Messeplanung

Messen für Veranstalter: Die XING Events Academy 2019 und VExCon 2019 Im Interview mit Antje Schwuchow - Marketing & Event Manager bei XING Events

Marie Salen

XING Events: Hallo Antje, vielen Dank, dass Du Dir für uns die Zeit nimmst, wir freuen uns, über die eigenen Events von XING Events mehr zu erfahren. Könntest Du uns zuerst erklären, von welchen Veranstaltungsformaten wir hier bei der VExCon und der XING Events Academy sprechen?

Antje Schwuchow: Vielen Dank für die Gelegenheit, darüber zu berichten. Ich beginne einmal mit der XING Events Academy – dabei handelt es sich um ein Roadshow Format, mit dem wir jetzt bereits im dritten Jahr unterwegs sind, und zwar „real“ unterwegs. Wir wählen jedes Jahr drei bis vier Städte im deutschsprachigen Raum aus für dieses Event. Der Grundgedanke dahinter ist es, als XING Events persönlich vor Ort bei unseren Kunden und Interessenten zu sein – also quasi „XING Events zum Anfassen“. Bei jeder Academy haben wir einen externen Speaker, der einen spannenden Best Practice Case vorstellt. Im Anschluss bieten wir den Gästen zwei verschiedene Workshops bzw. Live-Produkt-Demos, die unsere Kollegen aus dem Consulting und Sales durchführen. Abgerundet wird das Ganze durch ausreichend Zeit zum Netzwerken. Bei aller Digitalisierung ist dieser direkte Austausch enorm wertvoll – und das für beide Seiten. Unsere Kunden und Interessenten erfahren tiefgehende Details über unsere Produkte und wir erfahren im Gegenzug, welche Herausforderungen unsere Kunden im Arbeitsalltag haben und was sie sich bezüglich unserer Dienstleistungen für die Zukunft wünschen. Dennoch ist auch ein virtuelles Format wie die VExCon ein absolut wichtiger Baustein im Marketing-Event-Mix. Die VExCon ist zum einen eine Online-Messe – das heißt, die Aussteller präsentieren auf der Plattform an ihrem individuell gestalteten Messestand Unterlagen, Videos etc. zum Anschauen und Herunterladen. Zudem sind sie über einen Live-Chat die ganze Zeit über persönlich ansprechbar. Die Messe ist in diesem Jahr vier Tage geöffnet. Das Herzstück der VExCon sind aber die zwei moderierten Konferenztage, an denen die Speaker Live-Vorträge halten und die Teilnehmer direkt Fragen stellen können. Für die Teilnehmer ist es enorm praktisch, dass sie sich aus den zahlreichen Vorträgen genau die aussuchen, die sie interessieren – die restliche Zeit des Tages kann effektiv im Büro zum Arbeiten genutzt werden. Auch die Speaker haben die Möglichkeit, den Vortrag von dort aus zu halten, wo sie gerade unterwegs sind – im vergangenen Jahr hatten wir einen Vortrag live aus Dubai.

XING Events: Welche Unterschiede fallen Dir zwischen einem Offline-Event im Gegensatz zu einem Online-Event auf?

Antje Schwuchow: Der größte Unterschied liegt zunächst einmal darin, dass bei einem virtuellen Event niemand auf Reisen gehen muss, weder Messeveranstalter und Speaker noch die Teilnehmer. Jetzt könnte man denken, dass das virtuelle Event weniger Aufwand bedeutet – für den Besucher ist das so, aber auf Seiten des Veranstalters definitiv nicht. Die Zeit, die bei einem offline Event für Locationsuche, -buchung, Catering etc. gebraucht wird, fließt bei einem virtuellen Event in das Aufsetzen, Modifizieren und Testen der Technik. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass bei einem Online-Event der Content noch wichtiger ist als bei einem Offline-Event; bei letzterem spielen oft auch Faktoren wie eine außergewöhnlich hochwertige Location eine Rolle, um Besucher zur Teilnahme zu motivieren. Sehr wichtig ist vielen auch die Möglichkeit zum Netzwerken der Teilnehmer untereinander – diese ist bei unserer virtuellen Messe (noch) nicht gegeben. Andererseits ist die Hürde zur Messeteilnahme an einem Online-Event deutlich geringer – keine Anreise, keine Kosten, weniger Zeitaufwand. Also haben beide ihre Vor- und Nachteile, aber auf jeden Fall ihre Berechtigung auf dem Eventmarkt.

XING Events: Welche Themen werden bei diesen Veranstaltungen abgedeckt?

Antje Schwuchow: Bei unseren Academies bleiben wir sehr eng bei der Thematik, die für Eventveranstalter interessant ist – optimales Teilnehmermanagement und effektive Eventvermarktung. Für Bestandskunden gehen wir dabei auch sehr in die Tiefe und zeigen neueste Entwicklungen auf. Bei einem Event wie der VExCon ist das Spektrum deutlich größer – wir haben zum einen mehr Zeit mit den zwei Konferenztagen und möchten zum anderen eine sehr breite Zielgruppe abholen. Auch hier geht es natürlich immer um Themen, die für Veranstalter interessant sind, aber sie können auch gerne etwas weiter greifen und sich auf verschiedenste Eventtypen beziehen. Beispiele hierfür sind Themen wie „Eventvermarktung mit Instagram“ oder die Präsentation umfangreicher Studien wie „Future Meeting Space“ im vergangenen Jahr.

XING Events: Wie kamt Ihr dazu die VExCon zu gründen? Wie war der Bedarf für ein solches Event?

Antje Schwuchow: 2017 haben wir beschlossen die VExCon erstmalig durchzuführen. Wir sind über einen Partner auf dieses Format gestoßen, fanden das Konzept einfach selbst super spannend und waren neugierig, wie es bei unserer Zielgruppe ankommt … und es ist eingeschlagen wie eine Bombe. Wir hatten bereits zwei Tage nach Öffnung des Ticketshops 330 Registrierungen. Am Ende hatten wir über 1.000 – eine Zahl, mit der wir wahrlich nicht gerechnet hatten. Der Bedarf war also offensichtlich groß und eine gleich hohe Anzahl an Registrierungen im Folgejahr hat dies untermauert.

XING Events: Wie erfolgt die Programmauswahl? Wie sucht Ihr z.B. eure Speaker aus?

Antje Schwuchow: Oberste Priorität bei der Auswahl der Speaker und Themen ist der Mehrwert, den wir unseren Teilnehmern bieten möchten. Egal ob vor Ort oder online – unsere Gäste sollen hinterher sagen, dass es sich gelohnt hat, die Zeit zu investieren und dass sie hilfreiche Tipps, Trends und Informationen für ihren Arbeitsalltag mitgenommen haben. Aus diesem Grund recherchieren wir kontinuierlich bei anderen Events sowie auch in den Medien spannende Themen und interessante Speaker. Zudem stimmen wir immer im Vorfeld gemeinsam mit den akquirierten Speakern die geplanten Inhalte ab. Schließlich ist der Content einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Business-Events.

XING Events: Wie werden solche Events vermarktet? Hast Du vielleicht konkrete Beispiele, besonders was eine Eventreihe wie die Academy angeht?

Antje Schwuchow: Gerade die Academy haben wir in diesem Jahr nicht so stark vermarktet, sondern überwiegend mit persönlichen Einladungen gearbeitet. Aber generell nutzen wir natürlich die komplette Palette der XING Events Tools und den XING Eventmarkt. Basis ist immer die Event Plus Seite auf XING.

XING Events: Die Academy ist also ein offline Event – kannst Du uns zur Organisation solcher Events mehr sagen; wie wird z.B. der Einlass vor Ort gemanaged?

Antje Schwuchow: Den Einlass managen wir mit unseren eigenen Tools. Wir setzen unsere digitale Einlasslösung EasyEntry ein und drucken Badges mit Namen vor Ort. Auf diese Weise vermitteln wir einen professionellen Eindruck, auch wenn die Events nicht Tausende von Besuchern haben. Die Teilnehmer können sich zudem schon einmal ein konkretes Bild unserer Lösungen machen. Das beginnt aber bereits deutlich vorher, nämlich mit der Präsentation des Events auf XING und der einfachen Online-Registrierung bzw. dem bequemen Ticketkauf über den Ticketshop. Letztendlich sind gerade die digitalen Lösungen im Vorfeld dazu da, den reibungslosen Ablauf eines Offline-Events zu gewährleisten.

XING Events: Holst Du Dir nach den verschiedenen Veranstaltungen bei den Teilnehmern Feedback? Wenn ja, inwiefern verändert dies die Organisation der nächsten Veranstaltungen?

Antje Schwuchow: Auf jeden Fall! Getreu dem Motto „Wer aufgehört hat, besser werden zu wollen, hat aufgehört gut zu sein!“ fragen wir jedes Mal im Nachgang, wie unseren Teilnehmern das Event gefallen hat – angefangen bei der Location, über die Messeplanung im Vorfeld bis hin natürlich zu den Inhalten und deren Zweckmäßigkeit für den Arbeitsalltag. Gerade die Verbesserungsvorschläge nehmen wir sehr ernst und versuchen, möglichst schnell Abhilfe zu schaffen. Zwei Beispiele vielleicht dazu:
Bei unserer Academy mussten sich die Teilnehmer in 2018 noch zwischen zwei Live-Demos entscheiden; die meisten waren aber an beiden Themen höchst interessiert. Daher bieten wir seit diesem Jahr beide Demos zweimal hintereinander an, so dass niemand auf Informationen verzichte muss. Bei der VExCon haben wir vom ersten zum zweiten Jahr die Log-in-Prozesse deutlich vereinfacht sowie unser Konferenzprogramm transparenter präsentiert im Vorfeld. Positive Kritik nehmen wir natürlich zum Anlass, Dinge beizubehalten. Beispielsweise sind unsere Gäste immer sehr zufrieden mit unseren Locations, weshalb wir dabei weiterhin auf unseren Partner, die Design Offices setzen.

XING Events: Sind Dir besondere Unterschiede im Kundenkontakt zwischen einem online und offline Event aufgefallen?

Antje Schwuchow: In unserem speziellen Fall ist der Unterschied natürlich sehr groß, da unsere offline Events in kleinem Rahmen stattfinden. Bei den Academies lernen wir quasi jeden Gast persönlich kennen vor Ort; bei der VExCon haben wir nur zu wenigen Teilnehmern direkten Kontakt per E-Mail, z. B. wenn es im Vorfeld Fragen dazu gibt und dann natürlich die Kontakte im Chat bei den Speakings und an den virtuellen Ständen. In den vergangenen zwei Jahren haben wir eindeutig festgestellt, dass sich die kleinen Events vor Ort nicht vorrangig zur Leadgenerierung eignen, dafür aber ein ideales Instrument für die Bestandskundenpflege und -bindung sind. Aus Sicht unserer Saleskollegen ist ein Academy-Nachmittag „soviel Wert wie drei Tage lang auf Reisen zu Kunden zu sein“. Bei unserer virtuellen Messe dagegen sind unsere Bestandskunden nicht unbedingt zahlreich vertreten – hier nutzen eher neue Interessenten die Möglichkeit, uns und unsere Partner unverbindlich kennen zu lernen und das ohne großen Aufwand – weder zeitlich noch finanziell. Unsere virtuelle Messe kann aber definitiv ein Anreiz sein, im Anschluss ein „reales“ Event zu besuchen. Genau aufgrund dieser Unterschiede gehen wir davon aus, dass keines der beiden Formate das andere verdrängen wird. Wir setzen auch weiterhin auf beide, da sie sich sehr gut ergänzen – eben ein optimaler Event-Marketing-Mix

XING Events: Vielen Dank für das Interview, Antje, ich bin schon auf die Themen der VExCon 2019 gespannt! Diese findet auch vom 26. bis 29. November wieder statt. Die XING Events Acadamy kann man noch am 19. September 2019 in Frankfurt und am 23. September 2019 in München besuchen.

Marie Salen

Marie hat in Aix-en-Provence Corporate Communication & Change Management studiert und ist nach München gezogen um XING Events im Content Marketing zu unterstützen.

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