Digitale Trends stellen Veranstalter und Eventmarketing-Experten vor Herausforderungen, eröffnen allerdings auch eine Reihe neuer Chancen und Potentiale. Welche Ansprüche Teilnehmer 2020 haben und von welchen Tools und Möglichkeiten Sie als Veranstalter besonders profitieren können, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.
Der Top-Trend 2020 heißt Personalisierung und das wirkt sich auch auf die Eventbranche aus. Teilnehmer möchten genau das Wissen, den Austausch und die Kontakte aus einer Veranstaltung mitnehmen, die für sie relevant sind. Wenn die Besucher das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden, dann profitieren Sie als Veranstalter am Ende mit einem erfolgreichen Event. Das Schöne an digitalen Trends? Sie machen Personalisierung auf verschiedenen Ebenen möglich.
XING Events Lestipp: Individualisierung erfordert Daten
Wir leben mittlerweile im Content-Überfluss. Herausstechen aus dem digitalen und sozialen Rauschen ist oft nur noch über Personalisierung möglich. Wer kennt sie nicht – „Andere Nutzer kauften auch“-Empfehlungen à la Amazon, „Für dich empfohlen“-Vorschläge auf Netflix, oder „Auto-Fill“-Suchanfragen von Google. Facebook, Instagram und Co. personalisieren den Feed auf Basis bisheriger Aktivitäten und Werbung erhalten wir aufgrund unseres bisherigen Surf-Verhaltens. Diese Entwicklungen führen dazu, dass die Erwartungen der Nutzer, die online kaufen und konsumieren, extrem steigen. Standen bisher Produkte und Preise im Vordergrund, sind es heute Markenerlebnisse und authentische Nutzererfahrungen.
Aufmerksamkeit wurde in den letzten Jahren zu einer heiß umkämpften Währung und der einzige Weg dorthin führt über die Produktion von hochwertigem Content, der relevant und personalisiert ist. Wie eine Umfrage der Marketing Insider Group zeigt, widmen 45 Prozent der Konsumenten Content keine Aufmerksamkeit, wenn dieser ihren Interessen nicht gerecht wird. 42 Prozent geben außerdem an, dass sie weniger Interesse an einer Marke haben, wenn deren Content nicht persönlich ist. Bei den Millennials sind es sogar 52 Prozent. Gleichzeitig sagen 88 Prozent, dass sich ihre Einstellung zu einer Marke positiv verändert, wenn diese individuellen Content anbietet.
In Bezug auf Ihr Event kann Content-Personalisierung verschiedenste Formen annehmen. Ratsam ist es, Eventteilnehmer in Segmente einzuteilen – beispielsweise nach Aktivität, Interessensgebiet oder Branche – und anschließend relevante Einladungen, Studien oder Aufzeichnungen personalisiert für das jeweilige Segment zu versenden. Hierfür spielt Daten-Intelligenz eine entscheidende Rolle: Teilnehmerdaten analysieren und verstehen, wie und warum eine Veranstaltung erfolgreich ist, wird 2020 wettbewerbsentscheidend.
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Wie das Forschungsprojekt „Future Meeting Space“ des GCB, des Fraunhofer IAO und des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren (EVVC) zeigt, spielt Wissensvermittlung für die Zufriedenheit der Teilnehmer eine entscheidende Rolle. Gleichzeitig listen die Experten unter anderem Netzwerken, Interaktion und Digitalisierung als Erfolgsfaktoren.
Und auch in diesen Feldern können digitale Trends entscheidend zur Personalisierung beitragen. Über die Technologien des Silent Conferencing beispielsweise wird es möglich, dass sich Event-Teilnehmer ganz individuell die für sie passenden Vorträge aussuchen und anhören – Audience und Speaker befinden sich dabei alle im selben Raum.
Die Möglichkeit zur individuellen Gestaltung einer Messe- oder Konferenzteilnahme liefern Tools, die Matchmaking und Event-Programm auf einer Plattform vereinen, sodass Besucher eine komfortable Übersicht über alle für sie relevanten Termine erhalten. Event-Teilnehmer haben über die Plattformen die Möglichkeit, Meetings mit Austellern oder anderen Besuchern zu vereinbaren und diese mit dem Vortrags- und Workshop-Programm abzugleichen. So lässt sich Wissensvermittlung und Netzwerken ideal miteinander verbinden.
Personalisierung und Interaktion verknüpfen auch Live-Umfragen und Voting-Tools. Damit erfassen Planer zum einen zeitnah und im unmittelbaren Eindruck des Events Feedback, zum anderen werden Teilnehmer aktiv eingebunden. Spontan-Umfragen, Diskussionsinput oder Quiz – das Abholen verschiedener Blickwinkel bietet zudem nicht nur Ihnen als Veranstalter, sondern auch den Teilnehmern Mehrwert.
Die Digitalisierung verändert Kommunikation und Zusammenarbeit und wirkt sich damit natürlich auch auf die Eventbranche aus. Neue Tools ermöglichen die vollständige, virtuelle Immersion und schaffen gleichzeitig neue Möglichleiten zum digitalen Austausch zwischen Planern, Teilnehmern und Austellern.
Immer mehr Veranstalter setzten auf komplett virtuelle Events. Möglich wurde dies durch digitale Tools und Plattformen, die es Besuchern erlauben, durch virtuelle Messehallen zu schlendern, an Messeständen Informationsmaterial herunterzuladen und mit Austellern via Chat in Kontakt zu treten.
Doch virtuelle Erlebnisse beschränken sich nicht nur auf rein virtuelle Events – sie finden zunehmend auch Einzug in klassische Messen, Konferenzen und Business-Veranstaltungen. Technologien wie Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) erweitern die reelle Wahrnehmung beziehungsweise ermöglichen die komplette Immersion in digitale Welten. Anwendungsbeispiele dafür sind virtuelle Live Blogs, die virtuelle Integration von Download-Materialen oder Zusatzinformationen sowie die virtuelle Teilnahme an Keynotes. Zu diesen Location Based Services kommen häufig Social-Media-Kommunikation und die Nutzung mobiler Apps hinzu. Diese Verzahnung von Digitalisierung und Live-Begegnung bezeichnet VOK DAMS in deren Future Report als „Hybride Events“. Sie werden die Live-Kommunikation 2020 maßgeblich prägen. Als Veranstalter sollten Sie Ihre Teams sowie Event-Teilnehmer frühzeitig an die neuen Möglichkeiten und Funktionen heranführen.
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Doch nicht nur das Event-Erlebnis verändert sich, auch die Vor- und Nachbereitung wird für Planer zunehmend digitaler. 2020 wird das Jahr der Collabortion Tools und remote wird zur Regel. Die neuen Plattformen sorgen außerdem für mehr Arbeitseffizienz im Projektmanagement und mehr Transparenz und Übersichtlichkeit innerhalb des Teams. Virtuelle Teams erlauben eine Zusammenarbeit über Länder und Zeitzonen hinweg. Hierfür müssen neue Arbeitsprozesse eingeführt und Teammanagement neu gedacht werden. In der Unternehmens-IT rückt die User Experience der eigenen Mitarbeiter zunehmend in den Fokus.
Für das Eventmanagement gibt es bereits eine große Anzahl digitaler Tools. Laut unserer Studie „Die digitale Transformation in der Eventbranche“ nutzen 2016 bereits 76 Prozent der Planer eine digitale Lösung für ihr Eventmanagement. Doch hier ist definitiv noch Luft nach oben. Gerade bei der Registrierung, dem Teilnehmermanagement oder dem Einlassmanagement gibt es digitale Lösungen, die dem Veranstalter Arbeit abnehmen und das Potential haben, ein Event zu verbessern.
Nicht nur im Eventmanagement sorgen digitale Tools und Apps für neue Möglichkeiten, auch für Teilnehmer verändert sich damit die Event-Experience. Die smarten Funktionen erlauben gleichzeitig wertvolle Daten-Insights und damit einzigartige Event-Analysen.
Ganz gleich bei welcher Veranstaltung, die Situation ist immer die gleiche: Der Blick der Besucher geht vermehrt weg von der Bühne hin zu ihrem Smartphone. Für Sie als Veranstalter wird es 2020 damit unumgänglich, mobile Endgeräte und die Kommunikation darüber ganz gezielt für Ihr Event zu nutzen. Event-Apps dienen nicht mehr nur dem Einlassmanagement und der On-Site-Navigation, sie fungieren vielmehr als zentrale Kommunikationsplattform vor und während der Veranstaltung, bieten Netzwerkmöglichkeiten oder integrieren Social-Media-Kanäle.
Wearables verändern schon jetzt das Event-Erlebnis der Teilnehmer. In Kombination mit RFID-Technologie beispielsweise ermöglichen Armbänder Zugang zu Eventlocations, sind Ticket- und Zahlungsmittel in einem. Für Veranstalter sind damit außerdem Echtzeit-Analysen einsehbar – unter anderem darüber, wie viele Personen sich schon im Vortragsraum befinden.
Digitale Kommunikation begünstigen auch Smart-Badges. Sie zeigen nicht nur das Anmeldeformular an, sondern machen auch den Austausch von Kontaktdaten, das Versenden von Informationen sowie die Nutzung von Leuchtsignalen – beispielsweise zur Einteilung in Gruppen – möglich. Etwas unauffälliger, aber nach demselben Prinzip funktionieren Smart-Buttons. Damit werden Badges und Anhänger auf eine neue Art und Weise nutzbar: Sie sorgen als smarte Gadgets nicht nur für eine unterhaltsame Event Experience, sondern erlauben Veranstaltern auch eine neue Art der Datenauswertung. Über sogenannte Heat Maps lässt sich die Verteilung und Verweildauer der Teilnehmer im Raum nachvollziehen, Grafen zeigen die Auslastung an den einzelnen Event-Tagen an und über die Interaktionsmöglichkeiten an einzelnen Ständen lässt sich das Engagement einzelner Segmente nachvollziehen.
Die Event-Trends des Jahres drehen sich im Prinzip alle um eine verbesserte Event-Experience. Der einzelne Teilnehmer rückt mit seinen Wünschen und seinem Wissensdurst in den Mittelpunkt. Gleichzeitig ermöglichen digitale Trends eine Erweiterung und Bereicherung klassischer Veranstaltungen. Wir haben Ihnen die Branchenthemen 2020 nachfolgend in einer Übersicht zusammengefasst.
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