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Nachhaltige Veranstaltungen planen und organisieren: 5 Tipps

Katharina Rauch

Das Thema Nachhaltigkeit ist momentan in aller Munde. „Grün“ liegt voll im Trend! Laut einer Studie des German Convention Bureau (GCB) mit dem Titel „Tagung und Kongress der Zukunft“ gewinnt Sustainability auch in der Eventbranche immer mehr an Bedeutung und wird zu einem wichtigen Qualitätsmerkmal für Veranstaltungen. Doch auch mit Blick auf die Kosten kann sich eine nachhaltige Ausrichtung Ihrer Veranstaltungen lohnen. Erfahren Sie hier, wie Sie ganz konkret Veranstaltungen planen und organisieren können, ohne diesen Aspekt aus den Augen zu verlieren.

Die 3 Säulen der Nachhaltigkeit

Die EU formulierte 1997 mit ihrem Vertrag von Amsterdam drei Säulen der Nachhaltigkeit. Danach sind Ökologie, Wirtschaft und Soziales untrennbar miteinander verbunden.

Die 3 Säulen der Nachhaltigkeit
Veranstaltungen planen und organisieren mithilfe der drei Säulen der Nachhaltigkeit

Anhand dieser drei Säulen wird deutlich, wie weitreichend das Konzept der Nachhaltigkeit auch im Veranstaltungssektor ist. Mit der Verwendung von Papier statt Plastikbechern ist es noch lange nicht getan.

5 Tipps für ein nachhaltigeres Event

Mobilität & Veranstaltungsort 

Hauptbelastung für die Umwelt stellt die An- und Abreise der Teilnehmer dar. Als Veranstalter eines nachhaltigen Events sollten Sie bei der Wahl des Veranstaltungsorts darauf achten, dass die Besucher bequem per Bus, Zug oder Fahrrad anreisen können. Geben Sie Ihnen im Vorfeld Fahrplanauskünfte für öffentliche Verkehrsmittel sowie Informationen über das Fahrradwegnetz an die Hand und empfehlen Sie Unterkünfte in der unmittelbaren Umgebung. Denken Sie auch über nachhaltige Informationsvermittlung via Live-Stream nach. Damit erhalten weit entfernte Teilnehmer die Möglichkeit, von überall an Vorträgen teilhaben zu können.
Achten Sie bei der Wahl des Veranstaltungsortes auf Energieeffizienz. Entscheidend ist die Wärmedämmung des Gebäudes. Verzichten Sie – wo möglich – auf Heizstrahler und schalten Sie die Klimaanlage nur ein, wenn es notwendig ist.

Soziale Verantwortung & ökonomischer Erfolg

Wenn Sie eine Veranstaltung planen und organisieren sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihr Event einem möglichst breit gefächerten Publikum zugänglich machen. Nehmen Sie in Ihrer Planung Rücksicht auf körperlich oder kognitiv eingeschränkte Menschen, Senioren und Schwangere. Stellen Sie zudem einen fairen Umgang mt Ihren Mitarbeitern, Dienstleistern und Partern sicher. Dazu gehört die Gewährleistung eines sicheren Arbeitsplatzes sowie eine angemessene Bezahlung.
Natürlich soll sich Ihr Event auch wirtschaftlich lohnen. Gelebte soziale Verantwortung und Wertschätzung wirkt sich langfristig sogar positiv darauf aus und sorgt für effizientere Abläufe und zufriedene Teilnehmer. Sparen Sie also nicht an den falschen Ecken, beispielsweise bei der Auswahl der Dienstleister, sondern planen Sie mit langfristigen Partnerschaften auch in Zukunft nachhaltig. So formen Sie ein System, das dauerhaft funktionstüchtig ist.

Ressourcen 

Bereits beim Verkauf des Tickets können Sie Ressourcen einsparen. Haben Sie schon einmal über ein ticketloses Einlassmanagement nachgedacht? Verlieren Sie auch bei Printprodukten, Dekoartikeln und Werbegeschenken den Nachhaltigkeitsaspekt nicht aus den Augen. Verwenden Sie möglichst wenig Einwegprodukte. Vielleicht kann das ein oder andere für zukünftige Events wiederverwendet werden? Falls auf Gastgeschenke nicht verzichtet werden kann, so achten Sie darauf, dass diese sowohl in der Herstellung als auch in der Anlieferung die Umwelt möglichst wenig belasten. Die meisten Veranstaltungen sind zudem wahre Stromfresser. Greifen Sie auf stromsparende LED-Lampen zurück. Und setzen Sie auf erneuerbare Energiequellen, wie Wind, Sonne oder Erdwärme.

Weiterbildung

Informieren Sie sich! Es gibt hilfreiche Online-Quellen mit konkreten Handlungsempfehlungen, die Ihnen helfen, Ihr Event nachhaltiger zu gestalten. So beispielsweise den Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamts (UBA). 
Lassen Sie sich auch über individuelle Lösungen zur Realisierung Ihres nachhaltigen Events vor Ort beraten und nutzen Weiterbildungsmöglichkeiten wie die Nachhaltigkeitsberater Seminare des GCB oder Fachseminare der Industrie- und Handelskammer (IHK).

Kommunikation

Bereits in der Vorbereitungsphase sollte es eine Anlaufstelle geben, die Kollegen bei der Vorbereitung unterstützt und bei konkreten Fragen zum Thema Nachhaltigkeit fachlich berät. Das Ziel, die eigene Vernstaltung nachhaltiger zu gestalten, sollte frühzeitig öffentlich kommuniziert werden. Sprechen Sie darüber und informieren Sie Ihre Stakeholder! Erklären Sie, was Sie tun und warum Sie es tun. Auf diese Weise werden auch andere Organsiatoren für das Thema Nachhaltigkeit sensibilisiert. Geben Sie Ihre gesammelten Erfahrungen weiter und helfen Sie so auch Anderen dabei, Ihre Nachhaltigkeitsziele umzusetzen.

Fazit

Der Maßnahmenkatalog für soziale, ökonomische und ökologische Kriterien bei der Vorbereitung und Durchführung von Events ist umfangreich. Mit der Implementierung systematischer und messbarer Beiträge kann der Veranstaltungssektor nicht nur einen positiven Beitrag leisten, sondern auch ein wesentlicher Treiber für eine nachhaltigere Zukunft sein.
 

Katharina Rauch

Katharina studiert Marketing in München. Seit November arbeitet Sie bei XING Events und widmet sich dort dem Content Marketing.
 

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