Kongress Organisation

Kongress Organisation: Interview mit der LMU München

Bettina Knauer

Auch Veranstalter von Kongressen und Konferenzen spüren, dass Teilnehmer zunehmend einmalige und einzigartige Eventerlebnissen einfordern. Gleichzeitig hält bei den Tools zur Event- und Kongress Organisation die Digitalisierung Einzug. Wie die XING Events Studie „Kongresse & Konferenzen im Wandel“ zeigt, organisieren und vermarkten bereits über die Hälfte der Veranstalter (62 %) ausschließlich online. Immerhin knapp die Hälfte (43 %) verkauft ihre Tickets über einen Online-Ticketshop. Einer von vier Veranstaltern (26 %) nutzt eine Einlassmanagement-Software oder spezielle Event Apps (24 %).

XING Events Lesetipp: Der Schlüssel zum Erfolg ist eine gute Kongress Organisation

Auch für das Congress Center der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) München tragen digitale Tools zu einer kosteneffizienten und international wettbewerbsfähigen Kongress Organisation bei. In unserem Interview spricht Katharina Visotschnig, Projektmanagerin im Congress Center, über die Realisierung von Kongressen und wissenschaftlichen Veranstaltungen.

Guten Tag Frau Visotschnig, schön, dass Sie sich Zeit für unser Interview genommen haben. Das Congress Center der LMU organisiert mehrere Events im Jahr. Könnten Sie uns kurz erklären, um welche Art von Veranstaltungen es dich dabei handelt?

Wir organisieren ausschließlich wissenschaftliche Veranstaltungen. Dazu gehören Kongresse, internationale Jahrestagungen, Symposien, aber auch kleiner Formate wie Workshops und Summer Schools sind ein Thema. Egal um welche Form von wissenschaftlichen Veranstaltungen es sich handelt, grundsätzlich steht der Forscher ja erst einmal vor einer ungewohnten Aufgabe und wir als Congress Center unterstützen die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler genau mit dem Service, den sich auch wirklich brauchen. Wir beraten aber auch den akademischen Mittelbau und die Sekretariate, die sich oft mit dem Hauptteil der organisatorischen Arbeit beschäftigen. Das macht im Jahr ungefähr 200 Veranstaltungen, die wir betreuen.

Welche digitale Software-Lösung nutzen Sie für Ihre Veranstaltungen? Haben sich, Ihrer Meinung nach, besondere Vorteile daraus ergeben?

Wir nutzen die Software-Lösung von XING Events für das Teilnehmermanagement bei unseren Veranstaltungen. Wir haben viele Veranstaltungen mit einer hohen Anzahl an Teilnehmern und mit dieser Software behalten wir immer alles im Blick. So haben sich für uns einige Vorteile ergeben, da wir an der Universität nicht über eine zeitgemäße, einfache und effiziente Lösung verfügen.

Auch haben wir viele sowie internationale Kongress-Teilnehmer, da ist die ePayment Methode ein klarer Pluspunkt! Zumal wir somit ideal die Beiträge einziehen können. Wir erhalten einmal im Monat eine Abrechnung und müssen uns nicht um jede Zahlung einzeln kümmern.

Mit der Erstellung der Teilnehmerlisten haben wir zudem jederzeit einen guten Überblick über alle gebuchten Vorträge oder auch Workshops der Teilnehmer.

Wie setzen Sie Ihre Events ein? Welche Überlegungen stehen hinter Ihrem Congress Center?

Die Idee, einen Kongress zu veranstalten kommt immer aus der Wissenschaft. Wir helfen dann, die Kongresse nach München zu holen oder unterstützen bei der Organisation und Umsetzung. Dabei wollen wir als Congress Center die Professorinnen und Professoren genau da abholen, wo sie stehen und organisatorisch dort unterstützen, wo es notwendig ist. Damit das Rad nicht bei jedem Kongress immer wieder neu erfunden werden muss, sehen wir uns als Schnittstelle zwischen Wissenschaft, interner LMU Verwaltung und der Kongresswirtschaft in München.

Die Bedürfnisse dabei sind sehr unterschiedlich - je nach Fachbereich, finanziellen Mitteln und Personalkapazität. Grundsätzlich beruht unser Service deshalb auf Beratung und Information. Wir bieten aber auch die komplette Organisation von Veranstaltungen an und weißen auch auf neue innovative Veranstaltungsformate sowie auf Green Meetings hin.

Vielen Dank für das Interview Frau Visotschnig. Ihr Feedback beweist einmal mehr, dass sich der Einsatz digitaler Tools für alle Veranstaltungsarten und Branchen lohnt. Es sind viele einzelne Prozesse nötig, damit das Teilnehmermanagement von Anfang bis Ende funktioniert. Um sich nicht in diesen Prozessen zu verlieren, ist für Veranstalter ein gut geplantes und umgesetztes Teilnehmermanagement unumgänglich.

XING Events Tipp: Sie wollen mehr über die Arbeit des Congress Center erfahren? Hier geht es zum VExCon 2019 Webinar "How To Be Organized - wissenschaftliche Kongresse erfolgreich planen und kommunizieren". 

Bettina Knauer Content Marketing & PR Manager, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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