Für ein erfolgreiches Event, das Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlässt, bedarf es einer umfassenden Eventplanung. In dieser Checkliste zeigen wir Ihnen, welche Schritte vor, während und nach dem Event erforderlich für eine effiziente Organisation, eine hohe Teilnehmerzufriedenheit und eine starke Kundenbindung erforderlich sind und leiten Sie somit Schritt für Schritt zu einem gelungenen Event.
Stellen Sie sich als erstes die Frage, was Sie mit Ihrem Event erreichen möchten. Analysieren Sie Ihre Zielgruppe gründlich und überlegen Sie, welche Inhalte sie interessieren könnte. Setzen Sie sich realistische Ziele und erstellen Sie basierend darauf eine Strategie. Überlegen Sie anschließend welches Eventformat das richtige ist, um Ihre Ziele zu verwirklichen. Wollen Sie Leads mit Online- oder Präsenzevents generieren? Hierfür benötigen Sie andere Formate, als wenn Sie mit Ihrem Event eine Community aufbauen wollen. Runden Sie Ihr Konzept mit einem passenden Eventnamen ab. Dieser sollte darstellen, worum es geht und die Keywords enthalten, die Ihre Zielgruppe erwartet. Halten Sie es kurz, knackig und vor allem konkret!
Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für alle notwendigen Schritte innerhalb Ihrer Eventplanung. Planen Sie auch Zeitpuffer ein, um die Ziele rechtzeitig zu erreichen und so für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.
Analysieren Sie Ihre Erträge (Sponsoring, Ticketverkauf, Spenden) und Ihre Aufwendungen (Personalkosten, Technik, Catering, Printmaterialien, Merchandise etc.) und erstellen Sie einen Budgetplan. Planen Sie unbedingt auch einen Budget-Puffer ein, um unerwartete Kosten decken zu können.
XING Events Lesetipp: Erfahren Sie mehr zu Budget und Kalkulation in der Event Planung.
Überlegen Sie sich ein zum Ziel und zur Zielgruppe passendes Programm. Beachten Sie dabei, dass durch die Pandemie-bedingte Umstellung auf ausschließlich Online-Veranstaltungen, die Aufmerksamkeitsspanne bei den meisten Teilnehmenden geringer geworden ist. Planen Sie deshalb kürzere Talks, Diskussionen oder Präsentationen als vor der Pandemie. Außerdem entscheidend: interessante Sprecher∙innen und gutes Catering.
Entscheidend für die Auswahl der richtigen Location sind: die Anzahl der zu erwartenden Gäste, Ihre Zielgruppe, welches Eventformat Sie umsetzen möchten und wo Ihr Event stattfinden soll. Da mit dem Re-Start der Eventbranche viele Locations bereits langfristig ausgebucht sind, sollten Sie Ihre Wunsch-Location frühzeitig anfragen und sich Alternativen überlegen.
XING Events Lesetipp: Finden Sie die perfekte Eventlocation mit dem Wo(w)-Faktor
Stellen Sie Ihren potenziellen Eventteilnehmer∙innen alle wichtigen News zu Ihrem Event über eine Event-Website zur Verfügung. Veröffentlichen Sie dort Programminhalte, Event-Highlights und aktivieren Sie Ihre Besucher∙innen über Umfragen, das Event mitzugestalten, z.B. in Bezug auf die Themen der Präsentationen. Bauen Sie außerdem einen Ticket-Shop auf Ihrer Event-Website ein, um die Teilnahme an Ihrem Event so einfach wie möglich zu gestalten.
Nutzen Sie ein geeignetes Ticketing-System um Ihren Verwaltungsaufwand deutlich zu minimieren. Das XING Events Ticketing Tool bietet Ihnen bspw. die Möglichkeit, alles Organisatorische rund um Ihr Event aus einer Hand abzuwickeln. Über zahlreiche Features und Funktionen können Sie wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Ziel unserer Ticketing-Software ist, Ihnen dabei zu helfen, Ihr Event schnell und einfach aufzusetzen, Teilnehmenden möglichst unkompliziert zugänglich zu machen und damit Sie als Veranstalter·innen zu begeistern. Für mehr Sichtbarkeit sollten Sie Ihren Ticketshop auf Ihrer Event-Website und auf Ihren Social-Media-Kanälen einbinden.
XING Events Lesetipp: Der XING EventManager – der Allrounder unter den Ticketing Tools
Durch eine Online-Registrierung können Sie sich kostbare Zeit und Mühe sparen. Mit einem Tool wie dem XING EventManager können Sie bspw. Zahlungsabwicklungen oder Stornobearbeitungen vollautomatisch abwickeln lassen. Außerdem stehen Ihnen alle Teilnehmer- und Eventdaten digital zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Benefit: Sie haben auch die Möglichkeit, eine Einlass-App zu integrieren, die in Verbindung mit der Online-Registrierung Ihren Aufwand beim Einlass vereinfacht.
XING Events Tipp: Mehr zur Online-Registrierung finden Sie hier.
Verschicken Sie personalisierte E-Mail-Einladungen an Ihre Zielgruppe, um Teilnehmer·innen zu generieren. Dazu benötigen Sie ein professionelles Design, eine aussagekräftige Betreffzeile sowie integrierte Links zur Eventseite und zur Online-Registrierung.
Nutzen Sie Social-Media-Kanäle für Ihre Eventvermarktung und erhöhen Sie so die Sichtbarkeit für Ihr Event. 71 Prozent der Eventteilnehmer·innen werden durch Social Media Posts auf Events aufmerksam – damit sind sie ein bewährtes Mittel in der Eventvermarktung. Über Social Media haben Sie als Veranstalter·in die Möglichkeit, sich einer breiten Öffentlichkeit zu präsentieren, die eigene Strahlkraft signifikant zu verstärken und in den direkten Austausch mit potenziellen und aktiven Teilnehmer·innen zu gehen. Social Media kann in allen Phasen eingesetzt werden – vor, während und nach dem Event. Hier lässt sich der gesamte Erzählstoff Ihrer Veranstaltung mit der Öffentlichkeit teilen und ganz nebenbei wird der Ticketverkauf für die nächste Veranstaltung weiter angekurbelt.
XING Events Lesetipp: Welches Netzwerk eignet sich am besten für Ihre Eventvermarktung über Social Media? Hier finden Sie die Antwort.
Der erste Eindruck zählt – und dieser fängt für Ihre Teilnehmer·innen beim Einlass an. Es ist deshalb entscheidend, dass bereits zu Beginn der Veranstaltung ein reibungsloser Ablauf garantiert wird. Professioneller Einlass funktioniert nur mit einer professionellen Einlasssoftware. XING Events bietet Ihnen für jede Eventgröße und sämtliche Eventformate individuell angepasste Einlasslösungen. Weitere Event-Services, wie bspw. Barcode-Scanner, RFID-Lösungen oder Smartphones mit integrierter App, können Ihr Einlassmanagement zusätzlich erleichtern und ersparen Ihnen lange Excel-Listen. Ein weiterer wichtiger Punkt, der sich auch nach Corona bewährt, sind kontaktlose Einlasslösungen. Diese sorgen für mehr Sicherheit und einen reibungslosen Ablauf.
Interaktiv gestaltete Events erreichen in der Evaluation schon immer die besseren Rückmeldungen des Publikums – die Teilnehmenden fühlen sich wahrgenommen, integriert und ernstgenommen. Beziehen Sie also Ihre Teilnehmer∙innen so früh wie möglich in Ihre Veranstaltung ein. Wie? Über Umfragen, Mitgestaltungsmöglichkeiten, Gewinnspiele oder Diskussionsanreize auf Ihrer Website und Ihren Social-Media-Kanälen. Auch während des Events sollten Sie für Interaktionsmöglichkeiten sorgen – unabhängig davon welches Eventformat Sie umsetzen. Interaktion zwischen Referent·innen und Publikum ist auch online oder hybrid möglich. Sorgen Sie für die nötige technische Infrastruktur und für eine versierte Moderation, die auf der Bühne wie auch online souverän agiert und die beiden Welten gewinnbringend verbindet.
XING Events Lesetipp: So mischen Sie Ihr Publikum auf
Networking ist einer DER Gründe, warum Menschen Ihr Event besuchen. Schaffen Sie geeignete Netzwerkmöglichkeiten auf Ihrem Event – auch bei digitalen oder hybriden Eventformaten. Bei Offline-Events sollten Sie genügend Raum und Zeit einplanen, damit sich Ihre Teilnehmer∙innen in persönlichen Gesprächen austauschen und Kontakte knüpfen können. Bei digitalen Eventformaten eignen sich Event-Apps als Gesprächsöffner, indem Sie beispielsweise Spiele einbauen oder Content bereitstellen. Bei hybriden Eventformaten ist Networking etwas komplexer, hier helfen passende Tools.
XING Events Lesetipp: 6 Tipps für mehr Eventinteraktion & Entertainment
Je nach Größe und Format Ihrer Veranstaltung, benötigen Sie die passende Technik. Bei Offline-Events mit großer Teilnehmerzahl sollten Sie bspw. darauf achten, allen Teilnehmer∙innen durch entsprechende Technik eine gute Sicht und guten Ton zu ermöglichen. Hybride Veranstaltungen benötigen v.a. ein passendes Set-Up für die Live-Übertragung. Sorgen Sie auch unbedingt für flächendeckendes und frei zugängliches WLAN beim Event. Damit können Besucher Ihr Event über Social-Media-Kanäle teilen und sich untereinander leichter vernetzen.
Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer∙innen auf Ihrem Event wohlfühlen. Kümmern Sie sich um einen angenehmen Empfang und kompetenten Support. Sorgen Sie für ein ansprechendes Catering und achten Sie auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Teilnehmenden. Dazu zählen z.B. eine Auswahl an vegetarischen oder veganen Alternativen. Achten Sie auch darauf, genügend Pausen einzulegen.
Engagieren Sie einen professionellen Fotografen, der Momente Ihres Events festhält. Die Fotos können Sie später auf Ihren Social-Media-Kanälen teilen, in Ihre Event-Website integrieren oder auch als Aushängeschild für die nächste Veranstaltung nutzen. Auch After-Movies erweisen sich als sehr erfolgreich und wecken nach Ihrem Event die Lust, beim nächsten Mal (wieder) dabei zu sein.
Nach dem Event ist vor dem Event. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teilnehmer∙innen an Ihr Event erinnern. Recap-Videos, Umfragen oder sinnvolle Merchandise Produkte rufen Sie immer wieder in das Gedächtnis Ihrer Teilnehmenden zurück. Halten Sie bspw. über Social-Media oder E-Mail das ganze Jahr hindurch Kontakt zu Ihren Besuchern. Achtung – hier zählt Qualität vor Quantität, sonst werden Sie leicht als „Spam“ wahrgenommen. Experten-Tipp: Senden Sie nach dem Event eine personalisierte Danke-E-Mail an alle Besucher.
XING Events Lesetipp: Nach dem Event ist vor dem Event – so bleiben Sie im Gespräch
Nehmen Sie sich Zeit, das Event zu reflektieren: Was lief gut? Was kann noch verbessert werden? Der Rückblick wird Ihnen helfen, die nächste Veranstaltung noch besser zu planen. Tipp: Durch die Integration einer Event-Software stehen Ihnen die Statistiken immer digital und in Echtzeit zur Verfügung. Beziehen Sie auch Besucher-Feedback in Ihre Erfolgsmessung ein. Erstellen Sie dafür einen Bewertungsbogen, den Sie nach der Veranstaltung an die Besucher schicken. Für eine höhere Beteiligung sollte der Fragebogen online zur Verfügung stehen und anonym ausgefüllt werden können.
Der Unterschied zwischen guten Events und großartigen Events sind die richtige Ausführung von Marketing, Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und ein stimmiges Projektmanagement. Innerhalb der Eventplanung können Tools wie ein Ticketing-System oder eine Online-Registrierung viele Arbeitsschritte erleichtern und eine Menge Zeit sparen. Beachten Sie alle Schritte aus dieser Checkliste innerhalb Ihrer Eventplanung, steht einem gelungenen Event nichts mehr im Weg.
