Eventtechnologien

Warum sollte ich als Veranstalter Eventtechnologien einsetzen?

Myriam van Alphen-Schrade

Die vierte industrielle Revolution und die digitale Transformation der Eventbranche wirkt sich mit ihren neuen technischen Möglichkeiten auch auf die Eventindustrie aus. Die Automatisierung standardisierter Abläufe, die Digitalisierung bestehender Lösungen sowie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz lassen eine Reihe von neuen Anwendungsmöglichkeiten entstehen. Eventtechnologien, wie Chatbots, haben sich aufgrund der technischen Infrastruktur rasant weiterentwickelt und sind aus der Branche nicht mehr wegzudenken.

Event Tools sollen Probleme lösen und das Teilnehmererlebnis steigern

Der Einsatz von Technologien der Digitalisierung im Veranstaltungskontext ist nicht etwa ein „nice to have“ sondern sollte eher als Stütze und Werkzeug für ein erfolgreiches Event genutzt werden. Dass der Nutzen von Eventtools aus Perspektive der Veranstalter oftmals noch anders gedeutet wird, wurde auch laut der XING Events Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel deutlich. Veranstalter versprechen sich durch deren Einsatz keine Eventrevolution sondern eher eine Erleichterung und Entlastung in ihrer Eventorganisation, nicht aber einen Wettbewerbsvorteil zu anderen Veranstaltungen. Dabei sehen sie den größten Vorteil im vereinfachten Teilnehmermanagement (75 %), der Zeitersparnis (69 %) sowie der Effizienzsteigerung (67 %). Überraschend ist, dass nur knapp die Hälfte (48 %) mit dem Einsatz solcher Technologien das Eventerlebnis der Teilnehmer steigern möchte.

Teilnehmer hingegen haben deutlich höhere Erwartungen an ein Event und den Einsatz von digitalen Eventtechnologien. Sie versprechen sich dadurch vor allem eine größere Informationstransparenz (72 %). Sie fordern deren Einsatz, um tatsächlich ihr persönliches Eventerlebnis zu verbessern, wie beispielsweise durch die Nutzung von Event-Apps (46 %), Self-Service-Schalter beim Einlass (47 %) oder aber digitale Interaktions-Tools für Publikumsfragen (33 %).

Einig sind sich Veranstalter und Teilnehmer darin, dass Eventtechnologien eingesetzt werden sollten, um Probleme zu lösen und dazu dienen gewisse Anforderungen der Teilnehmer zu erfüllen.

Welche Technologien gibt es?

Fast täglich strömen neue Eventtechnologien für Events und Event Apps in den Markt und versprechen sowohl Teilnehmern als auch Veranstaltern neue Möglichkeiten das Teilnehmererlebnis zu verbessern und die Eventorganisation zu erleichtern. Doch welche Technologien der Zukunft gibt es denn jetzt schon? Basierend auf aktuellen Tech-Trends für Veranstalter stellen wir Ihnen in der Eventtechnologie Studie VR Technologie, 360 Grad Bilder von Events, NFC Technologie auf Events, Gesichtserkennung und die Digitalisierung von bestehenden Angeboten vor.

VR Technologien und 360 Grad Bilder von Events ermöglichen virtuelle Welten zu erstellen

Sie können mithilfe von virtueller Realität und 360 Grad Bildern von Events Ihre Teilnehmer in andere Welten eintauchen lassen und eine Replikation einer natürlichen Umgebung darstellen. Der Einfluss von VR auf die Eventbranche ist groß: Wenn Sie Ihren Teilnehmern beispielsweise ein Produkt auf einem Event zeigen möchten, können Sie dieses durch solche Eventtechnologien besser veranschaulichen. Außerdem können Sie mithilfe von VR Ihre Teilnehmeranzahl vergrößern und ebenfalls mit Interessenten teilen, die nicht physisch anwesend sind. Exklusive Events oder aber auch abgelegene Orte können ebenfalls zugänglich gemacht werden.

Im Gegensatz zu reinen passiven 360 Grad-Filmen kann der User bei VR das Gesehene interaktiv mitsteuern.

Face-ID ist viel mehr als das Ticket zum Event

Face-ID ist eine innovative Form der Identifikation des Gastes vor Ort. Dabei ist sie deutlich schneller und genauer als Barcodes, QR-Codes oder RFID. Für Teilnehmer von Events ist sie komfortabler, weil sie einerseits schnelleren Zugang zu einem Event erhalten und andererseits nicht nach einem Badge oder Ausweisdokument suchen müssen. Sie brauchen lediglich ihr Gesicht in die Kamera zu halten. Für den Veranstalter bedeutet Face-ID weniger Aufwand, da der Prozess der Berechnung der Biometrie-Daten problemlos in jede Online-Registrierung integriert werden kann. Doch was ist die Technologie hinter Gesichtserkennung? Die Bildberechnung erfolgt auf DSGVO-konformen Servern und die Anwendung wird vollständig vom Gast durchgeführt. Dabei wird zu keinem Zeitpunkt ein Foto gespeichert.

NFC Technologie auf Events kann für ein einmaliges Eventerlebnis sorgen

Location Based Services, wie die Near Field Technologie, ermöglichen eine kontaktlose Identifikation und werden in Zukunft wahrscheinlich Barcode und QR-Code ablösen. Dabei gibt es diese Technologie schon seit den 80er Jahren und werden im Alltag beispielsweise in EC Karten zum kontaktlosen Zahlen oder für einen schnellen Einlass bei Skipässen oder Hotelkarten verwendet. NFC ermöglicht eine schnelle und einfache Registrierung. Die Interaktion findet immer durch den Teilnehmer statt und muss aktiv getätigt werden. Wichtig dabei ist, dass ohne das eigene Wissen keine Daten einfach ausgetauscht werden.

Eventtechnologien ermöglichen das Individualisierte Eventerlebnis

Die verschiedenen Eventtechnologien zeigen, dass es möglich ist, durch neue Technologien schon vor dem Event umfassende Teilnehmerdaten zu sammeln und ein auf den Teilnehmer zugeschnittenes Eventerlebnis zu bieten. Daraus resultieren intelligente Einladungen, personalisierte Eventvorschläge und individuelle Veranstaltungsinhalte. Ihr Teilnehmer rückt damit deutlich in den Fokus und erhält das Gefühl, dass das Event ganz individuell für ihn konzipiert wurde. Ziel von maßgeschneiderten Events ist es, ein gemeinsames Erlebnis durch individuelle Inhalte zu schaffen. Die Individualisierung erfordert Daten. Ohne die genaue Analyse der vorliegenden Teilnehmerdaten ist das nicht möglich. Veranstalter, die nicht auf die individuellen Anforderungen der Teilnehmer eingehen, werden nicht wettbewerbsfähig bleiben.

Eventtechnologien werden vor allem durch Schnittstellen wertvoll

Mithilfe von Schnittstellen lassen sich verschiedene Technologien anbinden. Mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) wird es zum Kinderspiel, Ihre Systeme miteinander „sprechen“ zu lassen. Der Sinn und Zweck von APIs ist es, Ihnen die Arbeit als Eventplaner zu erleichtern.  

Werden Sie in 8 Webinaren zum Eventtech Champion und informieren Sie sich in unserer Webinarreihe über die neusten Technologien wie NFC, Face-ID und Virtual Reality in praktischen Anwendungsfeldern.

XING Events Lesetipp: Die Digitalisierung deutscher Hochschulen schreitet voran.

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events. Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Trendreport über den Einfluss von neuen Technologien wie Big Data, Machine Learning und Künstliche Intelligenz auf die Eventbranche.
 

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