Eventmarketing

Mit diesen Tipps reduzieren Sie effektiv Ihre No-Show-Rate

Kurz vor Veranstaltungsbeginn – egal, ob online, vor Ort oder hybrid: Alles ist bestens vorbereitet – von der Location oder technischen Plattform über das Catering bis hin zu Ihren Speaker∙innen, die ein letztes Mal ihre Präsentationen gecheckt haben. Die Teilnehmer∙innen können also kommen! Sie öffnen die (virtuellen) Türen, doch anders als erwartet, erscheinen nur zwei Drittel der vorab angemeldeten Teilnehmer∙innen. Diese No-Shows, also Teilnehmende, die sich anmelden und dann nicht zum Event erscheinen, sind ein Dorn im Auge vieler Eventplaner·innen. Sie verursachen Kosten und verbrauchen Ressourcen, die nicht notwendig gewesen wären. Bereits gedruckte Eventtickets, übriges Catering oder abgewiesene Teilnehmende aufgrund begrenzter Kapazitäten vor Ort. Bei Online-Events entfallen zwar viele der eben genannten Beispiele, und trotzdem sind No-Shows im virtuellen Raum mindestens genauso ärgerlich. Enttäuschte Sponsor·innen und Referent·innen, zu viel bestelltes Datenvolumen auf den Event-Plattformen oder übrig gebliebene Präsentboxen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie konkret als Veranstalter·in tun können, um genau das zu vermeiden.

Wie lässt sich meine No-Show-Rate berechnen?

Teilnehmer∙innen, die sich vorab für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, Tickets gekauft oder sich haben registrieren lassen aber unangekündigt nicht erscheinen, bezeichnet man als „No Show“. Besonders hoch ist die Quote von nicht erscheinenden Teilnehmer∙innen bei kostenlosen und Online-Events. Denn die Hürden, den Ticketpreis umsonst gezahlt und ggf. Reise und Unterkunft gebucht zu haben, entfallen hier.

Die No-Show Rate gibt den Anteil der nicht erschienenen Personen Ihrer gesamten Teilnehmer∙innenzahl an. Die No-Show-Rate wird berechnet, indem die Anzahl der nicht erschienenen angemeldeten Teilnehmer∙innen durch die Anzahl der angemeldeten geteilt wird. Ein Beispiel: Haben sich 100 Personen angemeldet, es kommen aber nur 60, gibt es 40 No-Shows, die No-Show-Rate beträgt also 40 Prozent.

Bei kostenlosen Veranstaltungen liegt diese Quote im Schnitt bei 50 Prozent und bei kostenpflichtigen Events oftmals zwischen 20 und 30 Prozent. Auch bei kostenpflichtigen Events sollte diese Quote als relevant betrachtet werden, selbst wenn sie geringer ausfällt als bei kostenlosen Veranstaltungen.

Tipps für die Reduzierung Ihrer No-Show-Rate

Ihre No-Show-Rate zu ignorieren, kann sich kurz- oder langfristig sehr negativ auswirken. So könnte es für Sie schwierig werden, den festgelegten Umsatz oder eine entsprechende Anzahl an Leads zu generieren. Auch Ihr Image kann unter einer hohen No-Show-Rate leiden – denn niemand spricht in guten Tönen von einem Event, das die Location oder auch den virtuellen Raum nicht annähernd füllen konnte – gerade auch vor dem Hintergrund, dass das Netzwerken auf Events für die Teilnehmenden ein sehr wichtiger Faktor ist.

1. Das richtige Ziel und die passende Zielgruppe

Alles steht und fällt damit, dass Sie gleich zu Beginn – unabhängig vom Format – ein Ziel für Ihr Event definieren. Was wollen Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen und welchen Mehrwert soll sie für welche Personen bieten? Nur wenn Sie das klar herausgearbeitet haben, können Sie für Ihre Zielgruppe ein passendes Eventkonzept entwickeln und umsetzen.

XING Events Lesetipp: Eventplanung ist die halbe Leadgenerierung – Zielgruppe, Formate, Tools

Dazu gehören vor allem auch spannende Inhalte und Speakings. Durch die komplette Umstellung auf Online-Events während der Corona-Pandemie sind die Inhalte von Events noch wichtiger geworden: Um Teilnehmende online am Bildschirm zu fesseln, müssen Vorträge etc. spannend und relevant sein; um jetzt die Entscheidung für eine Teilnahme vor Ort zu treffen, muss das Programm einfach absolut überzeugen.

Locken Sie potenzielle Teilnehmer∙innen also mit interessanten Präsentationen, interaktiven Workshops oder exklusiven Referent∙innen und Expert∙innen – damit wirken Sie einer hohen No-Show-Rate mit einem überzeugendem Programm entgegen. Diesen Mehrwert sollten Sie im Vorfeld auch umfassend kommunizieren, beispielsweise über Social Media, Ihre eigene Eventseite und auch mit Hilfe Ihrer Speaker∙innen und deren Netzwerke.

Auf diese Weise wird Ihr Event für die potenziellen Teilnehmer∙innen schon von vornherein so interessant sein, dass sie es auf keinen Fall verpassen wollen.

XING Events Tipp: Sie können Ihr Event umfassend und präsentieren mit einer Event Plus Seite auf dem XING Eventmarkt – mit sämtlichen wichtigen Informationen, Speaker∙innen-Profilen, Ihrem Programm, Bildern und vielem mehr

Senken Sie Ihre No-Show-Rate indem Sie Ihre Zielgruppe mit spannenden Inhalten und Speakings überzeugen.
Senken Sie Ihre No-Show-Rate indem Sie Ihre Zielgruppe mit spannenden Inhalten und Speakings überzeugen.

2. Sichere Zusagen dank FOMO-Prinzip

Spielen Sie bei der Promotion Ihres Events mit dem FOMO-Prinzip. Teasern Sie in regelmäßigen Abständen Ihr Event an, lassen Sie Influencer∙innen für sich werben und geben Sie erste Insights preis. Sie können ebenfalls exklusive Inhalte oder Goodies versprechen, sobald eine bestimmte Zahl an Tickets verkauft wurde. Machen Sie sich nicht nur interessant, sondern stellen Sie die Exklusivität Ihres Events heraus, sodass Teilnehmer∙innen gar nicht erst ans Fernbleiben denken! Hilfreich kann auch die Information sein, wer bereits für Ihr Event zugesagt hat. Sind dies für weitere potenzielle Teilnehmende wichtige Personen, melden diese sich an, um nichts zu verpassen und ggf. ein Informationsdefizit zu vermeiden. Hierbei kann zum Beispiel die Warteliste auf einer Event Plus Seite auf XING dienen.

Auch Promotion Codes können ein hilfreiches Mittel sein. Sprechen sie beispielsweise Ihre Wunschzielgruppe mit einem speziellen, aber zeitlich und kontingentmäßig begrenzten Angebot an. Dies fördert eine schnellere Zusage und die Verbindlichkeit zur Teilnahme.

XING Events Lesetipp: 5 Tipps wie Sie mit Promotion Codes effektives Eventmarketing betreiben
 

3. Reminder, Reminder und nochmal Reminder

Halten Sie die Kommunikation vor dem Event hoch! Unsere Welt dreht sich immer schneller und die Terminkalender vieler Personen füllen sich im gleichen Tempo. Daher sollten Sie Ihre angemeldeten Eventteilnehmenden mehrmals an Ihre (virtuelle) Veranstaltung erinnern.

Hier meinen wir vor allem die Außenkommunikation auf Ihrer Eventseite und in den Sozialen Medien. Denn dort tummeln sich sowohl bereits angemeldete als noch nicht angemeldete Teilnehmer∙innen·innen, die vermutlich gern über ihr Event sprechen. Beziehen Sie auch Ihre Referent·innen und die Sponsor·innen ein und bitten Sie sie, ebenfalls über Ihr Event zu sprechen. Bereiten Sie dafür am besten schon Vorlagen vor, die einfach verbreitet werden können.

XING Events Tipp: Über eine Event Plus Seite auf XING können Sie sowohl die Besucher∙innen als auch die bereits Registrierten Ihres Events erneut mit einer persönlichen Einladung anschreiben, die nicht auf XING, sondern im persönlichen E-Mail-Postfach der jeweiligen Person landet. Machen Sie auch Referent·innen und die Sponsor·innen zu Mitveranstalter·innen – dann können diese ebenfalls ihre Kontakte über XING zusätzlich anschreiben.

Achten Sie dabei auf die unterschiedlichen Vorlaufzeiten für die Erinnerungen. Wer ein Präsenzevent besucht, muss sich rechtzeitig um An- und Abreise sowie um eine Übernachtung kümmern. Je nach Event- oder Messetermin sollte das sogar mehrere Monate im Voraus geschehen.

Senken Sie Ihre No-Show-Rate durch regelmäßige Reminder.
Senken Sie Ihre No-Show-Rate durch regelmäßige Reminder.

4. Weniger No-Shows dank kostenpflichtiger Eventtickets

Die No-Show-Rate können Sie außerdem reduzieren, indem Sie kostenpflichtige Tickets mithilfe eines professionellen Tools anbieten. Selbst wenn sie nur einen symbolischen Preis haben, sorgen sie dennoch für ein höheres Commitment bei den angemeldeten Gästen. Frei nach dem Motto: „Das habe ich jetzt bezahlt, also nutze ich es auch“.

XING Events Lesetipp: Budgetplanung: So kalkulieren Sie die Kosten Ihres Online-Events

5. Weniger No-Shows durch klare Stornierungsbedingungen

Vermerken Sie auch direkt beim Vorgang des Ticketkaufs in Ihren AGB, dass Kunden nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt die Möglichkeit haben, kostenlos zu stornieren. Nach Ihrer gesetzten Deadline müssen Teilnehmer∙innen auch bei Nichterscheinen den angegebenen Gesamtpreis zahlen. Es gibt durchaus sogar Veranstalter·innen, die ihren No-Shows eine Stornogebühr berechnen, auch wenn das Event selbst kostenfrei gewesen wäre. Kommunizieren Sie die Regelung offen von Anfang an, kann das auch eine Möglichkeit sein, die No-Show-Rate zu reduzieren. Sie können diese Variante auch mit etwas Positivem verbinden. Spenden Sie entweder die Stornogebühr für eine gute Sache – am besten mit öffentlichkeitswirksamer Dokumentation.

Manchmal hilft auch Humor: Den Punkt „Absagen“ können Sie auch in Ihre FAQ-Liste einfügen sowie die Kontaktdaten Ihres Event-Teams offen kommunizieren. Wie wäre es mit einer E-Mail-Adresse, die extra dafür gemacht ist? Seien Sie doch bei dem Namen der Adresse kreativ. „Stornierungen@...“ klingt sehr bürokratisch. Wenn es Ihre Zielgruppe erlaubt, dürfen Sie hier ruhig mit einem Hauch von Humor ran. Gleiches gilt für den FAQ-Punkt. Statt „Wie kann ich mein Ticket stornieren?“ könnten Sie fragen „Ich wäre so gern dabei gewesen, jetzt muss ich aber doch das Büro, den Hund und die Kinder hüten. Wie kann ich am besten Bescheid geben?“

6. Begrenzte Slots offen kommunizieren und Absagen leicht machen

Kommunizieren Sie offen, dass Sie wenige Tickets für bestimmte Kategorien haben und bitten Sie alle, die absagen müssen, dies schnell und aktiv zu tun, damit Sie die Plätze erneut vergeben können.

XING Events Tipp: Mit einem Ticketshop auf Ihrer XING Eventseite können sie problemlos verschiedene Ticketkategorien mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten (sowohl zeitlich als auch vom Kontingent her) anlegen und verwalten

XING Events Lesetipp: Wie Sie mit Ticketkategorien mehr aus Ihren Events herausholen

Machen Sie es Ihren Offline- und Online-Gästen gleichzeitig so einfach wie möglich abzusagen. Je weniger Klicks und Erklärungen notwendig sind, desto eher werden sich die Menschen an Sie wenden, wenn sie verhindert sind. Fügen Sie beispielsweise einen „Ich kann doch nicht kommen“-Button in Ihre Bestätigungsmails ein. Hinterlegen Sie dabei am besten einen vorgefertigten Standardtext, der den Teilnehmenden weiteres Eintippen erspart.

7. Die Wartelistenfunktion in der Teilnehmermanagement-Software

Ihr Event ist schnell ausgebucht und es gibt deutlich mehr Interessent·innen als Sie Plätze zur Verfügung haben? Dann nutzen Sie doch eine professionelle Lösung für Ihr Teilnehmermanagement und die Online-Registrierung, mit der Sie auch Wartelisten anlegen können. Je automatisierter dieser Prozess abläuft, desto besser für Sie. So sorgen Sie dafür, dass reale oder digitale Eventplätze, die kurzfristig frei werden, von anderen Teilnehmenden genutzt werden können. Auch das tut Ihrer No-Show-Rate gut.

XING Events Tipp: Neuerdings können Sie auf XING bei kostenlosen Events eine Warteliste nutzen und mit Event Plus auch die Personen auf der Liste einsehen und gezielt kontaktieren.

Mit der Wartelisten-Option können Sie Ihre No-Show-Rate zusätzlich verbessern.
Mit der Wartelisten-Option können Sie Ihre No-Show-Rate zusätzlich verbessern.

Fazit

Es gibt unzählige Möglichkeiten, die No-Show-Rate zu reduzieren. Sie müssen nicht alle umsetzen. Wählen Sie die für Sie und vor allem Ihre Zielgruppe passenden aus. Setzen Sie dabei vor allem auch auf digitale Tools, die Sie dabei unterstützen und Ihnen viel Zeit einsparen – wie ein professionelles Ticketing Tool und effektive zielgerichtete Vermarktungsmaßnahmen.

Mit der Präsentation Ihres Events auf XING profitieren Sie sowohl von einem professionellen Ticketshop als auch von zielgerichteter Vermarktung und zahlreichen Touch Points mit Ihrer Wunschzielgruppe. Testen Sie es aus!

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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