Eventtechnologien

Individualisierung erfordert Daten

Thorben Grosser

Was soll das?

Veranstaltungsplaner und -planerinnen sind unfreiwillige Excel-Profis. Wenn Sie Veranstaltungen organisieren, dann kontrollieren und verwalten Sie oft dutzende Datenbanken mit tausenden Datensätzen. Sei es in Excel, Ihrem Projektmanagement-Tool, Ihrem CRM-System, Ihrer E-Mail-Datenbank, Ihrer Access-Datenbank oder sogar in Word-Dokumenten.

Ein Problem für Veranstalter ist, dass diese Daten oft in sogenannten “Silos” liegen, das heißt isoliert von anderen Daten, häufig doppelt und dreifach, häufig in verschiedenen Versionen – wie im Beispiel oben. Genau hier entsteht ein großer Arbeitsaufwand – und vor allem entstehen hier Fehler. Ihre Druckerei hat vielleicht eine alte Liste und es fehlen plötzlich Namensschilder. Oder es gibt zu wenig glutenfreies Brot beim Gala-Dinner, weil der Caterer nur von einem Teil der Lebensmittelunverträglichkeiten wusste. Außerdem liegen auf Ihrem Server fünf Versionen der gleichen Teilnehmerliste. Das muss nicht sein!

Immer sauber bleiben!

Mit Daten zu arbeiten wird deutlich weniger anstrengend, wenn Sie diese Daten sauber strukturieren, zentral speichern und genau eintragen. Nutzen Sie deshalb für alle Ihre Datenbanken einen zentralen Ort, beispielsweise Ihren internen Server oder eine Cloud-Lösung. Wenn Sie Daten mit anderen teilen, versenden Sie diese nicht als E-Mail-Anhang, sondern verweisen Sie auf den zentralen Speicherort. Das geht sogar mit “konservativen” Systemen wie Microsoft Office, aber auch Werkzeuge wie AirTable und ähnliche Online-Datenbanken können sinnvoll sein. Wenn Sie beispielsweise ein Teilnehmermanagementsystem wie XING Events benutzen, hinterlegen Sie hier alle Teilnehmerdaten. Das heißt nicht nur die Daten der Personen, die sich angemeldet haben, sondern auch die Daten Ihrer Referenten, Aussteller usw. So vermeiden Sie, dass Sie mehrere Listen für Namensschilder, Einlasskontrolle oder ähnliches anlegen müssen. Wenn Sie flexible Tools wie beispielsweise Excel benutzen, legen Sie besonderen Wert auf die Einheitlichkeit Ihrer Daten: Denken Sie zum Beispiel daran, Telefonnummern oder Uhrzeiten immer im gleichen Format zu schreiben – nicht 12:00 Uhr, 12.30am, 1 Uhr Mittags und 2020-01-17 16:50:00 mischen. Legen Sie ein Datenformat fest, und bleiben Sie dabei. In den meisten Tools wie Excel, Sheets oder AirTable können Sie das Format der Zellen definieren und so sicherstellen, dass auch andere Nutzer in Ihrem Team die Daten im richtigen Format eintragen. Viele Datenbanken erlauben Ihnen außerdem, verschiedene vorkonfigurierte „Ansichten“ zu erstellen. So müssen Sie nur einen Ablaufplan erstellen und können dafür mehrere  Ansichten festlegen, die nur die relevanten Informationen für Ihre Logistiker, oder für Ihr Bankett, oder für die Küche enthalten. Dadurch müssen Sie im Fall von Änderungen nicht mehr verschiedene Dokumente aktualisieren.

Immer in Verbindung bleiben!

Wenn Ihre Daten systematisch erfasst werden, können Sie diese einfach zwischen verschiedenen Systemen übertragen. Warum sollte man das tun? Erstens sparen Sie sich damit jede Menge Aufwand. Abgleichen von Daten in verschiedenen Systemen kann oft mehrere Tage dauern und die Arbeitskraft von mehreren Personen in Anspruch nehmen. Zweitens vermeiden Sie hierbei Fehler, die beim manuellen Abgleichen schnell passieren können, wenn die Konzentration nachlässt. Drittens stellen Sie die Qualität Ihrer Daten sicher. Wenn die Synchronisation der Daten korrekt eingerichtet ist, bleiben Ihre Daten immer aktuell –  und zwar in allen Systemen, die Sie nutzen.

Wo kann man das konkret anwenden? Vielleicht benutzen Sie zur Anmeldung für eine Veranstaltung bereits XING Events und zur Kommunikation mit Teilnehmern eine Event-App von EventMobi. In der Vergangenheit hätten Sie eine Excel-Datei aus XING Events exportiert und wieder in EventMobi importiert. Entweder hätten Sie dies einmalig vor Ihrer Veranstaltung getan, oder fortlaufend während der Anmeldungsphase. Mit den neuen Integrations-Features von EventMobi können Sie ganz einfach XING Events und EventMobi verbinden – die Daten werden dabei automatisch synchronisiert. Vielleicht möchten Sie auch, dass nach der Veranstaltung die Profildaten von Teilnehmern, die Sie noch nicht in Ihrem CRM-System haben, genau dort landen. Auch hier können Sie die EventMobi Experience Plattform mit Ihrem CRM-System verbinden. Wenn Sie vor Ort Namensschilder drucken, können Sie die Daten automatisch mit Ihrem Badge-Druck-System abgleichen. Vielleicht wünschen Sie, dass die Teilnahme Ihrer Mitarbeiter an einzelnen Workshops in Ihrem Fortbildungs-Management-System erfasst wird. Auch das lässt sich automatisieren.

Wie stellen Sie das Ganze an? Hier gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Ihr Anbieter hilft Ihnen: Anbieter wie EventMobi oder XING Events bringen bereits Anbindungen an viele bekannte Programme mit. Hier müssen Sie meistens nur in einem einfachen Interface die beiden Systeme miteinander synchronisieren und schon werden Daten ausgetauscht. Alternativ hilft Ihnen ihr Anbieter auch dabei.
  2. Sie helfen sich selbst – ohne zu programmieren. Es gibt sogenannte „Integration as a Service“-Dienstleister wie IFTTT, Zapier oder Blendr.io. Bei diesen Diensten verbinden Sie Ihre Tools mit den einzelnen Diensten und “stecken” sich Ihre Integration selbst zusammen. Sie können mit diesen Diensten in einem einfachen grafischen Interface eigene Workflows erstellen.
  3. Sie programmieren Ihre eigene Schnittstelle. Viele Dienstleister bieten sogenannte APIs (Application Programming Interfaces) – vereinfacht gesagt wird hier festgelegt, wie Systeme miteinander kommunizieren. Obwohl es hier keine allgemeingültigen Standards gibt, haben sich gerade die Standards XML und JSON als Darstellungssprache durchgesetzt. Quasi alle Cloud-Software-Anbieter unterstützen diese. Daher kann Ihr Entwickler, meistens mit wenig Aufwand, Ihnen dabei helfen, Ihre Systeme zu verbinden.

"In dieser Grafik wird ersichtlich, dass die Speicherung Ihrer Veranstaltungsdaten in einem zentralen System (rechts) wesentlich störunanfälliger ist." Quelle: EventMobi / TG

Immer korrekt bleiben

Schöne neue Welt! Gibt es da keinen Haken? Eigentlich nicht, vorausgesetzt Sie passen etwas auf. Drei Aspekte sind hier besonders wichtig: Aufbau, Datensicherheit und Datenschutz.

Beim Aufbau gilt es zu beachten, wie Daten fließen sollen. Hier empfiehlt es sich meistens, ein System als Master zu etablieren (auch noch Single Point of Truth). Das heißt es gibt ein System, in welchem die Daten immer korrekt und vollständig sind, und andere Systeme orientieren sich hieran. Dadurch vermeidet man Logikfehler, die passieren können, wenn Sie Daten von System A nach B, weiter nach C, und von dort nach D übertragen. Stattdessen definieren Sie System A als Master, und Systeme B, C und D beziehen ihre Daten direkt von dort.

Bei der Datensicherheit gilt es vor allem auf drei Dinge zu achten: Ihre Daten, auch an Schnittstellen, müssen verschlüsselt sein. Daneben sollten Sie davon absehen, Passwörter für Systeme und Schnittstellen mit mehreren Nutzern zu teilen und sollten sichere Passwörter verwenden.

Zum Thema Datenschutz gilt vor allem zu beachten, dass alle Anbieter, die Ihre Daten nutzen, transparent in Ihren Datenschutzbestimmungen aufgelistet sind, sich an die DSGVO halten und entsprechende Verträge mit den entsprechenden Anbietern bestehen. Aber das wissen Sie ja schon – Veranstaltungsplaner sind ja auch unfreiwillige DSGVO-Experten.

Also: Schauen Sie sich mal Ihren Werkzeugkasten an, und überlegen Sie, welche Arbeitsschritte Sie regelmäßig durchführen und welche davon automatisiert werden können. Schnittstellen einzurichten ist häufig nicht so schwer, wie es sich anhört und erspart Ihnen jede Menge Aufwand. Wenn Sie beispielsweise Ihre EventMobi Event-App mit XING Events verbinden wollen, kontaktieren Sie uns einfach und verbessern Sie Ihren Workflow.

XING Events Tipp: Erleben Sie Thorben Grosser ebenfalls am 26. November 2019 als Speaker auf der virtuellen Messe VExCon 2019. Hier registrieren Sie sich kostenfrei im Ticketshop, mehr Information zum Programm finden Sie auf der VExCon Website.

Thorben Grosser Geschäftsführer Europa, EventMobi GmbH

Als Geschäftsführer Europa bei EventMobi setzt sich Thorben Grosser seit 2012 dafür ein, den Einsatz von Event-Apps für Planer so einfach wie möglich zu gestalten. Als Referent für Veranstaltungsmanagement an der HTW Berlin sowie als Vorstandsmitglied des Eventtechnologie-Verbands ZEUS engagiert sich Grosser seit 2016 auch für die verbesserte Vernetzung der Branche und Ausbildung des Nachwuchses.

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