Virtuelle Events

Online-Events, die begeistern: Alles was Sie wissen müssen

Live-Webinare, virtuelle Meetups und Online-Konferenzen – in der aktuellen Situation heiße Themen. Nur worauf kommt es wirklich an, wenn Sie ein Online-Event auf die Beine stellen wollen? Wir haben Ihnen kreative Ideen und unerlässliche Tipps für die Planung und Umsetzung Ihres Online-Events zusammengestellt.

1. Ein kurzer Rückblick: So haben sich Online-Events entwickelt

In der Eventbranche haben wir seit Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 einen enormen Wandel erlebt – und auch zum Teil mitgestaltet. Während Anfang März unzählige Offline-Events abgesagt oder verschoben werden mussten, fanden schon Mitte des Monats erste virtuelle Gehversuche statt, um den Ausfall der Offline-Veranstaltungen aufzufangen. Mittlerweile sind Online-Events weit mehr als ein Ersatz für herkömmliche analoge Veranstaltungen.

Auch in Zukunft werden Online-Events ein wichtiger Bestandteil der Eventbranche bleiben. Dies zeigen auch die Ergebnisse unseres XING Events Trendreports, in dem Expert·innen sechs Trends diskutieren, die in den kommenden Jahren eine besondere Relevanz in der Eventbranche haben.

XING Events Tipp: Sie möchten mehr über die Trends erfahren, die die Eventbranche bestimmen werden? Werfen Sie einen Blick in den XING Events Trendreport.

2. Kreative Ideen für die Planung Ihres Online-Events

Online-Events werden uns auch in Zukunft begleiten. Um Ihre virtuelle Veranstaltung zu einem besonderen Erlebnis für Ihre Teilnehmenden zu machen, haben wir Ihnen einige kreative Ideen zusammengestellt.

Gamification

Als Gamification bezeichnet man die Übertragung von Elementen und Strategien aus Spielen in spielfremde Zusammenhänge. Das bedeutet beispielsweise, dass in der Werbung, bei einer Tombola, beim Vielfliegerprogramm oder beim Treuepunkte sammeln sowie bei Events Prinzipien des Spielens übernommen werden – unter anderem die Aussicht auf einen Gewinn.

Klassiker sind die Fortschrittsanzeige in Prozent oder anderen visuelle Elemente, bei denen die Teilnehmenden erkennen, wie weit sie mit der Tätigkeit sind. Das führt im Idealfall dazu, dass deren Motivation, die Aktion zu vollenden, stark steigt. Weitere Elemente von Gamification sind beispielsweise haptische, optische oder akustische Rückmeldungen sowie Ranglisten.

Welche Vorteile Gamification bietet

Der Einsatz von Gamification macht sich den Spieltrieb der Menschen zunutze. Eine mögliche Folge? Die User·innen sind insgesamt motivierter und interagieren aktiver. Die Anreize sind vor allem bei Anwendungen sinnvoll, die die Gäste schnell als langweilig oder eintönig empfinden könnten – zum Beispiel bei längeren Umfragen. Gamification wurde zunächst in der Entertainmentbranche und der Werbung eingesetzt. Mittlerweile nutzen es auch immer mehr Veranstalter·innen, um ihre Teilnehmenden möglichst lange an ihr Event zu binden.

Wie Sie Gamification umsetzen können

Ihrer Fantasie sind (fast) keine Grenzen gesetzt. Wer zum Beispiel Teilnehmende belohnt, die bei einem Networking-Spiel die meisten neuen Kontakte knüpfen, belebt das Event und erhöht den Mehrwert für die Gäste. Schließlich ist Networking einer der wichtigsten Gründe, (virtuelle) Veranstaltungen zu besuchen. Geben Sie Ihren Teilnehmenden also einen kleinen „Schubs“, den inneren Schweinehund beim Netzwerken in der Online-Welt zu überwinden und setzen Sie entsprechende Anreize.

Dabei können Sie sich folgender Spielelemente bedienen:

  1. Die Fortschrittsanzeige: Den eigenen Fortschritt erkennen und eine Aufgabe deshalb auch zu Ende bringen? Diesen Motivationsschub kennen wir alle.  Typische Beispiele sind 10er Stempelkarten beim Coffee-Shop des Vertrauens oder der Fortschrittsbalken beim Ausfüllen eines Online-Registrierungsformulars. Bei Events hilft’s vor allem bei Umfragen, Einführungsvideos etc.
  2. Die Wettbewerbsdynamik: Die meisten von uns wollen auf Ranglisten weit oben stehen und bringen sich daher auch bei Online-Events mehr ein, wenn eine Bestenliste einsehbar ist. Typische Beispiele sind die aktivsten User·innen einer Fitness-App oder die fleißigsten Sammler·innen virtueller Punkte für den Besuch eines Online-Ausstellungsstandes. 
  3. Die Terminaufgabe: Hier geht es darum, zu einer bestimmten Zeit, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen und dafür Punkte oder Belohnungen einzustreichen. Beispiel: Wer sich pünktlich zu Beginn Ihrer Live-Stream-Übertragung einloggt, erhält virtuelle Punkte und klettert damit in der Bestenliste ein Stückchen nach oben.
  4. Das gemeinsame Erlebnis: Die Teilnehmenden lösen gemeinsam eine Aufgabe und werden dafür belohnt. Der Klassiker hierfür ist die Schnitzeljagd oder in der Online-Variante: Ein digitales Team-Quiz. Alternativ können Sie Challenges ins Leben rufen, zum Beispiel eine gemeinsame Foto-Collage oder eine sportliche Offline-Challenge.

Gamification Tools und Anbieter

Die Zahl der Anbieter von spannenden Gamification-Elementen steigt stetig. Dabei lohnt sich zum einen ein Blick auf kreative Agenturen, die bislang Teamevents umgesetzt haben, wie B-CEEDPfeffermind oder teamgeist sowie auf Tool-Anbieter wie confgamesKahootSuMo von Salesforce oder Life.io Engage. Darüber hinaus haben zahlreiche Event-Plattformen bereits Gamification Features in ihren Leistungskatalog integriert, was die Implementierung erleichtert und die User Experience verbessert.

Online-Events: Gamification rein virtuell von B-CEED
Gamification rein virtuell von B-CEED

Je nach Zielgruppe langsam starten

Sie sehen, hinter dem Begriff Gamification steckt eine Menge Interaktion, die im ersten Schritt das Interesse Ihrer Teilnehmer·innen wecken und anschließend aufrechterhalten soll. Doch Vorsicht: Spieldesign muss nicht bei all Ihren Gästen gut ankommen. Manche Personen spielen einfach weniger gern. Auch könnten in manchen Branchen Ihre Spielideen als wenig seriös wahrgenommen werden. Testen Sie darum behutsam aus, wieviel Gamification Ihre Zielgruppe gutheißt und adaptieren Sie entsprechend.

Gamification sorgt dafür, dass sich Teilnehmende bei Online-Events aktiver einbringen, länger dabei bleiben und letztlich auch zufriedener sind. Dabei ist Gamification deutlich mehr als eine Spielerei und kann schon mit kleinen Elementen auf nahezu jedem Online-Event umgesetzt werden.

Catering bei Ihrem Online-Event

Ein gutes Catering gehört für die meisten Präsenzevents selbstverständlich dazu. Möchten Sie ein Online-Event organisieren, heißt das nicht, dass Sie aufs Catering für Ihre Teilnehmer·innen verzichten müssen. Senden Sie ihnen qualitativ hochwertige Lunchpakete, Verpflegungsboxen oder Fitnesssnacks ins Büro oder ins Home-Office.
Einige bekannte Catering-Anbieter, die spezielle Angebote für virtuelle Events entwickelt haben, stellen wir Ihnen hier vor.

Kaiserschote

„Nichts verbindet Menschen mehr als eine gemeinsame Mahlzeit!“, lautet das Motto des bekannten Caterers Kaiserschote, der sowohl Präsenz- als auch Online-Events beliefert und das Konzept „Genussmomente“ entwickelt hat.

Jedes Gericht wird in der Mini-Show erklärt – entweder als Live-Stream aus einem Kochstudio oder als kurzer, witziger Videoclip; dazu findet sich auf jedem Gericht ein QR-Code. Die „Genussmomente – zusammen.digital.genießen“ stellt Kaiserschote im gesamten Bundesgebiet oder auch EU-weit zu und achtet bei allen Versandmaterialien auf Nachhaltigkeit. Sämtliche Konditionen und Preise von Kaiserschote erhalten Sie in einem individuellen Angebot auf Anfrage.

Heycater!

Die Berliner Online-Catering-Plattform heycater! bietet zahlreiche Lunchboxen, Antipasti-Platten, Snack-, Weihnachts- und Cocktailboxen für Ihre Online-Events an. Die meisten Boxen sind deutschlandweit lieferbar. Erkundigen Sie sich rechtzeitig, wann Sie Ihre Bestellung aufgeben müssen und ob alle Teilnehmenden mit den gewünschten Boxen beliefert werden können.Für Fragen und individuelle Angebote steht Ihnen das Team von heycater! mit Rat und Tat zur Seite. 

Catering für Online-Events von heycater!
Catering für Online-Events von heycater!

LPS

Corona-konforme Speisenangebote bietet LPS Event Catering mit der Manufakturbox für hybride und virtuelle Events an. Dabei setzen sie vor allem auf Qualität und Regionalität. Mit dabei sind unter anderem regionale Biere, ein hochwertiges Dinkelbrot oder naturreine Smoothies. Auf Wunsch begleitet LPS Ihr Online-Event durch einen gemeinsamen Cocktailkurs unter professioneller Anleitung eines Barkeepers. Die Zutaten und das benötigte Equipment liefert LPS direkt in die Büros oder in die Home-Offices Ihrer Teilnehmenden. Die LPS Manufakturbox gibt es in mehreren Varianten sowie mit individuellem Branding. LPS sendet deutschlandweit sowie international bei einer Mindestbestellmenge von 50 Boxen.

Lieferando

Mit Lieferando können Sie Rabatt- oder Guthaben-Gutscheine für die kulinarische Versorgung bei Ihren Online-Events verschicken. Das hat den Vorteil, dass sich die Teilnehmenden deutschlandweit ihr Essen und ihre Getränke beim Lieferanten vor Ort selbst aussuchen. Der Rabatt-Gutschein reduziert den Preis einer Bestellung um bestimmte Beträge und kann nur einmal verwendet werden. Im Gegensatz dazu ist der Guthaben-Gutschein für mehrere Bestellungen gültig. Die häufigsten Gutscheinwerte bei Lieferando sind 3 Euro, 5 Euro, 10 Euro, 17,50 Euro, 20 Euro, 50 Euro sowie der 10 Prozent Rabatt.

HelloFresh

Die HelloFreshGO Event Box eignet sich ebenfalls fürs Catering bei Online-Events. Eine unkomplizierte, frische Catering-Lösung, die direkt in die Büros oder individuell zu den Teilnehmer∙innen nach Hause geliefert wird. Sie können dabei aus einer Vielfalt von Gerichten und Zwischenmahlzeiten auswählen und HelloFresh kümmert sich um den Rest – auch vegetarische oder vegane Optionen sind dabei. Mit dem Partner UPS liefert HelloFresh deutschlandweit dienstags und donnerstags frisches Essen in Büros, Home-Offices und Event-Locations – bei Bestellungen zehn Tage im Voraus. 

Käfer

Feinkostcatering gibt es von Käfer. Hier bestellt jede·r eine eigene Box, die auf Wunsch auch kontaktlos nach Hause geliefert wird. Darin befindet sich ein ausgewähltes Menü, darauf abgestimmte Getränke, die passende Musik und natürlich Dekoration. Zusätzlich kümmert sich Käfer um die technische Umsetzung und hat dafür eine Käfer Hausparty Website samt Videokonferenz-Schaltung programmieren lassen. Diese fünf unterschiedlichen Hausparty-Boxen bietet Käfer an: Käfers Klassiker, Kurz’s Servus, Spargel trifft Erdbeere, Let’s Celebrate us – die Erwachsenen, Let’s Celebrate – our little ones.

Online Party Box und Online-Event Box

Seit dem Frühjahr bieten die Event-Agenturen MIAS DIAS und KahnEvents Präsent-Boxen für den deutschlandweiten Versand an Teilnehmer·innen von virtuellen Veranstaltungen an. Je nach gebuchtem Paket beinhalten die Boxen Getränke, Süßigkeiten, Nüsse, Party-Artikel oder andere individuelle Kombinationen. Auch die technische Umsetzung des Online-Events übernehmen die Agenturen auf Wunsch. Vor dem Termin versenden die Agenturen die Boxen an jede·n Teilnehmer·in – natürlich auch im Unternehmens-CD.

Sie sehen, auch bei Online-Events müssen Ihre Gäste nicht auf dem Trockenen sitzen oder hungern. Außerdem bringen Sie mit einem gelieferten Lunch oder einem realen Menü etwas Haptisches in Ihr Online-Event – so wird aus einer reinen Bildschirm-Teilnahme ein echtes Erlebnis.

Sketchnotes für Ihre digitale Veranstaltung

Um Ihrem Online-Event einen besonderen Erinnerungswert zu geben, bieten sich Sketchnotes an. Sketchnotes sind visuelle Notizen, mit denen Sie das Gesagte bildlich festhalten. Wenn Sie sich selbst gemeinsam mit Ihren Gästen ran wagen möchten, dann fangen Sie mit einfachen Zeichnungen wie einem Glas, einem Häkchen, einer Sonne etc. an und steigern Sie sich peu à peu.

Sie sind selbst nicht begabt im Zeichnen (oder glauben das von sich)? Dann engagieren Sie jemanden, der sich mit Sketchnotes und Graphic Recording auskennt und das eventuell schon für Online-Events anbietet – beispielsweise über die Agentur ZEITBEFREIT

XING Events Lesetipp: 7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen

Online-Events: Sketchnotes als virtuelle Zusammenfassung (Quelle: Sandra Schulze für Agentur ZEITBEFREIT)
Sketchnotes als virtuelle Zusammenfassung oder gemeinsame Aktivität bei Ihren Online-Events (Quelle: Sandra Schulze für Agentur ZEITBEFREIT)

Virtual Reality & Avatare

Einmal so richtig eintauchen in virtuelle Welten und Ihrem Online-Event den Wow-Faktor verleihen? Dafür benötigen Sie entweder eine VR-Brille oder eine 3D-Plattform, die browserfähig ist – mittlerweile sind das ziemlich viele. Was genau Ihre Teilnehmer·innen auf Ihrem Online-Event sehen und erleben sollen, ist ganz Ihrer Fantasie überlassen. Sowohl das eigene Firmengebäude, Ihre Fabrikhalle, die beliebte Eventlocation, das bekannte Festivalgelände als auch Fantasiewelten wie Raumschiffe, Meere, Felder oder Urwälder sind denkbar. Je nach Anbieter sind die Teilnehmer·innen als Avatare oder lediglich als Mauszeiger dabei.

Auch Wunschszenarien aus Ihrem Unternehmensalltag sind möglich. Diese Option eignet sich vor allem dann, wenn Sie komplexe Maschinen oder Prozesse möglichst detailgetreu und anschaulich präsentieren wollen. So schafft Virtual Reality Nähe, wo sie physisch aktuell nicht möglich ist, erzeugt Emotionen und sorgt so für einen hohen Erinnerungswert. Unser Partner VRdirect hilft Ihnen bei der Umsetzung.

Avatare finden Sie beispielsweise auf Plattformen wie VirbelaBizzlogic oder Virtway. Viele dieser 3D-Welten bieten kostenfreie virtuelle Events an, damit Sie das Erlebnis live testen können.

Aufwärmspiele auf Online-Events

Interaktion, Aufwärmaktionen und Teambuilding laufen auf Online-Events häufig nach dem Schema F ab. Die Moderation macht den Anfang, die Vortragenden stellen sich vor und anschließend tippen die Teilnehmer·innen im Chat ein, woher sie kommen, was sie heute besonders interessiert oder wie das Wetter gerade bei ihnen ist.

Das geht spannender – auch bei B2B-Events! Steigen Sie doch einmal mit neuen Aufgaben ein. Beispielsweise, indem Sie Ihre Gäste in Gruppen aufteilen. Was Sie dazu brauchen: eine Videokonferenz-Lösung, bei der sich alle Teilnehmer·innen sehen können.

Anschließend fordern Sie Ihre Gäste beispielsweise auf, als Antwort auf die Frage „Wer sitzt gerade im Home-Office?” einen gelben Gegenstand für „Ja“ oder ein weißes Blatt für „Nein“ in die Kamera zu halten. Solche Fragerunden wiederholen Sie einige Male und schon wissen die Teilnehmer·innen voneinander viel mehr, als sie mit Redebeiträgen in kurzen Vorstellungsrunden realisieren könnten.

Ein weiterer Vorteil? Sobald Ihre Gäste selbst aktiv werden, steigt deren Lernkurve an und Ihr Event bleibt eher im Gedächtnis.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: Erfolgreich planen, Teilnehmende begeistern

3. Networking auf Ihrer virtuellen Veranstaltung

Networking bei Online-Events ist nicht möglich? Doch! Allerdings ein wenig anders, als wir es aus dem realen Raum kennen. Wie Sie Networking auch auf Ihren Online-Events ermöglichen und welche Tools und Plattformen Sie dafür benötigen, erfahren Sie im Folgenden. Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen, denn Networking und Interaktion machen den Unterschied zwischen Live-Online-Events und den On-demand-Versionen aus.

Wen Sie auf Online-Events wie miteinander vernetzen können

Überlegen Sie sich vorab, wen Sie miteinander vernetzen wollen. Was ist das Ziel Ihres Online-Events? Wollen Sie als Veranstalter·in für Ihre Aussteller·innen, Referent·innen oder Sponsor·innen Leads generieren? Dann ist es wichtig, dass sich die Teilnehmenden mit den den genannten Gruppen vernetzen können. Oder möchten Sie, dass sich Ihre Teilnehmenden untereinander kennenlernen beziehungsweise ihre Kontakte pflegen können? Dann brauchen Sie Networking-Möglichkeiten innerhalb dieser Personengruppe. Sie sehen schon, es hängt davon ab, wer miteinander vernetzt werden soll.

Wie Sie die unterschiedlichen Gruppen miteinander vernetzen

Nehmen wir an, Sie wollen auf einer virtuellen Messe Leads für Ihre Ausstellenden generieren. Dann brauchen Sie Tools, die die Kommunikation mit diesen erleichtern – beispielsweise Text- und Videochats. Wählen Sie Tools, die es den Teilnehmer·innen leicht machen, die Aussteller·innen beziehungsweise deren Vertriebsteams zu kontaktieren. Besonders geeignet sind hier Lösungen, die 1:1-Gespräche auf Kalenderbasis der Beteiligten ermöglichen. Ist eine·r von beiden gerade in einer anderen Videosession oder offline, zeigt ein kalenderbasiertes Tool diese Nicht-Verfügbarkeit an.

Sie möchten bei einer virtuellen Konferenz oder einem Webinar die Teilnehmer·innen untereinander vernetzen? Dann müssen Sie Personen innerhalb dieser einen Gruppe miteinander verbinden, beispielsweise über interessensbasiertes Matchmaking oder in Breakout Rooms. Die gemeinsamen Interessen führen dazu, dass ein Tool die Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt in ein und denselben Videoraum schickt.

Breakout Rooms nutzen Sie auch, um Referent·innen im Anschluss an einen Online-Vortrag mit einer kleinen Teilnehmer·innengruppe zu vernetzen. In diesem kleineren virtuellen Raum können sich alle Personen dank freigeschalteter Kameras und Mikrofone sowohl hören als auch sehen und so tatsächlich miteinander networken.

Aussteller·innen, Sponsor·innen und Referent·innen bringen Sie mithilfe folgender Ideen, Maßnahmen und Tools zusammen:

  • Fragen während des Live-Streams
    Ermutigen Sie Ihre Teilnehmenden, ihre Fragen oder Kommentare schon während des Streams live in den Chat einzugeben. Nutzen Sie für eine erste Vernetzung auch Smalltalk-Fragen wie „Wer von Ihnen kommt aus dem Raum XY?“.
  • Textchat für Einzelpersonen
    Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmenden den 1:1-Chat mit Ihnen oder untereinander.
  • Textchat für Gruppen
    Wer andere Teilnehmende noch nicht persönlich kennt, schließt sich Gruppen, die bereits miteinander Themen diskutieren, viel leichter an.
  • Networking-Bereiche einrichten
    Geben Sie dem Networking einen festen Platz und verankern Sie Zeiten dafür in Ihrer Event-Agenda oder im Rahmen einer virtuellen Messe im Messeplan. Erklären Sie vorab, mit welchem Tool Sie die Kaffee- oder Networking-Pausen umsetzen werden und wie sich diese Tools bedienen lassen.

Technische Voraussetzungen für Networking bei Online-Events

Networking können Sie bei Online-Events mithilfe von Textchats schon sehr einfach umsetzen. Oftmals ist diese Funktion entweder bei Ihrem Videokonferenz-Tool oder in Ihrer Event-Plattform integriert. Hat die IT-Lösung Ihrer Wahl solch ein Feature noch nicht, lassen sich mit nur wenigen Klicks kostenfreie Live-Chattools in Ihre Plattform einfügen. Selbiges gilt für Videochats.

Informieren Sie Ihre Teilnehmer·innen rechtzeitig darüber, welche Art von Networking sie erwartet. Der eine oder die andere wird sich daraufhin erst kameratauglich zurecht oder mit dem Chattool vertraut machen wollen.

Tools für Online-Networking

Tools für das Networking auf Online-Events gibt es sehr viele. Einige davon möchten wir Ihnen hier vorstellen.

1. Einzelchat

Mit einem kostenfreien und sehr umfangreichen Chattool wie tawk.to können Sie mit Ihren Teilnehmenden in Echtzeit chatten.

2. Gruppenchat

Sie möchten Ihre Teilnehmenden untereinander mit Textchats in Echtzeit verbinden? Dann schauen Sie sich Rumbletalk an. Das browserbasierte und responsive Chatttool eignet sich in der zweiten Paketstufe für derzeit 25 Dollar monatlich für Communities bis zu 50 Personen.

3. Videochat

Im Grunde können Sie Videochats mit jedem Videkonferenz-Tool, das Breakout  Sessions zulässt, ermöglichen. Beispielsweise mit ZoomVeertly oder jitsi. Aber auch Remo und Yotribe bieten zahlreiche Möglichkeiten für die Begegnung in virtuellen Videoräumen. Einfach in jede Website integrierbare 1:1-Videosessions können Sie mit dem Service von Okomo umsetzen.

4. Matchmaking

Beim Matchmaking schlägt das Tool, basierend auf den gemeinsamen Interessen, Teilnehmer·innen einander vor und ermöglicht Videosessions zwischen diesen. Zufälliges Matchmaking ist beispielsweise mit Let’s get digital möglich.

5. Speed-Dating

Ebenfalls basierend auf Matchmaking gibt es Lösungen für virtuelles Speed-Dating im 8-Minuten-Takt – unter anderem vom Anbieter converve.

6. Networking vor und nach Online-Events

Nachdem wir uns bisher auf das Networking während Ihres Online-Events konzentriert haben, möchten wir Ihnen noch einige Tipps für das Networking vor und nach Ihren Online-Events mit auf den Weg geben. Wie auch bei realen Events können Sie Ihre Teilnehmer vor und nach dem Event untereinander vernetzen. Beispielsweise indem Sie die Gästeliste auf Ihrer XING Eventseite sichtbar machen oder Ihre Teilnehmer zu Communities und Gruppen einladen. Alternativ können Sie Networking in darauf spezialisierten Event Apps anbieten und fördern. Einige haben sich explizit darauf spezialisiert; so die App von congreet.

Zwischenfazit

Networking im virtuellen Raum ist anders, jedoch in vielfältigster Weise auf nahezu allen virtuellen Event- und Messeplattformen sowie innerhalb vieler Videokonferenz-Tools möglich. Werden Sie sich darüber bewusst, wen Sie miteinander vernetzen möchten und suchen Sie sich dann gezielt eine passende IT-Lösung dazu aus.

Online-Events: Behaltenskurve beim Lernen (Quelle:Karrierebibel)
Werden vier unserer fünf Sinne angesprochen, behalten wir im Schnitt 92 Prozent des Inhalts (Quelle: karrierebibel)

4. Budgetplanung: So kalkulieren Sie die Kosten Ihres Online-Events

Neben der Planung eines ansprechenden Programms gehört zur Aufgabe von Eventmanager·innen selbstverständlich auch die Budgetplanung. Entscheidend für den Kassensturz am Ende Ihres Online-Events sind Ihre Einnahmen. Planen Sie, Ihr Event zu monetarisieren und wenn ja, wie? Hierfür gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:

  1. Sie verkaufen Tickets für Ihr Event
  2. Sie generieren Einnahmen von Sponsor·innen oder bei einer Messe von Aussteller·innen
  3. Sie bieten Aufzeichnungen (speziell von Online-Events) kostenpflichtig auf Video-Hosting-Plattformen an

Unser Tipp: Scheuen Sie sich nicht, auch für virtuelle Varianten Ticketgebühren zu verlangen. Denn natürlich sind Online-Events ihr Geld wert. Sie bieten Mehrwert, lassen sich flexibel in den Tagesablauf einplanen und machen – dank zahlreicher Tools – sogar Interaktion möglich. Warum also wertvollen Content umsonst anbieten?

Gründe, um Ihr Event zu monetarisieren

1. Content kostet Geld

Wer eine klassische Weiterbildung bucht und besucht, ist es gewohnt, dafür Geld zu bezahlen. Warum sollte das online plötzlich anders sein und warum sollten Sie Ihre Teilnehmer·innen daran überhaupt gewöhnen? Denn natürlich besteht das Risiko, dass Teilnehmende nach zahlreichen kostenlosen Online-Events am Ende nicht mehr bereit sind, Geld für Ihre Offline-Events auszugeben. Wer wirklich Inhalte vermittelt und gute Referent·innen einsetzt, der sollte seine virtuellen Events auch kostenpflichtig anbieten. Allerdings dürfen die Inhalte dann nicht werblich sein.

2. Mehrwert kostet Geld

Interaktion, Networking, Weiterbildung – all das ist auch online möglich, das haben die letzten Wochen gezeigt. Zusätzlich kommen die Teilnehmer·innen mit Personen zusammen, die sie auf einem regionalen Offline-Event vermutlich nicht getroffen hätten; und das bei weniger Reise- und Zeitaufwand. Dieser effiziente Konsum von Inhalten darf gern bepreist werden.

3. Eventmanagement kostet Geld

Darauf müssen wir Sie wahrscheinlich gar nicht aufmerksam machen – Sie wissen es selbst am besten, vielleicht ahnen es Ihre Teilnehmer·innen oder Ihre Auftraggeber·innen allerding noch nicht: Auch virtuelle Events verursachen Kosten! Darunter fallen beispielsweise die Technik, das Konzept, die Planung, Honorare für Referent·innen und vielleicht auch Catering oder reale Präsente, die Sie Ihren Teilnehmenden nach Hause oder ins Büro senden. Zusätzlich ist der reine Planungsaufwand bei Online-Events mindestens so hoch wie bei Onsite-Events und das Briefing der Referent·innen ist deutlich aufwändiger.

4. Events sind Einnahmequellen

Egal, ob für Unternehmen, für Verbände und Vereine, für Verlage, für Seminarveranstalter·innen, für Kulturbetriebe und so weiter – für sie alle gilt: Events sind eine wichtige Einnahmequelle. Fallen die Offline-Events weg, bleibt vielen gar nichts anderes übrig, als die virtuellen Events zu monetarisieren. Sind die Teilnehmer·innen im Nachgang zufrieden, ist das eine wertvolle Chance, kostenpflichtige Online-Events dauerhaft in das Veranstaltungsportfolio zu integrieren. Analysieren Sie dafür Ihre Zielgruppe und überlegen Sie, ob es sogar sinnvoll ist, unterschiedliche Preiskategorien aufzustellen.

5. Preise reduzieren die No-Show-Rate

Sie kennen das Phänomen sicherlich von Ihren Offline-Events: die No-Show-Rate. Schon durch die Einführung eines symbolischen Preises von beispielsweise 19,90 Euro erhöhen Sie die Verbindlichkeit der Zusage enorm. Es gibt außerdem bereits Veranstalter·innen virtueller Events, die eine Stornogebühr von Teilnehmern, die online nicht erschienen sind, verlangen.

Gründe für kostenfreie Online-Events

1. Produktvorstellung und Leadgenerierung

Wann sollten Online-Events kostenfrei sein? Wenn Sie Produkte vorstellen und  darüber wertvolle Leads für Ihr Unternehmen und so letztendlich Umsatz generieren. Hier versteht es sich von allein, dass Sie Ihre Marketingaktivitäten unentgeltlich für die Teilnehmer·innen anbieten. Denn wer ist schon gern auf einer Werbeveranstaltung, die er selbst bezahlen soll? Die „Währung“ sind hier dann die Daten der Teilnehmenden.

2. Customer Journey und Aufmerksamkeit

Kostenfreie Events werden vermutlich erst einmal mehr Anmeldungen generieren als kostenpflichtige Events. Der Grund? Paywalls stellen – wie der Begriff schon sagt – zunächst eine Eintrittsbarriere zu Ihrem Event dar. Zum einen, weil jede Zahlungsaufforderung Menschen noch einmal darüber nachdenken lässt, ob sie dies oder jenes wirklich konsumieren möchten, zum anderen, weil sie bei virtuellen Events einfach einige Klicks mehr ausführen müssen. Aus gutem Grund versuchen Onlineshops, Anmeldeportale, Event-Registrierungen und viele mehr, die Customer Journey stets kurz zu halten. Vereinfacht gesprochen gilt hier: je weniger Klicks, desto geringer die Abbruchquote.

Sie sehen, es gibt sowohl Gründe für kostenfreie, als auch für kostenpflichtige Online-Events. Wofür Sie sich letztendlich entscheiden, hängt vor allem von Ihrem Format sowie Ihrer Zielsetzung ab.

Was dürfen virtuelle Events kosten?

Sie haben sich für ein kostenpflichtiges Event entschieden? Nun müssen Sie sich mit der Frage nach dem Preis auseinandersetzen. Hier lohnt sich ein Blick auf die zu erwartenden Kosten. Außerdem möchten wir Ihnen einige Ansätze für die Preisfindung vorstellen.

1. Budget für die Videoübertragung

Der sicherlich wichtigste Budgetposten entfällt auf das Tool zur Umsetzung Ihres virtuellen Events. Denken Sie bei der Budgetierung vor allem an Kosten, die sprunghaft steigen können. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie beim Anbieter Ihres Videokonferenz-Tools ab 100 Teilnehmer·innen in ein anderes Preismodell fallen. Oder wenn Sie statt eines Ein-Strang-Events plötzlich mehrere Online-Sessions parallel anbieten wollen.

XING Events Lesetipp: Professionelle Livestream-Produktion: ein Muss für Online-Events?

2. Budget für die Internetverbindung

Ja, Ihr Internet bezahlen Sie in der Regel laufend, darum fällt dieser Posten im Eventbudget in der Regel eher gering aus. Es kann allerdings sein, dass Sie die Internetverbindung in Ihrem (Home-)Office oder aus Ihrer Wunschlocation heraus für eine Live-Übertragung aufrüsten müssen. Checken Sie dafür unbedingt die Anforderung der gewählten Plattform und sprechen Sie dazu dann mit Ihren IT-Spezialist·innen.

3. Budget für Technik-Dienstleister·innen

Möchten Sie den gesendeten Livestream professionell produzieren lassen, dann fallen auch hierfür Kosten an. Oder wollen Sie es aus einem Studio mit hochwertigem Equipment übertragen? Dann benötigen Sie einen Budgetposten für das Angebot Ihres AV-Dienstleisters.

4. Budget für das Studio

Sobald Sie nicht mehr aus den (Home-)Offices Ihrer Speaker·innen senden, sondern ein professionelles Sendestudio oder eine Eventlocation anmieten, sollten Sie auch dafür einen Budgetposten einplanen.

5. Budget für das Teilnehmer·innenmanagement

Ob Sie nun den XING EventManager für eine effiziente Registrierung Ihrer Teilnehmer·innen nutzen, oder eine andere Lösung, planen Sie unbedingt eine digitale Lösung ein. Das nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab.

Im XING EventManager beispielsweise lassen sich Tools wie GoToWebinar, Zoom, YouTube Live, Twitch oder Crowd Stream über eine Link-Integration problemlos anbinden. Oder Sie nutzen unsere API, Zapier oder Webhook. Die Bestätigung, den Versand von Tickets und Einwahldaten sowie die Zahlungsabwicklung übernehmen wir. So werden für Sie nicht nur die Eventorganisation und Monetarisierung einfacher, auch Ihre Teilnehmer·innen profitieren von der Nutzung eines einzigen Registrierungsformulars mit deutlich weniger Anmeldeaufwand. 

Übrigens: Nicht nur bei der Online-Registrierung Ihrer Teilnehmer·innen, sondern auch bei Ihrer Zahlungsabwicklung spart der XING EventManager Ihnen Zeit, Geld und Nerven.

6. Budget für die Event-Website

Vielleicht brauchen Sie eine zusätzliche Event-Website für Ihr Online-Event, dann müssen Sie dafür Kosten wie Design, Programmierung, Pflege und Hosting einkalkulieren.

7. Budget für Interaktionstools

Umfragen, Networking, Gamification, Matchmaking, ein Online-Fotomosaik – was auch immer Sie planen, kalkulieren Sie dafür die Kosten ein. Viele Tools gibt es in der kostenfreien Einsteiger-Version, doch möglicherweise brauchen Sie an der ein oder anderen Stelle etwas mehr. Zum Beispiel, weil Sie rechtskonforme Wahlen auf einer virtuellen Hauptversammlung umsetzen wollen.

8. Budget für Präsente und Catering

Ob reale Geschenke und Eventboxen oder das Catering – planen Sie die Kosten dafür ein und denken Sie unbedingt an den rechtzeitigen Versand sowie an Mindestbestellmengen.

9. Budget für Aufzeichnungen

Bei Videokonferenz-Tools ist die Aufzeichnung meist inkludiert. Bei anderen Event- oder Messe-Plattformen muss sie allerdings separat gebucht werden. Wenn möglich, sollten Sie an dieser Stelle nicht sparen – die Inhalte im Nachgang noch einmal ansehen und eine noch größere Zielgruppe erreichen zu können, ist DER Mehrwert gegenüber einem klassischen Präsenzevent.

Weitere Budgetposten wie Personalkosten, Honorare für Ihre Vortragenden, die Moderation, Künstler·innen sowie die daraus resultierenden Kosten für GEMA und KSK fallen sowohl bei einem Online- als auch einem Offline-Event an. Gleiches gilt für Ihr Marketing.

Haben Sie an alles gedacht? Vielleicht planen Sie weitere Aktionen im Rahmen Ihres Online-Events, die wir hier nicht genannt haben – beispielsweise ein virtuelles Get-together oder eine digitale Museumstour. An besten notieren Sie sich alle Elemente Ihres Online-Events im Projektmanagement-Tool Ihrer Wahl. Fragen Sie außerdem Kolleg·innen um Rat. Vier Augen sehen mehr als zwei. Darüber hinaus sollten Sie die Budgetplanung regelmäßig überprüfen, ergänzen oder Posten streichen.

Ansätze für die Preisfindung

Kostenbasierter Ansatz

Ausgehend von den Gesamtkosten für Ihr virtuelles Event schätzen Sie die zu erwartende Anzahl von Teilnehmer·innen und dividieren die Gesamtkosten durch diese Zahl. Zugegeben, in dieser Formel verbergen sich gleich zwei Unbekannte. Doch mit ein wenig Übung bei virtuellen Events werden Sie schnell Erfahrungswerte sammeln und den für Sie passenden Preis finden.

Alternativ können Sie auch grob schätzen, dass Ihr virtuelles Event beispielsweise circa 70 Prozent Ihres Offline-Events kosten wird und die Kosten für die Teilnahme daran um den gleichen Prozentsatz reduzieren. Übrigens auch ein spannender Ansatz für hybride Events, wo Sie online und offline getrennt voneinander betrachten müssen.

Nutzenorientierter Ansatz

Fragen Sie sich, welchen Nutzen die Teilnehmer·innen von Ihrem virtuellen Event haben. Die reine Weiterbildung bleibt oftmals konstant, während die Kaffeepausen und weitere Cateringleistungen entfallen. Gleichzeitig können Sie in bestimmten Ticketkategorien Extras wie einen Campfire Talk mit Expert·innen anbieten und diese aufgrund des Mehrwerts zu einem höheren Preis verkaufen.

Bedenken Sie bei dieser Sichtweise, dass einzelne Leistungen oftmals mehr kosten, als sie dem oder der Einzelnen tatsächlich wert sind. Andererseits spart auch Ihr·e Teilnehmer·in Kosten durch die entfallende Anreise- und Übernachtung und hat daher ein wenig mehr Budget frei.

Freiwilliger oder spendenbasierter Ansatz

Dieser Ansatz geht in die Richtung des zuvor beschriebenen und rückt den Nutzen der Eventteilnahme in den Fokus. Der Unterschied besteht darin, dass Sie keinen festen Betrag nennen, sondern die Teilnehmenden über die Höhe des Entgelts entscheiden lassen.

Freemium-Modell

Der Kompromiss aus kostenfrei und kostenpflichtig nennt sich freemium – abgeleitet aus „free“ und „Premium“. Bei dieser Variante bieten Sie einige Teile Ihres Events kostenfrei an und andere wiederum kostenpflichtig. So verbinden Sie die Vorteile beider Preismodelle.

Wie hoch Sie den Premium-Anteil bepreisen, hängt davon ab, wie groß und preissensibel Ihre Zielgruppe ist. Denken Sie einmal an die Anbieter kostenfreier Software: Die Gratisnutzung führt zu einer enormen Reichweite, sprich Nutzung des Tools, bei nur sehr geringen Markteinführungskosten. Bei Anbietern wie diesen reicht oftmals ein sehr geringer zusätzlicher Preis, um dennoch kostendeckend arbeiten zu können, weil sie einfach eine sehr große Zielgruppe und relativ geringe Fixkosten haben.

Wie lassen sich Online-Events monetarisieren?

Ganz gleich, für welches Preismodell Sie sich entschieden haben, nutzen Sie nun ein professionelles Tool zur Abwicklung Ihrer Ticketverkäufe. Am besten kombinieren Sie dabei den Anmelde- und Zahlungsprozess sowie den Versand der Zugangsdaten, beispielsweise mithilfe des XING EventManagers.

Innerhalb einer einzigen Plattform können sich die Teilnehmer·innen für Ihr virtuelles Event anmelden, die passende Ticketkategorie auswählen sowie die Zahlung vornehmen. Automatisiert erhalten sie anschließend die Buchungsbestätigung inklusive Einwahldaten zum Event und eine Rechnung, die auch zur Vorlage beim Finanzamt geeignet ist. So gewährleisten Sie als Eventveranstalter·in automatisierte und korrekte Anmeldeprozesse für Ihre Teilnehmenden sowie eine Arbeitsentlastung für die Kolleg·innen im Eventmanagement und in der Buchhaltung.

Zwischenfazit

Wollen Sie virtuelle Events monetarisieren, haben Sie zahlreiche Möglichkeiten: von Ticketpreisen über Sponsoringeinnahmen bis hin zur späteren Vermarktung über Videohosting-Plattformen. Grundsätzlich gilt, kostenfreie Events generieren Reichweite und Leads für Sie, während kostenpflichtige Events unbedingt einen inhaltlichen Mehrwert bieten müssen. Welches Preismodell Sie dabei konkret wählen, hängt unter anderem von der Größe und der Preissensibilität Ihrer Zielgruppe ab sowie von den Kosten, die bei Ihnen für die Durchführung des virtuellen Events entstehen. Doch heruntergebrochen ist es ganz einfach: Guter Content kostet Geld. Das kennen wir alle von der Paywall für Qualitätsjournalismus, vom Amazon Prime Angebot oder anderen Digitalabos.

5. Und wie war's? Die 18 wichtigsten KPIs zur Erfolgsmessung Ihres Online-Events

Ihr Event ist reibungslos über die Bühne gegangen? Glückwunsch! Doch nach dem Event ist vor dem Event: Mit den nachfolgenden 18 KPIs können Sie den Erfolg Ihres Online-Events bemessen und wichtige Erkenntnisse für Ihr nächstes Online-Event generieren.

1. Umfragen zur Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer·innen

Einer der beliebtesten und wohl auch einfachsten Wege, mit dem Sie erfahren, ob den Teilnehmer·innen Ihr Online-Event gefallen hat, ist eine direkte Umfrage. Anhand der Antworten erkennen Sie, wie zufrieden Ihre Teilnehmer·innen waren und können zukünftige Veranstaltungen daran ausrichten – was war gut, was war nicht so gut, was wird zusätzlich gewünscht. Seien Sie bei Ihren Fragen spezifisch und bieten Sie möglichst numerische Antwortmöglichkeiten an. So erhalten Sie Daten, die eindeutig sowie quantifizierbar sind und die Sie in den Folgejahren oder bei Folgeveranstaltungen miteinander vergleichen können.

2. Net-Promoter-Score (NPS)

Streng genommen bezieht sich der NPS auch auf die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer·innen, allerdings variiert die Fragestellung. Diese lautet konkret: „Wie wahrscheinlich ist es auf einer Skala von 1 bis 10, dass Sie unser Online-Event Ihren Freunden weiterempfehlen würden?“

Wer Noten von 9 bis 10 vergibt, ist Ihr Promoter. Das sind loyale Enthusiasten, die Ihr Online-Event proaktiv und positiv verbreiten. Personen, die die Noten 7 und 8 vergeben, zählen zu den Passiven, auch Indifferente genannt. Diese Teilnehmer sind zufrieden, jedoch offen für Konkurrenzangebote. Wer Ihnen Noten zwischen 0 und 6 gegeben hat, ist ein Detraktor, auch Verleumder genannt. Dieser kann Ihrem Online-Event durch negative Bewertungen schaden. Den Net-Promoter-Score (NPS) berechnen Sie wie folgt:

NPS = Promotoren (in Prozent aller Befragten) - Detraktoren (in Prozent aller Befragten)

Der NPS ist ein Schlüsselindikator dafür, welchen Mehrwert Ihr Online-Event für die Teilnehmer·innen geboten hat und wie zufrieden diese sind.

3. Antwortquote bei Live-Abstimmungen

Mit der richtigen Event-App oder virtuellen Event-Plattform können Sie die Teilnehmer·innen während einer Online-Session live abstimmen lassen. Diese Quote gibt Aufschluss über den Grad der Beteiligung Ihrer Teilnehmer·innen. Sie erfahren dadurch, welche Sessions am erfolgreichsten waren und wie sehr es Ihnen gelungen ist, Interaktionen tatsächlich umzusetzen.

4. Erwähnungen in den Sozialen Medien

Wie oft haben die Teilnehmer·innen oder Multiplikator·innen Ihr Online-Event in den Sozialen Medien erwähnt? Achten Sie darauf, dass sich Ihre Botschaften leicht teilen lassen und der Hashtag für Ihr Online-Event einfach, einzigartig und gemeinsam nutzbar ist. Wenn Sie die Erwähnungen verfolgen, verstehen Sie die Social-Media-Freundlichkeit Ihrer Veranstaltung und die Social-Media-Kompetenz Ihrer Teilnehmer·innen besser. Das wiederum können Sie für kommende Veranstaltungen und deren Bewerbung nutzen.

5. Engagement in den Sozialen Medien

Neben den reinen Erwähnungen können Sie auch tracken, wie oft Nutzer·innen auf einen Beitrag über Ihr Online-Event als Like, Share oder Retweet reagiert haben. Dieser KPI ist auch ein Indikator dafür, wie stark bestimmte Sessions oder Redner·innen sowie Ihr gesamtes Online-Event bei den Teilnehmenden Anklang fanden. Planen Sie frühzeitig und ausreichend viele Social Media-Inhalte ein, auf die Ihre Teilnehmer·innen reagieren können.

6. Registrierungen insgesamt

Die Gesamtzahl der Anmeldungen ist eine einfache und unmittelbare Möglichkeit, mit der Sie den Erfolg Ihres Online-Events messen können. Verfolgen Sie diese unbedingt auch auf monatlicher Basis. So erhalten Sie ein besseres Verständnis für Ihre Anmelde- und Umsatzzahlen im Laufe der Zeit. Welcher Monat lief am besten? Warum? Je detaillierter Sie die Anmeldungen beobachten, desto mehr Klarheit erhalten Sie über Ihre Veranstaltung.

7. Registrierung nach Tickettyp

Durch die Unterteilung der Anmeldungen in Tickettypen erhalten Sie einen besseren Eindruck davon, welche Tickettypen und Preise für die Teilnehmer·innen am attraktivsten waren. Organisieren Sie bereits hybride Events, hilft Ihnen in der Auswertung natürlich die Unterscheidung zwischen dem virtuellen und Onsite-Part. Für kommende Online-Events können Sie Ihr Ticketangebot entsprechend anpassen.

8. Login der Teilnehmer

Diese Kennzahl gibt an, wie viele Teilnehmer·innen sich zu Ihrem Online-Event tatsächlich eingeloggt haben. Vergleichen Sie anschließend die Anzahl der Logins für Ihr virtuelles Event mit der Gesamtzahl der Registrierungen. Erkennen Sie eine hohe Diskrepanz zwischen den beiden Zahlen – also eine hohe No-Show-Rate – fragen Sie sich, warum und wo Sie Personen zwischen der Anmeldung und dem Login verlieren. Möglicherweise hilft schon eine intensivere Kommunikation zwischen der Anmeldung und dem Tag Ihres Online-Events.

9. Einnahmen

Vermutlich für viele Eventplaner·innen – zumindest bei Onsite-Events – einer der wichtigsten KPIs für den Erfolg von Veranstaltungen: die Einnahmen. Doch auch bei der Durchführung von Online-Events sollten Sie diese Kennzahl im Blick behalten. So messen Sie die Differenz zwischen Ihren ursprünglichen Umsatzzielen und den tatsächlich erreichten. Das zeigt Ihnen, wie realistisch oder idealistisch Sie Ihre Maßstäbe angesetzt haben. Darüber hinaus ist der Umsatz ein wichtiges Barometer für die Nachfrage nach Ihrer Art von Online-Events innerhalb Ihrer Branche bzw. Ihrer Zielgruppe.

10. Das Verhältnis von Ausgaben und Einnahmen

Der Bruttoumsatz allein sagt noch nicht sehr viel aus. Viel wichtiger und aussagekräftiger wird die Relation der Einnahmen zu den Ausgaben Ihres Online-Events. Dieses Verhältnis zeigt an, wie viel Gewinn oder Verlust Ihr Online-Event erwirtschaftet hat und wie Sie dieses Verhältnis für zukünftige virtuelle Veranstaltungen weiter verbessern können.

11. Einnahmen nach Promo-Code

Getrennte Promotion-Codes mit Tracking Links sind sehr hilfreich, wenn Sie verstehen wollen, woher Ihre Einnahmequellen stammen. Wenn ein bestimmter Promo-Code, der für eine bestimmte Zielgruppe gedacht war, die meisten Registrierungen einbringt, ist das ein bemerkenswerter Hinweis. Mit Promo-Codes erhalten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung über Ihre Ticketverkäufe.

12. Die Zufriedenheit der Sponsor·innen

Sponsor·innen machen Events oftmals erst möglich, da sie eine Veranstaltung in hohem Maße finanziell unterstützen. Umso wichtiger ist es, dass Sie deren Zufriedenheit kennen und im Blick behalten. Aus diesem KPI können Sie zudem die Wahrscheinlichkeit künftiger Sponsorings besser abschätzen. Messen können Sie die Zufriedenheit Ihrer Sponsor·innen beispielsweise durch Umfragen oder mithilfe von Nachbesprechungen. Notieren Sie die Ergebnisse schriftlich, damit Sie auch Wochen und Monate nach dem Online-Event wissen und verstehen, was für Ihre Sponsor·innen funktioniert hat und was nicht.

13. Einnahmen durch Sponsoring

Wie eben schon erwähnt, sind Sponsorings oftmals in großem Maße für die finanzielle Unterstützung Ihres Online-Events verantwortlich. Messen Sie daher auch deren Beitrag in Euro oder der für Sie passenden Währung. Schaffen Sie es, Ihren Sponsor·innen Zugang zu dem für sie relevanten Publikum zu schaffen, stehen die Chancen gut, dass sie auch in Zukunft wiederkommen und Partner·innen für zukünftige Veranstaltungen werden.

14. Zahl der zurückkehrenden Teilnehmer·innen

Eine interessante Statistik ist die Anzahl der wiederkehrenden Teilnehmer·innen. Sie zeigt Ihnen, ob der Inhalt Ihrer Veranstaltung bei der Zielgruppe Anklang findet und gibt Ihnen eine Vorstellung von dem Wert, den Sie für diese Zielgruppe schaffen. Eine hohe Anzahl wiederkehrender Teilnehmer·innen ist ein Indikator dafür, dass Sie das richtige Online-Event mit relevantem Content kreiert haben.

15. Anzahl qualifizierter Sales Leads

Wenn Ihre Veranstaltung Interessenten für Ihr Vertriebsteam generieren soll, messen Sie die Anzahl qualifizierter Leads. Definieren Sie dafür zuvor unbedingt, was für Ihr Unternehmen ein qualifizierter Lead ist. Ein qualifizierter Lead kann aus einer bestimmten Branche kommen, eine leitende Position innehaben oder einen klaren Bedarf an Dienstleistungen oder Produkten Ihres Unternehmens mitbringen.

16. Neu generierte Leads

Diese Kennzahl ergänzt die Anzahl der qualifizierten Vertriebskontakte – insbesondere bei B2B-Events. Wenn Einnahmen ein Ziel für Ihre Veranstaltung sind, ist die Verknüpfung von neuer Leadgenerierung und ihrem geschätzten Euro-Wert eine wichtige Kennzahl, die Sie identifizieren und messen sollten.

17. Gewonnene Kund·innen

Nach der Sammlung qualifizierter Leads durch Ihr Online-Event können Sie im nächsten Schritt die Anzahl der gewonnenen Kund·innen messen. Es gibt natürlich mehrere Kanäle, über die ein Lead zum Kunden oder zur Kundin werden kann, daher ist es wichtig, dass Sie für diese Kennzahl die Quelle identifizieren können.

18. Kosten pro Akquisition

Diese Kennzahl ist vor allem relevant, wenn Sie ein bestimmtes Produkt verkaufen oder neue Kund·innen gewinnen wollen. Obwohl die Anzahl der akquirierten Kund·innen eine Schlüsselkennzahl ist, ist ein ebenso wichtiger KPI die Angabe über die Kosten pro Akquisition. Das Wissen um den zeitlichen und finanziellen Aufwand, den Sie für einen Geschäftsabschluss benötigen, gibt ebenfalls darüber Aufschluss, wie erfolgreich Ihr Online-Event war.

6. Online-Events Highlights und Beispiele aus 2020 & 2021

VExCon

Die VExCon – unser Digitalevent rund um Digitalevents und das bereits zum fünften Mal. Im Gegensatz zu vielen Online-Events, die in der Pandemie erstmals in den virtuellen Raum zogen, fand die VExCon bereits 2020, 2019, 2018 und 2017 virtuell statt.

Vom 5. bis 6. Oktober 2021 öffnete XING Events erneut die virtuellen Türen zur Branchenkonferenz – erstmals als hybride Ausgabe. 2021 lautete das Leitmotiv der VExCon „Zurück in die Zukunft der Eventbranche.“ Auf der VExCon 2021 drehte sich daher alles um neue Eventformate, Zukunftsprognosen und passende digitale Tools. Aufgegriffen wurden die Themen nicht nur während der virtuellen Live-Konferenz, sondern erstmals auch offline. Denn neu waren die am ersten Abend unter dem Namen „VExCon meets“ stattfindenden Side Events in München, Köln und Frankfurt. Nach kurzen Impulsvorträgen hatten Teilnehmende hier die Gelegenheit, endlich wieder live zu netzwerken. Ebenfalls neu sind die exklusiven Masterclasses am Nachmittag, in denen Weiterbildung zu Podcasts oder Hybrid-Events auf dem Programm stand.

XING Events Tipp: Wer das Event verpasst hat, kann sich die Aufzeichnungen hier ansehen.

NWXnow

Die NEW WORK EXPERIENCE hat sich in wenigen Jahren zur größten Austauschplattform für New Work entwickelt. NWXnow bietet eine Plattform für die gesellschaftspolitische Debatte zum Thema Neues Arbeiten. Die Debatten mit Meinungsführerinnen und Meinungsführern der New Work bieten Teilnehmern und Teilnehmerinnen Mehrwert und Motivation für die Praxis. Live Talks und Hands-On Sessions ergänzen aktuelle Themen und Fragestellungen. Dabei steht der fachliche und persönliche Austausch im Vordergrund.

Werfen Sie doch einen Blick auf den Video-Rückschau für die NWXnow 2021.

UN.TEIL.BAR

Nach einem erfolgreichen Start 2020 ging das digitale BarCamp UN.TEIL.BAR dieses Jahr in die zweite Runde. Das Barcamp wurde von Eventprofis für Eventprofis organisiert. Dabei hat schon der Name eine besondere Bedeutung denn,

  • UN steht für Unkonferenz. Für unkonventionell, ungewöhnlich, unangepasst – und für den ungebremsten Mut, neue Wege zu gehen.
  • TEIL steht für teilen und teilhaben. Teilhaben an der Entstehung ungewöhnlicher Events, Teilen von Ideen und Know-how. Und es steht dafür, Teil einer großen Eventfamilie zu sein.
  • BAR steht für BarCamp, für Geselligkeit und Lebensfreude. Für die Konferenz, die keine ist. Für den Austausch, den eine moderne Bar symbolisiert.

Kurz gesagt: Die Veranstalter wollten den Start in die „neue“ Eventbranche über den Austausch gemeinsam gestalten. Dafür ist ein digitales BarCamp übrigens genau das richtige Eventformat, denn hier bestimmen die Teilnehmer zu Beginn, welche Themen diskutiert werden.

Die spontan entstandenen Sessions und Diskussionen drehten sich um den Re-Start von Events, Tool-Diskussionen, veränderte Skillsets, hybride Veranstaltungen, nachhaltige Elemente bei Events, Social Media sowie die Verbandslandschaft und die Wahrnehmbarkeit der Eventbranche auf politischer Ebene.

Bits & Pretzels Networking Week

Das bekannte Start-up-Event Bits & Pretzels fand 2020 Jahr rein virtuell statt – auf der vom Veranstalter eigens entwickelten Plattform mingle.cloud. Wesentlicher Bestandteil war das Networking. Beim Founders Roulette beispielsweise trafen sich die Teilnehmer·innen basierend auf ihren Interessen und in einem Drei-Minuten-Videochat mit anderen Gästen. In den Networking-Sessions beantwortete ein erfahrener Table Captain bis zu zehn Personen ihre Fragen rund um die Gründung und den Aufbau eines Unternehmens. Daneben standen interaktive Workshops renommierter Speaker·innen und knapp gehaltene Boost Talks auf der Agenda der Bits Academy. In Start-up-Pitches konnte die Community ihre Ideen vorstellen und potenzielle Geschäftspartner·innen oder Investor·innen gewinnen.

THINK TANK extended

Der THINK TANK, organisiert von MAXIMICE, existiert bereits seit 2013 und informiert seitdem Veranstaltungsplaner aus Agenturen, Unternehmen und Verbänden über relevante Themen der Eventbranche. Im August 2020 fand dieser erstmals in Kooperation mit Düsseldorf Convention als extended Version LIVE im Düsseldorf Congress statt. Zu den über 60 teilnehmenden Veranstaltungsplanern vor Ort kamen knapp 100 Streaming-Teilnehmer dazu. Sichtlich erkennbar war die Freude der Veranstalter und Referenten, endlich wieder einmal LIVE auf der Bühne stehen und unmittelbar mit dem Publikum sprechen zu dürfen. Doch den Online-Teilnehmer machten die Organisatoren eine Freude: sie erhielten ein achtsam zusammengestelltes Eventpaket.

Darüber hinaus bot der THINK TANK spannende Vorträge zu Themen, die Eventmanager heute bewegen: vom Streaming aus juristischer Sicht über Nachhaltigkeit in der Eventbranche bis hin zu Vertragsfragen in Pandemie-Zeiten.

We Love Travel!

Die ITB Berlin und das Berlin Travel Festival präsentierten sich vom 16. Bis 18. Oktober 2020 als Gastgeber des We Love Travel! Festivals. Ziel war es, die Erholung der Tourismusbranche zu unterstützen und allen Beteiligten eine digitale Plattform zum Austausch und zur Inspiration zu bieten. Das Event fand rein digital statt – gestreamt aus der Arena-Berlin – und lockte rund 650 Zuschauer·innen an die Bildschirme. Aussteller·innen, Einkäufer·innen, Referenten·innen, Fachbesucher·innen und Medienvertreter·innen vereinbarten rund 1.000 individuelle Meetings untereinander und bewiesen eindeutig: Networking ist ein essenzieller Bestandteil von virtuellen Events.

Online-Event We love travel! Festival
Hybrides Set-Up beim We love travel! Festival 2020
Online-Event We love travel! Festival
Hybrides Set-Up beim We love travel! Festival 2020
Online-Event XING Events VExCon
Gelände der XING Events VExCon

Fazit

Sie merken es, Online-Events sind weit mehr als digitale Powerpoint-Präsentation und dennoch kein Hexenwerk. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und professionellen Durchführung erreichen Sie Ihre Teilnehmer nicht nur, sondern binden diese gleichzeitig. Und wer weiß – vielleicht etablieren Sie damit eine neue, erfolgreiche Event-Reihe. Der Lohn Ihrer Mühen ist nicht nur der Erhalt des Kontakts zu Ihrer Zielgruppe, sondern auch die Chance, einen Teil der gewonnenen Leads in Kunden zu verwandeln.

    

Wie Sie zum Online-Event Profi werden? In unserem neuen Whitepaper finden Sie’s heraus! In acht Kapiteln erfahren Sie alles rund um Online-Events. Von der Erstellung über die Vermarktung bis hin zu spannenden Erfahrungsberichten verschiedener Veranstalter.

Elena Hörkens Content Marketing, XING Events

Wie funktioniert gelungene Kommunikation und wie begeistere ich mit Wort und Bild? Diesen Fragen hat sich Elena im Rahmen ihres Bachelors der Medien- und Kommunikationswissenschaft in Bonn gewidmet. Seit August 2021 unterstützt sie das Online- und Content Marketing bei XING Events und kann ihre Leidenschaft zum Beruf machen.
 

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