Covid-19 Spezial

Teil 2: Tipps und Tools zur Umsetzung eines virtuellen XING Events

Bettina Knauer

Unser Artikel „Alternativen für Ihre Veranstaltung in Zeiten von Covid-19“ zeigt auf, dass Eventorganisatoren im Moment vor allem drei Optionen haben: Verschieben, Absagen oder Format ändern. In Teil 1 des Artikels erfahren Sie, wie Sie Ihr XING Event absagen oder verschieben. In diesem Teil widmen wir uns der Frage, wie und mit welchen Tools ihr XING Event dank entsprechender Schnittstellen schnell digitalisiert werden kann.

Allgemeine Empfehlungen zur Event- und Meeting-Digitalisierung folgen in einem unserer kommenden Artikel.

XING Events Tipp

In unseren neuen Live Webinaren liefern Ihnen unsere Experten wertvolle Anleitungen zur virtuellen Umsetzung sowie Vermarktung Ihrer Events. Hier geht es zur Übersicht und Registrierung.

Die Umsetzung im EventManager

Im Prinzip müssen Sie als Veranstalter Bühne und Speaker online bringen und den Zuschauern die Teilnahme ermöglichen. Im besten Fall gibt es zusätzlich Austauschmöglichkeiten wie einen Live-Chat. Sie wollen außerdem Tickets für Ihr Online-Event verkaufen? Leadgenerierung steht zudem ganz oben auf Ihrer Wunschliste? Dann reicht es nicht aus, Ihre Veranstaltung einfach zu filmen und Interessierten zur Verfügung zu stellen. Auch eine Online-Meeting-Software, wie sie im Moment vor allem für Teambesprechungen genutzt wird, ist ungeeignet. Der Grund? Sie bietet in der Regel keine Optionen für Online-Registrierung und Zahlungsabwicklung und nur sehr eingeschränkte Formularmöglichkeiten sowie Vermarktungstools. Außerdem funktionieren sie synchron. Das heißt, alle Leitungen sind offen, Veranstalter haben kaum Kontrollmöglichkeiten über Redeanteile.

Tipps und Tools zur Umsetzung eines virtuellen Events

Den XING EventManager können Sie zur Abwicklung der Registrierungen für ein virtuelles Event nutzen. Für die Umsetzung selbst wird eine zusätzliche Software benötigt. 

XING Events Tipp: Nehmen Sie bei Events, die von offline auf online geswitcht werden sollen, entsprechende Änderungen auch im XING EventManager vor.

1. Ändern Sie den Titel und bauen Sie beispielsweise das Wort „online“ beziehungsweise „virtuell“ ein.
2. Bisher angemeldete Teilnehmer sollten Sie mit der integrierten E-Mail-Kampagnenfunktion über die Änderung informieren.
3. Passen Sie außerdem unter „Basisdaten“ den Veranstaltungsort an, indem Sie einen Haken bei „Das Event findet online statt.“ setzen.

Die zusätzliche Softwarelösung

Die Grundlage für den Wechsel auf ein virtuelles Event im XING EventManager ist die technische Abbildung über verschiedene Tools. Wir selbst bieten kontinuierlich zahlreiche Live-Webinare an und laden einmal im Jahr zur virtuellen Messe VExCon ein. Dabei haben wir mit den nachfolgenden Anbietern sehr gute Erfahrungen gemacht. Basis hierfür ist die Verknüpfung des XING EventManagers mit der jeweiligen Lösung. Das geschieht durch Schnittstellen-Anbieter. Unsere Partner finden Sie hier.

Seminare und Webinare

GoToWebinar/GoToMeeting für kleinere Events, Eventreihen.

Einzelveranstaltungen wie Seminare und Vortragsreihen, bei denen die Vermittlung von Wissen im Vordergrund steht, können über Webinare abgewickelt werden. Bei bis zu 1000 Teilnehmern ist GoToWebinar eine gute Option. Die integrierte Möglichkeit für Kurzumfragen eignet sich beispielsweise hervorragend, um die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu steigern. Der XING EventManager (und damit die Online-Registrierung sowie die Vermarktung) wird über Schnittstellen leicht angebunden. GotoMeeting ist die das Pendant beziehungsweise die günstigere Version für Events mit bis zu 250 Teilnehmern – dafür mit eingeschränkteren Funktionen.

Messen und Konferenzen

EXPO-IP für Online-Messen und Konferenzen

Die XING Events VExCon mit über 1000 Teilnehmern wird mit der Software von EXPO-IP umgesetzt. Die flexible Plattform ermöglicht es jedem, eigene digitale Firmenevents, Kongresse oder Messen individuell zu gestalten und durchzuführen. Live-Beratung per Chat, Vorträge per Webinar sowie der multimediale Ausstellungsbereich machen das digitale Event individuell erlebbar. Mit der XING Events Schnittstelle integrieren Sie schnell und unkompliziert eine Online-Registrierung im XING EventManager

Martin Schulz, Geschäftsführer von EXPO-IP, betont:

Die Interaktion zu Messebesuchern und (potentiellen) Kunden geht auf einer virtuellen Messe keineswegs verloren. Sie haben in der Regel umfangreiche Möglichkeiten zur Event-Visualisierung, können sich einen Messestand einrichten, Ihre Konferenzsäle und den Empfang individuell gestalten. Über Webinare und Webkonferenzen treten Sie mit Interessenten in Kontakt, halten Vorträge und vermitteln Ihr Wissen und Ihr Produkt. Der Austausch ist währenddessen, davor oder danach über (Video-)Chat möglich. Auch die Erfolgskontrolle im Anschluss ist für Sie spielend leicht. So erhalten Sie unter anderem Aufschluss über Anmeldelisten, Traffic oder Gästelisten in Verbindung mit der XING Events Schnittstelle sowie Teilnehmerlisten und Kontaktanfragen. Digitale Events liefern also sowohl dem Veranstalter als auch dem Teilnehmer zahlreiche Vorteile und relevanten Mehrwert.

Die Vorteile eines virtuellen Events

Unabhängig von Covid-19 und dem aktuellen Zwang, Eventformate auf online umzustellen, können sich virtuelle Events für Sie als Veranstalter durchaus auszahlen – und zwar in vielerlei Hinsicht:

1. Effizienz

Bei virtuellen Events sparen Sie Zeit und Kosten. Und zwar unter anderem dadurch, dass Sie auf Logistikkosten, Location und Catering komplett verzichten können. Das Roll-Up, die Pressematerialien und Case Studies – all das können Sie schnell online zur Verfügung stellen.

2. Individualisierung

Sie können Ihren virtuellen Stand getreu Ihrer Unternehmensidentität umsetzen. Die Gestaltung können Sie oftmals sogar komplett den Grafikdesignern der Plattform überlassen und lediglich Logos, Bilder und Materialien zur Verfügung stellen. Außerdem können Ihre Teilnehmer von jedem Gerät und quasi von überall auf Ihren virtuellen Stand zugreifen – ohne auch nur eine Funktion vermissen zu müssen.

3. Reichweite

Wenn Sie Ihre Messe oder Konferenz virtuell umsetzen, können Sie eine viel breitere Zielgruppe zur Teilnahme motivieren. Denn nicht nur für Sie als Veranstalter fallen Logistikkosten an, ein Eventbesuch ist auch für Teilnehmer mit Zeitaufwand und Reisekosten verbunden. Die Teilnahme zu einem virtuellen Event ist für den Nutzer allerdings nur wenige Klicks entfernt – ganz egal, an welchem Ort er sich befindet. Außerdem können sich die Teilnehmer nur für die für sie relevanten Slots einloggen und die vortragsfreie Zeit effizient nutzen, was die Hürde zur Teilnahme weiterhin minimiert.

4. Erfolgskontrolle

Bevor Sie ein Event veranstalten, setzen Sie sich bestimmte Ziele, die Sie nach der Veranstaltung als erledigt abhaken möchten: Vielleicht eine gewisse Anzahl an Beratungsterminen oder eingesammelten Kontaktdaten sowie Umsatz in einer entsprechenden Höhe? Mit virtuellen Events können Sie Ihren Eventerfolg mit wenigen Klicks messen und skalieren, und das alles in Echtzeit. Außerdem gelangen Sie über die Anmeldung per E-Mail viel einfacher an Adressen und Kontakte der Teilnehmer und können diese Daten – mit Einverständnis – für die weitere Eventvermarktung nutzen.

5. Lebensdauer

Ein Event kann durch digitale Tools zu einem Medium werden, das auch über den Termin hinaus weiterlebt. Gerade virtuelle Events greifen diesen Gedanken auf. Denn Videos oder Webinare können auch im Nachhinein On-Demand angeschaut, Inhalte geteilt und weiterempfohlen und Vorträge online abgerufen werden. Das verlängert die Lebensdauer Ihres Events und es hört am reinen Veranstaltungstag noch längst nicht auf.

Fazit

Ihr Offline XING Event auf eine digitale Ebene zu bringen ist in der Regel kein Problem. Klar ist aber auch, dass für die Online-Abbildung von Veranstaltungen ab einer gewissen Größe zusätzliche Kosten anfallen ­­­­– in der Corona-Krise ein schwieriger Spagat. Auf lange Sicht können Sie sich damit aber vielleicht neue Geschäftsbereiche, Zielgruppen und Einnahmequellen erschließen. Wir sind dennoch überzeugt, dass echte LIVE nach wie vor Ihre Kraft hat und diese nicht verliert. Hoffentlich erlaubt Covid-19 uns allen umso stärker Offline zurück zu kommen.

Sie wollen mehr über die Umstellung und Vermarktung Ihres XING Events erfahren?

Bettina Knauer

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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