Auswertung von Events – so meistern Sie den Datenberg

Sie ahnen es sicherlich schon: Zunächst einmal müssen Sie sich wirklich darüber im Klaren sein, welche Ziele Sie mit Ihrem Event erreichen wollten. Ist Ihnen das nicht bewusst, sitzen Sie spätestens nach dem Event vor einem riesigen Berg an Daten und fragen sich verzweifelt, was Sie da wohl herauslesen könnten und welche Zahlen und Aspekte wirklich wichtig sind. Sollten Sie tatsächlich ohne Ziele losgelaufen sein, überlegen Sie spätestens jetzt, was Sie mit dem Event erreichen wollten. Am besten sind smarte Ziele, da sich diese hervorragend überprüfen lassen.

S - spezifisch
M - messbar
A - achievable, sprich: erreichbar
R - realistisch
T - terminiert

Ein smartes Eventziel wäre beispielsweise:

Mit unserem Leadership Summit wollen wir in diesem Jahr mindestens 300 Teilnehmer·innen vor Ort und 500 Views durch Online-Teilnahmen, live oder on demand, erreichen. Dadurch sollen 10 konkrete Demo-Anfragen für unser neuestes Produkt erzielt werden.

So konkret wird es bei Ihnen nur selten? Sie wollen eher eine Community aufbauen oder Ihre Markenbekanntheit steigern? Auch das lässt sich messbar darstellen.

Durch unser Event wollen wir unsere Community vergrößern. Deshalb verfolgen wir einen Ausbau der Zahl der Follower·innen von 1.000 auf 1.500 sowie mindestens 100 neue Newsletter-Anmeldungen.

Während des Events soll die Sichtbarkeit unserer neuen Website deutlich steigen. Dafür verfolgen wir das Ziel von 20.000 User·innen pro Tag auf unserer Website während der Eventlaufzeit.

Nachdem Sie wissen, welche Daten Sie abgleichen müssen, schauen wir uns diese im Detail genauer an.

Statistiken

Messen Sie, wenn es irgendwie möglich ist, nur die Daten, die Sie wirklich brauchen. Das ist sowohl ressourcen- als auch nervenschonend und entspricht dem Grundsatz der Datensparsamkeit, welcher in der DSGVO fest verankert ist.

Liefern Ihnen die Analysetools, Event-Plattformen, Event-Apps, Mailing-Provider, Social Media- Plattformen und Co. mehr Daten, als Sie wirklich analysieren wollen und können, suchen Sie sich nun genau jene Kennzahlen heraus, die für Ihre Zielerreichung relevant sind.

Häufig wollen Eventplaner·innen sowie andere Stakeholder·innen wissen, …:

• wie viele Personen sich zum Event angemeldet haben,
• wie viele davon tatsächlich kamen,
• welche Sessions wie besucht wurden,
• wie viele Leads generiert wurden,
• ob die Einnahmen und die Ausgaben wie geplant realisiert werden konnten.

Leads

Bevor Sie sich die Leads und deren Statistiken genauer anschauen, sollten Sie prüfen, ob alle Beteiligten in diesem Prozess das gleiche Verständnis von den Begriffen “Leads”, “MQLs”, “SQLs” und Co. haben.

XING Events Lesetipp: Leadgenerierung mit B2B Events: Definition und Bedeutung

Bereiten Sie nun Ihre Statistiken genauer auf und analysieren Sie, wie viele Leads und wie viele Marketing Qualified Leads Sie durch Ihr Event kreieren konnten. Beides hängt stark mit Ihren Eventzielen zusammen. Darüber hinaus können Sie als Eventplaner·in schon in der Event-Konzeption beeinflussen, ob Sie überhaupt beide Leadarten einsammeln können. Wer in seinen Call-to-Actions lediglich Demotermine für das neueste Produkt anbietet, jedoch auf die niedrigschwelligen Angebote wie Newsletter-Abos oder Social-Media-Auftritte verzichtet, verschenkt hier wertvolles Potenzial.

Wichtig: Die Leads, die Sie auf B2B-Events generieren, müssen schnell weiterverarbeitet und ans Marketing oder an die Sales-Kolleg·innen weitergereicht werden. Niemand will Follow-up-E-Mails oder Anrufe erhalten, die Wochen oder gar Monate nach dem Event liegen. Mit automatisierten Prozessen und Schnittstellen zwischen den beteiligten Tools meistern Sie diese Aufgabe am effizientesten.

Daten fürs CRM

Ob Sie nun bereits ein Lead-Scoring aufgesetzt haben und die Daten automatisiert weiterverarbeiten oder ob Sie “nur” speichern, welche Person am Event tatsächlich teilgenommen hat, vollständige Daten sind wichtig. Ihr CRM ist genau der richtige Ort für das zentrale Sammeln und Verwalten dieser Daten – eben eine “Single Source of Truth”. Nur so können Sie auch beim nächsten Event die richtigen Personen (erneut) einladen. Auch hierfür sollten Sie auf Schnittstellen statt auf manuelle Prozesse setzen.

Internes und externes Feedback

Holen Sie Feedback ein. Am besten aus dem eigenen Team sowie von allen externen Akteur·innen: Speaker·innen, Aussteller·innen, Sponsor·innen, Dienstleister·innen und Teilnehmer·innen.

Bei kleineren Personengruppen können Sie offene Fragen wie diese stellen:

• Was lief gut?
• Was könnte verbessert werden?
• Wie könnte das konkret verbessert werden?

Denkbar sind jedoch auch Fragen, die ganz andere Aspekte beleuchten:

• Was war mein größtes Learning?
• Was nehme ich mit in den Berufsalltag?
• Wie habe ich mich auf dem Event gefühlt?

Hier kommt es wieder darauf an, dass Sie wissen, was Sie erreichen wollten. Nur dann finden Sie die passenden Fragen. Gleiches gilt auch für die Gestaltung Ihrer Feedbackbögen. Denken Sie daran, diese so kurz und knapp zu gestalten, wie nur möglich. Fügen Sie außerdem ein kleines Incentive oder Dankeschön für das Ausfüllen hinzu, steigt die Response-Rate deutlich.

Sie können sehr viel aus der Auswertung Ihrer Events herausziehen. Es kommt darauf an, was Sie abfragen und analysieren. Hier sind Aspekte, die Sie genauer betrachten und daraus Rückschlüsse ziehen können:

• Timing
  Haben wir auf den richtigen Zeitpunkt gesetzt?
  Das können Sie auch diejenigen aus Ihrem Gesamtverteiler fragen, die sich nicht angemeldet haben.
   
• Das richtige Format und die richtigen Sessionformate
  Haben Sie auf den richtigen Mix aus Online-, Onsite- und Hybrid-Event gesetzt? Waren die Sessions interaktiv genug und entsprachen sie den Vorstellungen Ihrer Zielgruppe?
   
• Die Themen
  Haben Sie das Schmerzthema Ihrer Zielgruppe getroffen? Die Anmeldezahlen geben dazu schon einen ersten Anhaltspunkt. Einen zweiten erhalten Sie aus der Analyse der Feedbackbögen und bei der Auswertung der Social-Media-Erwähnungen.
   
• Die Referent·innen
  Die Anmeldezahlen für die einzelnen Sessions und die Feedbackbögen verraten es Ihnen – haben Sie auf die richtigen Speaker·innen gesetzt?
   
• Das Networking
  Wenn das ein Eventziel war, wie gut ist es Ihnen gelungen? Wie viele 1:1 Termine wurden auf dem Event vereinbart? Wie gut wurden interaktive Eventsessions angenommen? Wie sah das Networking in den Pausen aus? Und gibt es in Ihrem XING-Feed enorm viele Kontakte, die plötzlich neue Branchenkontakte von Ihrem Event haben?
   
• Die Leads
  Haben Sie Ihre Inhalte, Produkte und Services so dargestellt, dass Sie Interesse bei Ihrer Zielgruppe generieren konnten? Waren Ihre Call-to-Actions auffällig und passend platziert? Sind alle Leads an Marketing und Sales rechtzeitig weitergereicht worden? Wie ist die Konversionsrate von Event-Anmeldungen zu Leads zu MQLs?
   
• Sonstige Ziele
  Haben Sie mit dem Event mehr Reichweite, zum Beispiel durch messbare Google-Anfragen, messbare Follower·innen in Social Media oder Erwähnung in der Presse erreicht? Sind Sie Ihrem Ziel, eine Community aufzubauen ein Stück nähergekommen und wenn ja, wie zeigt sich dies konkret?