Seminarplanung

Seminarorte: Mit diesen 5 Tipps finden Sie die ideale Location

Marie Salen

Seminare bieten Sie, als Veranstalter, um Wissen und Erfahrung auf interaktive Weise, an kleinen Seminar Gruppen, weiterzuleiten und zu vertiefen. Damit der Lernerfolg entsprechend groß bleibt, ist das passende Seminarumfeld entscheidend. Bei der Auswahl des idealen Seminarortes sollten Sie großen Wert auf ein lernförderndes und angenehmes Ambiente legen. Während den heißen Sommertagen würde zum Beispiel keiner in einem Seminarraum ohne Klimaanlage sitzen wollen. Ja, selbst an solche Details sollten Sie beim Seminar entwerfen denken.

Mit unseren 5 Tipps verraten wir Ihnen auf welche Elemente Sie während der Locationsuche achten sollten.

1. Lage des Seminarortes

Bei der Seminarplanung haben Sie Im Vorfeld Ihre Zielgruppe und das Thema des Seminars definiert, die Location sollte mit Ihrem Seminar-Thema übereinstimmen. Doch wichtiger ist hier die Frage der Anreise: Wissen Sie woher und wie Ihre Seminargäste ankommen? Die Anreise sollte möglichst einfach sein, da sich Ihre Teilnehmer schon Zeit für die Anreise nehmen. Schauen sie nach den öffentliche Verkehrsmitteln nach, liegt der Seminarort in unmittelbarer Nähe? Erkundigen Sie sich ob die Location Parkmöglichkeiten anbietet, oder ob Parkhäuser zur Verfügung stehen. Falls Sie Teilnehmer aus weiteren Regionen erwarten, vergewissern Sie sich, dass Übernachtungsmöglichkeiten in naheliegenden Hotels vorhanden sind.

2. Locationgröße

Sie wissen bereits wie viele Seminar Teilnehmer Sie erwarten, inklusive Berechnung der No-Show Rate. Bei Ihrer Locationsuche sollten Sie auf jeden Fall die Räume nach Größenbedarf auswählen. Zu große Räume verschaffen den Eindruck, dass keiner zu Ihrem Seminar kam. In einer zu kleinen Location jedoch, kann man sich schnell eingeengt fühlen. Vergewissern Sie sich, dass jeder Teilnehmer genügend Platz hat.

3. Vorhandene Infrastruktur

Wenn Sie das perfekte Seminar veranstalten wollen, informieren Sie sich rechtzeitig ob die Räumlichkeiten Ihrem geplanten Seminar angepasst sind. Wie ist die Akustik, haben alle Teilnehmer eine gute Sicht auf den Bildschirm, wie flutet das Tageslicht in den Raum – müssen die Räumlichkeiten eventuell verdunkelt werden? Des weiteren sollten Sie sich erkundigen ob die Räumlichkeiten über genügend und komfortable Sitzmöglichkeiten und Tische verfügt.

Machen Sie es dem Teilnehmer so angenehm wie möglich, sodass er sich auf den Content Ihres Seminars konzentrieren kann.

4. Eventtechnik

Für Ihre Seminarplanung, sei es ein einmaliges Event oder eine Seminarreihe, bereiten Sie diese bestimmt auf Ihren PC vor. Vergewissern Sie sich, dass genügend Stromanschlüsse für Sie und für Ihre Teilnehmer, zur Verfügung stehen. Auch Ihre Seminarbesucher werden ihre Laptops dabei haben und sich Notizen machen wollen. Um Ihren Seminargästen einen unvergesslichen Aufenthalt anbieten zu können, sollte dieser so reibungslos wie möglich gestaltet sein: Überprüfen Sie vor Ort die Wlananschlüsse, bei eventuell vorhandenen PCs, Beamer, Tonanlage oder Klimaanlage, ob diese auch richtig funktionieren.

5. Catering

Ein erfolgreiches Seminar geht auch durch den Magen. Fragen Sie nach ob der Veranstaltungsort einen hauseigenen Catering hat oder dort mit Catering-Partern zusammengearbeitet wird. Sollte es der Fall sein, prüfen Sie ob diese Ihren Wünschen entsprechen. Wenn Sie sich gegebenfalls doch für einen externen Caterer entscheiden, informieren Sie sich ob Kühlmöglichkeiten und ausreichend Platz für ein Buffet vorhanden sind und ob der Caterer über eine angemessene Küche verfügt. Für das Komfort Ihrer Seminar Teilnehmer sollten die Essenspausen ebenfalls in möglichst naheliegenden Räumlichkeiten stattfinden.

Fazit: Konzentrieren Sie sich bei der Seminarplanung auf das Thema und den Content. Schließlich sind Ihre Seminar Teilnehmer auch dafür gekommen. Doch was ein gelungenes Seminar auch ausmacht, ist der reibungslose Ablauf der Veranstaltung.

XING Events Lesetipp: Wenn Ihnen die Suche nach einem idealen Seminarort zu aufwändig ist, lesen Sie unser Artikel „Warum Sie ein Seminar online veranstalten sollten.“

Marie Salen

Marie hat in Aix-en-Provence Corporate Communication & Change Management studiert und ist nach München gezogen, um XING Events im Content Marketing zu unterstützen.

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