Messeplanung

Von der realen zur virtuellen Messe – am Beispiel des ITCS Gastbeitrag Matthias Walenda, ITCS & Fusion Fairs / basierend auf VExCon Vortrag 2020

Der ITCS ist Tech-Konferenz, IT-Jobmesse und Festival in einem und zieht jedes Mal rund 2.500 Besucher an - normalerweise. Dieses Jahr mussten auch wir umplanen. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Einblick hinter die Kulissen des Wandels von einer Realmesse zu einer virtuellen Veranstaltung.
 

Von der Fähigkeit, sich an Veränderung anzupassen

„Intelligenz ist die Fähigkeit, sich an Veränderung anzupassen” lautet ein berühmtes Zitat von Stephen Hawking, das mich auf der Reise vom analogen zum digitalen ITCS begleitet hat. Dabei bedeutet Intelligenz nach Hawking nicht irgendeine abstrakte Zahl, sondern die Fähigkeit, etwas aktiv zu gestalten. Aus meiner Perspektive als Unternehmer heißt das wiederum, dass Wegschauen, Abwarten und Hoffen auf direktem Weg in die Pleite führen würden. Deshalb musste ich im Frühjahr 2020 handeln.

Gehen wir gedanklich noch einmal zum Jahresanfang zurück. März 2020. Der Veranstaltungsbranche wurde Stück für Stück die Geschäftsgrundlage entzogen. Aus großen Messehallen und Veranstaltungsorten wurden stillgelegte Räumlichkeiten und aus gut erreichbaren und belebten Großstädten wurden Geisterstädte.

Im Verlauf der Kontaktbeschränkungen im Frühjahr 2020 stieg allerdings auch die Sehnsucht unserer potenziellen Besucher·innen, sich auf dem ITCS zu treffen. Was uns dabei zugutekam: Wir konnten auf Erfahrungen mit Online-Messen zurückgreifen, die wir bereits 2018 veranstaltet hatten. Bei der damaligen Virtualisierung hatten wir allerdings die Atmosphäre unserer realen Veranstaltungen unterschätzt. Es gelang uns nicht, diese online zu bringen. Weil sich das mit Worten kaum wiedergeben lässt, werfen wir doch einen kurzen Blick in das Recap Video zum ITCS im Dezember letzten Jahres:

Wahrnehmungsunterschiede im realen und digitalen Raum

Wir standen vor der Aufgabe, unsere besondere ITCS-Atmosphäre in den virtuellen Raum zu übertragen. Doch wer einmal die digitalen und weit verbreiteten Versionen des berühmten Kunstwerks der Mona Lisa mit dem realen Kunstwerk im Pariser Louvre vergleicht, merkt schnell die Unterschiede dieser beiden Welten. Die atmosphärische Wirkungskraft der Mona Lisa wird maßgeblich durch ihren Wahrnehmungskontext bestimmt. Genau das müssen Sie bei der Übertragung eines realen Events in den digitalen Raum beachten. Wie das beim ITCS aussah, möchte ich Ihnen nun genauer vorstellen.

Die Plattform der digitalen ITCS Jobmesse

Hätten wir den analogen ITCS 1:1 in den virtuellen Raum übertragen, hätte er nicht den digitalen Seh-Konventionen unserer Teilnehmer·innen entsprochen. Zur Zielgruppe des ITCS zählen in der Regel Digital Natives, die keine 3D-Räumlichkeiten auf dem digitalen Messeplatz erwarten. Stattdessen wünschen sie sich eine klare Navigation, die sich an die Nutzergewohnheiten auf unterschiedlichen Endgeräten anpasst. Deshalb findet man auf unserer Plattform Fusion Fairs, die wir selbst entwickelt haben, links auf dem Bildschirm eine klassische Seitenleiste mit Buttons für die Navigation. Außerdem wechseln beispielsweise in der Desktopansicht die User·innen die Anzeige von Standmitarbeiter·innen durch einen rechten oder linken Mausklick. Wer jedoch den ITCS beziehungsweise die Fusion Fairs Plattform mobil besucht, wischt für genau diese Funktion nach rechts oder links.

XING Events Lesetipp: ITCS: von der Offline-Konferenz zum hybriden Event

Der ITCS fand als hybride Veranstaltung statt. Damit die Verschmelzung von realem und digitalem Event funktioniert, müssen Sie beide Welten wirklich miteinander kombinieren. Wie wir das realisiert haben, zeigt sich am besten in diesem Video des ITCS online:

4 Schritte vom Präsenzevent zum Online-Event

1. Analyse der Lage

Analysieren Sie die Lage. Ist sie unklar, arbeiten Sie mit Wahrscheinlichkeiten.

Bewahren Sie dabei unbedingt Ruhe. Bringen Sie anschließend die Dinge zu Papier und verschaffen Sie sich einen Überblick – mit oder ohne Mindmap.

2. Identifikation von Kompetenzen und Stärken

Was erwarten Ihre Kund·innen und Besucher·innen von Ihrem realen Event und was ist demzufolge auf Ihrem virtuellen Event unverzichtbar? In unserem Fall war es so, dass der ITCS im Kern Schluss macht mit verstaubten Karrieremessen. Den Festival-Charakter unserer Karriere-Kongress-Messe haben wir als Alleinstellungsmerkmal definiert und wollten ihn daher unbedingt in die digitale Welt übertragen. Die Besucher·innen des ITCS konnten sich daher neben zahlreichen Speaker·innen und Aussteller·innen über Festival-Komponenten wie Yoga, Ernährungs- und Workout-Tipps am Arbeitsplatz, Online-Science-Slam, E-Sport-Challenge und einen Live-DJ freuen. Übrigens: Das Feedback dazu war überragend und gab uns in dieser Sache Recht.

Auch wenn Sie die Stärken Ihres Unternehmens oder Ihres Events kennen, nehmen Sie sich die Zeit und steigen Sie tiefer in diese Gedankenwelt ein. Überlegen Sie genau, wie Sie eine nicht fassbare Qualität und Gefühle in den digitalen Raum übersetzen können.

3. Austausch und Kommunikation 

Im dritten Schritt lautet das Motto „Augen auf und Ohren gespitzt”. Ist ein Umstieg überhaupt erfolgversprechend und lässt sich Ihr Event auf dem Markt etablieren? Tauschen Sie sich dafür intern und extern aus. Fragen Sie sich, ob Ihr Team überhaupt an Board ist. Sprechen Sie außerdem mit Branchenkolleg·innen, auch mit Konkurrent·innen, und schaffen Sie Transparenz in einer so außergewöhnlichen Lage. Ohne diese bedingungslose Kommunikation wäre unser Erfolg nie möglich gewesen.

4. Professionalität

Eine professionelle Umsetzung Ihrer Ideen und des daraus resultierenden virtuellen Events ist das A und O. Das hört sich selbstverständlich an, doch egal wie durchdacht, wie nutzerfreundlich, vielseitig oder kreativ Ihr virtuelles Event auch sein mag, wenn die Umsetzung dies nicht widerspiegelt, sind alle Bemühungen vertan. Folglich sind die Besucher·innen ihres virtuellen Events schneller weg als Ihnen lieb ist.

Denken Sie immer daran, im realen Raum hat ihr·e Besucher·in eine Anreise hinter sich und schon allein deshalb eine höhere Hemmschwelle, Ihr Event schnell wieder zu verlassen. Im digitalen Raum gibt es diese Hemmschwelle nicht. Allerdings, was hier so negativ wirkt, birgt auch einen enormen Vorteil, denn schließlich kann man Ihr digitales Event ebenso spontan besuchen. Nutzen Sie das bei der Kreation Ihres Events und stellen Sie diesen Vorteil für Ihre Gäste klar heraus.

Fazit

Sie sehen, jede Krise und jeder vermeintliche Nachteil bringt ebenso Chancen mit sich. So schließe meinen Beitrag über den ITCS online und die Plattform Fusion Fairs mit einem Ausblick auf das Medium einer digitalen Messe. Sie ist zunächst als Substitut für eine reale Messe entstanden und wird jetzt zum Komplement, zur Ergänzung und gleichzeitig zur Erweiterung der Realität – wenn Sie es wollen.

Der ITCS wird weiterhin deutschlandweit stattfinden, allerdings nicht immer als ein reales Event, sondern in Kombination mit unserem digitalen Teil, dem ITCS online. Ich hoffe, dass dieser kleine Einblick Sie inspiriert hat und wünsche Ihnen, dass auch Sie Dinge erfolgreich verändern. 

Sie sind an weiteren Insights zum digitalen ITCS interessiert? In Matthias Walendas VExCon Vortrag 2020 erfahren Sie, wie die Reise konkret ausgesehen hat und erhalten Einblicke in das Tool Fusion Fairs.

Matthias Walenda Founder, Fusion Fairs & ITCS

Mit dem ITCS veranstaltet Matthias Walenda eine innovative Tech-Konferenz & IT-Jobmesse mit Festivalcharakter, die 2019 über 8.000 Besucher und 400 Aussteller in drei Städten begeisterte. Seit März 2020 ist mit „Fusion Fairs“ eine eigens entwickelte Software für virtuelle Messen und Kongresse hinzugekommen, mit der seine Firma als Full-Service-Agentur virtuelle und hybride Events für Firmen & Veranstalter durchführt.

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