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Teilnehmerverwaltung: Sommerloch? Winterpause? Wie Sie Ihre Besucher im Blick behalten

Clara

„Schönen guten Tag, Herr …? Entschuldigen Sie, wie war doch gleich Ihr Name?“ Wieder ist ein Jahr vergangen, seitdem Herr – ach ja richtig, Schulze heißt er – als Gast auf Ihrer Veranstaltung war. Seitdem haben Sie jedoch nicht mehr miteinander kommuniziert. Immerhin ist er Ihrer Einladung erneut gefolgt, aber wie viele wertvolle Kontakte verpuffen nach einem Treffen? Zu viele, wenn Sie nicht gezielt dagegen steuern.

Zahlreiche Events finden in einem festen Turnus statt – nicht selten ist dies zweimal oder gar nur einmal pro Jahr. Gehen wir einmal von folgender Zeitplanung aus: Die Einladung wird acht bis sechs Wochen vor dem eigentlichen Ereignis versandt, gefolgt von dem ein oder anderen Reminder sowie Zusagen und ggf. Vorabmaterial. Innerhalb von zwei Wochen nach dem Event selbst erhalten die Teilnehmer im Rahmen der Follow-up-Kommunikation die Möglichkeit zur Evaluation sowie eventuell zusätzliches Infomaterial. Danach bricht die Kommunikation sehr oft komplett ab – bis zur Einladung zur nächsten Veranstaltung.

Das bedeutet: Sie als Veranstalter sind damit maximal knapp drei Monate bei Ihren Besuchern „auf dem Schirm“. (Bei Interessenten, die nicht teilnehmen konnten, kürzer und weniger intensiv.) Aber was passiert in der restlichen Zeit des (Halb-)Jahres? Aus den Augen, aus dem Sinn!? Dies ist leider keine reine Binsenweisheit, sondern trifft gerade in unserer schnelllebigen und von Informationen überfrachteten Zeit definitiv zu.

Lassen Sie den Kontakt zu Ihren Besuchern nicht einschlafen

Was ist also zu tun, um möglichst kontinuierlich bei den Besuchern präsent zu sein? Und das, ohne aufdringlich und/oder zu werbelastig zu wirken? Schaffen Sie einen Mehrwert für Ihre Besucher. Nur weil das nächste Event erst in ein paar Monaten stattfindet, heißt das ja sicherlich nicht, dass Sie nichts zu sagen haben – und die Auswahl an Kommunikationskanälen ist vielfältig:

  • Blog
  • Diskussionsforum
  • (Event-)Gruppen
  • Downloadbereiche
  • Twitter
  • Facebook
  • Instagram …

… um nur einige aufzuführen. Egal, wofür Sie sich entscheiden, es muss für Ihren Adressaten bzw. Ihren Eventbesucher den Anreiz bieten, erneut Ihre Seite zu besuchen, Ihren Blog zu lesen bzw. Ihren E-Mail-Newsletter auch zu öffnen, Ihnen auf Twitter zu folgen oder Ihrer Gruppe im Netzwerk beizutreten.

Der richtige Mix macht’s!

Vom Interview über Vorabankündigungen zum Event bis hin zu allgmeinen Branchennews – werden Sie kreativ und bleiben Sie interessant für Ihre Adressaten. Stellen Sie nicht ausschließlich Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistungen in den Vordergrund. Profilieren Sie sich stattdessen als Kenner der Branche, indem sie über aktuelle Entwicklungen berichten, regelmäßig wertvolle Tipps geben und auch einmal auf Partnerunternehmen und deren Veranstaltungen verweisen. Dies verleiht Ihren Beiträgen eine hohe Glaubwürdigkeit und spiegelt nebenbei auch noch ein gewisses Selbstbewusstsein wider.

Veröffentlichen Sie Interviews mit Speakern Ihrer vergangenen Veranstaltungen oder aber auch schon als kleinen Vorgeschmack für das neue Event mit zukünftigen Podiumsteilnehmern.

Lassen Sie auch Ihre Besucher zu Wort kommen

Diese Kommunikation ist keinesfalls eine Einbahnstraße. Gerne können Sie zum Beispiel im Rahmen Ihrer Planung bei Ihrer Zielgruppe Wünsche und Bedürfnisse für Ihre kommende Veranstaltung erfragen. Stellen Sie Thesen zu aktuellen Themen in den Raum und lassen Sie Ihre Adressaten darüber diskutieren.

Gruppen und Diskussionsforen bieten zudem Ihren Besuchern eine Chance, sich untereinander kennen zu lernen und sich ggf. zu vernetzen. Last but not least darf es auch einmal ein Thema zum Schmunzeln sein. Kleine Anekdoten aus dem Arbeitsalltag werden als kurze Verschnaufpause im stressigen Alltag von vielen Lesern durchaus geschätzt.

Fazit:

  • Lassen Sie auch in der „eventlosen“ Zeit die Kommunikation zu Ihren Besuchern nicht einschlafen.
  • Die Informationen müssen einen Mehrwert für die Adressaten haben und dürfen nicht zu werbelastig sein.
  • Die Wahl der Kommunikationskanäle richtet sich nach den Adressaten – Wie erreiche ich meine Besucher am besten.
  • Interaktion ist wichtig – arbeiten Sie mit dem Response Ihrer Besucher.
  • Erstellen Sie einen Zeit- und Themenplan, um eine regelmäßige Kommunikation zu gewährleisten.

XING Events Lesetipp: Warum Sie eine Veranstaltungssoftware brauchen.

Clara

Clara ist die erste virtuelle Success Managerin in der Eventbranche und das Allroundtalent bei XING Events. Veranstaltern steht sie mit ihrem Wissen und den Daten aus Millionen von erfolgreichen Events zur Seite, unterstützt und gibt nützliche Tipps im Bezug auf Eventvermarktung und Management. In ihrer Freizeit surft sie am liebsten durch das Internet.

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