Eventmarketing

Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience – Events, die begeistern Basierend auf VExCon-Vortrag 2019

Matthias Schultze

Wie wird die Zukunft von Veranstaltungen aussehen? Dazu forschen wir im Innovationsverbund Future Meeting Space (FMS). FMS wurde 2015 vom GCB German Convention Bureau e.V. und dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ins Leben gerufen. Aktuell befinden wir uns in der dritten Forschungsphase.
 

Megatrends in der Branche

Bereits 2015 untersuchten wir im Rahmen von Future Meeting Space, welche Megatrends den stärksten Einfluss auf Business Events haben. Hier sind klar zwei Treiber erkennbar: Digitalisierung und Technisierung. Diese werden begleitet von der immer stärker werdenden Globalisierung. Weitere bedeutende Megatrends sind Mobilität und nachhaltige Entwicklung. Außerdem haben wir die wichtigsten Anforderungen, die die räumlichen, infrastrukturellen und organisatorischen Rahmenbedingungen bei Events beeinflussen werden, ermittelt:

  1. Interaktion
  2. Zeit
  3. Flexibilität
  4. Sicherheit
  5. Kurzfristigkeit
  6. Experience

Neben diesen Faktoren spielen drei Themen eine wichtige Rolle:

  • Wissenstransfer
  • Networking
  • Partizipation

Aus diesen Anforderungen haben das GCB und das Fraunhofer-Institut sechs Zukunftsszenarienfür Veranstaltungen abgeleitet:

  1. Das interaktive Forum
    „Die Mutter aller Konferenzen“ in einem großen Auditorium. Anschließend besuchen die Teilnehmer*innen Breakout-Sessions, diskutieren das Gehörte und bringen es später im Plenum wieder zusammen.
     
  2. Der räumlich-verteilte Kongress
    Diese Konferenz findet an mehreren Standorten weltweit gleichzeitig statt und ist geprägt von Technologien, die Sie von Webinaren und ähnlichen Online-Formaten kennen.

XING Events Lesetipp: Zukunftsmodell hybride Events? Über die räumlich-verteilte BOCOM
 

  1. Der Co-Working Kongress
    Ein neues Format, das einhergeht mit der gesellschaftlichen Entwicklung und der New Work Bewegung. Co-Working-Kongresse sind offen, frei und agil gestaltet. Diese Events können deutlich länger dauern, da die Teilnehmer*innen die Zeit zwischen den Formaten nutzen, um an ihren eigenen Themen zu arbeiten.
     
  2. Der analoge Kongress
    In einer immer stärker digitalisierten Welt erfährt auch der analoge Kongress eine Renaissance. Bei diesem Format wird bewusst auf Technologien und den Einsatz von digitalen Elementen verzichten, damit sich die Teilnehmer*innen fokussieren können.
     
  3. Der hybride Kongress
    Der hybride Kongress steht für eine Mischform aus der physischen und der virtuellen Umsetzung und Teilnahme.
     
  4. Virtual goes real
    Bei dieser Konferenz geht es darum, dass die Teilnehmer*innen einer Online-Community sich auch in physischer Form treffen und ihre Themen diskutieren.

Customer Centricity

Customer Centricity ist eine der zentralen Anforderungen an Veranstaltungen der Zukunft. Denn es wird immer schwieriger, Teilnehmer*innen mit Business Events „von der Stange” anzulocken. Es wird künftig noch mehr darum gehen, den Fokus auf einzelne Teilnehmer*innen zu richten und ihnen zu ermöglichen, das Beste, auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmte, aus einer Veranstaltung herauszuholen.

Dazu kann Technologie zum Einsatz kommen. Darüber hinaus dienen die richtigen Formate, aber auch Umfragen und Analysen dem besseren Teilnehmererlebnis. Zusätzlich zur Abfrage der Verpflegung ließe sich beispielsweise vorab herausfinden, welche Lerntypen auf einem Event anwesend sein werden. Im Anschluss können Veranstalter*innen entsprechend unterschiedliche Lernformate und -methoden anbieten.

Teilnehmer- und Lerntypen

Um Teilnehmertypen besser zu verstehen, hilft es, sich zunächst die vier Lerntypen anzusehen:

  • Visuelle Lerntypen: sie lernen besonders das, was sie sehen
  • Kommunikative Lerntypen: sie lernen, was sie durch Gespräche verstehen
  • Auditive Lerntypen: sie lernen durch das, was sie hören
  • Physische Lerntypen: sie sind vor allem haptisch orientiert und arbeiten beispielsweise gern an Prototypen

Natürlich gibt es bei solchen Typisierungen immer auch Mischformen.

Anschließend haben wir im Rahmen des Future Meeting Space Innovationsverbunds sechs Teilnehmertypen unter den 1.500 Umfrageteilnehmer*innen identifiziert:

  1. technisch affine, junge, ruhige Teilnehmer*innen
  2. technisch affine, männliche, erfahrene Teilnehmer
  3. kommunikative, karriereorientierte Teilnehmer*innen
  4. ruhige, etablierte, inspirierte Teilnehmer*innen
  5. ruhige, weibliche, beobachtende Teilnehmerinnen
  6. junge, sehr wissbegierige, weibliche Teilnehmerinnen

Erfolgsfaktoren für Teilnehmer*innen

Was sind nun aus Sicht der Teilnehmer*innen die Erfolgsfaktoren von Events? Das lässt sich anhand der nachfolgenden drei Indizes messen.

Disruptions-Index

Dieser Index gibt an, wie stark eine Veranstaltung den*die Einzelne*n verändert hat. Solche Veränderungen finden im Rahmen von Veranstaltungen tatsächlich statt, beispielsweise indem die jeweilige Veranstaltung Menschen inspiriert, ihnen Wissen vermittelt oder nachfolgende Entscheidungen beeinflusst.  

Wissenstransfer-Index

Der Wissenstransfer-Index gibt an, wie viel des vermittelten Wissens bei den Teilnehmer*innen „hängen geblieben“ ist. Das ist vor allem für Veranstalter*innen interessant, die wissen möchten, wie effektiv die Wissensvermittlung war.

Networking-Index

Networking ist ein zentraler Grund für eine Eventteilnahme. Interessant bei der Untersuchung des Networking-Index sind folgende Ergebnisse:

  • Es ist mit Blick auf das Netzwerken nicht relevant, ob Teilnehmer*innen allein oder mit Kolleg*innen zu einer Veranstaltung gehen.
  • Es wirkt sich nicht auf das Netzwerken aus, ob sich Teilnehmer*innen in einer heterogenen oder homogenen Zusammensetzung auf der Veranstaltung bewegen.
  • Darüber hinaus hat auch die Dauer der Veranstaltung keinen Effekt auf das Netzwerken.

Was jedoch einen großen Einfluss hat: Hoch digitale Veranstaltungen fördern einen positiven Geschäftsabschluss. Das lässt sich unter anderem damit erklären, dass es bei sehr digitalen Events einfacher ist, mit den richtigen Personen in den Austausch zu kommen. Außerdem lassen sich Veranstaltungen, die vieles digitalisieren, besser vor- und nachbereiten. Teilnehmer*innen können beispielsweise auch nach dem Event schneller zu ihren potenziellen Geschäftspartner*innen Kontakt aufnehmen und so einen Abschluss leichter anbahnen beziehungsweise voranbringen.

Unterstreichen möchte ich an dieser Stelle noch einmal, dass interaktive und innovative Formate von den Teilnehmer*innen als sehr erfolgversprechend identifiziert wurden.

Fazit

Wissenstransfer, Networking und Partizipation sind die Erfolgsfaktoren für Veranstaltungen der Zukunft. Wer dabei auf welche Weise lernt, Netzwerke bildet und sich wie stark einbringen möchte, hängt sehr vom Teilnehmertyp ab. Wollen Sie Ihre Teilnehmer*innen besser kennenlernen und deren Motive, Einstellungen und Wünsche bei der Organisation von Veranstaltungen berücksichtigen, hilft Ihnen ein Blick in die ausführlichen Ergebnisse des Innovationsverbundes Future Meeting Space.

XING Events Tipp: Sie wollen mehr über innovative Eventformate und neue Konzepte erfahren? Dann melden Sie sich am besten gleich für die diesjährige VExCon an!

Auch dort spricht Matthias Schultze, Managing Director des GCB, über die Entwicklung des Eventmarkts.
 

Matthias Schultze

Mit 20 Jahren Erfahrung in der Veranstaltungsbranche verantwortet Matthias Schultze seit 2010 beim GCB German Convention Bureau mit Büros in Frankfurt, New York und Peking die nationale und internationale Positionierung und Vermarktung Deutschlands als führende Tagungs- und Kongressdestination. Nach Stationen im Hotel- und Kongressmanagement bei Hilton International sowie als CEO des World Conference Center Bonn fokussiert sich der Betriebswirt in den letzten Jahren verstärkt auf die Bereiche Innovation und digitale Transformation mit dem Ziel, Tagungen und Veranstaltungen als wichtige Plattformen für den Wissensaustausch fit für die Zukunft zu machen. Gemeinsam mit Partnern hat er verschiedene Projekte, wie den Innovationsverbund „Future Meeting Space“, initiiert, die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung unter die Lupe nehmen.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close