Mit dem Wandel der Technologie und der Eventbranche verändern sich auch die Bedürfnisse und Anforderungen der Teilnehmer∙innen. Die Teilnehmer∙innen heutzutage wollen sich vernetzen, sie legen Wert auf neue Technologien und wollen Inhalte über Social Media-Kanäle teilen. Wie Sie den neuen Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer Eventteilnehmer∙innen gerecht werden und die Teilnehmerzufriedenheit auf Ihrem Event erhöhen, haben wir für Sie zusammengefasst.
Versuchen Sie, Vorfreude auf Ihre Veranstaltung zu erzeugen. Dies erreichen Sie, indem Sie zuvor schon Programminhalte veröffentlichen und nach und nach Sprecher∙innen bekannt geben. So verraten Sie nicht alles gleich zu Beginn und geraten bei Ihren potenziellen Besucher∙innen nicht in Vergessenheit. Tipp: Veröffentlichen Sie Umfragen auf der Eventwebsite oder in Ihren Social-Media-Kanälen und lassen Sie so Ihre Teilnehmer∙innen die Programminhalte mitgestalten. Dies gibt ihnen das Gefühl, dass sie und ihre Meinung geschätzt werden.
Zum Komfort gehören längst nicht nur gutes Essen und eine schöne Location. Heutzutage wird auch erwartet, dass Sie den neuesten Stand der Technik nutzen. Nachdem das Programm auf Ihrer Eventwebsite vorab schon zu sehen war, sollten Sie auch während der Veranstaltung Zugriff darauf gewähren. Geben Sie den Besuchern die Möglichkeit die Programmbroschüre auf ihre mobilen Endgeräte zu laden. Auch die Präsentationen der Sprecher∙innen sollten für jeden zum Download bereitstehen damit die Zuhörer∙innen eigene Notizen zu den Vorträgen ergänzen können. Um allen Teilnehmenden jederzeit Zugriff auf all Ihre Features zu ermöglichen, sollten Sie sicherstellen, dass freies und flächendeckendes WLAN sowie genügend Ladestationen zur Verfügung stehen. Außerdem sollte es die Möglichkeit geben Videoaufnahme und Fotos zu machen, sowohl für sich als auch zum Teilen mit anderen. Dazu sollten Sie Content schaffen, der gerne fotografiert und geteilt wird.
Auf Ihrer Veranstaltung sollten überall Kontaktmöglichkeiten zur Vernetzung der Teilnehmer∙innen geschaffen werden. Achten Sie darauf, dass dies sowohl face-to-face, bspw. durch Workshops, als auch digital über Facebook, XING, LinkedIn, Twitter oder Instagram stattfindet.
XING Events Lesetipp: Wie Sie Interaktion und Networking virtuell ermöglichen? Das erfahren Sie in unserem Artikel: Fehlende Interaktion als Stolperfalle hybrider Events? Keineswegs!
Die Erwartungen an eine Veranstaltung sind heutzutage größer, da vieles schon gesehen und erlebt wurde. Versuchen Sie, ein Event zu planen, dass Erlebnisse und Emotionen schafft und über das geredet wird, indem Sie Ihre Besucher überraschen. Die Programminhalte, die Location, das Catering sowie zusätzliche Angebote wie zum Beispiel eine Social Media Wall können einzigartige Erlebnisse schaffen. So hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck bei Ihren Teilnehmer∙innen.
97 % der Teilnehmer∙innen sagen, dass ein ansprechendes Programm ausschlaggebend für den Besuch einer Veranstaltung ist. Doch wie stellen Sie als Veranstalter∙in sicher, dass Ihre Vorträge und Präsentationen nicht nur informieren, sondern auch überzeugen? Wir haben einige Kniffe und Tools, mit denen Sie garantiert die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer∙innen aufrechterhalten.
Starten Sie Ihren Vortrag nicht direkt mit der ersten Folie, sondern leiten Sie Ihre Präsentation bspw. mit einer Anekdote aus Ihrem Alltag ein. Oder setzen Sie einen Trigger, indem Sie eine Frage zu Beginn Ihrer Präsentation stellen. Sie können das Publikum auch auf versteckte Details oder Botschaften in Ihren Folien hinweisen. Auf diese Weise bauen Sie einen Spannungsbogen auf.
Unterschiedliche Schriftarten, zahlreiche Farben, viele Bilder und mehr als genug Text? Nein danke! Halten Sie das Layout Ihrer Präsentation schlicht. Zu viel Varianz in Typographie, Farben und Bildern lässt Ihre Präsentation unruhig wirken. Außerdem wissen die Zuschauer∙innen nicht, auf welchen Inhalt sie sich konzentrieren sollen. Heben Sie also nur die wirklich relevanten Keywords farblich hervor und reduzieren Sie Ihren Text auf ca. 25 Wörter und maximal fünf Bulletpoints pro Folie. Auch Bilder und Grafiken sollten Sie in Maßen, aber wenn dann großflächig, einbauen. So bringen Sie Konsistenz in Ihre Präsentation und überfordern Ihr Publikum nicht mit zu vielen Reizen.
Sie haben die Nase voll von PowerPoint und wünschen sich eine Alternative zum Microsofts Klassiker? Mit Tools wie Prezi können Sie ganz einfach per drag-and-drop interaktive Präsentationen erstellen. Durch die Zoom-Funktion leiten Sie Ihr Publikum durch die komplette Präsentation und können frei zwischen verschiedenen Details navigieren.
Mit Emaze hingegen können Sie zwischen unterschiedlichen 2D- und 3D-Vorlagen wählen und diese individuell anpassen. Ihr Layout gefällt Ihnen bereits ganz gut, doch das gewisse Etwas fehlt noch? Dann können Sie Ihre existierende PowerPoint automatisch in 3D-Emaze-Templates konvertieren und ihr so den letzten Schliff verleihen.
Digitale Tools ermöglichen es, sich durch wenige Klicks miteinander zu verbinden. Die meisten Teilnehmer∙innen besuchen Veranstaltungen, um zuzuhören, zu lernen und sich auszutauschen. Also warum sollten Sie diese nicht aktiv in Ihren Vortrag einbinden? Das hat auch schon die XING Events Kongress- und Konferenzstudie festgestellt: 44 % der befragten Teilnehmer∙innen wünschen sich mehr Möglichkeiten zur Interaktion auf einem Event.
Über Event Apps oder digitale Tools wie Swipe, Polldaddy, TEDME oder Eventmobi können Sie das Publikum in Ihren Vortrag integrieren. Ermutigen Sie die Teilnehmenden dazu, live Fragen zu stellen, an einer Umfrage teilzunehmen oder sich an einer Diskussion zu beteiligen. Das macht Ihren Vortrag persönlicher und hält die Aufmerksamkeit Ihres Publikums bis zum Schluss aufrecht.
Sie haben keine Zeit oder nicht das entsprechende Auge für Design, um sich mit dem perfekten Layout Ihrer Präsentation auseinanderzusetzen? Dann greifen Sie auf Vorlagen und Templates zurück! Im Web finden Sie zahlreiche kostenlose Designvorlagen und können diese ganz leicht adaptieren. Unterteilt in unterschiedliche Kategorien oder auch Branchen finden Sie ganz schnell die für Sie optimale Vorlage. So können Sie sich entspannt auf Ihren Vortrag vorbereiten und müssen sich nicht mit Designfragen auseinandersetzen.
Tipp: Online Tools wie Infogram oder Piktochart verwandeln langweilige Diagramme, Grafiken oder Reports im Handumdrehen in kleine Meisterwerke. Dafür importieren Sie einfach Ihre Daten und können diese im Editor mit ein paar Klicks anpassen und individualisieren.
Bleiben Sie mit sinnvollen Merchandise-Produkten und Goodie Bags im Gedächtnis Ihrer Teilnehmer∙innen. Machen Sie auch hier von der voranschreitenden Digitalisierung gebrauch, z.B. in Form von digitalen Goodie Bags.
Digitale Goodie Bags
Meistens landet das Print-Infomaterial aus traditionellen Goodie Bags früher oder später in der Mülltonne. Das ist nicht besonders nachhaltig und wichtige Informationen können dabei schnell verloren gehen. Digitale Goodie Bags sind eine innovative Alternative zu klassischen Goodie Bags, die auf Events verteilt werden. Sie minimieren den Kosten- und Zeitaufwand und können langfristig die Effizienz von Marketingmaßnahmen steigern. Eine virtuelle Goodie Bag wird genauso befüllt wie eine traditionelle, nur digital. Anstatt die Inhalte also auszudrucken und in die Taschen zu füllen, werden diese zum Beispiel in eine Website implementiert. Sie sparen also nicht nur Zeit und Geld, sondern schonen zusätzlich noch die Umwelt. Der Inhalt, den Sie zur Verfügung stellen können, ist dabei vielfältig und reicht von klassischen Möglichkeiten wie Angeboten und Infomaterial über Give aways und Gutscheinen bis hin zu Video- oder Musikdownloads. Die Materialien werden wie gewohnt visuell aufbereitet und können entsprechend des Corporate Designs eines Unternehmens oder gemäß des Event-Designs gestaltet werden. Die Erstellung der Goodie Bag kann über eine E-Mail, Ihre Event-Website oder über verschiedene Anbieter wie zum Beispiel Fanomena Events erfolgen.
Umfragen bringen Ihnen als Veranstalter∙in Erkenntnisse über die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Teilnehmer∙innen und helfen Ihnen dabei herauszufinden, was sie von Ihrem Event halten. Sie werden Ihre Teilnehmer∙innen besser und erhalten Feedback zu Ihren eigenen Prozessen, um diese dann zu optimieren. Und das nicht nur nach dem Event, auch vor oder während des Events sind Umfragen ein bewährtes Mittel.
Fragen Sie Ihre Teilnehmer∙innen bereits vor Ihrem Event nach deren Meinung, indem sie bspw. Ihrer Einladung zur Veranstaltung eine kurze Umfrage anhängen. Hier können Sie Inhalte über eine präferierte Location, einen Zeitraum und die Aufenthaltsdauer abfragen oder nachhaken, ob Teilnehmer∙innen in Begleitung erscheinen möchten. Basierend auf diesen Informationen können Sie neben Ihrem Eventprogramm bspw. auch freie Hotels in der Nähe empfehlen, Gruppenrabatte anbieten oder mit einer höheren Teilnehmeranzahl weiter planen.
Auch während Ihres Events eignen sich Umfragen bestens dazu, Live-Feedback von Ihren Teilnehmenden zu erhalten. Daraufhin können Sie direkt Anpassungen in Echtzeit vornehmen und deren Zufriedenheit sicherstellen.
Bei Umfragen nach Ihrem Event sollten Sie darauf achten, sich kurz zu halten. Zu viele Fragen schrecken Ihre Teilnehmenden schnell ab und können Ihre Rücklaufquote minimieren. Unterscheiden Sie bei Ihrer Feedback-Umfrage gerne zwischen generellen Fragen und spezifischen Fragen in Bezug auf Ihr Event. Einige Fragen haben wir beispielhaft für Sie zusammengetragen:
Zufriedene Teilnehmer∙innen sind ausschlaggebend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Es ist also wichtig, sich den wandelnden Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer potenziellen Eventteilnehmer∙innen anzupassen und sie so für Ihr Event zu begeistern. Machen Sie Gebrauch von der voranschreitenden Digitalisierung und schaffen Sie echte Erlebnisse für Ihre Teilnehmenden. Diese werden anderen davon berichten und garantiert auch auf Ihrer nächsten Veranstaltung dabei sein.
