Messeplanung

Überlegen Sie noch oder Planen Sie schon? 5 Tipps für eine gelungene Messeplanung

Myriam van Alphen-Schrade

Für einen gelungen Messeauftritt braucht es mehr als einen Messestand und die einfache Messe Teilnahme. Messe Veranstaltungen sind auch im Zeitalter von Facebook, Twitter und Co. eine wichtige Plattform, um beispielsweise seine Produkte zu vermarkten. Aufgrund der Reichweite und der Kostenersparnis, die das digitale Marketing mit sich bringt, fragen sich viele Unternehmen, ob ein Messeauftritt überhaupt noch rentabel ist. Doch so verlockend die Vorstellung auch ist, das Marketing komplett vom Schreibtisch aus zu steuern, nur auf einer Messe kommen Sie mit zahlreichen potentiellen Kunden, Messe Teilnehmer, sowie langjährigen Geschäftspartnern persönlich ins Gespräch. Deshalb sind auch Messen für Event Firmen besonders wichtig. Auf einer erfolgreichen Messe lernen Sie Ihr Gegenüber richtig kennen und können Ihre eigenen Produkte und Services optimal präsentieren. Gerade im B2B-Bereich ist ein Messeauftritt eines der wichtigsten Marketinginstrumente – setzen auch Sie Messe Marketing ein!

Um das volle Potenzial aus Ihrem Messeauftritt herauszuholen, sollten sich Messeveranstalter neben der Gestaltung Ihres Messestandes auch auf die Vor- und Nachbereitung konzentrieren. Worauf Sie besonders achten sollten, wenn Sie eine Messe veranstalten und wie Sie Ihren Messeauftritt zu einem vollen Erfolg machen und das Interesse an Messen fördern, haben wir für Sie in folgenden Tipps für eine erfolgreiche Messe zusammengestellt:

Tipp 1: Definieren Sie Ihre Ziele!

Definieren Sie bereits im Vorfeld klare Messeziele, da darauf die gesamte Messeplanung Ihres Messeauftritts basiert. Danach sollten Sie Ihre Messe vorbereiten. Welche Ziele Ihr Unternehmen auf der Messe verfolgt, sollten Sie im Vorfeld bei den relevanten Teams abfragen. Denn: Die Zielsetzung des Vertriebs wird eine andere sein als die der Produktentwicklung. Besprechen sie also, was und wen Sie als Unternehmen erreichen wollen.

Auch sinnvoll: Definieren Sie quantitative und qualitative Ziele und erstellen Sie eine Messen Checkliste. Nicht nur eine von Ihnen angestrebte Besucherzahl sollte festgelegt werden, auch qualitative und langfristige Ziele sollten definiert sein. Wollen Sie eine Steigerung des Bekanntheitsgrades erzielen? Oder stehen auch Gespräche mit Kooperationspartnern auf dem Plan? Es gibt viele Messe Besonderheiten, auf die Sie achten sollten.

Tipp 2: Machen Sie auf sich aufmerksam!

Wenn Sie auf einer Messe die gewünschten Besucher erreichen wollen, sollten sie nichts dem Zufall überlassen. Gerade auf großen Messen ist es für Sie als Austeller wichtig, auf sich aufmerksam zu machen. Vermarkten Sie Ihre Messepräsenz bereits im Vorfeld und laden Sie potenzielle Kunden und Partner zu einem Standbesuch ein. Durch die persönliche Einladung heben Sie sich bereits positiv von der Konkurrenz ab. Zudem können Sie feste Gesprächstermine am Stand vereinbaren, denn auch die Besucher planen in der Regel den Messetag vorab. Dazu müssen die entsprechenden Mitarbeiter in Ihrem Hause über die Messeeinladungen informiert sein, um die Anfragen interessierter Adressaten kompetent zu bearbeiten.

Ein weiterer Tipp: Erstellen Sie eine Eventseite auf XING Events, um Ihren Messeauftritt auch auf XING zu vermarkten. Dafür müssen Sie sich lediglich im XING TicketingManager registrieren. Auf XING haben Sie die dann die Möglichkeit, schnell und komfortabel Ihre gewünschte Zielgruppe einzuladen und relevante Informationen für die potenziellen Besucher bereitzustellen.

Tipp 3: Setzen Sie auf ein ausgefeiltes Messestandkonzept

Ein beeindruckender Messestand lenkt die Blicke auf Sie – keine Frage. Aber nicht nur durch die Standgröße und das -budget sollten Sie sich von der Masse der Austeller abheben, wenn Sie Ihren Messestand gestalten. Glänzen Sie mit einem schlüssigen Standkonzept, das Ihre Messeziele unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ein neues Produkt auf dem Markt etablieren möchten, sollte auch das Hauptaugenmerk des Standes auf der Präsentation dieses Produktes bei der Messe Teilnahme liegen. Liegt Ihr Fokus auf der Neukundenakquise, platzieren Sie spannende Botschaften, die direkt ins Auge fallen. Das Messe Vorbereiten ist deshalb sehr wichtig, um mit einem erfolgreichen Standkonzept aufschlagen zu können.

Auf einer Messe zählt bei den Besuchern oft der erste Eindruck. Wirkt der Messestand nicht stimmig, laufen Sie Gefahr, dass Kunden an Ihnen vorbeigehen und Sie nicht das Interesse an Messe fördern. Aber auch die Standbesetzung spielt eine zentrale Rolle. Nicht jedem liegt es, auf einer Messe zu präsentieren – wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Ihr Unternehmen überzeugend und kompetent vertreten, und sorgen Sie für ein umfassendes Briefing. Der Messestand ist während der Messetage die Visitenkarte Ihres Unternehmens.

Tipp 4: Machen Sie Ihre Erfolge nachweisbar!

Die anschließende Evaluierung der Messe ist fast genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Ein Indiz für den Erfolg Ihrer Präsenz ist die Anzahl an verteiltem Infomaterial. Weitaus wichtiger sind allerdings die geknüpften Kontakte und durchgeführten Gespräche. Sie sollten für jeden Kontakt einen standardisierten Bogen parat haben. Notieren Sie auf diesem die wichtigsten Gesprächspunkte, To-dos sowie die Eckdaten der Ansprechpartner oder ergänzen Sie die Visitenkarte. Sorgfältig ausgefüllte Kontaktbögen garantieren Ihnen eine effektive Messenachbereitung.

Hinweis: Falls Sie Materialien mit Internetlinks auslegen, nutzen Sie, wenn möglich, einen Trackinglink speziell für die Messe. So können Sie nachverfolgen, wer aufgrund des Standbesuches den Weg auf die entsprechende Webseite gefunden hat.

Tipp 5: Legen Sie Wert auf die Nachbereitung!

Der Erfolg Ihres Messeauftrittes hängt entscheidend von Ihrer professionellen Nachbereitung ab. Verschenken Sie nicht das generierte Geschäftspotential. Definieren Sie bereits vor Beginn der Messe klare Nachbereitungsprozesse und planen Sie dafür genug Zeit ein. Überzeugen Sie Ihre Besucher durch eine schnelle Reaktion. Schicken Sie beispielsweise jedem erfassten Standbesucher gleich nach der Messe eine Mail, in der Sie sich noch einmal bedanken. Übertreffen Sie die Erwartungen Ihrer Gesprächspartner! Gehen Sie sowohl persönlich als auch schriftlich immer auf das konkrete Anliegen des Besuchers ein. Besonders wichtig ist, dass Sie gemachte Zusagen stets einhalten. Wenn Sie einem Standbesucher also versichern, ihm schnellstmöglich Informationsmaterialien zuzusenden, dann sollten Sie dies auch tun. Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können!

Fazit: Ein gelungener Messeauftritt kann ein wichtiger Teil des Marketing-Mixes sein. Dafür bedarf es sorgfältiger Planung, eines schlüssigen Konzeptes und der notwendigen Ressourcen vor, während und nach der Messe. Dann zahlt sich die Investition in der Regel auch längerfristig aus und Sie führen eine erfolgreiche Messe durch.

Myriam van Alphen-Schrade

Seit fast 10 Jahren ist Myriam als Kommunikationsspezialistin für etablierte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen aktiv. Seit 2012 verantwortet sie die PR und Kommunikation bei XING Events. Myriam hat verschiedene Studien zum Thema Social Media und Digitalisierung veröffentlicht unter anderem die Studie Kongresse & Konferenzen im Wandel "Wie digitale Innovationen die Branche verändern" oder den Trendreport über den Einfluss von neuen Technologien wie Big Data, Machine Learning und Künstliche Intelligenz auf die Eventbranche.
 

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