Kongress Organisation

Der Schlüssel zum Erfolg ist eine gute Kongress Organisation

Myriam van Alphen-Schrade

Kongresse befinden sich im Wandel. Veranstalter von Kongressen und Konferenzen spüren den Druck, in einem immer härter umkämpften Eventmarkt, ihren Teilnehmern ein einmaliges und einzigartiges Eventerlebnis ermöglichen zu müssen. Gleichzeitig sehen sie sich mit der Herausforderung konfrontiert, die richtigen Tools und digitalen Innovationen für ein effizientes Eventmanagement zu identifizieren und einzusetzen damit sie einen erfolgreichen Kongress veranstalten. Denn wie so oft gibt es auch in dieser Hinsicht keine „one-size-fits-all“-Lösung.

Die Frage, die sich die meisten Veranstalter dabei stellen ist, wie sie eine erfolgreiche Konferenz planen und was eine erfolgreiche Kongress Organisation ausmacht. Natürlich gibt es hier immer zwei Seiten. Zum einen haben Veranstalter Vorstellungen darüber, wie ein gutes Kongress Management aussieht und zum anderen haben Kongress Teilnehmer Erwartungen an Veranstalter.

Ohne Kommunikation mit dem Teilnehmer gelingt auch kein guter Kongress

Für ein erfolgreiches Kongressmanagement sollten Sie vor allem auf eine gute Kommunikation mit Ihren Teilnehmern achten. Ihre Teilnehmer werden im Vorfeld viele Fragen zu Ihrem Kongress oder Ihrer Konferenz haben. Nehmen Sie sich für die Beantwortung dieser viel Zeit. Vielleicht entstehen hierbei auch noch Ideen für eine Podiumsdiskussion oder aber ein Speaking auf Ihrem Kongress. Wichtig ist vor allem, dass Sie den Faden nicht zu Ihren Teilnehmern verlieren, wenn Ihr Kongress vorbei ist. Bleiben Sie mit diesen in Kontakt und fordern Sie sie nach Ihrem Event auf, Feedback zur Kongress Organisation oder dem Ort und dem Inhalt zu geben. So bauen Sie sich ein Kongress Netzwerk auf.

Die wichtigsten Inhalte zu Ihrem Kongress oder Ihrer Konferenz sollten an einem Ort liegen. Meistens ist dies Ihre Eventseite.  Bestenfalls verkaufen Sie hierüber auch Ihre Tickets und regen Ihre Teilnehmer an, sich darüber zu registrieren. Videos, Streams und andere Contentbausteine Ihrer letztjährigen Konferenz können Sie hier miteinbinden und für die Vermarktung nutzen. 

In der Studie Kongresse und Konferenzen im Wandel haben wir Tipps herausgearbeitet, wie Sie eine erfolgreiche Konferenz veranstalten können.

3 Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Konferenz gestalten und das Teilnehmererlebnis steigern

Tipp 1: Setzen Sie Influencer Marketing ein

Nutzen Sie für die Vermarktung Ihrer Kongresse und Konferenzen verstärkt Influencer und Multiplikatoren. Für viele bekannte Konferenzen dienen diese als reichweitenstarke Multiplikatoren.

Influencer sind Einflusspersonen und Meinungsführer im Netz, die sich mit ihrer Arbeit ein großes Vertrauen und einen Experten-Status bei spezifischen Communities aufgebaut haben. Ihre Empfehlungen werden von der Community daher sehr geschätzt.

Für eine erfolgreiche Influencer-Marketing-Strategie sollten Sie Ihre konkreten Ziele festlegen und Ihre passenden Multiplikatoren identifizieren. Lassen Sie sich dabei allerdings nicht von einer möglichst großen Followeranzahl blenden. Ziehen Sie lieber genau den Influencer in Betracht, der auf seinem speziellen Fachgebiet die Nummer 1 ist und mit Content statt Reichweite überzeugt.

Tipp 2: Fördern Sie den Austausch zwischen Ihren Teilnehmern 

Im Rahmen der Digitalisierung wünschen sich Teilnehmer vor allem eine maximale Informationstransparenz: Zeitgemäße Eventformate müssen den Austausch unter den Teilnehmern selbst sowie mit dem Veranstalter ermöglichen. Hierbei sollten Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit bieten, sich durch digitale Innovationen schon im Vorfeld zu informieren und mit den Teilnehmern des Events zu vernetzen. Eine gute Möglichkeit bieten hier Eventseiten auf XING. Teilnehmer können sich auf diese Weise schon vor dem Event einen Eindruck bezüglich der Teilnehmerliste verschaffen und gezielt Besucher kontaktieren. Weiteres Networking zwischen den Teilnehmern fördern Sie beispielsweise durch Gruppen auf XING oder Facebook.

Tipp 3: Setzen Sie bei der Vermarktung Ihrer Kongresse auf Ihre Eventagenda

Rücken Sie die Inhalte Ihrer Veranstaltung in den Vordergrund und bewerben Sie diese über diverse Online-Kanäle. Splitten Sie hierfür Ihre Botschaften und veröffentlichen Sie diese in unterschiedlichen Zeitabständen. Das weckt Neugierde und hält die Spannung bis zum Event aufrecht. Hierbei empfinden Teilnehmer Informationen über Speaker und die Location als zweitrangig. Falls Sie sich wiederholende Kongresse oder Konferenzen organisieren, sollten Sie auf Ihrem Ticketshop oder Ihrer Website Bildmaterial und digitale Aufzeichnungen von vergangenen Veranstaltungen verbreiten. Nutzen Sie hier passende digitale Tools und stiften Sie somit Mehrwert für Ihre Teilnehmer. Wenn Sie Events zu ähnlichen Themen planen, sollten Sie vor allem viel Wert auf ein erfolgreiches Teilnehmer- und Kundenbeziehungsmanagement legen. Es ist häufig wesentlich effizienter, in die Bindung bereits vorhandener Kunden zu investieren, als mit vergleichsweise hohem Aufwand Neukunden oder Wettbewerbskunden zugewinnen.

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events. Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Trendreport über den Einfluss von neuen Technologien wie Big Data, Machine Learning und Künstliche Intelligenz auf die Eventbranche.
 

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close