Fachkonferenzen mit starrem Programm kennt jeder. Im Zeitalter von sozialen Medien und dynamischen Themen wünschen sich Menschen aber oft etwas anderes und wollen stärker bei Veranstaltungen einbezogen werden. Wenn sie das auch so sehen, dann machen sie doch mal ein Barcamp.

Ich bin seit knapp zehn Jahren begeisterter Barcamper: Zunächst als Besucher und seit einiger Zeit auch als Veranstalter und Moderator des Hochschulbarcamps (www.hscamp.de). In diesem Blogeintrag möchte ich das Veranstaltungsformat vorstellen und die Potentiale für ihre Veranstaltungen aufzeigen.

Entstehungsgeschichte des Barcamp-Formats

Das erste Barcamp fand im Jahr 2005 in Palo Alto im Silicon Valley statt. Die Grundidee wurde geprägt vom Internetpionier Tim O´Reilly, welcher bei den sogenannten FOO-Camps („Friend of O´Reily“) regelmäßig einen elitären Kreis versammelte. Hier wurden über innovative Themen gesprochen und ungezwungen Erfahrungen ausgetauscht. Dieser offene Austausch faszinierte viele, aber die eingeschränkte Gästeliste der FOO-Camps engte die Teilnahmemöglichkeiten enorm ein.  Mit dem ersten Barcamp beschritt man einen anderen Weg und öffnete es für möglichst viele Personen und damit auch für eine gewisse Vielfalt an Sichtweisen und Themen.  Den Namensteil „Bar“ entlehnte man dabei aus der IT-Sprache, in der er ursprünglich für eine Leerstelle steht - vgl. Space Bar auf der Computertastatur. Ein Barcamp ist also nach Definition des eigenen Namens, eine Veranstaltung mit einer Leerstelle, wobei sich dies auf das Programm bezieht. Im Gegensatz zu einer klassischen Fachkonferenz hat ein Barcamp zu Beginn kein festes Programm, sondern dieses wird zu Beginn durch die Teilnehmenden selbst entwickelt.

Entwicklung und Gestaltung eines Barcamps

Seit 2006 finden Barcamps in Deutschland statt und entwickelten sich vor allem in der IT- und Internetszene zu einem beliebten Veranstaltungsformat. Der Großteil der Barcamps wird dabei von kleinen Teams organisiert und durchgeführt. Diese arbeiten meistens ehrenamtlich und auf den Veranstaltungen werden oft auch Freiwillige für Unterstützungsleistungen eingebunden z.B. das Entwerten von Tickets oder das Vorbereiten von Räumen. Dadurch entsteht eine gemeinschaftliche und positive Atmosphäre. Viele Aufgaben des Eventmanagements werden bei Barcamps nach dem gleichen Muster gehandhabt und wie folgt gestaltet:

  • Für Marketing und Kommunikation nutzt man die vielfältigen Möglichkeiten von Social Media und eigene Hashtags. Dies erlaubt eine kostengünstige Verbreitung der Informationen und die Teilnehmenden werden mit ihren Accounts aktiv eingebunden. Zum Teil werden so sehr große Reichweiten erzielt.
  • Für das Ticketing nutzt man digitale Werkzeuge. Diese erleichtern den Teilnehmenden den Zugang und entlasten das Organisationsteam von vielen administrativen Notwendigkeiten. Vor allem die Zahlungsabwicklung und das Erstellen von Rechnungen würden ansonsten viel Aufwand bereiten.
  • Für das Programm gibt es am Anfang eines klassischen Barcamps keine Agenda. Es existiert lediglich eine rasterartige Übersicht mit Zeitslots – i.d.R. 60 Minuten - und den verfügbaren Räumen. Dieses Raster ist meistens gut sichtbar an einer Moderationswand platziert und spielt eine wichtige Rolle bei der Programmerstellung.
  • Die Programmerstellung erfolgt durch die Teilnehmenden bei der sogenannten Sessionplanung. Hier kommen alle in einem Raum zusammen und eine Moderatorin oder ein Moderator übernimmt den Prozess. Bei vielen Barcamps gibt es zu Beginn eine Vorstellungsrunde und danach kommen alle nach vorne, die einen Vorschlag für einen Session haben. Hier sollte ein Thema, eine Zielsetzung und die Art der Durchführung genannt werden. Oft angeboten werden hier Vorträge, Diskussionsrunden oder Workshops. Nach jedem Vorschlag erfolgt durch das Publikum eine Interessensbekundung per Handzeichen. Anhand der Anzahl der Meldungen platziert die Moderation die vorgeschlagene Session auf dem Raster und berücksichtig dabei Raumgröße und eine gleichmäßige Verteilung auf die Zeitfenster.
  • Sobald alle Rasterfelder gefüllt sind oder es keinen Sessionvorschlag mehr gibt, endet die Programmplanung und es startet die Durchführungsphase. Die Teilnehmenden suchen sich nun aus dem vorhandenen Angebot eine Session aus und begeben sich in den entsprechenden Raum. Hier übernehmen dann die jeweiligen Anbieterinnen und Anbieter und gestalten die Session gemeinsam mit den Anwesenden. Das verfügbare Zeitfenster sollte dabei nicht überschritten werden und danach erfolgt die Übergabe des Raumes an die nächste Sessiongeberin oder den nächsten Sessiongeber. Das Publikum kann entweder bleiben oder in den Raum einer anderen Session wechseln.
  • Nach dem Durchlauf aller Zeitphasen wird der Tag mit einem gemeinsamen Ausklang beendet. Je nach Art des Barcamps können hier nochmal Ergebnisse von Session präsentiert werden oder es erfolgt eine Feedbackrunde und die Verabschiedung. In der Regel werden Inhalte und Unterlagen der Sessions auch nach der Veranstaltung geteilt bzw. man kann die Sessiongeberinnen und Sessiongeber ansprechen. Auf diese Weise kann auch von Sessions profitiert werden, an denen man nicht selbst teilnehmen konnte.

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Sponsoring von Barcamps

Zur Finanzierung nutzen Barcamps ergänzend zu den Ticketeinnahmen meistens auch Sponsorenleistungen. Diese können in Geld- oder Sachsponsoring bestehen und werden auch öffentlichkeitswirksam kommuniziert. In der Regel werden Sponsoren von den Besucherinnen und Besuchern eines Barcamps sehr positiv wahrgenommen und als gleichberechtigte Teilnehmende betrachtet.

Themen und Stärken eines Barcamps

Barcamps werden inzwischen zu vielen verschiedenen Themen angeboten z.B. Personalwesen, Gesundheitsmanagement oder sogar Stricken. Prinzipiell eignen sich alle Themen, die von einer Schnelllebigkeit der Inhalte und einem großen Bedarf nach Weiterbildung und Austausch geprägt sind. Barcamps können hier besonders mit folgenden Stärken punkten:

  • Aktualität der Themen durch spontane Programmerstellung
  • Einbeziehung der Expertise der Teilnehmenden durch eigene Sessions
  • Hohe Zufriedenheit der Teilnehmenden durch Einbeziehung bei der Programmgestaltung
  • Steuerung der eigenen Lernerfahrung durch Freiheit bei der Sessionwahl
  • Gutes Netzwerken durch eine kreative Atmosphäre

Einen guten Überblick über Barcamps findet man hier: https://www.barcamp-liste.de/

Einstieg ins Barcamp-Format

Für die Teilnahme an einem Barcamp brauchen die Teilnehmenden keine Vorkenntnisse, sondern müssen vor allem Motivation und Lust zum Austausch mitbringen. Das Mitmachen und Netzwerken steht im Mittelpunkt und alle sind hier gleichberechtigt und begegnen sich auf Augenhöhe. Zum Einstieg empfehle ich allen, die das Format selbst durchführen wollen, den Besuch eines Barcamps. So bekommt man einen guten Einblick in die Grundprinzipien und sieht auch die wichtige Rolle der Moderation. Diese ist hauptverantwortlich für die erfolgreiche Programmerstellung und trägt wesentlich zur Atmosphäre der ganzen Veranstaltung bei. Im nächsten Schritt sollte man überlegen, inwiefern eigene Themen und Zielgruppen ins Format transferiert werden können. Dabei kann man auch kreativ sein und die Grundprinzipien etwas adaptieren. Beispielsweise kann man Zeitslots länger oder kürzer machen oder man kann Speaker und Sessionthemen auch vorher festlegen und in die freie Agenda integrieren. Entscheidend ist meiner Meinung, dass man den Grundgedanken der gemeinschaftlichen Programmgestaltung beibehält und allen Teilnehmenden die Möglichkeit zum Mitmachen und zur freien Entscheidung des persönlichen Programms belässt. Dadurch werden diese mitverantwortlich für den Erfolg der Veranstaltung, bringen sich aktiv ein und gehen letztendlich zufrieden nach Hause.

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Dipl.-Pol. Holger Gottesmann Referent des Rektors, FOM Hochschule

Holger Gottesmann ist Referent des Rektors bei der FOM Hochschule. Er leitet dort die Gremienarbeit und ist im Projektmanagement tätig. Weiterhin ist er verantwortlich für das Community Management der Alumni-Gruppen auf XING und Linkedin und ist Initiator eines Mentoringprogramms für Studierende und Alumni. Als Gründer des Hochschulbarcamps bietet er seit 2014 allen Interessierten eine spannende Austauschplattform zum Thema Social Media & Hochschulkommunikation.

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