Kongress Organisation

Wissenschaftliche Kongresse erfolgreich planen und kommunizieren Basierend auf VExCon Interview 2019

Wie auch Sie wissenschaftliche Kongresse erfolgreich planen und kommunizieren? Einen spannenden Einblick in ihre Prozesse, Tools und ihr Team gibt Sabine Beutlhauser, Leiterin des Congress Centers der Ludwig-Maximilians-Universität in München im Interview mit Timm Schröder, Director Sales bei XING Events.

Als Leiterin des Congress Centers der LMU unterstützt Sabine Beutlhauser Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen. Egal, ob es sich um einen großen Kongress, eine internationale Jahrestagung, Workshops oder Summer Schools handelt. Sie und ihr Team bilden die Schnittstelle zwischen Wissenschaft, LMU-Verwaltung und der lokalen Kongresswirtschaft in München. Ein Event haben wir im Interview genauer beleuchtet: den Deutschen Historikertag
 

Sabine Beutlhauser über wissenschaftliche Kongresse und deren Organisation

Sabine, was verbirgt sich hinter dem Historikertag?

Der Historikertag ist mit mehr als 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern für uns eine richtig große Veranstaltung und schon allein aus diesem Grund etwas Besonderes. Er ist einer der größten geisteswissenschaftlichen Fachkongresse, die in Europa stattfinden. Normalerweise können solche Mega-Kongresse bei uns an der Universität aus Kapazitätsgründen gar nicht stattfinden. Allerdings erwarten wir nicht alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer gleichzeitig und streamen die Plenarveranstaltungen in andere Räume. So können wir den Historikertag dennoch in unserem Hause durchführen.

Ihr streamt den Historikertag also schon seit vielen Jahren?

Ja, denn unser größter Hörsaal, das Audimax, hat 815 Sitzplätze. Deshalb streamen wir große Plenarveranstaltungen live in andere Hörsäle. Haben wir also 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer, bedeutet dies, dass wir sehr viele Räume parallel bespielen. Wie man sich sicher vorstellen kann, stellt das eine große technische und infrastrukturelle Herausforderung dar. Jede Referentin, jeder Referent muss in seinem Raum den Vortrag zum richtigen Zeitpunkt auf dem Laptop abspielen können und auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen alle rechtzeitig ihre Räume finden. Letzteres ist schon allein dadurch eine Herausforderung, dass unser Gebäude ein historisches ist.

Darüber hinaus gehört zum Historikertag eine riesige Buchausstellung. Das bedeutet, zu dieser Vielzahl an Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten wir unzählige Lieferungen mit Büchern. Neben dem logistischen Aufwand für die Poststelle haben wir es aufgrund der großen Papiermengen auch schnell mit dem Brandschutz und Sicherheitsvorkehrungen zu tun.

Außerdem zählt zu unseren Gästen auch die Bundeskanzlerin. Daher müssen wir beim Historikertag neben dem Protokoll auch besonderen Sicherheitsrichtlinien erfüllen. All diese Aspekte führen dazu, dass der Historikertag stets ein besonderes Event in unserem Kalender darstellt.

Was hilft Dir und Deinem Team bei der perfekten Durchführung solcher Kongresse?

Mir persönlich hilft Struktur. Ohne einen guten Fahrplan werde ich mein Ziel nicht erreichen. Aus diesem Grund führe ich mir stets vor Augen, was das Ziel der Veranstaltung ist.

Darüber hinaus arbeiten wir viel mit Checklisten und Leitfäden und unterstützen unsere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bestmöglich in allen Aspekten.

Kongress-Planung hat also viel mit Projektmanagement zu tun?

So ist es. Ein Event ist immer auch ein Projekt, das uns längere Zeit begleitet. Bei großen Kongressen beträgt die Vorbereitungszeit circa zwei Jahre.

Übrigens bieten wir auch Seminare zur effektiven Kongressorganisation an. Dazu laden wir all diejenigen ein, die vor der Herausforderung stehen, eine Veranstaltung durchzuführen.

Hier unterscheiden wir vier verschiedene Phasen:

Eventmanagement = Projektmanagement

STEP 1: INITIIERUNG

STEP 2: PLANUNG

STEP 3: DURCHFÜHRUNG

STEP 4: ABSCHLUSS

Bei der Initiierung in Step 1 geht es um die Idee, das Ziel sowie die Zielgruppe. In dieser Phase arbeiten wir häufig mit der Stadt München zusammen, um einen bestimmten Kongress an die Universität und nach München zu holen. Der/die Professor/in von unserer Universität bewirbt sich um den Kongress. Waren wir mit der Bewerbung erfolgreich, steigen wir direkt in die Planungsphase ein – die längste und entscheidende Phase für die Vorbereitung und den Erfolg des Kongresses.

Seid Ihr bei jeder Veranstaltung vor Ort?

Nein, wir sind nicht bei jeder Veranstaltung mit dabei. Es gibt Fakultäten an unserer Universität, die dank begleitender Ausstellungen oder Sponsoren über größere finanzielle Mittel verfügen und häufig durch professionelle Kongressagenturen unterstützt werden. Unser Beratungsanteil ist deshalb bei den geisteswissenschaftlichen oder sozialwissenschaftlichen Fachbereichen etwas größer. Dort sind wir auch im Veranstaltungsmanagement tätig.

Es gibt aber auch immer mehr innovative Formate, bei denen wir gar nicht mehr vor Ort sein müssen – beispielsweise bei virtuellen Kongressen. Ich hatte letztens erst eine Professorin, die solch einen Online-Kongress sehr professionell umsetzen wird. So findet beispielsweise vormittags und nachmittags das gleiche Live-Programm statt, damit das international verteilte Publikum das gleiche Programm konsumieren kann.

Welchen Anspruch habt Ihr an die Software, die Euch unterstützen soll?

Wir haben uns nach einer sehr umfangreichen Recherche sehr viele Anbieter angeschaut. Nach verschiedenen Software-Tests kamen wir zu dem Ergebnis, dass uns eine einfache Bedienbarkeit am wichtigsten ist. Darüber hinaus spielt das Preis-Leistungs-Verhältnis eine große Rolle, da bei unseren Veranstaltungen öffentliche Mittel verwendet werden.

Unsere Kooperation mit XING Events besteht ja bereits seit einer Weile und bisher haben wir für alle Anforderungen gute Lösungen finden können.

Darüber hinaus ist ein schneller Support eine für uns wichtige Anforderung. Wenn jemand aus unserem Team eine Frage hat bzw. eine Lösung für ein bestimmtes Problem benötigt, dann wissen wir schnelle Hilfe sehr zu schätzen.

Wir hatten gerade erst einen Fall, den wir mit Eurer Hilfe schnell lösen konnten. Dort ging es um eine E-Learning-Plattform für Ärzte und einen komplexen Zertifizierungsvorgang. Auch diesen anspruchsvollen Fall bewältigt Eure Lösung, auch wenn wir zunächst etwas um die Ecke denken mussten.

Internationalität ist bei der Umsetzung in Sachen Software häufig nicht ganz einfach.

Ja, das stimmt. Für uns ist es wichtig, dass der Server auf jeden Fall in Europa, am besten in Deutschland steht. Anders könnten wir das auch gar nicht lösen. Deswegen schließen wir die Rahmenvereinbarungen mit Software-Anbietern und bieten das Tool zur Nutzung an. Gerne natürlich auch in Verbindung mit Schulungen.

Die gute Zusammenarbeit mit einem Anbieter ist für Euch ein wichtiger Punkt und zeichnet am Ende des Tages auch die Partnerschaft aus?

So ist es. Wir standen auch vor Herausforderungen, die wir gemeinsam mit XING Events gelöst haben. Da geht es beispielsweise um die Abrechnungsprozesse. Man muss sich vorstellen, dass wir als Universität nur ein privatwirtschaftliches Offenmarktkonto besitzen. Das ist die Staatsoberkasse bei der bayerischen Landesbank. Auf dieses Konto fließen alle Ein- und Ausgaben, die die LMU verzeichnet. Das bedeutet, dass ein Kongress mit seinen verschiedenen Unterkonten ebenfalls eine exakte Zuordnung benötigt. Darüber hinaus müssen die Abrechnungen sehr pünktlich erfolgen und wir müssen uns an verschiedene Prinzipien bei der Gebührenverrechnung halten. Bisher haben wir zum Glück immer eine Lösung gefunden.

Wie schafft Ihr es bei den vielen Projektbeschäftigten, dass alle immer auf dem aktuellsten Stand sind?

Am Ende des Tages ist es ganz wichtig, dass es jemanden gibt, der den „Hut aufhat“ und die Koordination übernimmt. Ich rate dazu, Teams lieber kleiner statt groß werden zu lassen. Eine optimale Teamgröße besteht aus drei bis fünf Leuten. Für verschiedene Ressourcen, die auch ganz klar voneinander abgegrenzt sein müssen. Das Thema Teilnehmermanagement sollte am besten von einer konkreten Person betreut werden.

Schauen wir nochmal auf die Vorbereitungszeit von zwei Jahren. Kannst du dir vorstellen, dass sich zukünftig diese Zeit durch digitale Tools verkürzen lässt?

Idealerweise sprechen wir von zwei Jahren Vorbereitungszeit. Allerdings organisieren wir auch oft Veranstaltungen innerhalb eines Jahres. Durch die Digitalisierung kann man Prozesse einerseits einfacher gestalten. Die Vorbereitungszeit an sich kann man jedoch nicht verkürzen, da je nach Keynote Speaker eine gewisse Vorlaufzeit wichtig ist. In der Organisation, also bei den Prozessen, lässt sich dadurch aber mit Sicherheit Zeit einsparen.

Wie wird Wissensvermittlung in fünf Jahren aussehen? Wird sich die Präsenz bei Kongressen dank virtueller Elemente verringern?

Ich würde mir das wünschen und mich konkret bezüglich zweier Aspekte freuen zum einen wegen der Nachhaltigkeit zum anderen, weil es den Zeitgeist trifft. Green Meetings, was virtuelle Kongresse letztendlich dann auch sind, werden hoffentlich noch an Bedeutung zunehmen.

Ich stelle mir schon die Frage, ob ein Referent für einen Vortrag mehrere Stunden fliegen sollte oder, ob wir das nicht auch anders lösen könnten.

Zum anderen denke ich, dass wir uns als Universität nicht mehr vor gesellschaftlichen Themen verschließen können. Ich glaube, dass der Transfer von Wissen auch immer wichtiger wird. Hier sollte es einen stärkeren Austausch geben und der Einfluss auf gesellschaftliche Themen sollte wachsen.

Fazit

Schon im vergangenen Jahr haben wir mit Sabine Beutlhauser über die virtuelle Umsetzung von wissenschaftlichen Kongressen gesprochen. Heute – mitten in der Corona-Pandemie – gewinnt gerade die letzte Passage des Interviews eine ganz neue Bedeutung. Denn auch vor den Toren der Universitäten macht die aktuelle Entwicklung keinen Halt – nicht nur der universitäre Alltag, sondern auch wissenschaftliche Kongresse und Veranstaltungen mussten und müssen aufgrund der Pandemie neu gedacht und ins Digitale gehoben werden. In diesem Jahr ist Sabine Beutlhauser erneut auf der VExCon und wird in ihrer Key Note das Thema „Universität 4.0 – Forschung im Shutdown“ beleuchten sowie konkrete Best Practice Beispiele an der Ludwig-Maximilians-Universität München aufzeigen.

XING Events Tipp: Verpassen Sie nicht Sabine Beutlhausers Keynote auf der VExCon 2020!

Unter dem Titel „Universität 4.0 – Forschung im Shutdown“ beantwortet Sie folgende Fragen:
Wie sieht die Zukunft wissenschaftlicher Kongresse aus?
Wie mache ich meinen Kongress modern, sicher und visionär?
Wie digitalisiere ich mein Event und bringe es in die Zukunft? 

Timm Schröder

Timm Schröder besitzt langjährige Berufserfahrung im Bereich Business Development und Vertrieb. Im Frühjahr 2019 übernahm er die Vertriebsleitung bei XING Events. Als Sales Director verantwortet er alle Vertriebsaktivitäten in DACH und international.

 

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