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#letsgetdigital Von Do-It-Yourself zum professionellen Ticketing

Clara

Vom 25. Februar bis zum 03. März fand die Social Media Week bereits zum achten Mal in Hamburg statt. Die Social Media Week (SMWHH) beinhaltete eine Woche voller Panneldiskussionen, Vorträgen, Workshops, Networking und Party. Veranstaltet wurde sie dieses Jahr unter dem Motto „Stories – With Great Influence Comes Great Responsibility”, mit beinahe 3000 Teilnehmern.

XING Events war zum zweiten Mal offizieller Ticketing- und Einlass-Partner des Hamburger Events. Wir freuen uns an einer solch globalen Veranstaltung mitgewirkt zu haben und das Team der Social Media Week beim Ticketing und Einlassmanagement unterstützt haben zu können. Projektmanager Philipp Löhmann von der Veranstaltungsagentur hi-life, die seit 2012 die Social Media Week Hamburg umsetzt, verrät uns im Interview, wie das Team die Umwandlung von einem kostenlosen Event mit Do-It-Yourself-Taktik zu einer professionellen Veranstaltung meisterte.

XING Events: Philipp, Glückwunsch für die gelungene Social Media Week Hamburg 2019! Könntest Du uns nochmal kurz erklären was die Social Media Week genau ist?

Philipp Löhmann: Die Social Media Week ist eine globale Veranstaltungsreihe, die in insgesamt über 20 Städten stattfindet und sich, neben Wissensaustausch und der globalen Vernetzung, dem Themenkreis der sozialen, kulturellen und ökonomischen Auswirkungen von Social Media widmet. In Hamburg gibt es uns seit 2012, dieses Jahr war es somit schon die 8. Edition.

XING Events: Die Social Media Week ist, wie Du sagtest, eine globale Veranstaltungsreihe mit vielen einzelnen Konferenzen, hast Du vielleicht über die Jahre ein besonderes, persönliches Highlight?

Philipp Löhmann: Es ist schwierig, nur ein Highlight aussuchen zu können, denn über die Jahre hatten wir wirklich viele tolle Vorträge und Speaker: sie reichen vom großen CEO bis hin zu kleinen Besonderheiten, die bei uns inspirierenden Input auf die Bühnen bringen. Ich würde sagen, dass mein persönliches Highlight bisher die Sailing Conductors sind. Das sind zwei Jungs, die für den guten Zweck um die Welt reisen und dabei Musik machen und alles sehr intensiv über Social Media teilen. In unseren Kreisen sind sie relativ bekannt, aber von der großen, breiten Masse eher weniger. Für mich war es einfach genial, weil sie Musik mit einem guten Zweck und Weltreise verbinden und somit neue Kulturen kennenlernen.

Auf der Bühne hatten wir aber auch Besuch vom Roboter NAO. Dieser wirkt schon sehr humanoid und man kann bereits ganz gut mit ihm interagieren. Ich finde es einfach toll, zu sehen, wie sich das alles entwickelt, und für all unsere Technik-Begeisterten auf der Konferenz war das natürlich etwas ganz Besonderes.

XING Events: Eure Zielgruppe bezieht sich also auf Social Media-, Technik-Interessierte und Personen, die in der Branche arbeiten?

Philipp Löhmann: Ja, dennoch versuchen wir, niemanden auszuschließen. Wir waren bis vor zwei Jahren eine komplett kostenfreie Veranstaltung und unser Grundgedanke ist, dass alle willkommen sind. Dieser besteht heute noch. Damals wurde die ganze Konferenz durch Partner, Sponsoren und Förderer finanziert, sodass eigentlich jeder an der Konferenz teilnehmen konnte. Vor zwei Jahren mussten wir die Social Media Week neu ausrichten und haben uns in professionellere Fahrwasser begeben. Heute segmentieren wir in 3 große Gruppen: 1. Business-Zielgruppe (Community Manager, Marketing Manager), für die ein großes Workshop-Programm angeboten wird; 2. Social-Media-Amateure, die vielleicht auch nur privat Social Media benutzen und Tipps und Tricks zur Account-Erstellung brauchen. Unsere 3. Zielgruppe sind diejenigen, die sich für gesellschaftliche und politische Themen auf Social Media interessieren. Der Kernpunkt bleibt dabei noch bei Social Media, aber es werden kulturelle und ökonomische Themen diskutiert. Dieses Jahr war unser globales Motto „Stories: With Great Influence Comes Great Responsability“ - die aktuelle Entwicklung im Internet zeigt, dass mittlerweile sogar Staatsoberhäupte ihre gesamte Kommunikation auf Social Media fahren, da es ein Medium ist, welches weniger Kontrollinstanzen hat. Desweiteren erklären wir, wie Reichweite eingesetzt wird und welche Verantwortung damit einhergeht – aus diesem Grund können viele der Besucher auch Teilnehmer sein, die nicht unbedingt beruflich mit Social Media zu tun haben.

XING Events: Welche Herausforderungen kamen beim Eventmanagement einer kostenlosen Veranstaltung auf Euch zu?

Philipp Löhmann: Als 2012 die Konferenz entstand, war das Thema Social Media noch sehr neu, besonders in Deutschland. Die meisten Menschen konnten damit nichts anfangen und genau aus diesem Grund war es für uns wichtig, die Konferenz „barrierefrei“ zu gestalten. Die Social Media Week zog sich damals noch über 5 Tage und war eine dezentrale Veranstaltung, die in bis zu neun verschiedenen Locations gleichzeitig stattfand. Vor zwei Jahren kam aber dann der Wunsch nach einer Professionallisierung und Zentralisierung. Bis zu diesem Zeitpunkt betrieben wir noch eine Do-It-Yourself-Arbeit. Das Ticketing lief auf unserer Website über ein einfaches Online-Anmeldesystem. Die No-Show-Rate mussten wir z.B. ebenfalls dementsprechend managen, bei kostenlosen Veranstaltungen ist es nun mal oft der Fall, dass 60% der Teilnehmer einfach nicht erscheinen – das mussten wir einfach mit einrechnen.

XING Events: Welches Ticket-Management-System habt Ihr damals benutzt?

Philipp Löhmann: Das ganze lief über unsere eigene Website, auf der man sich einfach einen Account anlegen musste und darüber registrieren konnte. 3 Tage vor der Konferenz fertigten wir, aus dem Backend der Website, eine Teilnehmerliste an und beklebten 500-1000 Blankopässe mit ausgedruckten Etiketten – Das natürlich alles nur mit der Hand! Den Einlass konnten wir auch noch händisch handeln, indem wir die Teilnehmerliste in Form einer Exceltabelle anlegten und vor Ort so den Einlass managen konnten – was natürlich zu gewissen Problemen führte...

XING Events: Als Euch bewusst wurde, dass Ihr die Konferenz professionallisieren wollt, was habt Ihr verändert, was hat Euch in der Umwandlung weitergebracht?

Philipp Löhmann: Die erste Frage war, wie wir das Projekt auf einem professionellen Level finanzieren konnten, da kam das Ticketing ganz schnell auf den Tisch und die zweite Frage war, wie wir das mit unseren Grundsätzen vereinen konnten – das endete dann damit, dass wir weiterhin ein Kontingent an kostenlosen Tickets anbieten, die limitiert sind, und auch nur für gewisse Gruppen-, wie Schüler, Studenten, Erwerbslose und Rentner, zur Verfügung stehen. Wir entschieden uns dafür, verschiedene Ticketkategorien unseren Teilnehmern anzubieten: Die ersten Preise starteten bei 28€ für Konferenz-Tickets in der Early-Bird-Phase, was für den Markt relativ günstig ist. Mit diesem Ticket konnte man die Haupt-Stages der gesamten Konferenz mit Panels, Interviews und Talks besuchen. Das Premium-Ticket liegt im Preis etwas höher und bietet Zugang zu den Workshops, Masterclasses und anderen Events, wie z.B. Networking-Veranstaltungen.

Das Einlassmanagement konnten wir Dank XING Events ebenfalls professionallisieren, indem die Badges vor Ort gedruckt wurden und Alternativen wie Self-Check-ins und Barcodescanner unseren Kunden geboten wurden. Dies ermöglicht einen viel reibungsloseren Einlass unserer 3000 Konferenzbesucher.

XING Events: Ihr habt euch zum Verkauf der Tickets für unseren Online-Ticketshop entschieden, hast Du vielleicht 3 technische Features, die Euch besonders gut gefallen haben?

Philipp Löhmann: Via IFrame kann der Ticketshop auf mehreren Plattformen gespielt werden, was für uns als Online-Themen-bezogene Konferenz sehr wichtig ist, besonders da unsere Vermarktung über mehrere Kanälen abgedeckt wird: 90% erfolgt über unserer Website, hier benötigten wir eine Lösung, die sich einfach in unsere Website integrieren ließ und die auch über Social Media einfach und gut nutzbar war. Desweiteren war uns wichtig, ein System zu finden, dass möglichst wenig Administration benötigt. Ein weiterer großer Pluspunkt war, dass bei XING Events den Teilnehmern die Möglichkeit gegeben wird, auf einfache Weise ein Ticket umzuschreiben, falls jemand kurzfristig, egal aus welchem Grund, nicht zur Veranstaltung kommen kann.

XING Events: Über welche Kanäle vermarktet Ihr hauptsächlich die Social Media Week?

Philipp Löhmann: Wie der Name Social Media Week vermuten lässt, sind wir bei klassischer Vermarktung überhaupt nicht unterwegs, Post- und Mailingversand betreiben wir gar nicht, da unsere Zielgruppe sehr digital-affin ist und sich in den Social-Media-Kanälen aufhält. Wir profitieren ebenfalls von unserem großen Netzwerk, welches wir in den vergangenen 8 Jahren aufgebaut haben und welches das Wort in die Welt trägt. Und Social Media passt eben zu uns und entspricht genau dem, was wir transportieren möchten.

XING Events: Vielen Dank für das Interview, Philipp, wir freuen uns schon auf die spannenden Themen der nächsten Social Media Week in 2020.

XING Events Lesetipp: Der Erfolg beim Ticketverkauf bleibt aus – 4 Tipps wie Sie Ihren Online Ticketshop verbessern

Clara

Clara ist die erste virtuelle Success Managerin in der Eventbranche und das Allroundtalent bei XING Events. Veranstaltern steht sie mit ihrem Wissen und den Daten aus Millionen von erfolgreichen Events zur Seite, unterstützt und gibt nützliche Tipps im Bezug auf Eventvermarktung und Management. In ihrer Freizeit surft sie am liebsten durch das Internet.

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