Eventtechnologien

Eventrevolution – warum früher nicht alles besser war

Jenny Harms

„Früher war alles besser“, diesen Satz hört man öfter als es einem lieb ist. Doch gilt dieses Sprichwort ebenso für den Eventbereich? Sicherlich, die Eventbranche hat sich in den letzten Jahren rasant verändert und wird es auch weiterhin tun. Viele Veranstalter stehen Neuerungen allerdings kritisch gegenüber und beharren darauf, dass das Veranstalterleben früher besser war. Wir räumen im folgenden Artikel mit diesem Gedanken auf, denn die Eventrevolution hat viele positive Neuerungen hervorgebracht.

Dürfen wir Ihr Gedächtnis auffrischen?

Sie denken, in den letzten Jahren hat sich nichts geändert? Da liegen Sie falsch. Anbei vier Entwicklungen, die Veranstaltern das Leben heutzutage einfacher machen.

1. Digitaler Ticketverkauf und Gesichtserkennung

Mehr als 60 Prozent der Veranstalter vermarkten und organisieren Ihr Event inzwischen ausschließlich online.* Digitale Plattformen für den Online-Ticketverkauf haben Einzug in den Veranstalteralltag genommen. Veranstalter können Ihren Teilnehmern nun ermöglichen, ihre Tickets von überall und zu jeder Uhrzeit zu erwerben. Und das sofort, innerhalb von wenigen Klicks erhält der Käufer sein Ticket - ohne Anfragen und Wartelisten. Das spart Ihnen als Veranstalter Zeit und Geld. Und ist gewünscht: 90 % der Teilnehmer möchten Tickets über Onlineshops beziehen können.* Ein weiterer Vorteil für Sie ist, dass Sie zusätzlich aus den Daten, die Sie erhalten, Learnings ableiten können. Dadurch können Sie Ihren Ticketverkauf und Ihre Eventvermarktung optimieren.

Das Einlassmanagement befindet sich ebenfalls in einer Umbruchphase. Immer mehr Veranstalter setzen auf intelligente Lösungen mit Gesichtserkennung oder Live-Batching. Wichtige Aspekte stellen hierbei Schnelligkeit und Sicherheit dar. Lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht warten und setzten Sie auf die neuen Technologien.

Verbesserung 1: Das Papier-Ticket weicht vermehrt dem Online-Ticket, Vorverkaufsstellen dem digitalen Pendant, den Online-Ticketshops. Das ist praktischer, schneller und einfacher.

2. Digitale Tools und Hilfsmittel

Media-Walls, Chatbots, digitale Goodie-Bags und Event-Apps, die Möglichkeiten von Tools für Veranstalter werden immer zahlreicher. 3 von 4 Teilnehmern sind der Meinung, dass digitale Tools das Event-Erlebnis verbessern.* Veranstalter sollten hier reagieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und von der Konkurrenz in Bezug auf neue Tools nicht in den Schatten gestellt zu werden. Anbei drei Beispiele, die immer häufiger bei Veranstaltungen zum Einsatz kommen.

Mit einer Event-App ist es leichter, Ihren Teilnehmern in Echtzeit Informationen zu übermitteln. Alle Informationen sind schnell und einfach zugänglich und selbst kurzfristige Änderungen und Hinweise werden einfach kommunizierbar.

Digitale Goodie-Bags sind nachhaltig, sparen Zeit und Kosten. Der größte Vorteil stellt allerdings die mögliche Optimierung dar. Sie können einsehen, wie Ihre Inhalte performt haben und Sie für Ihre nächste Veranstaltung anpassen.

Digitale Interaktions-Tools wie z.B. Tools für Umfragen werden immer öfters genutzt. So werden Teilnehmer motiviert sich aktiv am Event-Geschehnis zu beteiligen. Das sorgt für eine bessere Auseinandersetzung mit den Inhalten und in Folge entsteht ein höherer Lerneffekt.

Verbesserung 2: Veranstaltungen werden vermehrt durch digitale Tools modernisiert, einige Neuerungen sind bereits nicht mehr wegzudenken. Events werden anschaulicher, moderner und interaktiver.

XING Events Lesetipp:  Digitale Eventtechnologien - diese Transformationen sollten Sie kennen.

3. Digitale und ausführlichere Dokumentation

Heute ist es nichts Besonderes, als Veranstalter Speakings aufzuzeichnen und Eventbesuchern nach der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen. Dasselbe gilt für Präsentationen oder sonstigen Content. Der Teilnehmer kann alles schnell und ohne großen Aufwand abrufen und sich auch nach dem Event erneut mit dem Content auseinandersetzen.

Durch Live-Streaming können Sie als Veranstalter die Teilnahme an Ihrem Event ebenfalls Personen ermöglichen, die nicht vor Ort sein können. Die Zielgruppe wird dadurch erweitert. Technisch stellt die Übertragung heutzutage kein Problem mehr dar. Eventmanagern öffnen sich so Möglichkeiten zu ganz neuen Eventformaten wie hybriden oder auch komplett virtuellen Events.

Verbesserung 3: Die Eventdokumentation hat sich sehr verändert, sie ist digitaler geworden – es wird deutlich mehr und ausführlicher festgehalten, was passiert.

4. Applikationen erleichtern Veranstalterleben

Durch soziale Netzwerke wie beispielsweise XING ist es einfacher geworden, beruflich in Kontakt zu bleiben. Anstatt von Visitenkarten werden digital Informationen ausgetauscht und Personen dem Business-Netzwerk hinzugefügt. Mit der mobilen App haben Teilnehmer unterwegs und in jeder Lebenslage die Möglichkeit des Networkings.

Aber nicht nur für Networking sind Apps nützlich, inzwischen existieren eine Vielzahl von Eventmanagment-Apps auf dem Markt. Diese können auch Sie als Veranstalter dabei unterstützen, Ihr Event zu planen. Hilfe bei der Budgetplanung, To-Do-Listen oder einen Überblick über Ihre Eventvermarktung, Event-Apps erleichtern Ihren Alltag.

Verbesserung 4: Das Smartphone und soziale Netzwerke spielen eine immer größere Rolle und erleichtern das Networking und die Organisation von Events.

XING Events Lesertipp: Im Whitepaper geben wir Ihnen einen Überblick der nützlichsten Event-Apps.


Fazit: Events haben sich in den letzten Jahren verändert und dieser Prozess wird andauern. Diese Botschaft ist nicht neu. Aus der Eventrevolution gehen jedoch zahlreiche Verbesserungen hervor. Veranstalter sollten mit der Zeit gehen und sich darüber freuen, welche Hilfsmittel und Erleichterungen die Digitalisierung gebracht hat. Heute ist also vieles besser als "damals".

Geheimtipp: Sie wollen nicht nur einen Blick in die Vergangenheit sondern auch einen Blick in die Zukunft werfen? Dann schnell unseren Trendreport sichern.

*Quelle: Kongresse & Konferenzen im Wandel – Wie digitale Innovationen die Branche verändern, XING Events 2018.

Jenny Harms

Jennys Weg führte sie von Würzburg nach München. Hier tauschte sie ihr Studium der Medienkommunikation gegen ein Praktikum bei XING Events ein und widmet sich nun dem Content Marketing.

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