How To: Online-Events mit E-Mail-Marketing vermarkten Gastbeitrag Valerie Khalifeh | Sendinblue | basierend auf VExCon Vortrag 2020

Zuallererst möchte ich Ihnen einen Tipp geben, wie Sie überhaupt an Newsletter-Empfänger herankommen: Fragen Sie Ihre Besucher·innen bei jedem Online-Event, das Sie durchführen, ob sie künftig von Ihnen hören wollen. Diese Art des Adressaufbaus ist sehr empfehlenswert und kann auf ganz einfache Weise durchgeführt werden. Auf der Landingpage Ihres Online-Events benötigen Sie lediglich eine Checkbox mit dem Text „Ja, ich möchte den Newsletter von XY erhalten und regelmäßig über Tipps und News informiert werden.”

Bei der Gestaltung des Anmeldeformulars für Ihr Online-Event müssen Sie einige Aspekte beachten:

• Die Angabe zum Versender
  Es muss klar sein, von wem Ihre Teilnehmer·innen tatsächlich den Newsletter abonnieren. Sind Sie es oder beispielsweise eine·r Ihrer Partner·innen oder Aussteller·innen?
• Die Angabe eines Zwecks für die Datenerhebung und Verarbeitung
  In diesem Fall ist es der Newsletter und zum Zweck gehören zum Beispiel der Versand von Tipps und Best Practices. Geben Sie dort außerdem an, was sich genau dahinter verbirgt. Beispielsweise Webinare, Neuigkeiten, Angebote und mehr. Es geht darum, dass Sie klar ausdrücken, was die Empfänger·innen konkret erhalten und wozu sie einwilligen.
• Der Hinweis und die Einwilligung zur Datenschutzerklärung
  Sie sollten die Datenschutzerklärung verlinken, damit Teilnehmer·innen diese vorab einsehen und akzeptieren können.
• Der Hinweis zur Abmeldemöglichkeit
  Geben Sie an, dass die Abmeldung vom Newsletter jederzeit möglich ist.
• Der Hinweis zum personenbezogenen Tracking
  Sollten Sie personenbezogenes Tracking durchführen, müssen Sie auch das transparent kommunizieren und dafür eine Einwilligung der Empfänger*innen via Checkbox einholen.
• Die Versandfrequenz
  Informieren Sie darüber, wie oft Abonnent·innen von Ihnen Informationen erhalten werden.

Haben Sie all das beachtet, dürfen Sie das Anmeldeformular Ihres Online-Events mit einem Newsletter-Abo kombinieren. Wichtig dabei ist, dass die Kombination, also die Einwilligung, für Teilnehmer·innen freiwillig ist. Ihre Checkbox darf kein Pflichtfeld sein.

Schauen Sie sich dafür den E-Mail-Marketing-Funnel an und finden Sie heraus, wie erfolgreich dieser für Sie bereits läuft. Dafür habe ich Ihnen Zahlen aus unserem Benchmark für die Eventbranche mitgebracht:

• durchschnittliche Zustellrate: 96,96 Prozent
• durchschnittliche Öffnungsrate: 24,50 Prozent
• durchschnittliche Klickrate: 2,78 Prozent

Sehen Ihre Zahlen ähnlich aus? Wo erkennen Sie bereits jetzt Optimierungspotenzial?

Bessere Öffnungsrate dank eines optimierten Betreffs

Der Betreff entscheidet, ob Ihre Empfänger·innen Ihren Newsletter überhaupt öffnen. Folgende Tipps möchte ich Ihnen an die Hand geben, damit Ihre Betreffzeilen zu mehr Öffnungen führen:

• Keyword am Anfang, zum Beispiel „Online-Event“
• Klammern im Text () erhöhen die Aufmerksamkeit
• Kostenfrei oder kostenpflichtig?
  Wenn Ihr Online-Event kostenfrei ist, setzen Sie die Information am besten in den Betreff. Ist es kostenpflichtig, schreiben Sie das am besten erst in den E-Mail-Text.
• Limitierte Teilnehmerzahl
  Solch eine Angabe führt zu mehr Exklusivität und setzt Empfänger·innen unter Handlungsdruck. Verwenden Sie ruhig konkrete Zahlen bei dieser Angabe.
• Emojis
  Nutzen Sie diese, um Worte zu ergänzen, jedoch nicht, um sie zu ersetzen.

XING Events Lesetipp: Mit Newslettern das Event bewerben: 7 Wege für eine bessere Öffnungsrate

Bessere Performance dank eines optimierten Designs

Auch der Inhalt der E-Mail ist entscheidend für die Performance Ihrer E-Mails.Gestalten Sie Ihre E-Mails wie folgend beschrieben, um mehr Leser·innen davon zu überzeugen, sich für Ihr Online-Event anzumelden.

• Above the fold
  Das ist der Bereich Ihrer E-Mail, der als Erstes und ohne Scrollen gesehen wird. Hier gehören Ihr Logo und ein ansprechendes Headerbild hin.
• Headerbild oder GIF
  Dieses sollte Ihr Thema sowie den Namen des Events, das Datum sowie eine Handlungsaufforderung (Call-to-Action) beinhalten.
• Call-to-Action (CTA)
  Gestalten Sie den CTA Button so, dass er gut erkennbar ist und eine Handlungsaufforderung enthält, zum Beispiel „Jetzt anmelden!”.
• Bilder
  Verwenden Sie Bilder von guter Qualität, nutzen     Sie      Alt-Texte und verwenden Sie Texte in den Bildern selbst nur dezent.
• Responsive Design
  Mobile friendly, das bedeutet wenig Text und ein großer Button.

Bessere Performance dank optimierter Texte in Newslettern

Neben dem Design sorgen gute Texte für eine bessere Performance, also für eine höhere Anmelderate bei Ihren Online-Events.

• Einleitung
  Holen Sie die Empfänger·innen ab, indem Sie Ihr Online-Event kurz vorstellen. Dazu gehören die Art des Events sowie Datum, Thema, Dauer und ob es kostenfrei ist.
• Drei bis fünf Learnings in Stichworten
  Warum sollten Ihre Empfänger·innen dabei sein? Wecken Sie Erwartungen, verraten Sie, was es Neues oder Besonderes geben wird. Denken Sie dabei unbedingt an die Perspektive Ihrer Teilnehmer·innen. Was lernt er oder sie dort?
• Keywords
  Verwenden Sie Begriffe wie Aufzeichnungen, Präsentation, kostenlos, Q&A-Runden, wenn Sie diese anbieten.
• Besonderheiten
  Erwähnen Sie Besonderheiten. Dazu zählen zum Beispiel Early Bird-Preise, bekannte Speaker·innen, die Agenda oder auch eine mögliche Verlosung von Tickets.
• Sharing is caring
  Fordern Sie Ihre Empfänger·innen auf, das Online-Event zu teilen. Beispielsweise mit dem Satz „Kennen Sie jemanden, für den dieses Webinar oder diese Online-Konferenz auch interessant ist? Dann sagen Sie es doch gerne weiter.”. Übrigens gibt es auch einige kostenfreie Sharelink-Generatoren. Googeln Sie einfach mal danach, wir haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht.

Bessere Performance dank optimierter Versandzeit

Wann sollten Sie Ihre E-Mail verschicken, wenn Sie Ihr Online-Event vermarkten wollen?

• Einladung
  Versenden Sie diese ungefähr ein bis zwei Wochen vor einem Webinar beziehungsweise ungefähr einen Monat vor dem Online-Event. Das gilt vor allem für kostenpflichtige Events.
• Reminder
  Erinnern Sie Nicht-Öffner·innen eine Woche später mit einem neuen Betreff an Ihr Online-Event und senden Sie an Nicht-Klicker ungefähr zwei bis drei Tage später einen Reminder mit einem neuen Argument.
  Wer sich angemeldet hat, sollte ungefähr zwei bis drei Stunden vor dem Webinar beziehungsweise einen Tag vor einem Online-Event von Ihnen eine Erinnerung erhalten. Integrieren Sie dabei unbedingt noch einmal den Link zur Teilnahme und die wichtigsten Fakten zum Event.
• Follow up
  In das Follow up für die Teilnehmer·innen gehören ein Dankeschön, eine Zusammenfassung, weitere Unterlagen sowie die Empfehlung für weitere Webinare oder Online-Events.
  Nicht-Teilnehmer·innen können Sie sagen, dass es schade ist, dass sie nicht dabei waren. Weisen Sie dabei auf weitere Termine zum gleichen Thema sowie auf die Aufzeichnung hin.

Übrigens gibt es bei Sendinblue die Möglichkeit, den für Empfänger·innen individuell besten Zeitpunkt zu wählen.

Exkurs: So finden Sie Ihr E-Mail-Design

Plain-Text-Newsletter oder HTML-Newsletter? Plain-Text-E-Mails lohnen sich dann, wenn Sie möchten, dass es natürlicher und persönlicher wirkt und Sie einen persönlichen Kontakt zu Ihren Empfänger·innen haben. Darüber hinaus kommen diese leichter bei dem E-Mail-Programm Ihrer Empfänger·innen an und werden auch überall gleich dargestellt. Allerdings fallen Plain-Text-Newsletter weniger auf.

Der Vorteil einer HTML-E-Mail besteht darin, dass Sie diese tracken können und somit erfahren, was Ihre Leser·innen wirklich interessiert. Außerdem zieht sie die Aufmerksamkeit durch die Farben und Grafiken auf sich. Auch die Buttons stechen mehr hervor.

Wer Online-Events mithilfe von E-Mail-Marketing erfolgreich vermarkten möchte, kann an vielen Stellen Optimierungen vornehmen. Denken Sie dabei unbedingt an eine DSGVO-konforme Adressgewinnung sowie an die Optimierung Ihrer Betreffzeilen, des Designs, der Texte sowie der Versandzeiten Ihrer Einladungen sowie Reminder. Nehmen Sie hierbei stets die Perspektive der Empfänger·innen ein, denn schließlich sind sie es, die Sie von Ihrem Online-Event überzeugen wollen.

Mehr E-Mail-Marketing-Wissen gibt es übrigens in der kostenfreien Sendinblue Academy:
de.sendinblue.com/academy