Online-Registrierung

So planen Sie erfolgreich eine Konferenz

Wer erfolgreich eine Konferenz planen will, kann sowohl zahlreiche digitale Helfer nutzen als auch auf Tipps anderer Veranstalter·innen zurückgreifen. In diesem Blogartikel haben wir für Sie zahlreiche Ideen und Tools zusammengestellt – so wird Ihre nächste Konferenz garantiert ein Erfolg.

Bieten Sie eine Event-App an

Immer mehr Veranstalter·innen setzen auf eine Event-App, welche die Teilnehmer·innen während des Events nutzen können. Informationen rund um die Veranstaltung stehen so gebündelt, schnell und einfach zur Verfügung. Bieten Sie für Ihr Event am besten eine individualisierbare Agenda an – also eine, die sich Ihre Teilnehmer·innen selbst zusammenstellen können. Wenn Sie Ihre Teilnehmer·innen darüber hinaus per Push-Benachrichtigung an ihre ausgewählten Sessions erinnern, verpasst keine·r mehr seine oder ihre favorisierten Vorträge. Denken Sie unbedingt daran, dass Ihre Event-App sowohl für Android als auch für iOS verfügbar ist. Nur so stellen Sie sicher, dass wirklich alle Teilnehmer·innen auf die App zugreifen können. Noch besser ist es, wenn Ihre App und Ihre Event-Website mit der Event-Agenda synchronisiert sind. So sind Ihre Daten stets aktuell und Sie als Veranstalter·in sparen sich eine Menge Arbeit und Zeit.

Ihre Teilnehmer·innen werden Ihnen für Live-Updates und die einfache Verfügbarkeit von Informationen dankbar sein.

XING Events Lesetipp: So begeistern Sie Ihre Teilnehmer·innen.

Nutzen Sie soziale Netzwerke und etablieren Sie einen Hashtag

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, XING, LinkedIn und Co. – erfolgreiche Veranstalter·innen setzen auf Präsenz und Kommunikation in den sozialen Netzwerken. Initiieren Sie ebenfalls einen eigenen, kurzen und einprägsamen Hashtag. So können Sie alle potenziellen und tatsächlichen Teilnehmer·innen in regelmäßigen Abständen mit den neuesten Informationen Ihres Events versorgen. Machen Sie es geschickt, sorgen Sie außerdem zugleich dafür, dass bei den Daheimgebliebenen #FOMO entsteht und sie sich zum Folgeevent anmelden.

Über Ihren Hashtag können Social-Media-User alle Posts zu Ihrem Event sehr leicht finden. Doch auch für Sie als Veranstalter ist diese Funktion ebenfalls hilfreich, da Sie so sehr leicht Postings retweeten oder auf Fragen und Kommentare zu Ihrem Event antworten können.

XING Events Lesetipp: Mehr Tipps zur Kongress Organisation lesen Sie hier.

Versorgen Sie Ihre Teilnehmer·innen über soziale Netzwerke jederzeit mit den neuesten Informationen rund um Ihr Event.
Versorgen Sie Ihre Teilnehmer·innen über soziale Netzwerke jederzeit mit den neuesten Informationen rund um Ihr Event.

Veranstalten Sie einen jährlichen Wettbewerb

Glamourös, umstritten, engagiert: Wettbewerbe im Rahmen einer Konferenz oder eines Festivals. So ist beispielsweise ein Wettbewerb das Herzstück der Berlinale und die Visitenkarte dieses Festivals. Er hat sich zu einem wichtigen Bestandteil des Festivals etabliert und durch ihn wurde die Berlinale 1951 erst geboren.

Wettbewerbe entwickeln sich zu einem Instrument, welches bei Veranstalter·innen immer beliebter wird. Integrieren Sie einen Wettbewerb in Ihr eigenes Event, können Sie mehr Interaktionen mit den Teilnehmer·innen erreichen. Zusätzlich verkleinert sich die Lücke zwischen zwei Events durch die Einreichungs- und Bewertungsphase sowie die Präsentation der Nominierten.

XING Events Tipp: Wie Awards Ihre Eventstrategie unterstützen können, hat alpha awards auf der Digital Stage präsentiert.

Seien Sie stetig in Ort und Zeit

Zugegeben: Seit Beginn der Pandemie mag der Tipp, ein Event immer am gleichen Ort und zum selben Termin durchzuführen, etwas verwirrend klingen. Versuchen Sie dennoch in Ihre Termine und Orte einen für Ihre Zielgruppe erkennbaren Rhythmus zu etablieren. Beim Festsetzen des Datums für Ihr Event sollten Sie außerdem beachten, dass zur gleichen Zeit keine anderen ähnlichen Veranstaltungen stattfinden. Findet ein Event immer zur selben Zeit statt, gewöhnen sich die Menschen daran. Sie wissen, wann sich das Event ereignet und verbinden beispielsweise den Februar mit der Berlinale in Berlin. Verändern Sie das Datum Ihres Events zu oft, könnte es leicht passieren, dass Interessent·innen es verpassen. Entscheiden Sie sich dennoch für eine Terminverlegung, sollten Sie die Verschiebung gut kommunizieren.

Starten Sie einen Call-for-Speakers

Nutzen Sie dafür am besten ein digitales Abstract- oder Paper-Management-System. Denn dank dieser Technologie

  • reduzieren Sie den administrativen Aufwand für die Beitragseinreichungen.
  • können Sie multimediale Bewerbungen zulassen.
  • machen Sie die Bewerbung für die Einreicher·innen leichter.
  • erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Konferenz.
  • können Sie sämtliche Daten schnell in andere Systeme exportieren.
  • präsentieren Sie Ihr Event in einer ansprechenden Optik.

Nutzen Sie eine Event Software

Gern lassen wir an dieser Stelle einmal eine Kundin zu Wort kommen. Veranstalterin Kathrin Kuess, Managing Director bei Darwin’s Circle, weiß aus eigener Erfahrung, worauf es hierbei ankommt:

“Besonders wichtig war uns bei der Tech Conference in Wien ein reibungsloser, effizienter und verlässlicher Umgang mit der Software, die damit einhergehende simple Benutzeroberfläche und Benutzerfreundlichkeit. Skalierung und entsprechender Datenexport spielen im Bereich Ticketing selbstverständlich eine wichtige Rolle für uns und auch hier haben wir uns mit der Event Software von XING Events sehr gut abgeholt und unterstützt gefühlt, um unsere Geschäftsziele umzusetzen.”

Warum die Kombination aus einer Business-Plattform und einer Event Software für die Gewinnung und das Management von Teilnehmer·innen so wertvoll ist? Kathrin Kuess ergänzt:

“Die Zusammenarbeit mit einer Business Plattform spielt gerade für unser Netzwerk, bestehend aus CEOs, Topmanagern und Entscheidungsträgern eine ganz wesentliche Rolle, um die jeweilige Zielgruppe entsprechend zu erreichen. Unseren Kund·innen simple, schnell, übersichtlich und mit möglichst wenig Schritten zur Teilnahme unseres Events zu verhelfen, ist uns ein ganz besonderes Anliegen und hier konnten wir uns auf XING Events sehr stark verlassen. Ebenfalls entscheidend ist ein einfacher und vielfältiger Zahlungsweg, um einen einfachen Registrierungsprozess zu gewährleisten.“

Entwickeln Sie die Konferenz permanent weiter

Das Programm und die Inhalte erfolgreicher Veranstaltungen verändern sich ständig. Die Anforderung an ein Event ist heute, mit der Zeit zu gehen. Weiterentwicklung und Anpassung sind wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Das heißt nicht, dass Sie Ihr Event jedes Jahr komplett verändern sollen, aber eine Adaption an die geänderten Ansprüche der Teilnehmer·innen ist von Vorteil. Eine gute Daumenregel besagt: Ein Drittel darf neu sein, ein Drittel angepasst und ein Drittel sollte unverändert bleiben.

Wie sieht es bei Ihrem Event aus? Bleibt Ihr Event wettbewerbsfähig in der Form, in der Sie es veranstalten? Überdenken Sie jedes Jahr aufs neue Ihr Konzept. Lassen Sie aktuelle Trends einfließen und binden Sie heute unbedingt digitale Lösungen ein: Teilnehmerregistrierung, Facial Recognition und eine Event-Plattform für den Online-Besuch.

Gestalten Sie auch Ihre Konferenzbühne attraktiv

Die Bühne: Schauplatz und Austragungsort von Vorträgen und Diskussionen und gleichzeitig die Visitenkarte jeder Konferenz. “Die Bühne scheint mir der Treffpunkt von Kunst und Leben zu sein“, sagte schon Oscar Wilde und dementsprechend sollte sie auch gestaltet sein. Ein gutes Bühnendesign unterstützt das Thema Ihrer Veranstaltung und hat eine positive Wirkung auf Ihr Publikum. Diese hier sind besonders inspirierend:

Online Marketing Rockstars
Sie wollen eine Bühne im großen Stil mit Wow-Faktor? Dann ist die Bühnengestaltung der Online Marketing Rockstars die Richtige für Sie. Die riesigen Leinwände eignen sich gut für große Hallen mit vielen Besucher·innen, die die Speaker·innen durch Videoübertragungen auch vom hinteren Hallenteil aus gut sehen und hören können. Bunte Laser und viele Scheinwerfer heben die Bühnenkulisse zusätzlich hervor. Die Leinwände bieten außerdem die Möglichkeit, Sponsoren sowie das eigene Logo abzubilden.

DLD
Eine kleine einfarbige Bühne stellt die Speaker·innen in den Fokus und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, Brandings im Hintergrund zu präsentieren. Die Anordnung des Publikums rund um die Bühne sowie eine Leinwand auf der DLD, ermöglichen von jedem Platz aus einen guten Blick auf das Bühnengeschehen und ein positives Erlebnis für die Teilnehmer·innen.

BMW Welt/BMW WELCOMES
Ein Beispiel dafür, dass man kein Lichtfeuerwerk oder überdimensionale Bildschirme benötigt, um eine überzeugende Bühnenpräsenz hinzulegen, zeigte die BMW Welt/BMW WELCOMES 2016 in München. BMW nutzte für die Veranstaltung ihre Konferenzhalle mit Glasdach und Blick auf die BMW-Werke als Eyecatcher und setzte konträr dazu auf ein einfaches Bühnenbild mit einem unauffälligen weißen Hintergrund.

Dmexco
Wenn Sie auf der Suche nach einem ausgefallenen Bühnenkonzept sind, ist das Design der Dmexco Konferenz eine tolle Idee für Ihre nächste Veranstaltung. Die Bühne hatte 2019 eine 270-Grad-Form, damit auch die Zuschauer·innen, die rechts und links sitzen, besser sehen können. Dieser Aufbau hat außerdem den Vorteil, dass die Speaker·innen automatisch im Fokus der Zuschauer sind.

Fifteen Seconds Festival
Mal zimmerte man ein paar Wellbleche zusammen, mal stellte das Team eine Bühnenkulisse aus einem Baugerüst zusammen. Die Bühnengestaltung der Fifteen Seconds Conference ist ein geeignetes Design für jeden, der mit wenig Budget einen bleibenden Eindruck bei seinem Publikum hinterlassen möchte und eine außergewöhnliche Abwechslung zum weißen 0815-Hintergrund sucht.

Auch mit wenig Budget lässt sich eine ansprechende Konferenz planen. Die Fifteen Seconds Conference geht mit gutem Beispiel voran.
Auch mit wenig Budget lässt sich eine ansprechende Konferenz planen. Die Fifteen Seconds Conference geht mit gutem Beispiel voran.

Konferenzen versus Messen – welche Veranstalter·innen planen digitaler?

Veranstalter·innen von Konferenzen sind im Vergleich zu den Organisator·innen von Messen etwas digitaler unterwegs – so das Ergebnis unserer Studie “Kongresse & Konferenzen im Wandel”. Vor allem die digitale Eventvermarktung ist bei beiden Veranstaltertypen stark ausgeprägt, sowohl via Website, Social Media oder auch über E-Mail-Marketing. Interessant in dieser Hinsicht ist auch die Tatsache, dass 48 Prozent der Konferenz- und sogar 56 Prozent der Messeveranstalter noch klassische Printwerbung einsetzen.

Die 3 größten Unterschiede liegen bei

  • dem Ticketverkauf über XING: Doppelt so viele Veranstalter·innen von Konferenzen nutzen XING zum Verkauf ihrer Tickets. Nur zehn Prozent der Messeveranstalter·innen nutzen das Netzwerk hingegen zum Verkauf.
  • der Vermarktung via LinkedIn: zwölf Prozent weniger Messeveranstalter·innen nutzen LinkedIn zur Vermarktung ihres Events. Auch XING nutzen die Veranstalter·innen von Messen deutlich weniger.
  • dem Ticketverkauf via Social Media: Beide Veranstalter·innen sind Social Media gegenüber eher zurückhaltend eingestellt.
So unterscheiden sich Veranstalter∙innen von Konferenzen und Messen in der Nutzung digitaler Helfer. Quelle: XING Events Konferenzstudie 2018
So unterscheiden sich Veranstalter∙innen von Konferenzen und Messen in der Nutzung digitaler Helfer. Quelle: XING Events Konferenzstudie 2018

Konferenzen erfolgreich planen – so erfand sich die Bits&Pretzels in der Pandemie neu

Die Start-Up-Konferenz musste sich im Frühjahr 2020 vollkommen neu erfinden. Mit der Entscheidung, die Plattform selbst zu kreieren, ist der Veranstalter ein hohes Risiko eingegangen. Das hätte aus vielerlei Hinsicht schief gehen können. Doch es war auch eine Chance und rückblickend betrachtet eine Zeit, in der sie viel gelernt haben. Einige der Learnings mit Blick auf das virtuelle Event haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

6 Tipps für die Konzeptionierung Ihres virtuellen Events

1. Entscheidung für ein Geschäftsmodell
Entscheiden Sie sich für Leadgenerierung oder für ein Bezahlmodell, also eine Paywall.

2. Mut, Ticketpreise aufzurufen
Wir als Eventveranstalter·innen zerstören sonst selbst den Veranstaltungsmarkt.

3. Fokus auf die Kernbedürfnisse Ihrer Zielgruppe(n)
Starten Sie das Projekt mit der Frage „Warum kommen unsere Gäste zu uns?“.

4. Keine 1:1-Kopie der Veranstaltung im virtuellen Raum
Lassen Sie sich auf neue Formate ein.

5.  Auch virtuelle Events leben von Emotionen
Denken Sie out-of-the-box, um Ihre Teilnehmer·innen emotional an das Event zu binden. Schließlich kann jede·r das Event mit nur einem Klick verlassen.

6. Virtuelle Formate als Chance sehen
Durch virtuelle Veranstaltungen können Möglichkeiten für Ihr Unternehmen entstehen – trauen Sie sich!

Nachdem Sie die virtuelle Konferenz erfolgreich konzeptioniert haben, geht es an die Durchführung. Auch dafür hat die Bits&Pretzels sechs konkrete Tipps parat:

1. Chat Support & Co.
Teilen Sie gezielt Personen aus Ihrem Team für den Support des Chats ein. Ihre Gäste werden es Ihnen danken.

2. Bewahren Sie Ruhe
Die Geduld der Teilnehmenden ist im virtuellen Raum geringer – bleiben Sie nah an Ihren Kund·innen.

3. Technische Infrastruktur testen
Testen Sie soviel Sie können. Jeder Fehler, den Sie im Voraus finden, erleichtert Ihnen das Leben.

4. Einstellung des Teams
Bereiten Sie Ihr Team auf die ungewohnte Situation vor.

5. Training der Speaker·innen
Es ist immer noch etwas anderes, vor einer Kamera zu stehen als vor einem Live-Publikum.

6. Klare und regelmäßige Kommunikation gegenüber Teilnehmenden
Teilnehmende sind möglicherweise mit virtuellen Veranstaltungen oder mit Ihrer gewählten Event-Plattform noch nicht gut vertraut.

Diese beiden Tipps wollen wir Ihnen ebenfalls mit auf den Weg geben: Wer ein tragfähiges Geschäftsmodell finden will, muss sich rechtzeitig für Leads oder Einnahmen entscheiden. Da sich in vielen Projekten die Ticketeinnahmen verringern und die Einnahmen durch Sponsoring steigern lassen, sollten Sie Ihre Partner·innen und Sponsor·innen rechtzeitig einbinden. Zeigen Sie ihnen frühzeitig, wie sie eingebunden wären und welche Vorteile sie davon haben werden. Und last but not least: Live-Vorträge erzeugen mehr Emotionen als vorab aufgezeichnete Vorträge. Senden Sie daher ruhig live. Mit einer Aufzeichnung können sich Ihre Teilnehmer·innen auch hinterher noch verpasste Speakings ansehen.

Wie man eine Konferenz erfolgreich plant, macht die Bits&Pretzels vor. 2020 erfand sich die Start-Up-Konferenz vollkommen neu.
Wie man eine Konferenz erfolgreich auch virtuell plant, macht die Bits&Pretzels vor. 2020 erfand sich die Start-Up-Konferenz vollkommen neu, dabei lag die Messlatte sehr hoch, wie man hier sieht.

Fazit

Ob Sie nun eine Konferenz in physischer Form oder rein virtuell planen, lassen Sie sich von digitalen Helfern unterstützen und greifen Sie auf die praxiserprobten Tipps anderer Veranstalter·innen zurück. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der Planung und können die ein oder andere Hürde erfolgreich meistern.

Ob online, offline oder hybrid – mit dem XING EventManager wickeln Sie Ihre gesamte Konferenz Organisation aus einer Hand ab.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close