Einlassmanagement

Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle

Einlassmanagement? Was war denn das nochmal? Ironie off! Natürlich hat das keiner vergessen, aber es war jetzt einfach sehr lange Zeit kein Thema mehr im Alltag von Eventplanenden. Statt QR-Code, RFID und Face-ID waren einzig und allein Zugangsdaten relevant für Events – genauer gesagt für Online-Events.

Aber so sehr Einlasslösungen in den letzten Monaten in den Hintergrund gerückt sind, umso wichtiger sind sie jetzt wieder – seit die ersten Offline-Events und hybriden Formate durchgeführt werden. Denn trotz aller Weiterentwicklung und positiver Erfahrungen mit Online-Events wollen sich die Menschen – auch im Businessbereich – wieder persönlich austauschen. Eventplaner·innen und Locations mussten sich optimal vorbereiten, damit dieser Neustart gelingen konnte. Zudem müssen sie immer die aktuellen Regeln im Blick haben, um ggf. Anpassungen vorzunehmen. Seitens der Veranstaltenden ist neben einer sorgfältigen Auswahl der Location in Bezug auf die geplante Anzahl an Teilnehmer·innen, ein umfassendes Hygienekonzept vor Ort unerlässlich.
 

1. Kontaktloses Einlassmanagement, 3G-Erfassung, Sitzplatzreservierungen und Raumkontingent-Überwachung sind wichtige Bausteine von Hygienekonzepten

Vor Corona dienten alle Lösungen vornehmlich der Ticketkontrolle und dem Check der No-show-Rate; zudem wurde verfolgt, wer welche speziellen Angebote auf einem Event genutzt hat, um diese im Nachgang zu bewerten und die gewonnen Leads weiter zu bespielen. All dies wird auch zukünftig von Interesse sein, aber aktuell stehen ganz andere Aspekte im Vordergrund – Hygiene- und Abstandsregelungen haben oberste Priorität. Dabei spielt vor allem der Einlass eine entscheidende Rolle. Welche Punkte hierfür essenziell sind, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.

  • Eine Variante für Ihr Einlassmanagement ist unsere kostenlose App EasyEntry. Über EasyEntry haben Sie ständigen Zugriff auf alle wichtigen Daten der Teilnehmenden und damit den Überblick über alle Gästezahlen – in Echtzeit.
  • Eine Einlass-App, gerade für größere Veranstaltungen, hat FastLane – seit diesem Jahr der neue Partner von XING Events in Sachen Einlass – in den vergangenen Monaten entwickelt. FastEntry bietet noch umfangreichere Lösungen in Zeiten von Covid-19 für Eventorganisator·innen. Neben den schon üblichen Standard-Features sind unter anderem die elektronische Erfassung von 3G-Nachweisen sowie der Fiebermessergebnisse inbegriffen – nicht nur beim Einlass, sondern auch für einzelne Räume. An diese Raumkontingent-Überwachung ist auch ein Einlass-Stopp gekoppelt, so dass Veranstalter zu jeder Zeit den Überblick haben und alle notwendigen Vorgaben problemlos einhalten. Die FastEntry App kann auch über eine API-Schnittstelle mit dem XING EventManager verknüpft werden, so dass die Teilnehmerdaten direkt in der App zur Verfügung stehen.
  • Der kontaktlose Check-in ist selbstverständlich inbegriffen. Sowohl für EasyEntry als auch FastEntry können Check-in Stationen mit QR-Code Scannern kombiniert werden, die jegliche Berührung vermeiden. Vom Handy oder Print@Home-Ticket werden einfach die QR-Codes abgescannt. Mit dem anschließenden automatischen Druck der Badges entfällt auch dabei der Kontakt mit den Mitarbeitenden am Einlass. Das sogenannte Full-Colour-Live Badging druckt in sechs bis neun Sekunden, so dass Warteschlangen verringert werden. Das fertige Badge wird vom Gast direkt in Empfang genommen.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
Hygienischer Einlass mit kontaktlosen QR-Code Scannern.
  • Um vor Ort den notwendigen Abstand zu wahren und – bei größeren Events – Besucherströme entsprechend zu leiten, sind vorreservierte feste Plätze ein probates Mittel. Was in Österreich schon länger Vorschrift ist, kann generell für Business-Events ein Weg sein, um weiter oder wieder durchgeführt zu werden. Um dies als Veranstalter problemlos und schnell umsetzen zu können, wurde im EventManager über die Zusatzprodukte eine Platzreservierung integriert. Der Veranstaltende können individuell seine durchnummerierten Plätze zur Reservierung anlegen und die Teilnehmer·innen bekommen ihren ausgewählten Platz auf dem Ticket ausgewiesen. Beim Badgedruck mit FastLane werden auch diese Sitzplatzreservierungen direkt mit ausgedruckt.
Sitzplatzreservierungen für Offline-Events während Corona mit XING Events
Sitzplatzreservierungen einfach im XING EventManager anlegen

2. Akkurate Nachverfolgung der Gäste – unabdingbar in der aktuellen Situation

Nach der Regelung des Einlasses kommt den Trackingmaßnahmen und der Verfolgung von Besucherströmen eine wichtige Aufgabe zu. Um Offline-Events überhaupt wieder durchführen zu können, wurden klare Vorgaben erstellt, wie beispielsweise die Quadratmeterzahl, die pro Person zur Verfügung stehen muss, der Abstand von Stuhlreihen sowie Sitzordnungen für Tische.

  • Die Check-in-Lösungen gewährleisten auch, dass immer nur die zulässige Anzahl an Gästen in der Eventlocation gesamt bzw. auch bei einzelnen Vorträgen oder Workshops anwesend ist. Implementieren Sie dafür zusätzlich zum Haupteingang auch jeweils einen Check-in vor den verschiedenen Räumlichkeiten und geben Sie im Vorfeld Tickets für die diversen Time Slots aus. Dann müssen Sie die Gäste nur noch ein- und auch jeweils wieder auschecken, um jederzeit den Überblick zu behalten, Engpässen zu vermeiden und die Anzahl an zulässigen Personen nie zu überschreiten. FastLane bietet hier ein Live-Dashboard für Veranstaltende sowie Personal an den Check-Points zur Überwachung der Raumkapazität in Echtzeit.
  • Eine Möglichkeit, um schon lange Schlangen ohne nötigen Abstand beim Einlass zu vermeiden, sind auch Time Slots für die Ankunft der Gäste beim Event.
  • Auch im Nachgang des Events können Apps wir EasyEntry oder FastEntry enorm unterstützen: Sollte unter den Gästen oder Mitarbeitende eines Events jemand positiv getestet werden, ist es mit den ermittelten Daten vollumfänglich möglich, die Kontakte nachzuvollziehen und die betreffenden Personen schnell zu informieren. Bei Buchung eines Tickets, beispielsweise über den XING EventManager, können Sie als Veranstalter·in bereits im Vorfeld das Einverständnis der Teilnehmer·innen einholen, dass deren Daten für eine solche Nachverfolgung genutzt werden dürfen.
Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle: Kontaktloser Check-in mit EasyEntry
Mit unserer Einlass-Lösung haben Sie den Überblick über alle Besucherzahlen
  • FastEntry-Einlass erfolgt aktuell ausschließlich nach dem 3G-Prinzip. Vor Beginn des Events muss jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer entweder ein Genesenen-Zertifikat, einen negativen Test einer offiziellen Teststelle oder einen Impfnachweis vorlegen. Daher erhält ein positiv getesteter Besucher keinen Zutritt zur Veranstaltung. Sollte es dennoch zu einem positiven Fall auf dem Event kommen, könne durch detaillierte Auswertung der Besucherströme (wer war wann in welchem Raum, Slot oder Workshop) entsprechenden Gruppen zur Kontaktnachverfolgung eruiert werden.
Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
Dank FastEntry von FastLane wird die 3G-Regelung schnell überprüft.
  • Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, um Gäste und Personal zu schützen, setzen Sie direkt beim Einlass auf einen Temperatur-Check via Infrarot-Thermometer. Bei größeren Events werden sowohl der Corona-Test als auch der Temperatur-Check an einer offiziellen Teststelle auf dem Veranstaltungsgelände vorgenommen und das negative Testergebnis in die FastEntry App eingetragen. Somit sind alle wichtigen Daten beim Einlass bereits erfasst.  Diese Methode ist sicherlich gewöhnungsbedürftig und sollte – wenn Sie sie verpflichtend durchführen möchten – zwingend bereits bei der Einladung zu einem Event kommuniziert werden. Dann kann jeder frei entschieden, ob er sich dieser Messung stellen möchte.
  • Last but not least können Sie auch die Abstandsregel von 1,5 Meter digital steuern – mit einem sogenannten DiCon. Alle Mitarbeitenden und Teilnehmenden einer Veranstaltung werden mit einem DiCon ausgestattet. Jedem DiCon wird einer Person zugewiesen, sodass später nachverfolgbar ist, welche Person welchen DiCon hatte. Die DiCons erkennen sich via Bluetooth untereinander. Begegnen sich zwei Personen mit einem Abstand weniger als 1,5 Metern, warnt der DiCon wahlweise mit einem Leuchtsignal, einer Vibration und/oder einem Ton, sodass die betroffenen Personen reagieren können. Kommt es zum Infektionsfall, kann eine genaue Liste der Personen erstellt werden, die mit der infizierten Person in Kontakt gekommen sind.
Mit DiCons jederzeit den nötigen Abstand einhalten
Mit DiCons jederzeit den nötigen Abstand einhalten

3. Rundum-sorglos-Paket – Hygiene und Prävention am Einlass

Bei all der Technik und Digitalisierung, die den Neustart von Offline-Events erleichtern bzw. überhaupt ermöglichen, dürfen die grundlegenden Hygienevorschriften nicht vernachlässigt werden. Mit den nachfolgenden Maßnahmen und Produkten gewährleisten Sie als Veranstalter, dass das Risiko einer Ansteckung auch während des Events gering bleibt. Diese grundlegenden Hilfsmittel können inzwischen über zahlreiche Anbieter bezogen werden – alles auf Wunsch im Firmenstyle gebrandet.

  • Sorgen Sie beispielweise dafür, dass sich die Gäste schon beim Eintritt an mobilen Desinfektionsständern die Hände desinfizieren.
  • Ebenso können Sie Hygienepackages ausgeben mit Mund- und Nasenbedeckung, Handschuhen sowie Reinigungsgel und -tüchern.
  • Einen weiteren Schutz bieten klare Schutzwände, die Ihre Mitarbeiter von den Gästen trennen, ohne den persönlichen freundlichen Empfang zu beeinträchtigen.

Fazit

Die aktuelle Situation erfordert definitiv ein Umdenken und auch einen vermehrten Aufwand – aber es ist notwendig und es lohnt sich! Wenn all diese Maßnahmen eingeplant und durchgeführt werden, sind Veranstalter und Gäste auf der sicheren Seite und können sich voll und ganz auf Vorträge, Diskussionsrunden und Workshops sowie auf das lang vermisste persönliche Networking konzentrieren.

XING Events Tipp:

FastLane war auch auf unserer XING Events Digital Stage zu Gast und hat dort Erfahrungen und Prognosen für die Eventbranche geteilt. Sie haben das Event verpasst? Dann schauen Sie sich einfach die Aufzeichnung an!

Antje Schwuchow Marketing & Event Manager, XING Events

Antje Schwuchow ist als Marketing und Event Managerin bei XING Events unter anderem für die Konzeption und Organisation der eigenen Kunden-Veranstaltungen verantwortlich. Dazu zählen Offline-Events wie die XING Events Academy-Reihe ebenso wie die virtuelle Messe VExCon und zahlreiche weitere Online-Formate. Ebenso organisiert sie die Unternehmenspräsenz auf externen Events und Messen.

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