Teilnehmermanagement zwischen Digitalisierung und Emotionen - die SMWHH

Die Social Media Week Hamburg (SMWHH) findet in diesem Jahr bereits zum neunten Mal statt. Sie ist Teil eines globalen Netzwerks, in dem jährlich je eine Woche lang in internationalen Metropolen aktuelle und zukünftige Entwicklungen in Social Media und digitalem Leben diskutiert werden. Aktuell gibt es rund 25 aktive SMW-Städte – verteilt über alle Kontinente.

Die Hamburger Konferenz besuchen jährlich rund 3.000 Teilnehmer. Sie erleben in Workshops, Masterclasses, hochkarätig besetzten Panels und Keynotes die aktuellen Themen aus den Bereichen Social Media, Technologie und Digitalisierung.

Wie sich nicht nur die Themen, sondern auch die Eventorganisation in den letzten Jahren gewandelt haben und welche Tools beim Teilnehmermanagement und der Planung einer Konferenz dieser Größenordnung hilfreich sind, verrät Ihnen Sabrina Frahm, Projektleiterin der SMWHH.

Hallo Frau Frahm, schön, dass Sie sich Zeit für unser Interview genommen haben. Würden Sie sich zu Beginn kurz vorstellen? Wer sind Sie und welche Aufgabe haben Sie bei der Social Media Week Hamburg?

Seit 2016 bin ich im Team der Social Media Week Hamburg als Projektleiterin dabei. Neben der Organisation und Überwachung der Team-Kapazitäten gehören alle Budgetfragen in meinen Aufgabenbereich, aber auch die inhaltliche Konzeption von Formaten. Durch unsere internationale Ausrichtung bin ich zudem regelmäßig mit den Organisatoren der anderen SMW-Städte und unserem Headquarter in New York in Kontakt.

Das Motto der diesjährigen SMWHH lautet „HUMAN.X – mehr Mensch, mehr Relevanz, mehr Erlebnis“ – diesen Trend stellt auch die Eventbranche fest. Inwieweit haben sich Ihrer Meinung nach in den letzten Jahren Teilnehmerwünsche verändert und Eventformate gewandelt (Stichwort Festivalization) und wie setzen Sie diese Veränderungen für die SMWHH um?

Wir entwickeln uns seit einigen Jahren zu einer Erlebnisgesellschaft. Das merkt man auch an den Erwartungen, die Teilnehmer an Events stellen: prominentere Speaker, bekanntere Künstler, mehr Konfetti. Klar ist, man kann es nicht Jedem recht machen. Aber wir hören sehr genau hin und versuchen, von Jahr zu Jahr auf die sich verändernden Teilnehmerwünsche einzugehen. Werden – wie in unserem Fall – zum Beispiel mehr Networking oder interaktive Formate gewünscht, passen wir unser Angebot entsprechend an. Wofür Teilnehmer die #SMWHH aber seit Jahren schätzen ist, dass der Wissenstransfer im Vordergrund steht. Vielleicht wird bei uns insgesamt etwas weniger gefeiert, die Kopfschmerzen hat man bei uns am Ende der Konferenz dennoch – weil das Wissens-Input-Level das Maximum erreicht hat.

Ein Online Side Event am Vorabend, Online-Formate als Add-On, Übertragung per Livestream, Online-Themen – die SMWHH ist geprägt von Digitalisierung und dennoch für drei Tage eine konventionelle Konferenz. Wie wichtig ist heute noch die Live-Begegnung und was schätzen Teilnehmer Ihrer Meinung nach daran?

Echte Interaktion, Erlebnisse und Begegnungen sind noch immer ein Garant für das, was uns oft abhandenkommt: Emotionen. Erst wer im Kern erschüttert, aufgerüttelt oder tief bewegt wird, behält ein Erlebnis in Erinnerung und leitet daraus Schlüsse für sein eigenes Berufs- oder Privatleben ab. Das versuchen wir den Teilnehmern auf der #SMWHH zu geben. Dennoch verfolgen viele Menschen die #SMWHH auch von unterwegs, aus dem Büro oder über Social Media, ohne vor Ort zu sein. Und auch das passt ja sehr gut zu unserem digitalen Leben.

Welche digitalen Tools und Plattformen helfen Ihnen beim Event- und Teilnehmermanagement besonders und welche Vorteile ergeben sich daraus sowohl für Sie als Veranstalter als auch für die Teilnehmer?

Das Herzstück unserer Konferenz ist natürlich unsere Website, über die wir vom Call-For-Papers über die Administration unseres Programms, des Eventkalenders und unseres Blogs natürlich auch den Ticketverkauf abwickeln. Tatsächlich erfolgt sogar mehr als 90 Prozent des Ticketverkaufs über unsere eigene Website, daher sind für uns Lösungen wie der XING Events Ticketshop am hilfreichsten, die sich direkt einbinden lassen. Zudem soll alles möglichst intuitiv und einfach für die Teilnehmer sein. Zusätzlich stecken wir viel Energie in die Pflege unserer Community, und zwar via Newsletter sowie Facebook, Instagram, Twitter & Co. In unserer #SMWHH-XING-Gruppe können sich Teilnehmer und Speaker vernetzen, ihre Teilnahme bestätigen und sich direkt zu Themen der Konferenz austauschen.

Was würden Sie Veranstaltern raten, die ihre Konferenzen und Messen in Zukunft über digitale Lösungen organisieren möchten?

Zunächst einmal sollte man für sich sehr genau definieren, was man eigentlich für die bevorstehende Veranstaltung benötigt. Wir haben in den letzten Jahren viel dazu gelernt und empfinden inzwischen die Lösungen von XING Events sowohl für uns als auch für die Teilnehmer als echte (Arbeits-) erleichterung. Wenn dann noch ein Team hinzukommt, mit dem man neben den Standard-Solutions auch individuelle Lösungen für eine Problemstellung (bei uns ist das vor allem die Workshop-Registrierung) erarbeiten kann, ist man sehr gut aufgehoben.

Vielen Dank für die Einblicke, Frau Frahm. Ihr Feedback macht deutlich, warum sich der Einsatz digitaler Tools lohnt, vor allem für den Ticketkauf.

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