Veranstaltungssoftware

Software und Plattformen zur Planung Ihrer Events

Online-Events und -Messen sowie die dazugehörigen Plattformen kennen wir mittlerweile. Doch kennen Sie auch die Tools und Softwarelösungen, mit denen Sie Ihre Eventplanung und Ihr Eventmanagement digital und damit meist effizienter durchführen können? Die wichtigsten Plattformen für ansprechende Eventgrafiken, Organisation und Kommunikation stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag vor.
 

Quellen für Ihre Grafiken

Ansprechende Fotos oder Grafiken sind – gerade in der Eventvermarktung – enorm wichtig für Ihre (Online-)Events. Prüfen Sie am besten zuerst Ihren eigenen Fundus. Welche Bilder haben Sie bereits und welche davon dürfen Sie auch mit Blick auf die Bildrechte verwenden? Dafür sind sowohl das Urheberrecht des Fotografierenden als auch das Persönlichkeitsrecht der Abgebildeten entscheidend.

Ist nichts Passendes dabei, können Sie zum Stockfoto-Anbieter Ihrer Wahl wechseln oder sogar bei einigen Bilddatenbanken kostenfrei Fotos herunterladen.

Hier finden Sie wertvolle, kostenlose Grafiken für Ihre Events:

Beachten Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen und die Copyright-Angaben der jeweiligen Plattform. Eine Verletzung von Bildrechten kann sehr teuer werden. Bei einigen Plattformen ist die Anzahl der kostenfreien Grafiken beschränkt. Beispielsweise erhalten Sie bei pngtree maximal zwei Grafiken pro Tag gratis.

Grafik-Tools zur Bearbeitung

Das wohl beliebteste Grafik-Tool für Nicht-Grafiker·innen: canva. Damit erstellen Sie im Handumdrehen ansprechende Designs für sämtliche Medien Ihres Events – von Bildern für Ihre Social-Media-Aktivitäten bis hin zu Broschüren für die Einwerbung Ihrer Sponsor·innen. Außerdem können Sie Ihre eigenen Bilder hochladen und so sehr individualisierte Grafiken produzieren.

Bei canva finden Sie sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Designs, dazu zählen unter anderem:

  • Bilder
  • Hintergründe
  • Linien
  • Diagramme
  • Sticker
  • Bildraster
  • Verläufe
  • Videos

Projektmanagement-Tools für Ihre Eventplanung

Das klassische Projektmanagement für Events läuft wohl immer noch häufig in Excel ab. Allerdings gibt es auch für diese Aufgaben und Abstimmungen zahlreiche digitale Helfer. Mit Tools wie Monday, Asana oder Trello behalten alle im Team den Überblick über Ihr Event. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie hunderte E-Mails an einen immer größer werdenden Verteiler geschickt haben. Das Wertvolle an diesen Tools ist, dass sie den Planungsfortschritt dokumentieren und in Echtzeit aktuell sind. Wer später zum Team dazu kommt, ist also automatisch im Bilde – auch rückblickend.

Da die Zahl der Projektmanagement-Tools fast unendlich scheint, sollten Sie vorab definieren, was Sie im Kern damit erreichen wollen. Wer soll Zugriff und Einsicht haben? Welche Lücke in Ihren Prozessen wollen Sie damit schließen? Schauen Sie sich einmal diese Tools an:

Je nach Userzahl und Features gibt es einige von diesen Tools in der kostenfreien Version, zum Beispiel Asana und Trello.

Kommunikation im Team

Kommunikation im Team trägt entscheidend zu einem erfolgreichen Projektmanagement bei, erfordert jedoch ein separates Tool, da der Schwerpunkt ein anderer ist. Hier geht es darum, im Team effizient zu kommunizieren. Das bekannteste Tool ist vermutlich Slack, doch auch Microsoft Teams hat an Bedeutung und Bekanntheit zugelegt.

Der große Vorteil dieser Lösungen liegt in der Effizienz – gerade bei der Arbeit im Home-Office. Sehr schnell können Sie Personen zu Teams oder Slack Channels hinzufügen und auf dem Laufenden halten. Große E-Mail-Verteiler und zahlreiche Nachfolge-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

Brainstorming auf Whiteboards und Mindmaps

Brainstormen Sie doch auch einmal auf einem digitalen Whiteboard. Bekannt und beliebt sind die Lösungen von Miro und Mural. Spannende Alternativen gibt es von Padlet, Jamboard, Limnu, MindMeister und mit Blick auf die DSGVO: Conceptboard.

Einige Whiteboards haben digitale Notizzettel, lassen sich gut mit einem Mausklick von A nach B verschieben und mit Text befüllen. Andere sind besonders geeignet, wenn Sie mit einem Stift auf einem Tablet zeichnen wollen. Beispielsweise für mathematische oder chemische Formeln, die sich mit der Tastatur kaum darstellen lassen. Solch ein Whiteboard wäre also für den Einsatz in einem Online-Workshop von Naturwissenschaftler·innen geeignet – vorausgesetzt, die Teilnehmer·innen haben die notwendige Hardware.

Prüfen Sie außerdem, wie leicht sich das Tool bedienen lässt. Muss man sich dafür zuvor anmelden? Oder lässt es sich browserbasiert ganz einfach im Rahmen eines Online-Events nutzen?

Ideen für Events notieren und sortieren

Wohin mit den vielen Ideen? Auf jeden Fall aufschreiben! Egal, ob online oder offline, Hauptsache, Sie haben den Gedanken schriftlich festgehalten und machen so Ihren Hinterkopf von „das müsste ich auch noch machen” frei. Digitale Tools, mit denen Sie Ihre Notizen sortieren können, sind beispielsweise Evernote, OneNote oder Google Keep.

Welches Tool Sie hierfür auswählen, hängt davon ab, wann und wie Sie die meisten Ideen festhalten wollen. Fällt Ihnen immer wieder unterwegs etwas ein, sollte es eine Anwendung sein, die Sie auch auf dem Smartphone bedienen können. Geht es um den Austausch der Ideen im Team, müssen Sie die über das Tool für alle sichtbar machen können. Denken Sie bei geteilten Ideen für den Job unbedingt an den Datenschutz und wählen Sie Anwendungen, die Sie mit einem Passwort und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen können.

Eventlocations finden und buchen

Wie finden und buchen Sie Ihre Eventlocations? Google ist sicherlich eine gute Quelle der Inspiration. Doch die Details von Locations erfahren Sie schneller und können sie effizienter nach Ihren Event-Kriterien filtern, wenn Sie auf dafür spezialisierten Plattformen suchen. Locations finden Sie schon heute zum Beispiel auf:

Registrierung und Teilnehmermanagement

Am besten managen Sie sämtliche Prozesse rund um die Anmeldungen mit einem digitalen Tool. Besonders beliebt sind Registrierungstools, deren iFrame Sie einfach in Ihre Event-Website einbetten können. So bleibt der Anmeldeprozess in Ihrem Look & Feel. Eine Anmeldebestätigung sowie eine automatisch generierte Rechnung gehören heute ebenfalls zum Standardumfang solcher Teilnehmermanagement-Lösungen. Mit Blick auf die Corona-Pandemie sollten Sie außerdem eine Software wählen, die den kontaktlosen Check-in Ihrer Teilnehmer·innen ermöglicht. Das ist sowohl hygienischer als auch zeitsparender als die klassische Einlasskontrolle mit Papierlisten.

XING Events Tipp: Wir bieten Ihnen genau dafür zahlreiche Lösungen an – schauen Sie mal hier vorbei.

Voting- und Interaktionstools

Viele Plattformen für Online-Events enthalten bereits Funktionen für Votings und Interaktionen. Kann Ihre Event-Plattform oder Ihre Videokonferenz-Lösung das nicht oder planen Sie eine Präsenzveranstaltung, dann helfen Ihnen separate Voting- und Interaktionstools. Viele davon gibt es in der Gratisversion für Einsteiger·innen und wenig komplexe Abstimmungen oder Interaktionen. Bekannt und beliebt sind beispielsweise sli.do und mentimeter. Damit können Sie auch in Echtzeit Wortwolken kreieren und so das Stimmungsbild Ihrer Teilnehmer·innen visualisieren. Doch auch Anbieter·innen wie teambits, TEDME, VOXR oder OnlineTED bieten umfangreiche Voting-Funktionen an. Wollen Sie rechtskonforme Abstimmungen im Rahmen Ihrer Mitgliederversammlungen durchführen, bietet Ihnen zum Beispiel Voting Partner zahlreiche Optionen.

Fazit

Eventmanagement ist vielseitig und deutlich digitaler als so manch ein·e Eventplaner·in vermutet. Probieren Sie die vorgestellten Tools und Lösungen einmal aus. Sie werden feststellen, dass Ihnen diese nach einer gewissen Eingewöhnungsphase ganz neue Möglichkeiten eröffnen und vor allem viel Zeit und Nerven ersparen.

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Bettina Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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