Kongress Organisation

Kongress Management: Mit diesen 5 Tipps finden Sie den passenden Speaker

Jenny Harms

Egal ob Konferenz, Messe oder Kongress Organisation – den passenden Speaker für ihr Event zu finden ist nicht immer einfach. Terminlich, thematisch und budgetär muss es passen. Die richtige Wahl sollte bewusst getroffen werden. Mit unseren 5 Tipps finden auch Sie den Sprecher, der Ihre Teilnehmer begeistern wird.

Den richtigen Speaker finden - und binden

Nicht selten stellt sich die Frage: Ist es überhaupt notwendig, einen externen Sprecher anzufordern? Bedenken sollten Sie hier, dass ein Speakerwechsel für Abwechslung sorgt. Ein vielfältiges Programm zeichnet sich nicht dadurch aus, dass eine einzelne Person den ganzen Tag mit Vorträgen füllt. Viel mehr sollten Sie auf Expertenvorträge und eine gute Mischung aus Fachwissen und Charisma bei Ihren Sprechern setzen. Dann sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass ein Event zu einer reinen Werbeveranstaltung mutiert – und dass sich Ihre Teilnehmer langweilen. Mit dem passenden Speaker rückt das Ziel, Ihren Besuchern ein einmaliges Eventerlebnis zu bieten, in greifbare Nähe.

1. Need festlegen

Wie lang soll der Vortrag des Speakers sein? Welchen Themenbereich soll er abdenken? Welche Räumlichkeiten sind gegeben? Wie viel Budget können und wollen Sie ausgeben? All diese Fragen sollten Sie klären, bevor Sie sich auf die Suche nach dem perfekten Speaker machen.

2. An den richtigen Orten suchen

Persönliches Netzwerk

Ein guter erster Schritt ist, zu überlegen, ob sich ein passender Speaker in Ihrem eigenen Netzwerk befindet. Kennen Sie diesen persönlich können Sie meist schneller entscheiden, ob er für Ihr Veranstaltungsformat passend ist. Fragen Sie auch Kollegen oder Freunde, ob Sie Ihnen jemand empfehlen können.

XING

XING eignet sich ebenfalls gut dafür, einen Speaker zu finden. Nutzen Sie um erfolgreich zu sein die Suchfunktion oder entsprechende Gruppen. Falls Sie einen Premium Account besitzen, können Sie einen potentiellen Speaker direkt kontaktieren, ohne auf seine Bestätigung der Kontaktanfrage warten zu müssen.

Youtube

Auf Youtube haben Sie den Vorteil, dass sie sich einen umfassenden Eindruck vom Speaker machen können. Viele Vorträge sind über Youtube kostenlos abrufbar. Das erleichtert Ihnen die Entscheidung, ob ein Referent Ihren Vorstellungen entspricht oder nicht.

Dienstleister

Die Zeit ist knapp? Kein Problem! Inzwischen existieren viele Anbieter, die Speaker verwalten und auf eine Anfrage von Ihnen mit entsprechenden Vorschlägen in Ihrem Budget antworten. Beispiele hierfür sind https://keynotespeakers.eu/redneragentur, https://germanspeakers.org/ oder https://www.speakers-excellence.de/.

3. Absprache mit dem Speaker

Sie denken, Sie haben den passenden Speaker gefunden und er ist ebenfalls interessiert? Perfekt! Dennoch sind ein paar Punkte bei der weiteren Planung zu beachten.

Checken Sie beispielsweise die Präsentation des Speakers im Voraus. Dieser Punkt wird oft vernachlässigt, nachdem die Freunde groß über den gefundenen Speaker ist. Nichtsdestotrotz kann das nach hinten losgehen, wenn der Speaker den Vortrag in eine Werbeveranstaltung für seine Firma, sein Produkt, oder die eignene Person umfunktioniert. Oder er einen sehr langweiligen und nicht zum Thema passenden Vortrag abliefert. Überprüfen Sie seine Präsentation oder hören Sie sich im Idealfall vollständig an. Dann bleiben Sie von bösen Überraschungen verschont. Damit Sie genug Zeit für die Sichtung des Vortrags haben, empfielt sich das Setzen einer Deadline für den Speaker. Zu dieser sollte er den Vortrag fertiggesellt und vorgelegt haben.

4. Vortrag anhören & Meinungen einholen

Falls Sie die Zeit finden können, dem Vortrag zu lauschen, sollten Sie das unbedingt tun. Die lange Planungszeit wird hoffentlich mit einem zufriedenstellenden Vortrag gekrönt. Vergessen Sie nach dem Vortrag nicht, Feedback von den Teilnehmern einzuholen.

5. Nach der Veranstaltung

Feedback geben

Falls Sie sehr zufrieden mit dem Vortrag waren, können Sie das so an Ihren gebuchten Speaker herantragen. Aber auch falls Sie nicht zufrieden waren, sollten Sie das ansprechen. Achten Sie in diesem Fall aber darauf, den Speaker nicht nur zu kritisieren sondern ebenfalls positive Aspekte in ihr Feedback einzubringen. Für weitere Veranstaltungen kann der Sprecher dann auf diese individuelle Kritikpunkte eingehen, wenn Sie es in Betracht ziehen, ihn erneut um ein Speaking zu bitten.

In Kontakt bleiben

Bleiben Sie auch nach dem Event mit dem Speaker in Kontakt und senden Sie ihm ruhig eine Anfrage auf XING, um ihn optimal in Ihr Business Netzwerk zu integrieren. Eventuell wollen Sie ihn wiederholt buchen oder über ihn mit anderen passenden Speakern in Kontakt treten.

Fazit: Ein guter Speaker bleibt in Erinnerung. Ihre Veranstaltung in Folge auch. Die Suche nach dem passenden ist nicht immer einfach - sie lohnt sich aber auf jeden Fall.

Jenny Harms

Jennys Weg führte sie von Würzburg nach München. Hier tauschte sie ihr Studium der Medienkommunikation gegen ein Praktikum bei XING Events ein und widmet sich nun dem Content Marketing.

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