auswählen. Bitte beachten Sie auch hier, dass eine Absage nur möglich ist, solange sich das Startdatum der Veranstaltung in der Zukunft befindet.

XING Events Tipp: Informieren Sie Ihre Teilnehmer, bevor Sie das Event absagen. Wählen Sie dazu die Gästeliste Ihrer Veranstaltung aus und versenden Sie eine entsprechende Nachricht.

Nachfolgendes Video veranschaulicht den Vorgang:

XING EventManager: Veranstaltung mit Ticketshop


Wenn Sie für Ihre Veranstaltung unseren Ticketshop nutzen, dann wechseln Sie für eine Absage bitte in den XING EventManager. Sollten Sie noch keine Eventteilnehmer haben, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben Ihrem Event. Dort können Sie „Löschen“ auswählen.

Haben Sie bereits angemeldete Teilnehmer, können Sie Ihr Event verstecken. Wechseln Sie hierfür in die Einstellungen unter „Event bearbeiten“ und wählen Sie die Verkaufskanäle aus. Nun widmen Sie sich zuerst der Eventhomepage. Wenn Sie nach unten scrollen, haben Sie die Möglichkeit unter „Sichtbarkeit“ einzustellen, dass das Event nur noch für Sie als Veranstalter und für Ihre Teilnehmer zu sehen ist. Möglich ist auch, es gänzlich zu verstecken. Im zweiten Schritt bearbeiten Sie die Sichtbarkeit auf XING. Scrollen Sie auch in diesem Bereich bis nach unten zu „Sichtbarkeit“ und wählen Sie aus, dass ihr Event nur noch eingeladenen Personen angezeigt wird.

Als nächstes empfehlen wir Ihnen, auch die Ticketkategorien zu deaktivieren. Damit stellen Sie sicher, dass sich keine neuen Teilnehmer anmelden. Klicken Sie dafür links in der Menüleiste auf „Ticketkategorien“. Dort sehen Sie, welche noch im Verkauf sind. Deaktivieren Sie diese mit einem Klick auf die drei Punkte daneben. Anschließend speichern Sie Ihre Änderungen. Zur Information Ihrer Teilnehmer wählen Sie schließlich links unter „Event promoten“ die E-Mail-Kampagne aus.

XING Events Tipp: Um die Erstattung des Ticketpreises an die Teilnehmer zu veranlassen, informieren Sie uns bitte direkt mit einer E-Mail an events(at)xing-events.com. Wir senden Ihnen anschließend einen Stornierungsauftrag zu und kümmern uns um die Rückzahlung an die Ticketkäufer.

Nachfolgendes Video veranschaulicht auch diesen Vorgang:

Fazit

Wenn ein Event abgesagt oder verschoben werden muss, ist es wichtig, dass Sie Ihre Teilnehmer schnell informieren und gegebenenfalls Tickets erstatten. Mit einfachen Mechanismen auf unserer Plattform und der Unterstützung unseres Supports sind Sie auf beide Situationen vorbereitet. 

Sie haben weitere Fragen zu Ihren Events?

Bettina Knauer

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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