Einlassmanagement? Was war denn das nochmal? Ironie off! Natürlich hat das keiner vergessen, aber es war jetzt einfach sehr lange Zeit kein Thema mehr im Alltag von Eventplanenden. Statt QR-Code, RFID und Face-ID waren einzig und allein Zugangsdaten relevant für Events – genauer gesagt für Online-Events.
Aber so sehr Einlasslösungen in den letzten Monaten in den Hintergrund gerückt sind, umso wichtiger sind sie jetzt wieder – seit die ersten Offline-Events und hybriden Formate durchgeführt werden. Denn trotz aller Weiterentwicklung und positiver Erfahrungen mit Online-Events wollen sich die Menschen – auch im Businessbereich – wieder persönlich austauschen. Eventplaner·innen und Locations mussten sich optimal vorbereiten, damit dieser Neustart gelingen konnte. Zudem müssen sie immer die aktuellen Regeln im Blick haben, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Seitens der Veranstaltenden ist neben einer sorgfältigen Auswahl der Location in Bezug auf die geplante Anzahl an Teilnehmer·innen, ein umfassendes Hygienekonzept vor Ort unerlässlich.
Vor Corona dienten alle Lösungen vornehmlich der Ticketkontrolle und dem Check der No-show-Rate; zudem wurde verfolgt, wer welche speziellen Angebote auf einem Event genutzt hat, um diese im Nachgang zu bewerten und die gewonnen Leads weiter zu bespielen. All dies wird auch zukünftig von Interesse sein, aber aktuell stehen ganz andere Aspekte im Vordergrund – Hygiene- und Abstandsregelungen haben oberste Priorität. Dabei spielt vor allem der Einlass eine entscheidende Rolle. Welche Punkte hierfür essenziell sind, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.
Eine Einlass-Lösung, die ebenfalls schon fast wieder in Vergessenheit geraten ist: Check-In mit Face-ID. Dabei ist diese Lösung weder eine Neuheit noch Science Fiction und wird vor allem auf Flughäfen, auf Smartphones und in anderen Branchen bereits seit Jahren erfolgreich eingesetzt.
Die meisten Eventplaner binden Gesichtserkennung über ihre Einladungsmailings und die klassische Online-Registrierung ein. Das heißt, die Gäste führen die Registrierung wie gewohnt durch. Anschließend erhalten sie eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihr Foto hochladen können. Basierend auf diesem Foto berechnet die Software das biometrische Profil innerhalb weniger Sekunden. Ganz wichtig - vor allem für alle Skeptiker·innen - das hochgeladene Foto wird nie gespeichert. Auf dem Event kommt der Gast zum Einlass und lächelt in die Kamera. Die Software gleicht die erfassten Daten mit dem hinterlegten Profil ab und stößt den Druck des Badges an.
Mit dem Add-On „Facial Recognition“ liegen die Kosten für diesen kontaktfreien Einlass gerade einmal bei 50 bis 75 Cent pro Teilnehmer·in plus der Kosten für die Badging-Kioske.
Demgegenüber stehen zahlreiche Vorteile einer kontaktfreien Einlasslösung über die Gesichtserkennung: Das eigene Gesicht hat man immer dabei, es ist fälschungssicher und der Scan des Gesichts beschleunigt den Einlassprozess unheimlich. Langes in der Tasche suchen oder vergessene Tickets gehören so der Vergangenheit an. Übrigens: Die Erfahrung der Teilnehmer·innen, die Face-ID-Einlass schon einmal ausprobiert haben, ist durchweg positiv.
Eines vorneweg: Face-ID-Einlass ist DSGVO-konform, denn zu keiner Zeit werden biometrische Daten der Teilnehmer gespeichert. Sie werden lediglich in Sekundenschnelle abgeglichen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Veranstalter·innen den gesamten Registrierungsprozess DSGVO-konform gestalten. Da dies seit Mai 2018 Pflicht ist, sollte das für Planer·innen und Event-IT-Anbieter·innen keine Hürde mehr darstellen. Haben Sie auf Ihrem Event dennoch Teilnehmer·innen, die ihr Gesicht nicht scannen lassen wollen, sollten Sie unbedingt einen weiteren Registrierungscounter mit einem klassischen Einlass anbieten.
XING Events Lesetipp: Einlasskontrolle auf Events: Tipps, wie Sie Gesichtserkennung für Events einsetzen
Um vor Ort den notwendigen Abstand zu wahren und – bei größeren Events – Besucherströme entsprechend zu leiten, sind vorreservierte feste Plätze ein probates Mittel. Was in Österreich schon länger Vorschrift ist, kann generell für Business-Events ein Weg sein, um weiter oder wieder durchgeführt zu werden. Um dies als Veranstalter problemlos und schnell umsetzen zu können, wurde im EventManager über die Zusatzprodukte eine Platzreservierung integriert. Veranstaltende können individuell durchnummerierte Plätze zur Reservierung anlegen und die Teilnehmer·innen bekommen ihren ausgewählten Platz auf dem Ticket ausgewiesen. Beim Badgedruck mit FastLane werden auch diese Sitzplatzreservierungen direkt mit ausgedruckt.
Apropos Badgedruck: Wer die Onsite-Teilnehmer-Management-Lösungen von FastLane nutzt, profitiert außerdem von folgenden Möglichkeiten:
Mit einer leistungsstarken Kombination für Ihre Event-Registrierungen aus der Hand von XING Events und den Onsite-Lösungen von FastLane managen Sie so sehr effizient Ihr Zutrittsmanagement, die Einlasskontrolle und -erfassung und die Rechteverwaltung. Mit dieser können Sie auch einzelne Sessions via Barcode, RFID oder Face-ID scannen und am Ende des Tages Ihr Event sehr detailliert evaluieren.
XING Events Lesetipp: QR-Code, RFID und Face-ID: Wie kann der Einlass am Besten gemanaged werden?
Nach der Regelung des Einlasses kommt den Trackingmaßnahmen und der Verfolgung von Besucherströmen eine wichtige Aufgabe zu. Um Offline-Events überhaupt wieder durchführen zu können, wurden klare Vorgaben erstellt, wie beispielsweise die Quadratmeterzahl, die pro Person zur Verfügung stehen muss, der Abstand von Stuhlreihen sowie Sitzordnungen für Tische.
Bei all der Technik und Digitalisierung, die den Neustart von Offline-Events erleichtern bzw. überhaupt ermöglichen, dürfen die grundlegenden Hygienevorschriften nicht vernachlässigt werden. Mit den nachfolgenden Maßnahmen und Produkten gewährleisten Sie als Veranstalter, dass das Risiko einer Ansteckung auch während des Events gering bleibt. Diese grundlegenden Hilfsmittel können inzwischen über zahlreiche Anbieter bezogen werden – alles auf Wunsch im Firmenstyle gebrandet.
Die aktuelle Situation erfordert definitiv ein Umdenken und auch einen vermehrten Aufwand – aber es ist notwendig und es lohnt sich! Wenn all diese Maßnahmen eingeplant und durchgeführt werden, sind Veranstalter·innen und Gäste auf der sicheren Seite und können sich voll und ganz auf Vorträge, Diskussionsrunden und Workshops sowie auf das lang vermisste persönliche Networking konzentrieren.
