Eventmarketing

Wie Sie Ihre Newsletter-Strategie in Ihrer Veranstaltungsvermarktung verschärfen können

Valerie Baumgart

E-Mail Marketing ist eines der wichtigsten Bindeglieder eines Unternehmens im Bezug auf Eventmarketing. Ein gelungenes E-Mail Marketing erhöht die Sichtbarkeit Ihres Events, verbindet Sie mit Ihren Teilnehmern und erhöht Ihren Ticketverkauf. E-Mail Marketing bedeutet nicht nur einen Newsletter zu verschicken, es soll eine klare Digitalstrategie folgen, die die Inhalte des Newsletters und die Interessen des Kunden verbinden. Doch wie wird aus einem Interessenten ein Kunde? Wir verraten Ihnen in diesem Artikel welche Best Practice Tipps Sie für eine gelungene Newsletter-Strategie beachten sollten.

Anmeldungen online generieren

Mehrere Möglichkeiten ergeben sich um die Aufmerksamkeit der Interessenten Online auf Ihren Newsletter zu erregen. Mit diesen ersten fünf Tipps können Sie Ihr Anmeldeformular auf Ihre Website, Eventseite oder auf Ihrem Blog sichtbar gestalten:

  • Über den Header können Sie auf den Newsletter aufmerksam machen und den Website-Besucher gleich abgreifen
  • Das Gleiche geht auch im Footer im unteren Teil der Website
  • Über das Exit PopUp können Sie den Interessenten zur Newsletteranmeldung einladen, bevor er die Website verlassen sollte
  • Den Fixen PopUp können Sie ebenso benutzen. Wie der Name es schon sagt, ist das PopUp die ganze Zeit vorhanden und verschwindet sobald der Interessente sich für den Newsletter einträgt
  • Die Sidebar Ihrer Website oder des Blogs lässt sich ebenfalls einfach benutzen, um dort auf den Newsletter aufmerksam zu machen

Einen weiteren Schritt können Sie gehen, indem Sie Ihre Social Media Seiten benutzen. Auf Ihrem Unternehmens-Facebookaccount, bei den Reitern, können Sie z.B. durch einen  „Newsletter abonnieren“-Button zur Anmeldung auffordern.

Exit

Anmeldungen über Weiterempfehlungen generieren

Weitere Anmeldungen können Sie ganz einfach durch Weiterempfehlungen, Ihrer bereits bestehenden Kunden, generieren. Dafür sollten Sie diese Option erstmals Ihren Kunden anbieten:

  • Die Weiterempfehlung auf Ihrer Eventseite oder Website mit einem kurzen Satz anbieten: „Sie kennen jemanden für den das Webinar interessant sein könnte? Empfehlen Sie es gerne weiter!“. Sie können ebenfalls mit einem „Event teilen“-Button direkt auf Social Media Kanälen, wie Facebook, Twitter oder Xing, die Weiterempfehlung für den Kunden vereinfachen
  • Weiterempfehlungen atraktiv machen und belohnen: Der Empfehler kann sich durch Empfehlungen sozusagen Gewinne erzielen, wie z.B. Vergünstigungen. Je mehr Empfehlungen, desto besser die Belohnung!
  • Empfehler und Empfohlenen belohnen! Hier rentiert sich die Weiterempfehlung für beide Seiten
  • Weiterempfehlungen bekannt & einfach machen, indem Sie die Weiterempfehlung direkt in den Newsletter durch ein „Jetzt weiterempfehlen“-Button ermöglichen
Empfehler & Empfohlenen

Profi-Tipp: Anmeldungen offline generieren

Auf dem Event selbst können Sie Dank mehrerer Möglichkeiten den Newsletter vermarkten:

  • Originelle Offline-Formulare mit Werbeartikeln wie z.B. einen Trinkbecher mit einem Spruch & QR Code an die Gäste verteilen
  • Über ein Gewinnspiel Anmeldungen erzielen, indem Sie Postkarten verteilen und den Kunden das Anmeldeformular ausfüllen lassen und Event-Tickets verlosen
  • Ein schriftliches Anmeldeformular während Ihres Events mit klaren Vorteilen und Unterschrift des Kunden, zur Verfügung stellen
  • Event-Aktionen anbieten wie z.B. Fotos schießen und gegen „Tausch“ von Newsletter-Anmeldungen erhalten Ihre Besucher das Foto. Wichtig hierbei ist, den Kunden transparent darüber aufzuklären, dass er/sie sich in dieser Situation zum Newsletter anmeldet

So binden Sie Ihre Empfänger von Anfang an

  • Nach der Anmeldung des neuen Kunden sollten Sie immer eine Dankesmail schicken. Dies bindet den Kunden und ist für ihn eine weitere Bestätigung, dass seine Anmeldung wahrgenommen wurde
  • Um sich noch weiter bei einem neuen Empfänger zu bedanken, können Sie einen Willkommens-Gutschein oder einen Rabattcode als Dankeschön dazusenden
  • Durch eine kurze Umfrage die Vorlieben und weitere Daten des Empfängers abfragen, wie z.B. welche Events ihn interessieren, damit Sie ihm, für ihn relevante, News weiterleiten können
  • Aussicht auf die Inhalte des Newsletters geben: was erwartet den Empfänger, welche Inhalte werden geboten, wie häufig bekommt er den Newsletter zugeschickt und welche Vorteile bringt ihm der Newsletter?
  • Eine Willkommens-Kampagne zur Kundenbindung machen. Vor Ihrem Event können Sie über den Newsletter einmal pro Woche besondere Tipps geben, so teasen Sie Ihr Event für den Empfänger, indem sie besondere Inhalte mit ihm teilen

Benutzen Sie das Potenzial der Willkommensmail! Heutzutage erwartet jeder Newsletter-Abonnent diesen Service.

Eine gelungene Newsletter-Strategie anhand eines konkreten Beispiels: die VexCon 2018

Mit diesen fünf Basis-Schritten können Sie eine effektive Event-Newsletter-Kampagne durchführen:

  1. Das Event bekanntgeben, indem Sie ein Save the Date schicken und eventuell eine Early Bird-Phase einführen
  2. Eine offizielle Einladung verschicken und die Anreize zum Ticketkauf setzen
  3. Einen Reminder zu Ihrem Event verschicken, um dem Empfänger Vorfreude zu verschaffen
  4. Last-minute Infos teilen: die letzten Informationen vor Beginn des Events, wie Programmübersicht und Ticket, dem Kunden weiterleiten
  5. In einer Follow up-Mail sich für die Teilnahme des Kunden bedanken, ihn nach seinen Eindrücken fragen und Feedback einholen. Zum Schluß sollten Sie eventuell auf Ihr nächstes Event aufmerksam machen

Mit welchen Inhalten wecken Sie Kaufinteresse?

Sie haben bereits mehrere Newsletter-Abonnenten abgreifen können, doch jetzt möchten Sie einen Schritt weitergehen und Ihren Empfängern Event-Tickets verkaufen. Wir zeigen Ihnen wie Sie den Newsletter am Besten dazu nutzen können:

  • Event-Tipps: Besondere Tipps über das Event geben, z.B. wieso man daran teilnehmen sollte
  • Inspiration verschaffen, durch das Teilen von Interviews mit Speakern und Gästen und so Vorfreude beim Kunden erregen
  • Durch Vorankündigung der Speaker, des Programms und von Überraschungen können Sie ganz effizient das Kaufinteresse Ihrer Empfänger auslösen
  • Um Engagement zu schaffen, können Sie Gewinnspiele mit Freitickets organisieren oder auch Umfragen verschicken, da diese tolle Möglichkeit sind mit dem Empfänger in Kontakt zu kommen
  • Tipps & Tricks teilen, um den Newsletter spannend zu halten: „Diese Dinge sollten Sie vor dem Event tun“ oder „10 Tipps zur idealen Messevorbereitung“
  • Lustige Geschichten von Besuchern in den Vordergrund stellen oder einen Rückblick 2018 auf Ihr letztes Event teilen, um ein Storytelling zu kreieren

Praktische Tipps zur Öffnungs- & Klickrate

Ihre Kunden bekommen täglich mehrere Newsletter und öffnen sie oftmals nicht. Ihre Betreffzeile sollte demnach gleich das Interesse des Empfängers wecken, denn nur so können Sie Ihre Öffnungsrate optimieren.

Die ideale Betreffzeile & Preheader

  • Zwischen 40-60 Zeichen lang, da E-Mails heutzutage hauptsächlich auf Smartphones gelesen werden, soll die Betreffzeile so kurz wie möglich sein
  • Die E-Mail personalisieren, indem man den Empfänger direkt anspricht
  • Künstliche Verknappungen wie „nur noch 5 Plätze übrig!“ verschicken
  • Die Aufmerksamkeit des Empfängers mit einer lustigen Gestaltung wecken, z.B. mit einem Wortspiel, einer Frage oder einem Witz „Advent, Advent – ein Ticket geschenkt!“
  • Aktive Verben nutzen und zur Aktion aufrufen
  • Sie sollten bei dem Empfänger Emotionen & Erinnerungen wecken mit: „Psst, Simon, am 14.05. ist es wieder soweit!“
  • Vermitteln Sie dem Empfänger Exklusivität durch besondere Rabatte nur für Newsletter-Empfänger
  • Die perspektive des Empfängers einnehmen und sein Interesse, durch für ihn relevante Themen, wecken. Eine Betreffzeile wie „Das müssen Online Marketer wissen!“ passt z.B. bei einer Online Marketer Zielgruppe sehr gut

Der ideale CTA (Call to Action)

  • Den Anmelde-Button auffällig gestalten, farblich abstimmen und hervorheben
  • Den CTA sichtbar platzieren: Above the fold in der oberen Zeile des Newsletters um es dem Empfäger möglichst einfach zu machen
  • Eine Handlungsaufforderung in den CTA miteinbringen, um direkt hinzuweisen was den Empfänger erwartet wenn er den Button klickt: „Hier Tickets holen“
  • Dringlichkeit vermitteln wenn das Event in nur noch ein paar Tagen stattfindet
  • Überschriften sollten Sie ebenfalls verlinken! Mails kommen oftmals in reiner Textform an und die Bilder oder Buttons werden nicht hochgeladen
CTA Handlungsaufforderung

Fazit: E-Mail Marketing sollte man vorbereitet und mit einer definierten Strategie angehen. Es ist ein Zyklus, welcher bei der Anmeldung des Interessenten startet und über einen relevanten Informationswechsel mit dem Empfänger, bis hin zum erzielten Ticketkauf, reicht. Benutzen Sie bereits das volle Potenzial Ihres Newsletters für Ihre Veranstaltungsvermarktung? Falls nicht, überlegen Sie sich vielleicht noch einmal wie Sie Ihre Newsletter-Strategie optimieren können.

Valerie Baumgart CRM & Partner Manager, Newsletter2Go

Valerie Baumgart ist CRM & Partner Managerin bei Newsletter2Go. Ihr Spezialgebiet ist die Gewinnung, Bindung und Reaktivierung von Kunden mithilfe strategischer Automation-Mailings. Ihr Ziel ist es, den Kunden beim professionellen Auf- und Ausbau ihres E-Mail-Marketings zur Seite zu stehen.

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