Einlassmanagement

Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle

Antje Schwuchow

Einlassmanagement? Was war denn das nochmal? Ironie off! Natürlich hat das keiner vergessen, aber es war jetzt einfach sehr lange Zeit kein Thema mehr im Alltag von Eventplanern. Statt QR-Code, RFID und Face-ID waren einzig und allein Zugangsdaten relevant für Events – genauer gesagt für Online-Events.

Aber so sehr Einlasslösungen in den letzten Monaten in den Hintergrund gerückt sind, umso wichtiger werden sie jetzt – jetzt, wenn die ersten Offline-Events und hybriden Formate geplant werden. Denn trotz aller Weiterentwicklung und positiver Erfahrungen mit Online-Events, wollen sich die Menschen – auch im Businessbereich – wieder persönlich austauschen. Eventplaner und Locations müssen sich optimal vorbereiten, damit dieser Neustart gelingt. Neben einer sorgfältigen Auswahl der Location in Bezug auf die geplante Teilnehmerzahl, ist ein umfassendes Hygienekonzept vor Ort unerlässlich.

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events
 

1. Kontaktloses Einlassmanagement als wichtiger Baustein von Hygienekonzepten

Vor Corona dienten alle Lösungen vornehmlich der Ticketkontrolle und dem Check der No-show-Rate; zudem wurde verfolgt, wer welche speziellen Angebote auf einem Event genutzt hat, um diese im Nachgang zu bewerten und die gewonnen Leads weiter zu bespielen. All dies wird auch zukünftig von Interesse sein, aber aktuell stehen ganz andere Aspekte im Vordergrund – Hygiene- und Abstandsregelungen haben oberste Priorität. Dabei spielt vor allem der Einlass eine entscheidende Rolle. Welche Punkte hierfür essenziell sind, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.

  • Dazu gehören neben dem Einlassmanagement, z. B. mit unserer kostenlosen Einlassmanagement-App EasyEntry, auch neue Artikel rund um die Hygienevorschriften. Choose2Rent – langjähriger Partner von XING Events in Sachen Einlass – hat die vergangenen Monate genutzt, um optimale Lösungen für Eventorganisatoren vorzubereiten. So können Check-in Stationen mit QR-Code Scannern kombiniert werden, die jegliche Berührung vermeiden. Vom Handy oder ausgedrucktem Ticket werden einfach die QR-Codes abgescannt. Über EasyEntry haben Sie ständigen Zugriff auf alle wichtigen Teilnehmerdaten und damit den Überblick über alle Besucherzahlen – in Echtzeit.
  • Mit dem anschließenden, automatischen Druck der Badges entfällt auch der Kontakt mit den Mitarbeitern am Einlass. Nutzen Sie einfach Thermaldrucker mit integriertem Schneidwerkzeug. Das fertige Badge kann so vom Gast direkt in Empfang genommen werden.
Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle: Kontaktloser Check-in
Kontaktlose Check-in Stationen mit QR-Code Scannern

2. Akkurate Nachverfolgung der Besucher – unabdingbar in der aktuellen Situation

Nach der Regelung des Einlasses kommt den Trackingmaßnahmen und der Verfolgung von Besucherströmen eine wichtige Aufgabe zu. Um Offline-Events überhaupt wieder durchführen zu können, wurden klare Vorgaben erstellt, wie beispielsweise die Quadratmeterzahl, die pro Person zur Verfügung stehen muss, der Abstand von Stuhlreihen sowie Sitzordnungen für Tische.

  • Die Check-in-Lösungen gewährleisten auch, dass immer nur die zulässige Anzahl an Gästen in der Eventlocation gesamt bzw. auch bei einzelnen Vorträgen oder Workshops anwesend ist. Implementieren Sie dafür zusätzlich zum Haupteingang auch jeweils einen Check-in vor den verschiedenen Räumlichkeiten und geben Sie im Vorfeld Tickets für die diversen Time Slots aus. Dann müssen Sie die Gäste nur noch ein- und auch jeweils wieder auschecken, um jederzeit den Überblick zu behalten, Engpässen zu vermeiden und die Anzahl an zulässigen Personen nie zu überschreiten.
  • Eine Möglichkeit, um schon lange Schlangen ohne nötigen Abstand beim Einlass zu vermeiden, wären auch Time Slots für die Ankunft der Gäste beim Event.
  • Auch im Nachgang des Events kann EasyEntry enorm unterstützen: Sollte unter den Gästen oder Mitarbeitern eines Events jemand positiv getestet werden, ist es mit den ermittelten Daten vollumfänglich möglich, die Kontakte nachzuvollziehen und die betreffenden Personen schnell zu informieren. Bei Buchung eines Tickets, beispielsweise über den XING EventManager, können Sie als Veranstalter bereits im Vorfeld das Einverständnis der Teilnehmer einholen, dass deren Daten für eine solche Nachverfolgung genutzt werden dürfen.
Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle: Kontaktloser Check-in mit EasyEntry
Mit unserer Einlass-Lösung haben Sie den Überblick über alle Besucherzahlen

3. Rundum-sorglos-Paket – Hygiene und Prävention am Einlass

Bei all der Technik und Digitalisierung, die den Neustart von Offline-Events erleichtern bzw. überhaupt ermöglichen, dürfen die grundlegenden Hygienevorschriften nicht vernachlässigt werden. Mit den nachfolgenden Maßnahmen und Produkten gewährleisten Sie als Veranstalter, dass das Risiko einer Ansteckung auch während des Events gering bleibt. Diese grundlegenden Hilfsmittel könne wir Ihnen auch über den Partner Choose2Rent anbieten – alles auf Wunsch im Firmenstyle gebrandet.

  • Sorgen Sie beispielweise dafür, dass sich die Gäste schon beim Eintritt an mobilen Desinfektionsständern die Hände desinfizieren. Ebenso können Sie Hygienepackages ausgeben mit Mund- und Nasenbedeckung, Handschuhen sowie Reinigungsgel und -tüchern.
  • Einen weiteren Schutz bieten klare Schutzwände, die Ihre Mitarbeiter von den Gästen trennen, ohne den persönlichen freundlichen Empfang zu beeinträchtigen.
  • Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, um Gäste und Personal zu schützen, setzen Sie direkt beim Einlass einen Temperatur-Scanner ein. Mittels Face Recognition wird die Temperatur an der Stirn gemessen und als Farbcode, ggf. auch mit Alarm, angezeigt. Sie als Veranstalter entscheiden, ob Sie Gäste mit erhöhter Temperatur einlassen oder nicht. Diese Methode ist sicherlich gewöhnungsbedürftig und sollte – wenn Sie sie verpflichtend durchführen möchten – zwingend bereits bei der Einladung zu einem Event kommuniziert werden. Dann kann jeder frei entschieden, ob er sich dieser Messung stellen möchte.
Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle: Temperatur Scanner
Beim Temperatur-Scanner wird mittels Face Recognition die Temperatur an der Stirn gemessen

Last but not least werden sämtliche Lieferungen unseres Partners mit Alkohol-Reinigungspads ergänzt, um die Geräte sowie häufig genutzte Oberflächen während des Events regelmäßig zu desinfizieren. Bei Rücknahme wird dies selbstverständlich auch durchgeführt und beim erneuten Verpacken vor dem Versand wiederholt.

Fazit

Die aktuelle Situation erfordert definitiv ein Umdenken und auch einen vermehrten Aufwand – aber es ist notwendig und es lohnt sich! Wenn all diese Maßnahmen eingeplant und durchgeführt werden, sind Veranstalter und Gäste auf der sicheren Seite und können sich voll und ganz auf Vorträge, Diskussionsrunden und Workshops sowie auf das lang vermisste persönliche Networking konzentrieren.

Sie möchten unsere Einlasslösungen sowie Artikel von Choose2Rent auch für Ihr nächstes Event einsetzen oder Sie haben noch weitere Fragen? Wir stehen Ihnen gern jederzeit zur Verfügung!

Antje Schwuchow Marketing & Event Manager, XING Events

Antje Schwuchow ist als Marketing und Event Managerin bei XING Events unter anderem für die Konzeption und Organisation der eigenen Kunden-Veranstaltungen verantwortlich. Dazu zählen Offline-Events wie die XING Events Academy-Reihe ebenso wie die virtuelle Messe VExCon, die sie zusammen mit Verena Gladiator plant, durchführt und moderiert.

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