Covid-19 Spezial

Umgang mit Unsicherheit: Offline-, Online-, überhaupt Events?

Eiskalt erwischt im März, Schockstarre, Stornierungen, Rückabwicklungen, Anträge, leichtes Aufatmen, zweite Welle, Unsicherheit. So oder so ähnlich klingt wahrscheinlich die Corona-Kurzfassung 2020 vieler Eventplaner·innen. Jetzt steht die Frage im Raum: Wie geht’s in den nächsten Monaten weiter? Können Sie Offline-Events planen? Sollten Sie lieber gleich wieder auf Online-Events umschwenken oder es doch komplett sein lassen? Eines vorneweg: Bleiben Sie am Ball und entwickeln Sie Konzepte für Ihre Zielgruppe. Egal wie steinig der Weg sein mag, es ist auf jeden Fall besser, ihn zu gehen, als den Kopf in den Sand zu stecken und dabei aus der Wahrnehmung Ihrer potenziellen Kund·innen zu verschwinden. Was Sie konkret tun können, erfahren Sie hier.
 

1. Unsicherheit aushalten

In diesen Tagen kann sich wohl kaum ein·e Planer·in davon frei machen: Unsicherheit und die ewig kreisenden Gedanken. Auch wenn es Ihnen im ersten Schritt noch nicht weiterhilft, denken Sie immer wieder daran: Sie sind nicht allein. Agenturen, Dienstleister·innen, Veranstalter·innen, Redner·innen und vielen mehr geht es gerade sehr ähnlich. Schauen Sie sich doch einmal in Ihrem Netzwerk um und suchen Sie sich Gleichgesinnte und Vorbilder, die Sie inspirieren. Tauschen Sie sich in Ihrer Community aus, besuchen Sie Online-Events für Eventprofis und überlegen Sie gemeinsam, wo und wie Sie sich gegenseitig unterstützen können.

Fokussieren Sie sich auf Lösungen und lassen Sie ruhig ein paar Nachrichtensendungen oder Talkshows zum Thema Corona weg. Beruhigen Sie Körper und Geist mit Sport, Spaziergängen, Musik oder Meditation. Widerstehen Sie am besten auch der Versuchung, permanent alle Fallzahlen oder die Vorschriften in sämtlichen Bundesländern zu verfolgen. Das überfordert jeden von uns. Wollen Sie Ihr Offline-Event Corona-konform umsetzen, reicht es immer noch aus, sich gezielt über den geplanten Tagungsort zu informieren.

2. Gezielt informieren

Auf unserem Blog informieren wir Sie über alle erdenklichen Themen rund um erfolgreiche Online-Events, hygienische Präsenzevents und stellen gelungene Best Practices von Hybridevents vor.

Wollen Sie sich über SARS-CoV-2, Covid-19 und aktuelle Verhaltensregeln informieren, haben wir für Sie einen Artikel mit Basisinformationen zusammengestellt.

Coronavirus und Covid-19 – XING Events Spezial

Dort finden Sie unter anderem wertvolle Links zu den Regelungen der einzelnen Bundesländer, zum Robert Koch Institut, zur WHO oder zum Podcast mit Christian Drosten, dem Leiter der Virologie der Berliner Charité.

Nützliche Handlungsempfehlungen von Branchenverbänden und -vereinigungen wie dem VDVO, dem FAMAB und dem EVVC finden Sie dort ebenfalls.

3. Absagen, verschieben, Format ändern

Bevor Sie eine Entscheidung in Bezug auf Ihre Events treffen, sollten Sie deren Konsequenzen und Chancen genauer betrachten. Für die drei Varianten – absagen, verschieben, Format ändern – haben wir Ihnen Empfehlungen für die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern und Sponsoren sowie für die Kommunikation mit Ihren Gästen zusammengestellt.

Alternativen für Ihre Veranstaltung in Zeiten von Covid-19

Absagen, Verschieben, Format ändern: Alternativen für Ihre Veranstaltung in Zeiten von Covid-19
Absagen, verschieben, Format ändern: AUs unserem Artikel „Alternativen für Ihre Veranstaltung in Zeiten von Covid-19"

4. Die richtige Entscheidung treffen

Damit Sie letztendlich auch die richtige Entscheidung treffen, können Sie sich das FORDEC Modell der NASA zur Hilfe nehmen.

Krisenmanagerin Steff Berger empfiehlt es in einer Podcast-Folge der MICE Innovation Sessions zu Covid-19 und stellt dabei die folgenden Kernelemente vor:

F – Facts: Was sind die Fakten?

O – Options: Welche Möglichkeiten ergeben sich?

R – Risks and Benefits: Notieren Sie Chancen und Risiken und vergleichen Sie das Verhältnis der beiden Aspekte.

D – Decision: Treffen Sie eine Entscheidung.

E – Execution: Kommen Sie ins Handeln.

C – Check: Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie noch auf Kurs sind.

Entscheidungsfindung und Krisenkommunikation zum Coronavirus

5. Zu neuer Ordnung finden

Modelle und Leitfäden helfen uns, in schwierigen Momenten den roten Faden zu behalten. Daher empfehlen wir Ihnen für das Management und die Kommunikation in Krisenzeiten zwei weitere Leitfäden: Den BaSiGo-Guide, der im Forschungsprojekt „BaSiGo - Bausteine für die Sicherheit von Großveranstaltungen“ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung entstanden ist sowie den „Leitfaden Krisenkommunikation“ des Bundesministeriums des Inneren.

Krisenmanagement für Veranstalter: Vom Chaos zu neuer Ordnung

6. Ihre Marke durch die Krise steuern

Spätestens jetzt brauchen Sie eine klare Marken- und Digitalstrategie. Machen Sie das Beste aus der schwierigen Zeit und präsentieren Sie sich authentisch und nahbar. So profitieren Sie auch nach der Krise vom neuen Image. Passen Sie dabei unbedingt Ihre Bildsprache an und verwenden Sie nicht einfach vorproduziertes Marketingmaterial weiter.

Kreative Krise: 10 Tipps zur Markensteuerung in Covid-19-Zeiten

7. Hygienische Offline-Events planen und Vertrauen dafür gewinnen

Präsenzevents können auch in Pandemiezeiten stattfinden. Vorausgesetzt Sie haben ein durchdachtes Hygienekonzept, das dem aktuellen Infektionsgeschehen Rechnung trägt. Wie Sie ein solches Konzept in fünf Schritten entwickeln, stellen wir Ihnen in einem extra Blogbeitrag vor. Im Kern geht es dabei um das Einhalten von Mindestabständen und Hygienevorschriften sowie die Information Ihrer Teilnehmenden und deren Mitwirkung.

In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

Doch auch die besten Hygienekonzepte sind nutzlos, wenn niemand mehr zu Ihren Offline-Events kommt. Doch es gibt einige Möglichkeiten, wie potenzielle Teilnehmer·innen wieder Vertrauen in Ihre Veranstaltungen gewinnen. Dazu gehören beispielsweise virtuelle Site-Inspections, gut kommunizierte Sicherheitsmaßnahmen, Tools zur Abstandsmessung, Videoaufnahmen Ihrer Test-Events sowie der Einsatz eines Hygienebeauftragten.

Vertrauen in Ihre Offline-Events: wie Sie es jetzt gewinnen

Fazit

So unsicher die Zeiten auch sein mögen, eines ist sicher: Auch das geht vorbei. Nutzen Sie bis dahin unsere Tipps und Empfehlungen – sowohl die hier verlinkten Anregungen als auch viele weitere für auf unserem Blog.

Sie brauchen weitere Tipps zur Organisation von Online-Events? Dann ist unser Whitepaper genau das Richtige für Sie! In acht Kapiteln erfahren Sie alles rund um Online-Events. Von der Erstellung über die Vermarktung bis hin zu spannenden Erfahrungsberichten verschiedener Veranstalter.

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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