Veranstaltungssoftware

Warum Sie unbedingt eine Event Software brauchen

Wer heute Events planen und durchführen will, kommt an einer Event Software kaum noch vorbei. Nur mit dieser können Sie in VUCA-Zeiten wie diese, Ihre Arbeit mit immer kürzeren Vorlaufzeiten und der mehrfachen Verschiebung oder dem Wechsel des Eventformats überhaupt noch stemmen. Sollten Sie noch immer auf Excel setzen, haben wir hier einige gute Gründe für eine Event Software sowie weitere wertvolle digitale Helfer für Ihr Eventmanagement mitgebracht – für Sie oder zum Weiterleiten an Vorgesetzte.

Einladungsmanagement und Kommunikation

Ein Event muss zunächst einmal die richtigen Personen erreichen. Integrierte Vermarktungs-Tools, wie z.B. die Möglichkeit, E-Mail-Kampagnen durchzuführen, erleichtern Ihnen die Kommunikation mit Ihren Teilnehmer·innen sowohl vor als auch nach dem Event. Mit einer Anbindung Ihres Ticketshops an Social-Media-Kanäle können Sie Ihre Sichtbarkeit zusätzlich online steigern und noch mehr potenzielle Teilnehmer·innen erreichen. Datenschutz ist hier ebenfalls ein großer Pluspunkt. Excel-Listen mit Daten Ihrer Teilnehmer·innen, die auf einem Laptop gespeichert und für jeden zugänglich sind, sind aus Sicht des Datenschutzes eher als fragwürdig zu betrachten. 

Interaktion in den Social-Media-Kanälen

Die Integration Ihres Events bzw. Ihres Ticketshops in Social-Media-Kanäle ist heutzutage kaum mehr wegzudenken. Neben der höheren Sichtbarkeit für Ihr Event bietet die Integration auch die Möglichkeit, mit Ihren potenziellen Teilnehmer·innen in allen drei Phasen des Events zu interagieren. Darüber hinaus können sich Ihre Teilnehmer·innen bereits vor dem Event vernetzen und sich über interessante Themen Ihres Events und auch darüber hinaus austauschen.

Es ist ein großer Vorteil, wenn sich Ihre Event Software mit Ihren Social-Media-Kanälen verknüpfen lässt.
Es ist ein großer Vorteil, wenn sich Ihre Event Software mit Ihren Social-Media-Kanälen verknüpfen lässt.

Die komfortable Online-Registrierung

Mit einer Event Software erleichtern Sie die Registrierung für Ihre Teilnehmer·innen. Eine Online-Registrierung gestaltet den Ticketkauf transparenter und bietet den potenziellen Teilnehmer·innen im Optimalfall auch unterschiedliche Zahlarten. Der Bezahlprozess wird dadurch für Ihre Teilnehmer·innen flexibler und attraktiver. Da die Bezahlung meist über externe Anbieter·innen läuft, sparen Sie als Veranstalter·in zusätzlichen Aufwand.

XING Events Lesetipp: Kennen Sie bereits unser Whitepaper "So verkauft man Tickets heute"?

Vorteile beim Teilnehmermanagement

Versand von Rechnungen und Tickets, Absagen und Rückbuchungen, Verrechnungen mit Stornierungskosten, Adressänderungen und Ummeldungen – manuell nehmen diese Prozesse viel Zeit in Anspruch. Mit einer Event Software wird die Teilnehmerverwaltung deutlich effizienter, denn sie läuft automatisiert ab. Nach einem ersten Set-up, in dem Sie alle Bedingungen für die Registrierung und sämtliche Änderungen festlegen, läuft alles Weitere ohne manuelle Tätigkeiten ab. Eine Event Software erleichtert Ihnen somit das Teilnehmermanagement enorm.

Eine Event Software erleichtert den Einlass

Vor allem bei größeren Veranstaltungen ist dies sinnvoll. Mit einer App scannen Sie die Tickets Ihrer Teilnehmer·innen bequem per Smartphone oder Barcode-Scanner am Empfang. Lästige Papierlisten gehören damit der Vergangenheit an und Ihr Einlass geht schneller, was wiederum die Zufriedenheit Ihre Teilnehmer·innen steigert.

XING Events Lesetipp: Wir kennen die Vor- und Nachteile von Near Field Communication. 

Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Nutzung einer Event Software sparen Sie sich viel Zeit sowie Kosten. Durch Optimierung von Managementprozessen können Sie Ihre wertvolle Zeit für andere Dinge nutzen. Und durch die Analyse und das Messbarmachen Ihres Eventerfolgs haben Sie die Möglichkeit, höheren Profit aus Ihrem Event durch eine effizientere Vermarktung und Event-Optimierung zu schlagen.

Ein kompetentes Support-Team als Unterstützung

Anbieter·innen von Event Software bringen häufig auch ein erfahrenes Support-Team mit, das Sie bei der Nutzung der Software betreut und berät. Für Sie bedeutet dies wiederum weniger Aufwand bei der Nutzung des Tools, sodass Sie sich auf die Organisation Ihres Events konzentrieren können.

Messbarmachen von Erfolg – dank Event-Controlling

Damit Ihr Eventerfolg auch gemessen werden kann, sollte die Event Software eine adäquate Datenverwaltung zur Verfügung stellen. Dabei sollten nicht nur alle wichtigen Daten über Ihre Teilnehmer·innen, sondern auch zum Ticketkauf und zu Ihrem Vermarktungserfolg verfügbar sein. Hierdurch haben Sie alle notwendigen Daten immer im Blick und können je nach Ergebnis Ihre Eventstrategie anpassen. Von einer Event Software profitieren sowohl Sie, als auch Ihre Teilnehmer·innen, denen Sie dadurch ein besseres Eventerlebnis bieten können.

Integration in Ihr eigenes CRM-System

Über eine Event Software können Sie gewonnene Daten Ihrer Teilnehmer·innen in Ihr eigenes CRM-System überführen. So haben Sie auf der einen Seite ein Tool zur Hand, um die Daten zu generieren, und auf der anderen Seite können Sie diese Daten für Ihre weitere Event-Auswertung und -Kommunikation nutzen.

Je mehr digitale Tools Sie einsetzen, desto wichtiger werden Schnittstellen

Um den größten Nutzen aus vorhandenen Daten und verschiedenen Tools zu ziehen, müssen Sie diese intelligent nutzen. Über eine API, eine Anwendungsprogrammierschnittstelle, verknüpfen Sie voneinander unabhängige Systeme miteinander und übertragen bereitgestellte Daten dynamisch in ein IT-System.
 

Umfassender Datenbestand

Durch die Verbindung mehrerer von Ihnen genutzter Systeme können Sie sämtliche Daten zusammenführen und erhalten einen umfassenden Datenbestand über Ihre Teilnehmer·innen an einem zentralen Ort.
 

Schnelligkeit, Effizienz und Echtzeitfähigkeit

Dank automatischen Updates zwischen den Systemen greifen Sie immer auf die aktuellsten Daten zurück und können somit in Echtzeit reagieren.
 

Frühzeitiger Erkenntnisgewinn

Sie erhalten mehr Transparenz über Ihre Teilnehmer·innen und haben jederzeit Einblicke in wichtige Veranstaltungsdaten. Das hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen rund um Ihre Events zu treffen.
 

Schnittstellen ermöglichen Ihnen,

  • mit einem Klick Updates oder Einladungen zu Veranstaltungen zu senden,
  • Ihren Ticketshop direkt in Ihrer Event-App zu verwenden,
  • Events automatisiert einzupflegen,
  • eine Einlass-Software kinderleicht einzubinden 
    ... und vieles mehr.

Lassen Sie Ihre Systeme bereits „miteinander sprechen“? Haben Sie einmal begonnen, Schnittstellen zu verwenden, werden Sie es nicht mehr missen wollen.

Ergänzen Sie Ihre Event Software um diese digitalen Technologien

Die wichtigsten Plattformen für ansprechende Eventgrafiken, Organisation und Kommunikation stellen wir Ihnen in diesem Kapitel vor.
 

Quellen für Fotos und Grafiken

Ansprechende Fotos oder Grafiken sind gerade in der Eventvermarktung enorm wichtig für Ihre Events. Prüfen Sie am besten zuerst Ihren eigenen Fundus. Welche Bilder haben Sie bereits und welche davon dürfen Sie auch mit Blick auf die Bildrechte verwenden? Dafür sind sowohl das Urheberrecht des Fotografierenden als auch das Persönlichkeitsrecht der Abgebildeten entscheidend. Ist nichts Passendes dabei, können Sie zum Stockfoto-Anbieter Ihrer Wahl wechseln oder sogar bei einigen Bilddatenbanken kostenfrei Fotos herunterladen.

Hier finden Sie wertvolle, kostenlose Grafiken für Ihre Events:

Beachten Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen und die Copyright-Angaben der jeweiligen Plattform. Eine Verletzung von Bildrechten kann sehr teuer werden.

Ergänzen Sie Ihre Event Software um weitere digitale Technologien. Über Unsplash finden Sie bspw. kostenlose Grafiken und Fotos, die Ihre Eventvermarktung optimieren.
Ergänzen Sie Ihre Event Software um weitere digitale Technologien. Über Unsplash finden Sie bspw. kostenlose Grafiken und Fotos, die Ihre Eventvermarktung optimieren.

Grafik-Tools zur Bearbeitung

Das wohl beliebteste Grafik-Tool für Nicht-Grafiker·innen: canva. Damit erstellen Sie im Handumdrehen ansprechende Designs für sämtliche Medien Ihres Events – von Bildern für Ihre Social-Media-Aktivitäten bis hin zu Broschüren für die Einwerbung Ihrer Sponsor·innen. Außerdem können Sie Ihre eigenen Bilder hochladen und so sehr individualisierte Grafiken produzieren.
 

Projektmanagement-Tools für Ihre Eventplanung

Das klassische Projektmanagement für Events läuft wohl immer noch häufig in Excel ab. Allerdings gibt es auch für diese Aufgaben und Abstimmungen zahlreiche digitale Helfer. Mit Tools wie Monday, Asana oder Trello behalten alle im Team den Überblick. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie hunderte E-Mails an einen immer größer werdenden Verteiler geschickt haben. Das Wertvolle an diesen Tools ist, dass sie den Planungsfortschritt dokumentieren und in Echtzeit aktuell sind. Wer später zum Team dazu kommt, ist also automatisch im Bilde – auch rückblickend.

Da die Zahl der Projektmanagement-Tools fast unendlich scheint, sollten Sie vorab definieren, was Sie im Kern damit erreichen wollen. Wer soll Zugriff und Einsicht haben? Welche Lücke in Ihren Prozessen wollen Sie damit schließen? Schauen Sie sich einmal diese Tools an:

Kommunikation im Team

Kommunikation im Team trägt entscheidend zu einem erfolgreichen Projektmanagement bei, erfordert jedoch ein separates Tool, da der Schwerpunkt ein anderer ist. Hier geht es darum, im Team effizient zu kommunizieren. Das bekannteste Tool ist vermutlich Slack, doch auch Microsoft Teams hat an Bedeutung und Bekanntheit zugelegt. Der große Vorteil dieser Lösungen liegt in der Effizienz. Sehr schnell können Sie Personen zu Teams oder Slack Channels hinzufügen und auf dem Laufenden halten. Große E-Mail-Verteiler und zahlreiche Nachfolge-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

Ergänzen Sie Ihre Event Software um weitere digitale Technologien. Mit Microsoft Teams können Sie Ihr Projektmanagement und die Kommunikation im Team optimieren.
Ergänzen Sie Ihre Event Software um weitere digitale Technologien. Mit Microsoft Teams können Sie Ihr Projektmanagement und die Kommunikation im Team optimieren.

Chatbots – schnelle digitale Helfer

Man könnte sie auch “die smarte FAQ-Liste” nennen. Chatbots wissen alles, was Sie Ihnen zuvor antrainiert haben und geben dies automatisiert an Ihre Teilnehmer·innen vor Ort oder an die Besucher·innen Ihrer Website weiter. Die so entstehenden Dialoge sind heutzutage schon von ziemlich guter Qualität und helfen bei den ersten Fragen Ihrer Zielgruppe deutlich weiter oder qualifizieren vor, an wen eine konkrete Frage in Ihrem Team weitergeleitet werden sollte.
 

Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) versucht menschliches Denken zu erweitern. Für die Eventbranche bedeutet das, dass Datenmengen intelligent gefiltert werden, um Events noch effektiver zu machen. Wann ist der beste Zeitpunkt, Ihr Event auf der Messe zu vermarkten? Oder wie gestalten Sie als Messeplatz die Anordnung der Stände, so dass Sie Wege für die Besucher minimieren? Oder betrachten Sie beispielsweise KI im E-Mail-Marketing: Hier wird ausgelesen, welche E-Mails zu welchen Themen gelesen oder wie damit interagiert wurde. Aus diesen Informationen und dem Klickverhalten der Teilnehmer·innen können Vorhersagen getroffen werden, wie wahrscheinlich es ist, dass die Person am Event teilnimmt. Das minimiert unter anderem No-Show-Raten.
 

Brainstorming auf Whiteboards und Mindmaps

Brainstormen Sie doch auch einmal auf einem digitalen Whiteboard. Bekannt und beliebt sind die Lösungen von Miro und Mural. Spannende Alternativen gibt es von Padlet, Limnu, MindMeister und mit Blick auf die DSGVO: Conceptboard.

Einige Whiteboards haben digitale Notizzettel, lassen sich gut mit einem Mausklick von A nach B verschieben und mit Text befüllen. Andere sind besonders geeignet, wenn Sie mit einem Stift auf einem Tablet zeichnen wollen. Beispielsweise für mathematische oder chemische Formeln, die sich mit der Tastatur kaum darstellen lassen. Solch ein Whiteboard wäre also für den Einsatz in einem Online-Workshop von Naturwissenschaftler·innen geeignet – vorausgesetzt, die Teilnehmer·innen haben die notwendige Hardware.

Ergänzen Sie Ihre Event Software um weitere digitale Technologien. Miro ermöglicht Brainstorming auf einem digitalen Whiteboard.
Ergänzen Sie Ihre Event Software um weitere digitale Technologien. Miro ermöglicht Brainstorming auf einem digitalen Whiteboard.

Ideen für Events notieren und sortieren

Wohin mit den vielen Ideen? Auf jeden Fall aufschreiben! Egal, ob online oder offline, Hauptsache, Sie haben den Gedanken schriftlich festgehalten und machen so Ihren Hinterkopf von „das müsste ich auch noch machen” frei. Digitale Tools, mit denen Sie Ihre Notizen sortieren können, sind beispielsweise Evernote, OneNote oder Google Keep.
 

Eventlocations finden und buchen

Wie finden und buchen Sie Ihre Eventlocations? Google ist sicherlich eine gute Quelle der Inspiration. Doch die Details von Locations erfahren Sie schneller und können sie effizienter nach Ihren Event-Kriterien filtern, wenn Sie auf dafür spezialisierten Plattformen suchen. Locations finden Sie schon heute zum Beispiel auf:

XING Events Lesetipp: Die neue Art von Eventlocation während und nach Corona
 

Registrierung und Teilnehmermanagement

Am besten managen Sie sämtliche Prozesse rund um die Anmeldungen mit einem digitalen Tool. Besonders beliebt sind Registrierungstools, deren iFrame Sie einfach in Ihre Event-Website einbetten können. So bleibt der Anmeldeprozess in Ihrem Look & Feel. Eine Anmeldebestätigung sowie eine automatisch generierte Rechnung gehören heute ebenfalls zum Standardumfang solcher Teilnehmermanagement-Lösungen.

XING Events Tipp: Wir bieten Ihnen genau dafür zahlreiche Lösungen an – schauen Sie mal hier vorbei.
 

Voting- und Interaktionstools

Viele Plattformen für Online-Events enthalten bereits Funktionen für Votings und Interaktionen. Kann Ihre Event-Plattform oder Ihre Videokonferenz-Lösung das nicht oder planen Sie eine Präsenzveranstaltung, dann helfen Ihnen separate Voting- und Interaktionstools. Bekannt und beliebt sind beispielsweise sli.do und mentimeter. Damit können Sie auch in Echtzeit Wortwolken kreieren und so das Stimmungsbild Ihrer Teilnehmer·innen visualisieren. Doch auch Anbieter·innen wie teambits, TEDME, VOXR oder OnlineTED bieten umfangreiche Voting-Funktionen an. Wollen Sie rechtskonforme Abstimmungen im Rahmen Ihrer Mitgliederversammlungen durchführen, bietet Ihnen zum Beispiel Voting Partner zahlreiche Optionen.

Fazit

Eine Event Software erleichtert Ihnen als Veranstalter·in die Planung und Durchführung sämtlicher Veranstaltungen – egal ob in Präsenz, Hybrid oder als Online-Event. Nahezu alle Eventprozesse können Sie heute digital abbilden und dabei enorm Zeit und Kosten sparen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie stets eine “single source of truth” Ihrer Daten gewährleisten und dass die Tools über Schnittstellen “miteinander sprechen”. Erst dann holen Sie wirklich eine ganz neue Effizienz sowie Erkenntnisse aus den eingesetzten Lösungen heraus. 

Nun brauchen Sie nur noch die passende Software? Wir haben sie! Der XING EventManager verfügt über alle Funktionen, die Sie für Ihr Eventmanagement benötigen! Überzeugen Sie sich selbst.

Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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