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Vertrauen in Ihre Offline-Events: wie Sie es jetzt gewinnen

Bettina Knauer

Wer jetzt wieder Events veranstalten möchte, muss Vertrauen aufbauen. Vertrauen darauf, dass er oder sie als Eventplaner sichere Veranstaltungen durchführt. Denn nur so werden Ihre Teilnehmer, Ihre Sponsoren und Ihre Aussteller mit gutem Gewissen zur Ihren Offline-Events kommen. Mittlerweile gibt es viele Konzepte dafür, zum Beispiel das Positionspapier des EVVC, den Stufenplan von RIFEL und FAMAB, die Handlungsempfehlungen vom RKI und die Pläne aus Locations, wie beispielsweise der Leipziger Messe oder der Design Offices. Im Kern geht es bei allen Konzepten um die AHA-Regeln des RKI, also um Abstand, Hygiene und Alltagsmasken.

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie diese Maßnahmen so kommunizieren, dass auch Ihre Kunden wieder Vertrauen in Offline-Events gewinnen.
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Die virtuelle Site-Inspection

Egal ob Sie Anbieter einer Eventlocation oder Eventveranstalter sind, zeigen Sie mit einer virtuellen Site-Inspection, wie Sie Ihre Räumlichkeiten an die AHA-Regeln angepasst haben.

Kunden, Aussteller und Teilnehmer können Ihre Location erleben und sich ein umfassendes Bild machen, ohne sie persönlich besuchen zu müssen. Auf diesem Wege bauen alle Beteiligten Vertrauen in das neue Setting und die neuen Abläufe auf.

Zeigen Sie beispielsweise, wie die neuen Bestuhlungspläne aussehen, wie der Besucherfluss geplant ist und welche Abstandsregeln Sie im Eingangsbereich, beim Catering oder vor den WC-Räumen andenken.

Solch einen virtuellen Rundgang oder Rundflug durch die Eventlocation können Sie als Self-Experience auf Ihrer Website anbieten, in ein Erklärvideo packen oder als Online-Präsentation über ein Videokonferenz-Tool abhalten. 

Auf einem Blatt: Ihre Sicherheitsmaßnahmen im Überblick

Erstellen Sie außerdem eine Übersicht über alle Maßnahmen, die Sie getroffen haben, damit Ihr Offline-Event sicher über die reale Bühne gehen kann. Fügen Sie den leicht lesbaren Texten dabei unbedingt Icons beziehungsweise Piktogramme hinzu. Visualisieren Sie beispielsweise die Gesichtsvisiere Ihrer Mitarbeiter, Ihre Thekenaufsteller und Trennwände sowie die inzwischen aufgestellten Desinfektionssysteme. Bilder erfassen wir viel leichter und schneller als lange Texte.

Solch ein Sicherheitssteckblatt können Sie auf Ihrer Event-Webseite hochladen, in Newsletter integrieren, auf Social Media teilen oder auch vor Ort in unterschiedlichsten Größen verteilen und aufhängen.

Tools zur Abstandsmessung

Nutzen Sie Wearables oder Kameras, die den Abstand zwischen den Teilnehmern oder eine Gesamtzahl von Teilnehmern in einem Raum erfassen? Haben Sie Check-In-Systeme, die per QR-Code, Gesichtserkennung oder mit manueller Klick-Zählung genau ermitteln, wie viele Personen sich gerade in welchem Raum befinden? Unabhängig davon, welche Tools Sie einsetzen, kommunizieren Sie deren Einsatz und deren Funktionsweise. Gehen Sie dabei auch unbedingt auf die Aspekte Datenschutz und Datensicherheit ein. Geben Sie an, welche Software Sie nutzen, was mit den erhobenen Daten passiert und wo und wie lange diese gespeichert werden.

Wählen Sie am besten Tools, die für die Teilnehmer so einfach wie möglich bedienbar sind und die Sie als Veranstalter unter Einhaltung von Hygienevorschriften erst dann an die nächste Person weitergeben, wenn diese zuvor gereinigt wurden.

Natürlich können Sie auch einfach Markierungen am Boden und auf Stühlen vornehmen, sodass Ihre Besucher die Abstände selbst einhalten.

XING Events Lesetipp: Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle

Videoaufnahmen von Test-Events

Sie haben zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen und wollen diese Ihren Eventbesuchern so realistisch wie möglich zeigen? Dann führen Sie doch ein Test-Event in Ihrem Haus durch und machen Sie davon Videoaufnahmen. In solch einem Live-Ablauf erkennen Ihre Teilnehmer noch besser, wie sie sich auf Ihrem Offline-Event sicher bewegen können. Diese Test-Events können Sie mit eigenen Mitarbeitern und Dienstleistern durchführen und präsentieren so zugleich die Zuverlässigkeit und Sensibilität aller Akteure vor Ort.

Auch diese Videos eignen sich hervorragend für die Verteilung auf allen Online-Kanälen, die Sie bereits bespielen.

Hygienebeauftragte schulen und sichtbar machen

Sie haben einen Hygienebeauftragten in den letzten Monaten ausgebildet? Hervorragend! Präsentieren Sie diesen Mitarbeiter und sein Zertifikat auf allen relevanten Informationsquellen für Ihre Teilnehmer. Laden Sie ein Bild davon auf Ihrer Webseite hoch, bauen Sie es in Ihre Newsletter und auf Ihren Social-Media-Kanälen ein. Darüber hinaus lohnt sich auch eine Pressemitteilung an die relevanten Branchen und die regionale Presse. Damit sagen Sie Ihren Teilnehmern, dass sie bei Ihnen sicher sind und zeigen in der Branche, dass Sie zu den Vorreitern in Sachen Sicherheit gehören.

Entsprechende Schulungen finden Sie unter anderem hier:

DEKRA, Hygienebeauftragter Club, Messe und Event (m/w/d)
Studieninstitut, Hygienebeauftragte/r für die Veranstaltungswirtschaft

Offene und häufige Kommunikation

Lassen Sie Eventplaner und Eventbesucher wissen, wie sichere Events in Ihrem Hause aussehen und streuen Sie diese Informationen oft und möglichst transparent.

Gehen Sie umfassend und in leicht verständlicher Sprache und mit Bildern darauf ein, welche Hygienemaßnahmen Sie vorbereitet haben und wie bei Ihnen das sichere Einlassmanagement aussehen wird. Denken Sie daran: Wir müssen mehrfach, manche sagen sogar bis zu sieben Mal, mit Informationen in Berührung kommen, bevor wir diese wirklich wahrnehmen und auch als vertrauenswürdig einstufen.

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Fazit

Offline-Events können unter Auflagen wieder stattfinden. Damit auch Sie Teilnehmer und Aussteller auf Ihre Events und in Ihre Locations locken, müssen sie deren Vertrauen in die Sicherheit Ihres Events gewinnen. Dafür haben Sie zahlreiche Möglichkeiten: Von virtuellen Site-Inspections, über Erklärvideos, Sicherheitssteckblätter, Tools zur Abstandmessung, Test-Events und deren leicht konsumierbare Dokumentation bis hin zur Ausbildung von Hygienebeauftragten.

Wir unterstützen Sie gern bei den Themen Einlassmanagement und Event-Hygiene!

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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