Seit März 2020 beeinflusst uns und vor allem die Veranstaltungsbranche das Coronavirus mit dem Namen SARS-CoV-2 beziehungsweise Covid-19 in mehr oder weniger großem Umfang. Nach einigen Lockdowns in unterschiedlicher Ausprägung sehen viele Veranstalter·innen einem relativ entspannten Sommer und einem Re-Start für Präsenzevents und Messen entgegen. Vermutlich werden wir jedoch vor allem im Herbst und Winter noch mit Restriktionen rechnen müssen. Daher fassen wir in diesem Blogbeitrag alles rundum Corona und Corona-konforme Events zusammen.
1. Corona und Events: Basisinformationen und Status Quo
2. Tipps für die hygienische Organisation von Präsenz-Events
3. Vertrauen in Ihre Offline-Events: Wie Sie es jetzt trotz Corona gewinnen
4. Neues Eventmarketing – jetzt wieder mit Offline-Events überzeugen
5. In 5 Schritten zum Sicherheits- und Hygienekonzept für Events
6. Umgang mit Unsicherheit und Corona: Offline-, Online-, überhaupt Events?
7. 8 Technologien für hygienische Offline-Events in Corona-Zeiten
8. Neue Offline-Eventformate brauchen Planung und ein wenig Kreativität
9. Bitte lächeln! Tipps für das Verhalten auf Offline-Events
Während sich die Regeln für die Bewältigung der Pandemie in atemberaubenden Tempo verändern, haben sich einige Webseiten und Podcasts als zuverlässige Informationsquellen etabliert. Allgemeine und fundierte Informationen zu SARS-CoV-2 und Covid-19 sowie Verhaltensregeln finden Sie hier:
Branchenspezifische Informationsquellen, Handlungsempfehlungen und rechtliche Hinweise erhalten Sie hier:
Während die einzelnen Landesverordnungen auf den ersten Blick sehr verwirrend erscheinen mögen, geht es im Kern doch immer wieder um die gleichen Regeln:
Genau darum drehen sich die meisten Vorschriften sowie die zahlreichen Tools und Systeme, die Ihnen dafür mittlerweile zur Verfügung stehen. Hinzugekommen sind im Laufe der Pandemie Tests sowie Impfungen und die daraus resultierenden Impfnachweise.
Tests, Testergebnisse und digitale Impfnachweise
PCR-Tests und Antigen-Schnelltests verringern das Risiko einer Verbreitung des Coronavirus. Deshalb beinhalten viele Verordnungen eine Vorschrift, die Tests für Event-Teilnehmer·innen vorsieht. Während die offiziellen Regelungen kaum zwischen PCR- und Schnelltests unterscheiden, sollten Sie als Veranstalter·in den Unterschied kennen. PCR-Tests sind deutlich zuverlässiger, allerdings erhält man das Testergebnis erst einige Stunden oder inzwischen sogar Tage später. Schnelltests, sowohl in Eigenregie als auch unter Aufsicht, bringen ein Ergebnis bereits nach wenigen Minuten.
Über Apps wie die Corona-Warn-App oder die CovPass-App können Ihre Teilnehmer·innen ihren Impfnachweis digital bei sich tragen und beim Einlass zu Ihrem Offline-Event vorzeigen.
Kontaktverfolgung
Ein zentraler Bestandteil in der Bekämpfung der Pandemie: die Kontaktverfolgung. Digital und damit deutlich effizienter können Sie dies mit zahlreichen Apps als auch mit Registrierungslösungen wie dem XING EventManager in Kombination mit der EasyEntry App umsetzen – damit können Ihre Teilnehmer·innen kontaktfrei ein- und auschecken.
Lüftung von Innenräumen
Die Luftqualität bestimmt ebenfalls, wie stark sich das Coronavirus ausbreiten kann. Zahlreiche Eventlocations haben daher in den vergangenen Monaten ihre Lüftungsanlagen auf- und umgerüstet. Sprechen Sie die Techniker·innen in diesen Häusern unbedingt an und erfragen Sie, wie schnell die Luft bei welcher Personenzahl ausgetauscht werden kann.
Wer jetzt wieder Events in Präsenz veranstalten möchte, muss Vertrauen aufbauen. Vertrauen darauf, dass er oder sie als Eventplaner sichere Veranstaltungen durchführt. Dazu gehört, dass Sie zum einen Hygienemaßnahmen planen und diese zum anderen so kommunizieren, dass auch Ihre Kund·innen wieder Vertrauen in Offline-Events gewinnen.
Darüber hinaus braucht auch Ihr Marketing einen neuen Anstrich.
Wenn Sie potenziellen Gästen zeigen möchten, warum ausgerechnet Ihr Vor-Ort-Event eine runde Sache ist, sollten Sie das in den Vordergrund Ihrer Event-Kommunikation stellen. Außerdem gilt es, bei Ihrer Zielgruppe das Gefühl zu erzeugen, etwas zu verpassen – auch genannt „Fear of Missing out”, kurz FOMO.
Die Event-Location mit dem WOW-Effekt
Was macht Ihre Event-Location besonders? Worauf könnten sich Ihre Teilnehmer·innen freuen? Stellen Sie diese Aspekte in Ihrer Eventbewerbung heraus.
Endlich wieder richtig netzwerken
Natürlich können wir auch online netzwerken – das haben wir während der Pandemie eindrucksvoll erlebt und uns gegenseitig bewiesen. Allerdings ist es für die meisten von uns von Angesicht zu Angesicht das berührendere Erlebnis. Viele Teilnehmer·innen wie auch Aussteller·innen freuen sich sehr auf die „echten” Begegnungen. Nutzen Sie das Wissen um diese Durststrecke und stellen Sie diesen Aspekt in Ihrem Eventmarketing heraus.
Berührende Events ohne Berührung
„Unser Event wird Sie berühren. Dafür haben wir die besten Expert·innen für das Programm engagiert. Nur der Check-in zu unserem Event wird kontaktlos sein.” So oder ähnlich könnte es klingen, wenn Sie die kontaktfreie Check-in-Möglichkeit für Ihre Gäste vorstellen. Erklären Sie Ihren Teilnehmenden außerdem, wie die Software funktioniert und was mit ihren Daten passieren wird.
Apropos Datenschutz
Viele Teilnehmer·innen wollen genau wissen, was mit ihren Daten passiert. Das gilt sowohl für Ihre Online-Events als auch für den Präsenzteil. Kommunizieren Sie klar und deutlich, welche Daten Sie sammeln, wo Sie diese speichern, wer darauf Zugriff hat und wann Sie diese wieder löschen.
Mit gutem Gewissen schlemmen
Damit meinen wir nicht die Kalorien, sondern zwei noch viel wichtigere Aspekte beim Re-Start von Präsenzveranstaltungen: Nachhaltigkeit und Hygiene. Betonen Sie, dass Sie Ihre Dienstleister·innen sorgfältig ausgewählt haben und daher alle Speisen und Getränke unter strengsten Hygienevorschriften hergestellt und ausgegeben werden. Können Sie darüber hinaus noch mitteilen, dass die Lebensmittel nachhaltig produziert und transportiert wurden, haben Sie gleich einen weiteren Pluspunkt für Ihre Eventbewerbung.
Bewegung und frische Luft tun gut
Welche Aktivitäten auf Ihrem Präsenzevent finden jetzt unter freien Himmel statt? Was es auch sein mag, betonen Sie auch diesen Aspekt. Das fördert das Vertrauen in Ihr Offline-Event und nebenbei die Bewegung und die Verarbeitung von neuem Wissen.
Damit Präsenz- und Hybrid-Events trotz Covid-19 erfolgreich gelingen, sind Sicherheits- und Hygienekonzepte und entsprechende Tools unerlässlich. Sie helfen Ihrem Team und allen Beteiligten, Ihre Business-Veranstaltungen so sauber und sicher wie nur möglich zu planen und durchzuführen.
In diesen fünf Schritten etablieren Sie ein erfolgreiches Konzept:
In jeden Fall gilt: Prüfen Sie zunächst die aktuellen Vorgaben. Legen Sie außerdem Verantwortlichkeiten fest, bestimmen Sie eine·n Ansprechpartner·in für das Hygienekonzept sowie dessen Durchführung und Einhaltung.
1. Gewährleisten Sie die Mindestabstände.
Abstände, ob gesetzlich vorgeschrieben oder nicht, verringern das Infektionsrisiko und gehören zu den vertrauensbildenden Maßnahmen bei Präsenz-Events. Beachten Sie dies bei der Planung Ihres Events in allen Bereichen vor Ort. Überdenken Sie außerdem Ihre Wegeführung und entsprechende Hinweisschilder, wie zum Beispiel Bodenmarkierungen.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
2. Prüfen und etablieren Sie Hygienevorschriften.
Prüfen Sie, ob Sie in bestimmten Bereichen Ihrer Veranstaltung einen Mund-Nasen-Schutz vorschreiben wollen oder müssen. Denken Sie außerdem an Hygienemaßnahmen, die Sie einführen und die Sie ausschildern wollen. Treffen Sie ebenfalls Vorkehrungen für eine ausreichende Belüftung sowie eine Desinfektion aller häufig berührten Oberflächen oder eliminieren Sie den Kontakt mit diesen. Das gilt auch für Speisen, Buffets und Getränke.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
XING Events Tipp: Piktogramme und Infografiken zur richtigen Handhygiene finden Sie auf infektionsschutz.de
3. Informieren Sie Ihre Teilnehmer·innen und bitten Sie um deren Mitwirkung.
Wollen Sie, dass Ihre Teilnehmer·innen bei der Durchführung eines sicheren Events aktiv mitwirken, müssen Sie diese rechtzeitig und umfassend informieren sowie sich deren Mitwirkungspflicht bestätigen lassen. Dazu gehört auch, dass Teilnehmer·innen ihren Hygiene-Vorgaben zustimmen. Darüber hinaus sollten Sie als Veranstalter·in jederzeit wissen, wer und wie viele Personen sich in der Location aufhalten – inklusive Kontaktdaten. Am einfachsten funktioniert das über eine Online-Registrierung, mit der Sie jederzeit Zugriff auf Teilnehmerdaten haben – selbstverständlich unter Berücksichtigung der DSGVO.
Folgende Fragen helfen Ihnen beim Check:
4. Planen Sie flexibel und kommunizieren Sie proaktiv.
Die Situation und das Infektionsgeschehen können sich schnell verändern. Prüfen Sie am besten in regelmäßigen Abständen, wie sich Regelungen entwickeln und passen Sie die Eventplanung dementsprechend an. Kommunizieren Sie etwaige Veränderungen unbedingt direkt an Ihre Teilnehmer·innen und Stakeholder·innen und stellen Sie einen reibungslosen Ablauf sicher.
5. Bereiten Sie sich auf Eskalationen vor und verteilen Sie die Aufgaben.
Denken Sie auch an die gründliche Vorbereitung im Falle eines Veranstaltungsverbots oder einer Infektion und die Abstimmung mit dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Aufgaben im Team gut verteilt sind und jeder in jedem Fall weiß, was wann zu tun ist. Klären Sie außerdem im Vorfeld, wie Sie im Fall einer Veranstaltungsabsage mit der Erstattung der Ticketpreise umgehen wollen.
Können Sie Offline-Events planen? Sollten Sie lieber gleich wieder auf Online-Events umschwenken oder es doch komplett sein lassen? Eines vorneweg: Bleiben Sie am Ball und entwickeln Sie Konzepte für Ihre Zielgruppe. Egal wie steinig der Weg sein mag, es ist auf jeden Fall besser, ihn zu gehen, als den Kopf in den Sand zu stecken und dabei aus der Wahrnehmung Ihrer potenziellen Kund·innen zu verschwinden. Was Sie konkret tun können:
1. Unsicherheit aushalten
Auch wenn es Ihnen im ersten Schritt noch nicht weiterhilft, denken Sie immer wieder daran: Sie sind nicht allein. Tauschen Sie sich in Ihrer Community aus, besuchen Sie Online-Events für Eventprofis und überlegen Sie gemeinsam, wo und wie Sie sich gegenseitig unterstützen können. Fokussieren Sie sich auf Lösungen und lassen Sie ruhig ein paar Nachrichtensendungen oder Talkshows zum Thema Corona weg.
2. Gezielt informieren
Auf unserem Blog informieren wir Sie über alle erdenklichen Themen rund um erfolgreiche Online-Events, hygienische Präsenz-Events und stellen gelungene Best Practices von Hybrid-Events vor.
3. Absagen, verschieben, Format ändern
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie deren Konsequenzen und Chancen genauer betrachten. Für die drei Varianten – absagen, verschieben, Format ändern – haben wir Ihnen Empfehlungen zusammengestellt.
4. Die richtige Entscheidung treffen
Damit Sie letztendlich auch die richtige Entscheidung treffen, können Sie sich das FORDEC Modell der NASA zur Hilfe nehmen. Krisenmanagerin Steff Berger empfiehlt es in einer Podcast-Folge der MICE Innovation Sessions zu Covid-19 und stellt dabei die folgenden Kernelemente vor:
F – Facts: Was sind die Fakten?
O – Options: Welche Möglichkeiten ergeben sich?
R – Risks and Benefits: Notieren Sie Chancen und Risiken und vergleichen Sie das Verhältnis der beiden Aspekte.
D – Decision: Treffen Sie eine Entscheidung.
E – Execution: Kommen Sie ins Handeln.
C – Check: Prüfen Sie regelmäßig, ob Sie noch auf Kurs sind.
5. Zu neuer Ordnung finden
Modelle und Leitfäden helfen uns, in schwierigen Momenten den roten Faden zu behalten. Daher empfehlen wir Ihnen für das Management und die Kommunikation in Krisenzeiten zwei weitere Leitfäden: Den BaSiGo-Guide, der im Forschungsprojekt „BaSiGo - Bausteine für die Sicherheit von Großveranstaltungen “ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung entstanden ist sowie den „Leitfaden Krisenkommunikation“ des Bundesministeriums des Inneren.
Lassen Sie sich von Technologien bei der Durchführung von Corona-konformen Events unterstützen.
Roboter
Roboter könnten in Zukunft das Eventerlebnis deutlich mehr prägen als bisher. Beispielsweise ließen sich so individualisierte Speisen- und Getränke-Angebote umsetzen – und das auf sehr hygienische Art und Weise.
Kontaktlose Technologie
Auf dem Vormarsch sind kontaktlose Lösungen für das Ticketing, den Check-In sowie die Interaktion mit Exponaten und Messeständen. Dabei unterstützen sie schon heute ein digitales Teilnehmermanagement, die Einlasskontrolle auf Events via Gesichtserkennung oder Event-Apps. Darüber hinaus können Sie Thermoscanner, kontaktfreie Spender für Desinfektionsmittel sowie kontaktfreie Ständer zur Aufnahme von Handschuhen oder Masken einsetzen.
XING Events Lesetipp: Einlasskontrolle auf Events – bewährte Dienstleistung in neuer Rolle – hier erfahren Sie unter anderem, wie Sie trotz 3G-Regelung und -Kontrolle einen reibungslosen Ablauf sicherstellen können.
Heatmaps
Dank Heatmaps lassen sich mit den Farbcodierungen in Covid-19 Zeiten riskante Menschenansammlungen visualisieren und so schneller auflösen. Selbst wenn Corona keine Rolle mehr spielt, sobald Sie wissen, welche Bereiche Ihres Offline-Events stark frequentiert werden, haben Sie einen deutlichen Verkaufs- und Argumentationsvorteil gegenüber Sponsor·innen und Aussteller·innen.
Individuelle Zeitslots
Wer auf Offline-Events Abstände wahren und Menschengedränge in Warteschlangen oder im Eingangsbereich vermeiden will, kann individuelle Termine für den Check-in oder andere Bereiche auf dem Offline-Event vergeben.
XING Events Tipp:Auch über den XING EventManager können im Vorfeld Tickets für diverse Time Slots ausgegeben werden.
Gebrandete Hygienehelfer
Bieten Sie Ihren Aussteller·innen kontaktfreie Hilfsmittel, Desinfektionsstationen, Niesschutz, Trennwände und viele andere Hygienehelfer mit deren Branding an. So machen Sie aus dem hygienischen Mobiliar Merchandising-Artikel, mit denen Sie sogar Einnahmen generieren.
Beacon-Technologie mit Annäherungsalarm
Beacon-Technologie, die bereits heute in der Praxis fürs Tracking und die Annäherungswarnung eingesetzt wird, gewährleistet auch die Mindestabstände unter den Teilnehmenden und sowie die Kontaktverfolgung „im Falle eines Falles“.
Nutzen Sie die Chance des Re-Starts und laden Sie Ihre Teilnehmer·innen zu ganz neuen Eventformaten und in kreativ genutzte Eventlocations ein.
Open Air-Veranstaltungen
Viele Verordnungen lassen Veranstaltungen im Freien wieder zu – oftmals mit deutlich mehr Besuchern und mit weniger Auflagen als in Innenräumen. Außerdem eignet sich der Sommer perfekt für Events im Freien.
Hybride Events
Bereits 2020 fanden die ersten hybriden Events statt. Ein Trend, der sich auch für die Zukunft abzeichnet und eine Kombination aus Präsenz- und Online-Event meint. So vereinen Sie die Vorteile des jeweiligen Eventformates in einem und bieten Ihren Teilnehmer·innen genau die Teilnahme an, die sie bevorzugen.
Satellitenevents verteilt über die ganze Stadt
Eine Variante hybrider Events sind die Satellitenevents, die Sie als Planer·in über die ganze Stadt, eine Region, wie beispielsweise deutschlandweit, oder gar über mehrere Städte weltweit verteilen können.
XING Events Lesetipp: Die räumlich verteilte BOCOM
Mit ein wenig Umsicht, Einsicht und Vorsicht – wie im bisherigen Artikel bereits beschrieben – können wir Offline-Events wieder veranstalten und besuchen. Dafür ist es ganz wichtig, dass sich alle Beteiligten an die neuen Hygieneregeln halten und auch hier und da ein wenig mehr Puffer für Eincheck-Zeiten oder das Warten mit dem gebotenen Abstand einplanen.
Tipps für Sprecher·innen
Erscheinen Sie vor allem jetzt besonders pünktlich, damit Sie möglichst vor den Teilnehmenden durch den Raum gehen und einen Platz in der vordersten Reihe einnehmen können. Während Sie durch den Raum laufen, sollten Sie Ihre Maske tragen und während des Vortrages möglichst wenig Dinge anfassen.
Tipps für Aussteller·innen
Neben den im Hygienekonzept festgehaltenen Regeln können auch Sie dazu beitragen, dass die gesamte Veranstaltung Corona-konform über die Bühne gehen kann:
Tipps für Teilnehmer·innen
Neben den inzwischen gut bekannten AHA-Regeln sollten auch Sie möglichst pünktlich, am besten sogar zu einem individuell vereinbarten Zeitslot, zum Check-in kommen. Tragen Sie Ihre Maske, wenn Sie sich durch die Location, den Raum oder die Messehalle bewegen. Suchen Sie sich indoor möglichst schnell einen Platz, an dem Sie auch Ihre Maske ablegen können. Wollen Sie netzwerken, sind die Outdoor-Flächen oder eben auch mit transparenten Trennwänden ausgestattete Gesprächsbereiche gute Orte dafür.
Neue Begrüßungsformen für alle
Ob Sie nun das Event organisieren, ausstellen, teilnehmen, sprechen oder als Dienstleister·in vor Ort sind: Sie brauchen neue Begrüßungsformen. Vom Whuhan-Shake bis Ebola-Gruß ist alles erlaubt, was den Händekontakt vermeidet und uns ein wenig auf Abstand hält.
Sie haben eine·n Hygienebeauftragte·n in den letzten Monaten ausgebildet? Hervorragend! Präsentieren Sie diese·n Mitarbeiter·in und das Zertifikat auf allen relevanten Informationsquellen für Ihre Teilnehmer·innen. Laden Sie ein Bild davon auf Ihrer Webseite hoch, bauen Sie es in Ihre Newsletter und auf Ihren Social-Media-Kanälen ein. Damit sagen Sie Ihren Teilnehmer·innen, dass sie bei Ihnen sicher sind.
Entsprechende Schulungen finden Sie unter anderem hier:
DEKRA, Hygienebeauftragte·r Club, Messe und Event (m/w/d)
Studieninstitut, Hygienebeauftragte·r für die Veranstaltungswirtschaft
Corona und Covid-19 haben noch immer einen enormen Einfluss. Sie zwingen uns, umzuplanen und die Vorteile digitaler Lösungen für Online- und Hybrid-Events zu nutzen. Doch das Virus bringt uns auch dazu, uns mit Dingen auseinanderzusetzen, die wir schon lange aufschieben sowie Lösungen zu entwickeln, kreativ zu sein, enger zusammenzuarbeiten. Die Krise macht uns als Personen, aber auch die Branche insgesamt, stärker – wenn wir es zulassen.
Weitere Artikel aus unserem Covid-19 Spezial:
Entscheidungsfindung und Krisenkommunikation zum Coronavirus
Corona und andere Krisen – was sie für Events bedeuten
Alternativen für Ihre Veranstaltung in Zeiten von Covid-19
Teil 1: Wie Sie Ihr XING Event absagen oder verschieben
Teil 2: Tipps und Tools zur Umsetzung eines virtuellen XING Events
Unsere neuen Live-Webinare: Alles rund um virtuelle Events
Krisenmanagement für Veranstalter: Vom Chaos zu neuer Ordnung
Kreative Krise: 10 Tipps zur Markensteuerung in Covid-19-Zeiten
Events und Geschäftsmodelle im Wandel – 10 Statements aus der Branche
Der alltägliche Wahnsinn eines Eventplaners in Zeiten von Corona
Eventbranche und Covid-19: Stillstand, Digitalisierung, neue Formate
Digitalisierung – eine Chance für neue Eventformate
„Die Mutprobe” – Organisation von Offline-Events in 2021
Metaverse – schon heute ein Teil von Veranstaltungen
