Messe Events sind ein wichtiges Marketinginstrument, um sich als Unternehmen zu präsentieren, Kontakte zu knüpfen und zu pflegen sowie um neue Kunden zu gewinnen. Es bedarf also sorgfältiger Messeplanung, um als Messeveranstalter qualitativ hochwertige und relevante Aussteller anzusprechen und damit eine hohe Besucherzahl sowie eine steigende Bedeutung Ihrer Veranstaltung zu erreichen. Worauf bei der Messeplanung zu achten ist, damit Ihre Messe zu einem vollen Erfolg wird, haben wir für Sie in den folgenden Tipps zusammengefasst:
Auch als Messeveranstalter sollte man klare Ziele definieren, die am besten in einem Projektplan festgehalten werden. Dieser dient nicht nur zur Erfolgskontrolle, sondern auch dazu, alle Ziele während der Planung rechtzeitig zu erreichen.
Um ein klares Ziel zu setzen, sollte zu Beginn die Leitfrage geklärt werden: Welchen Fokus soll meine Messe haben? Hier gilt es vor allem zu entscheiden, ob sich die Messe auf ein spezielles Thema oder eine Branche fokussieren soll oder doch branchenübergreifend sein bzw. vielseitige Interessen vertreten soll.
Die zweitwichtigste Frage ist: Welche Besucher soll die Messe ansprechen?
Zu unterscheiden gilt dabei grundsätzlich, ob die Messe für Konsumenten (B2C) oder Unternehmen (B2B) sein soll. Es ist natürlich auch eine Kombination beider Interessengruppen möglich. Um potentielle Besucher gezielt anzusprechen und um die richtigen Aussteller zu finden, sollte die Interessengruppe möglichst genau definiert werden. Legen Sie basierend auf Ihren Antworten eine Strategie zur Umsetzung fest und planen Sie genügend Zeit ein, um die Messe sorgfältig vorzubereiten.
Weitere Fragen, die zur Festlegung der Zielsetzung hilfreich sind:
Möchte ich aktive Aussteller?
Möchte ich meine Kundenbindung zu bereits bestehenden Ausstellern stärken?
Möchte ich eine hohe Besucherzahl?
Möchte ich Sponsoren dazugewinnen?
Nachdem alle Fragen zur allgemeinen Zielsetzung beantwortet sind, beginnt die Planung. Die Planung nimmt viel in Anspruch und sollte deshalb so früh wie möglich beginnen. Zu Beginn ist es wichtig, Aussteller für die Messe zu gewinnen.
Gute Aussteller = seriös = hochwertige Messe
Finden Sie heraus, welche Aussteller relevant für Ihre Messe sein können und sprechen sie diese an. Auf die Ausstellerakquise sollten Sie sich im Vorfeld entsprechend vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass wichtige Fragen zur Messe geklärt sind und auch an Ihre Aussteller kommuniziert werden. Dies vermeidet Unklarheiten und wirkt frühzeitig auftretenden Problemen entgegen.
Bereiten Sie dazu alle notwendigen Materialien versandfertig (print und digital) vor. Diese können Sie auf Anfrage verschicken oder auch als reine Form der Akquise nutzen. Nicht jeder Aussteller hat die gleichen Anforderungen. Versuchen Sie also, unterschiedliche Möglichkeiten anzubieten. Damit bieten Sie Ihren Ausstellern einen Mehrwert und erhöhen ihre Zufriedenheit.
Es ist außerdem wichtig, dass Sie alle relevanten Aspekte zu Ihrer Messe auch jederzeit noch einmal zum Abruf anbieten. Diese können Sie zum Beispiel auf Ihrer Website in einer Art FAQ implementieren.
Achten Sie dabei, dass Sie Ihre Website nicht als reines Marketingtool, sondern mehr als Informations- und Kommunikationsplattform nutzen.
Hier nochmal eine Checkliste für Ihre Messeorganisation:
Sobald die grundsätzliche Planung abgeschlossen ist, beginnt die Vermarktungsphase für Ihre Messe. Welche Vermarktungstools Sie wählen, hängt ganz von Ihrem Budget und Ihrer Zielgruppe ab. Unser Tipp: Beziehen Sie auch Ihre Aussteller in Ihre Messe-Vermarktung ein, indem Sie sie über Ihre zentralen Vermarktungsplattformen informieren und, wenn möglich, aktiv in die Vermarktung einbinden, z.B. mit Hilfe von Hashtags in den Social-Media-Kanälen. Dadurch können wertvolle Kooperationen und langfristige Kundenbeziehungen entstehen.
Nutzen Sie auch Ihre Social-Media-Kanäle zur Vermarktung. Überlegen Sie sich vor der Veranstaltung bereits einen Hashtag, der Ihre Veranstaltung einprägsam beschreibt, und kommunizieren Sie ihn auf allen Kanälen. Motivieren Sie Ihre Besucher dazu, auch über Ihre Messe zu berichten. Dadurch werden andere potentielle Besucher und Aussteller aufmerksam gemacht, die Sie für Ihre nächste Messe dazugewinnen können.
Denken Sie auch an die Presse, die über Sie berichten soll. Bereiten Sie vorab Texte vor, die Sie an Redakteure, Magazine, Zeitungen etc. schicken. Suchen Sie sich einen möglichen Mediapartner, der konstant, auch während und nach der Veranstaltung, über Sie berichtet. So bleibt Ihre Messe im Gespräch und in den Köpfen der Besucher.
Um sich von anderen Messeveranstaltern abzugrenzen, sollten Sie sich überlegen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, um das gesamte Messeerlebnis einmalig zu gestalten.
