Kongress Organisation

From Pretzels to Bits: wie sich die Start-up-Konferenz neu erfand Gastbeitrag Christoph Commes | Bits & Pretzels und mingle.cloud | basierend auf VExCon Vortrag 2020

Unsere Start-Up-Konferenz Bits & Pretzels, die seit 2014 an zweieinhalb Konferenztagen jährlich 5.000 Besucher·innen anlockt, ist 2020 erstmals in den virtuellen Raum gezogen. Vor welchen Herausforderungen wir bei der Planung standen, was wir gelernt haben und was aus unserer Sicht bei virtuellen Veranstaltungen relevant ist, möchte ich Ihnen gern näherbringen.
 

Ausprobieren. Fehler machen. Lernen

Wie haben wir den Schritt von dem großartigen Live-Event 2019 hin zu dieser virtuellen Variante geschafft? Als das Thema Corona gegen Anfang März in Deutschland akut wurde und wir intern über die Bits & Pretzels 2020 diskutierten, hatten wir ehrlicherweise selbst noch keine Erfahrungswerte mit virtuellen Veranstaltungen Deshalb war uns schnell klar: Wir müssen es testen. Vor allem auch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob wir das können und auch wollen und wie unsere Community darauf reagiert.

Aus diesem Grund haben wir wenige Tage später Ende März das Virtual Founders Breakfast durchgeführt. Für dieses Online-Format hatten wir uns zwei Tage Zeit gegeben, den Markt nach relevanten Event-Plattformen zu screenen. Wir wollten eine Plattform in unserem CD nutzen, eigene Ideen für neue Networking-Formate mit umsetzen können und legten Wert auf eine klare und einfache Usability. Das Ergebnis dieser Kurzrecherche lautete recht schnell: Wir programmieren unsere eigene Plattform.

Das Tool bestand zunächst einfach aus einem Stream und der Q&A-Möglichkeit. Allerdings zeigte sich schnell der Riesenerfolg dieses ersten virtuellen Formats. Mehrere Tausend Gäste waren online dabei. Die einzige Kritik: Es gab zu wenig Interaktionsmöglichkeiten. Motiviert durch das Feedback des ersten Events haben wir ein zweites virtuelles Format ins Leben gerufen: „Bits Live“ zum Thema Future of Work. Dieses Mal war die Zielsetzung eine andere: Lassen sich virtuelle Veranstaltungen überhaupt monetarisieren und wie kommt unser virtuelles Table Captain Networking an. Bei Letzterem ging es um Videoräume, in denen sich die Teilnehmer·innen mit den Redner·innen, bzw. bekannten Persönlichkeiten zu einem persönlichen Austausch treffen konnten.

XING Events Lesetipp: Der Schlüssel zum Erfolg ist eine gute Kongress Organisation

Virtuelle Konzepte erfordern Mut zur Veränderung

Das ist mir besonders wichtig: Wenn Sie Ihr Event virtualisieren, denken Sie dabei nicht daran, Ihre physischen Formate 1:1 ins Virtuelle zu übertragen, sondern nehmen Sie sich die Zeit, gehen Sie einen Schritt zurück und hinterfragen Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe.

Folgende Punkte haben wir für die Bits & Pretzels besonders berücksichtigt:

Zeitraum

Wir wollten unsere Teilnehmenden nicht zweieinhalb Tage lang an den Rechner fesseln. Deshalb haben wir die Dauer der virtuellen Ausgabe auf sechs Tage verlängert.

Formate

Wir wollten keine stundenlangen Panel-Diskussionen mehr, sondern kurze, knackige Keynotes mit anschließender Q&A-Runde.

Feature-Entwicklung

Die Daten aus den letzten Jahren zeigten ganz klar: Die Teilnehmer·innen unserer Events wollen sich vernetzen. Das bedeutet, dass wir ganz gezielt interaktive Formate entwickelt haben, die auch Zufallsbegegnungen ermöglichten. 

Marketing

Das wird leider häufig vergessen. Gerade beim Marketing muss man als Eventplaner·in neu denken, denn die Kaufentscheidung ist eine ganz andere als bei Präsenzevents. Achten Sie daher beim Marketing im ersten Schritt auf eine Benefit-, statt auf eine Feature-Kommunikation. Schließlich müssen Sie Ihre Teilnehmer·innen erst einmal davon überzeugen, dass Sie ein interessantes Event, Produkt oder Dienstleistung anbieten. Wenn Teilnehmer·innen das sowie einen Mehrwert für sich erkennen, dann schauen sie sich auch die Features an.

Teaser Video zur Bits & Pretzels Networking Week 2020

Exkurs Ticketsales

Beim Offline-Events 2019 stieg unser Ticketverkauf konstant an, je näher wir dem Event kamen. Beim Digitalevent verkauften wir unsere Tickets deutlich kurzfristiger. Die Nachfrage stieg erst zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung richtig an.

Hier ein Einblick in die Ticketpreise. Diese lagen 2019 zwischen 350 Euro und 2500 Euro, während sie sich 2020 zwischen 150 bis 350 Euro bewegten.

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Die Ticketkategorien der Bits & Pretzels Networking Week

So sah die Bits & Pretzels Networking Week aus

Das Eventformat

Statt auf zweieinhalb Tage setzten wir auf sechs, wobei die Vorträge fast alle live übertragen wurden. Der Content-Teil der Bits & Pretzels Networking Week startete erst um 16 Uhr, um den Teilnehmer*innen zu ermöglichen das Event bestmöglich in den persönlichen Alltag zu integrieren.

Neue Networking Formate

Neben dem neuen Eventformat haben wir auch neue Networking-Formate wie wie das Founders Roulette und ein virtuelles Café angeboten. Vielleicht kennen Sie das von realen Events: Sie möchten ein bestimmtes Thema mit Menschen auf dem Event diskutieren und wissen nicht, wo und wie Sie diese finden. Genau dafür haben wir auf unserer virtuellen Plattform die Möglichkeit geschaffen, dass Teilnehmer·innen eigene Videoräume öffnen konnten. Sogar nach dem offiziellen Closing der Bits & Pretzels trafen sich viele Menschen entweder im virtuellen Café oder im Founders Roulette. Das zeigt, dass Networking auf virtuellen Events sehr wichtig ist und auch funktionieren kann.

Zusätzlich haben wir das Prinzip der Table Captains wir vom realen Wiesnzelt ins Digitale übertragen.

Content

Wir hatten mit über 100 Masterclasses mehr als je zuvor. Ebenso schnellte die Zahl der Speaker·innen nach oben, da wir die einzelnen Vortragsslots auf circa zehn bis 20 Minuten kürzten. Statt der üblichen Panels setzten wir auf Impulsvorträge mit Q&A-Runden.

Die gesamte Bits & Pretzels Networking Week mit all seinen Formaten & Features basierte auf unsere eigenen virtuellen Eventplattform, mingle.cloud.  Es gab drei Streams, diverse Interaktionsmöglichkeiten wie Chat, 1:1 Videochat sowie Q&A-Runden, sowohl für die Teilnehmer*innen untereinander, als auch zwischen Teilnehmer und Partner; letztere hatten zudem einen eigenen interaktiven Brandroom. Unter allen Features war das Founders Roulette besonders erfolgreich. Hier konnten sich die Teilnehmer·innen in drei- bis fünfminütigen Videocalls zufällig treffen und verbrachten darin insgesamt mehr als 75.000 Minuten.

6 Tipps für die Konzeptionierung Ihres virtuellen Events

Mit der Entscheidung, die Plattform selbst zu kreieren, sind wir ein hohes Risiko eingegangen. Das hätte aus vielerlei Hinsicht schief gehen können. Doch es war auch eine Chance und rückblickend betrachtet eine Zeit, in der wir viel gelernt haben.

Einige der Learnings, mit Blick auf das virtuelle Events, möchte ich Ihnen mit auf den Weg geben.

1. Entscheidung für ein Geschäftsmodell
Entscheiden Sie sich für Leadgenerierung oder für ein Bezahlmodell, also eine Paywall.

2. Mut, Ticketpreise aufzurufen
Wir als Eventveranstalter·innen zerstören sonst selbst den Veranstaltungsmarkt.

3. Fokus auf die Kernbedürfnisse Ihrer Zielgruppe(n)
Starten Sie das Projekt mit der Frage „Warum kommen unsere Gäste zu uns?“.

4. Keine 1:1-Kopie der Veranstaltung im virtuellen Raum
Lassen Sie sich auf neue Formate ein.

5.  Auch virtuelle Events leben von Emotionen
Denken Sie out-of-the-box, um Ihre Teilnehmer·innen emotional an das Event zu binden. Schließlich kann jede·r das Event mit nur einem Klick verlassen.

6. Virtuelle Formate als Chance sehen
Durch virtuelle Veranstaltungen können Möglichkeiten für Ihr Unternehmen entstehen
– trauen Sie sich!

6 Tipps für die Durchführung Ihres virtuellen Events

1. Chat Support & Co.
Teilen Sie gezielt Teammitglieder für den Support des Chats ein. Ihre Gäste werden es Ihnen danken.

2. Bewahren Sie Ruhe
Die Geduld der Teilnehmenden ist im virtuellen Raum geringer – bleiben Sie nah an Ihren Kund·innen.

3. Technische Infrastruktur testen
Testen Sie so viel Sie können. Jeder Fehler, der im Voraus gefunden wird, erleichtert Ihnen das Leben.

4. Einstellung des Teams
Bereiten Sie Ihr Team auf die ungewohnte Situation vor.

5. Training der Speaker·innen
Viele von ihnen sind noch nie bei einem Online-Event aufgetreten. Es ist etwas anderes, vor einer Kamera zu stehen als vor einem Live-Publikum.

6. Klare und regelmäßige Kommunikation gegenüber Teilnehmenden
Teilnehmende sind möglicherweise mit virtuellen Veranstaltungen noch nicht gut vertraut. Außerdem ist Ihr Event erklärungsbedürftiger als sonst.

Zum Schluss noch zwei Hinweise: Wer ein tragfähiges Geschäftsmodell finden will, muss sich rechtzeitig für Leads oder Einnahmen entscheiden. Da wir in vielen externen Projekten, die inzwischen über mingle.cloud laufen wahrnehmen, dass sich die Ticketeinnahmen verringern und die durch Sponsoring steigern, lautet mein Tipp: Binden Sie Ihre Partner·innen und Sponsor·innen rechtzeitig ein. Zeigen Sie ihnen frühzeitig, wie sie eingebunden wären und welche Vorteile sie davon haben werden. Und last but not least: Live-Vorträge erzeugen aus unserer Sicht mehr Emotionen als vorab aufgezeichnete Vorträge. Senden Sie daher ruhig live! Mit einer Aufzeichnung können sich Ihre Teilnehmer·innen auch hinterher noch verpasste Speakings ansehen.

Fazit

Virtuelle Events sind einfach anders als Präsenzevents. Trauen Sie sich daher, Ihr gewohntes Eventkonzept komplett zu hinterfragen und fangen Sie noch einmal ganz von vorn an. Warum kommen die Teilnehmer·innen zu Ihren Events? Konzentrieren Sie sich beim Marketing auf eine Benefit-Kommunikation und bauen Sie Emotionen sowie viele Interaktions- und Networkingmöglichkeiten ein. Dann wird auch Ihr virtuelles Event ein voller Erfolg. Neben der virtuellen Eventplattform bieten wir mit mingle.cloud genau diesen Service an – wir nennen es virtual event consulting: Wir unterstützen unsere Kunden hierbei von Beginn an bei der Konzeptionierung ihres Events und begleiten sie bis zu Veranstaltung selbst.

Sie sind an weiteren Insights zur Bits & Pretzels Networking Week interessiert? In Christoph Commes VExCon Vortrag 2020 erfahren Sie, wie sich die Gründerkonferenz ein Jahr nach dem Auftritt von Barack Obama neu erfunden hat.

Christoph Commes Managing Director, Bits & Pretzels und mingle.cloud

Christoph Commes ist Geschäftsführer von Bits & Pretzels, Europas führender Gründerkonferenz, die selbst Barack Obama nach München lockte. Zu seinem Verantwortungsbereich zählt auch „mingle.cloud“, eine innovative virtuelle Konferenzplattform, die ihren Fokus auf neuartige Formate zum Netzwerken und Interagieren im virtuellen Raum legt.
 

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