Einlassmanagement

Einlass auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle

Einlassmanagement? Was war denn das nochmal? Ironie off! Natürlich hat das keiner vergessen, aber es war jetzt einfach sehr lange Zeit kein Thema mehr im Alltag von Eventplanenden. Statt QR-Code, RFID und Face-ID waren einzig und allein Zugangsdaten relevant für Events – genauer gesagt für Online-Events.

Aber so sehr Einlasslösungen in den letzten Monaten in den Hintergrund gerückt sind, umso wichtiger sind sie jetzt wieder – seit die ersten Offline-Events und hybriden Formate durchgeführt werden. Denn trotz aller Weiterentwicklung und positiver Erfahrungen mit Online-Events wollen sich die Menschen – auch im Businessbereich – wieder persönlich austauschen. Eventplaner·innen und Locations mussten sich optimal vorbereiten, damit dieser Neustart gelingen konnte. Zudem müssen sie immer die aktuellen Regeln im Blick haben, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Seitens der Veranstaltenden ist neben einer sorgfältigen Auswahl der Location in Bezug auf die geplante Anzahl an Teilnehmer·innen, ein umfassendes Hygienekonzept vor Ort unerlässlich.

Einlass auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle: Kontaktloser Check-in mit EasyEntry
Einlass auf Events: Mit unserer Einlass-Lösung haben Sie den Überblick über alle Besucherzahlen.

1. Kontaktloses Einlassmanagement, 3G-Erfassung, Sitzplatzreservierungen und Raumkontingent-Überwachung sind wichtige Bausteine von Hygienekonzepten

Vor Corona dienten alle Lösungen vornehmlich der Ticketkontrolle und dem Check der No-show-Rate; zudem wurde verfolgt, wer welche speziellen Angebote auf einem Event genutzt hat, um diese im Nachgang zu bewerten und die gewonnen Leads weiter zu bespielen. All dies wird auch zukünftig von Interesse sein, aber aktuell stehen ganz andere Aspekte im Vordergrund – Hygiene- und Abstandsregelungen haben oberste Priorität. Dabei spielt vor allem der Einlass eine entscheidende Rolle. Welche Punkte hierfür essenziell sind, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.
 

  • Eine Variante für Ihr Einlassmanagement ist unsere kostenlose App EasyEntry. Über EasyEntry haben Sie ständigen Zugriff auf alle wichtigen Daten der Teilnehmenden und damit den Überblick über alle Gästezahlen – in Echtzeit.
  • Eine Einlass-App, gerade für größere Veranstaltungen, hat FastLane – seit diesem Jahr der neue Partner von XING Events in Sachen Einlass – in den vergangenen Monaten entwickelt. FastEntry bietet noch umfangreichere Lösungen in Zeiten von Covid-19 für Eventorganisator·innen. Neben den schon üblichen Standard-Features sind unter anderem die elektronische Erfassung von 3G-Nachweisen sowie der Fiebermessergebnisse inbegriffen – nicht nur beim Einlass, sondern auch für einzelne Räume. An diese Raumkontingent-Überwachung ist auch ein Einlass-Stopp gekoppelt, so dass Veranstalter zu jeder Zeit den Überblick haben und alle notwendigen Vorgaben problemlos einhalten. Die FastEntry App kann auch über eine API-Schnittstelle mit dem XING EventManager verknüpft werden, so dass die Teilnehmerdaten direkt in der App zur Verfügung stehen.
  • Der kontaktlose Check-in ist selbstverständlich inbegriffen. Sowohl für EasyEntry als auch FastEntry können Check-in Stationen mit QR-Code Scannern kombiniert werden, die jegliche Berührung vermeiden. Vom Handy oder Print@Home-Ticket werden einfach die QR-Codes abgescannt. Mit dem anschließenden automatischen Druck der Badges entfällt auch dabei der Kontakt mit den Mitarbeitenden am Einlass. Das sogenannte Full-Colour-Live Badging druckt in sechs bis neun Sekunden, so dass Warteschlangen verringert werden. Das fertige Badge wird vom Gast direkt in Empfang genommen.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern, Leitsystemen und Raumkontingent-Überwachung.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern, Leitsystemen und Raumkontingent-Überwachung.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern, Leitsystemen und Raumkontingent-Überwachung.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Einlass und Events: Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern, Leitsystemen und Raumkontingent-Überwachung.

Kontaktfreier Check-In mithilfe von Gesichtserkennung

Eine Einlass-Lösung, die ebenfalls schon fast wieder in Vergessenheit geraten ist: Check-In mit Face-ID. Dabei ist diese Lösung weder eine Neuheit noch Science Fiction und wird vor allem auf Flughäfen, auf Smartphones und in anderen Branchen bereits seit Jahren erfolgreich eingesetzt.

So funktioniert der Einlass mit Gesichtserkennung bei Events

Die meisten Eventplaner binden Gesichtserkennung über ihre Einladungsmailings und die klassische Online-Registrierung ein. Das heißt, die Gäste führen die Registrierung wie gewohnt durch. Anschließend erhalten sie eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihr Foto hochladen können. Basierend auf diesem Foto berechnet die Software das biometrische Profil innerhalb weniger Sekunden. Ganz wichtig - vor allem für alle Skeptiker·innen - das hochgeladene Foto wird nie gespeichert. Auf dem Event kommt der Gast zum Einlass und lächelt in die Kamera. Die Software gleicht die erfassten Daten mit dem hinterlegten Profil ab und stößt den Druck des Badges an.

Die Vorteile und die Kosten eines kontaktfreien Einlasses durch Face-ID

Mit dem Add-On „Facial Recognition“ liegen die Kosten für diesen kontaktfreien Einlass gerade einmal bei 50 bis 75 Cent pro Teilnehmer·in plus der Kosten für die Badging-Kioske.

Demgegenüber stehen zahlreiche Vorteile einer kontaktfreien Einlasslösung über die Gesichtserkennung: Das eigene Gesicht hat man immer dabei, es ist fälschungssicher und der Scan des Gesichts beschleunigt den Einlassprozess unheimlich. Langes in der Tasche suchen oder vergessene Tickets gehören so der Vergangenheit an. Übrigens: Die Erfahrung der Teilnehmer·innen, die Face-ID-Einlass schon einmal ausprobiert haben, ist durchweg positiv.

Datenschutz und Alternativen

Eines vorneweg: Face-ID-Einlass ist DSGVO-konform, denn zu keiner Zeit werden biometrische Daten der Teilnehmer gespeichert. Sie werden lediglich in Sekundenschnelle abgeglichen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Veranstalter·innen den gesamten Registrierungsprozess DSGVO-konform gestalten. Da dies seit Mai 2018 Pflicht ist, sollte das für Planer·innen und Event-IT-Anbieter·innen keine Hürde mehr darstellen. Haben Sie auf Ihrem Event dennoch Teilnehmer·innen, die ihr Gesicht nicht scannen lassen wollen, sollten Sie unbedingt einen weiteren Registrierungscounter mit einem klassischen Einlass anbieten.

XING Events Lesetipp: Einlasskontrolle auf Events: Tipps, wie Sie Gesichtserkennung für Events einsetzen

Um vor Ort den notwendigen Abstand zu wahren und – bei größeren Events – Besucherströme entsprechend zu leiten, sind vorreservierte feste Plätze ein probates Mittel. Was in Österreich schon länger Vorschrift ist, kann generell für Business-Events ein Weg sein, um weiter oder wieder durchgeführt zu werden. Um dies als Veranstalter problemlos und schnell umsetzen zu können, wurde im EventManager über die Zusatzprodukte eine Platzreservierung integriert. Veranstaltende können individuell  durchnummerierte Plätze zur Reservierung anlegen und die Teilnehmer·innen bekommen ihren ausgewählten Platz auf dem Ticket ausgewiesen. Beim Badgedruck mit FastLane werden auch diese Sitzplatzreservierungen direkt mit ausgedruckt.

Apropos Badgedruck: Wer die Onsite-Teilnehmer-Management-Lösungen von FastLane nutzt, profitiert außerdem von folgenden Möglichkeiten:

  • Der Live Synchronisation der Daten – auch während des Events.
  • Sie können auch während des Events mit Ihrer XING Events-Plattform weiterarbeiten.
  • Der zusätzlichen Datenintegration über einen Excel-Import.

Mit einer leistungsstarken Kombination für Ihre Event-Registrierungen aus der Hand von XING Events und den Onsite-Lösungen von FastLane managen Sie so sehr effizient Ihr Zutrittsmanagement, die Einlasskontrolle und -erfassung und die Rechteverwaltung. Mit dieser können Sie auch einzelne Sessions via Barcode, RFID oder Face-ID scannen und am Ende des Tages Ihr Event sehr detailliert evaluieren.

XING Events Lesetipp: QR-Code, RFID und Face-ID: Wie kann der Einlass am Besten gemanaged werden?

Einlass auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle: Kontaktloser Check-in
Badgedruck am Einlass Ihres Events: Unkompliziert mit unserem Partner FastLane

2. Akkurate Nachverfolgung der Gäste – unabdingbar in der aktuellen Situation

Nach der Regelung des Einlasses kommt den Trackingmaßnahmen und der Verfolgung von Besucherströmen eine wichtige Aufgabe zu. Um Offline-Events überhaupt wieder durchführen zu können, wurden klare Vorgaben erstellt, wie beispielsweise die Quadratmeterzahl, die pro Person zur Verfügung stehen muss, der Abstand von Stuhlreihen sowie Sitzordnungen für Tische.
 

  • Die Check-in-Lösungen gewährleisten auch, dass immer nur die zulässige Anzahl an Gästen in der Eventlocation gesamt bzw. auch bei einzelnen Vorträgen oder Workshops anwesend ist. Implementieren Sie dafür zusätzlich zum Haupteingang auch jeweils einen Check-in vor den verschiedenen Räumlichkeiten und geben Sie im Vorfeld Tickets für die diversen Time Slots aus. Dann müssen Sie die Gäste nur noch ein- und auch jeweils wieder auschecken, um jederzeit den Überblick zu behalten, Engpässen zu vermeiden und die Anzahl an zulässigen Personen nie zu überschreiten. FastLane bietet hier ein Live-Dashboard für Veranstaltende sowie Personal an den Check-Points zur Überwachung der Raumkapazität in Echtzeit.
  • Eine Möglichkeit, um schon lange Schlangen ohne nötigen Abstand beim Einlass zu vermeiden, sind auch Time Slots für die Ankunft der Gäste beim Event.
  • Auch im Nachgang des Events können Apps wir EasyEntry oder FastEntry enorm unterstützen: Sollte unter den Gästen oder Mitarbeitende eines Events jemand positiv getestet werden, ist es mit den ermittelten Daten vollumfänglich möglich, die Kontakte nachzuvollziehen und die betreffenden Personen schnell zu informieren. Bei Buchung eines Tickets, beispielsweise über den XING EventManager, können Sie als Veranstalter·in bereits im Vorfeld das Einverständnis der Teilnehmer·innen einholen, dass deren Daten für eine solche Nachverfolgung genutzt werden dürfen.
  • FastEntry-Einlass erfolgt aktuell ausschließlich nach dem 3G-Prinzip. Vor Beginn des Events muss jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer entweder ein Genesenen-Zertifikat, einen negativen Test einer offiziellen Teststelle oder einen Impfnachweis vorlegen. Daher erhält ein positiv getesteter Besucher keinen Zutritt zur Veranstaltung. Sollte es dennoch zu einem positiven Fall auf dem Event kommen, könne durch detaillierte Auswertung der Besucherströme (wer war wann in welchem Raum, Slot oder Workshop) entsprechenden Gruppen zur Kontaktnachverfolgung eruiert werden.
  • Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, um Gäste und Personal zu schützen, setzen Sie direkt beim Einlass auf einen Temperatur-Check via Infrarot-Thermometer. Bei größeren Events werden sowohl der Corona-Test als auch der Temperatur-Check an einer offiziellen Teststelle auf dem Veranstaltungsgelände vorgenommen und das negative Testergebnis in die FastEntry App eingetragen. Somit sind alle wichtigen Daten beim Einlass bereits erfasst.  Diese Methode ist sicherlich gewöhnungsbedürftig und sollte – wenn Sie sie verpflichtend durchführen möchten – zwingend bereits bei der Einladung zu einem Event kommuniziert werden. Dann kann jeder frei entscheiden, ob er sich dieser Messung stellen möchte.
  • Last but not least können Sie auch die Abstandsregel von 1,5 Meter digital steuern – mit einem sogenannten DiCon. Alle Mitarbeitenden und Teilnehmenden einer Veranstaltung werden mit einem DiCon ausgestattet. Jedem DiCon wird einer Person zugewiesen, sodass später nachverfolgbar ist, welche Person welchen DiCon hatte. Die DiCons erkennen sich via Bluetooth untereinander. Begegnen sich zwei Personen mit einem Abstand weniger als 1,5 Metern, warnt der DiCon wahlweise mit einem Leuchtsignal, einer Vibration und/oder einem Ton, sodass die betroffenen Personen reagieren können. Kommt es zum Infektionsfall, kann eine genaue Liste der Personen erstellt werden, die mit der infizierten Person in Kontakt gekommen sind.
Einlass und Events: Mit DiCons jederzeit den nötigen Abstand einhalten
Einlass und Events: Mit DiCons jederzeit den nötigen Abstand einhalten

3. Rundum-sorglos-Paket – Hygiene und Prävention am Einlass

Bei all der Technik und Digitalisierung, die den Neustart von Offline-Events erleichtern bzw. überhaupt ermöglichen, dürfen die grundlegenden Hygienevorschriften nicht vernachlässigt werden. Mit den nachfolgenden Maßnahmen und Produkten gewährleisten Sie als Veranstalter, dass das Risiko einer Ansteckung auch während des Events gering bleibt. Diese grundlegenden Hilfsmittel können inzwischen über zahlreiche Anbieter bezogen werden – alles auf Wunsch im Firmenstyle gebrandet.
 

  • Sorgen Sie beispielweise dafür, dass sich die Gäste schon beim Eintritt an mobilen Desinfektionsständern die Hände desinfizieren.
  • Ebenso können Sie Hygienepackages ausgeben mit Mund- und Nasenbedeckung, Handschuhen sowie Reinigungsgel und -tüchern.
  • Einen weiteren Schutz bieten klare Schutzwände, die Ihre Mitarbeiter von den Gästen trennen, ohne den persönlichen freundlichen Empfang zu beeinträchtigen.
Einlass und Events: Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
Einlass und Events: Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
Einlass und Events: Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
Einlass und Events: Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.

Fazit

Die aktuelle Situation erfordert definitiv ein Umdenken und auch einen vermehrten Aufwand – aber es ist notwendig und es lohnt sich! Wenn all diese Maßnahmen eingeplant und durchgeführt werden, sind Veranstalter·innen und Gäste auf der sicheren Seite und können sich voll und ganz auf Vorträge, Diskussionsrunden und Workshops sowie auf das lang vermisste persönliche Networking konzentrieren.

Wie sieht die Zukunft der Eventbranche aus? In unserem Trendreport finden Sie’s heraus!

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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