Virtuelle Events

5 Gründe, warum hybride Events zum neuen Standard werden

Hybride Events sind aktuell in aller Munde und schon jetzt ein häufig genutztes Veranstaltungsformat. Endlich wieder Live-Veranstaltungen durchführen und gleichzeitig über die digitale Erweiterung einen größeren Teilnehmerkreis erreichen – klingt doch auch ziemlich gewinnbringend, oder? Doch warum erlebt dieses Eventformat gerade jetzt seine Renaissance? Werden hybride Events zum neuen Standard in der Veranstaltungsbranche? Wir sagen ganz klar: Ja! Und wir verraten Ihnen auch, weshalb das so ist.
 

Was sind hybride Events?

Fangen wir noch einmal von vorn an. Was verbirgt sich hinter hybriden Events? Bei einem hybriden Event kombinieren wir Präsenzveranstaltungen mit virtuellen Events beziehungsweise virtuellen Komponenten eines Events. Das gab es zwar auch schon vor Corona, allerdings war das oftmals nicht mehr als ein Live-Stream einer Bühne ins Internet. Dass virtuelle bzw. hybride Events deutlich mehr als das sind, können Sie hier auf unserem Blog in zahlreichen Artikeln nachlesen.

XING Events Lesetipp: Online-Events in den Monaten MärzAprilMaiJuni, JuliAugust und September.  

Ein gut gemachtes hybrides Event ist sowohl für die Teilnehmenden vor Ort als auch die hinter den Bildschirmen gleichermaßen zugänglich und interessant. Dazu gehören eine durchdachte Einbindung beider Gruppen und sowohl eine Onsite-Moderation, um Referent·innen zu interviewen und zu den nächsten Programmpunkten überzuleiten als auch eine Online-Moderation, um Fragen einzuholen und Textchats zu bespielen.

Schauen wir uns einmal genauer an, warum dieses Eventformat in den nächsten Wochen, Monaten und vielleicht sogar Jahren zum neuen Standard wird.

1. Digital als das neue Normal

Seit März 2020 funktioniert vieles von dem, was wir kurz zuvor noch für undenkbar hielten. Große Konzerne, Mittelständler, kleine Agenturen – die meisten zogen von heute auf morgen ins Home-Office. Dabei lernten wir schnell, dass die Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern remote erstaunlich gut funktioniert. Die ersten Unternehmen haben bereits angekündigt, dass sie diese digitale Zusammenarbeit noch für einen längeren Zeitraum beibehalten wollen. Andere berichten sogar, dass sie ihre Büro-Kapazitäten deutlich abbauen werden. Die Möglichkeit, im Home-Office arbeiten zu können, wird nun von Arbeitnehmern deutlich stärker nachgefragt und von Arbeitgebern wesentlich leichter ermöglicht.

Ebenso wie die Arbeit zogen auch enorm viele Eventformate ins Internet und fanden rein virtuell statt. So haben 2020 viele Veranstalter bewiesen, dass virtuelle Events möglich und spannend sein können.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: Über die virtuelle Erweiterung realer Veranstaltungen

Diese Entwicklungen führen dazu, dass Teilnehmer·innen künftig ganz selbstverständlich erwarten werden, dass Sie Ihr Event ebenfalls komplett oder zumindest in Teilen virtuell anbieten werden. 

2. Kosten sparen

Zumindest für die Gäste und für Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden zu Veranstaltungen senden, werden die Ersparnisse bei den Reise- und Hotelkosten sowie den Reisezeiten Grund genug sein, künftig nur noch die Teilnahme an einem virtuellen Part in Betracht zu ziehen. Aber auch Sie als Eventveranstalter sparen vor Ort, zum Beispiel für das Catering, Übernachtungen oder Raummieten. Kann sein, dass diese Ersparnisse durch die Zusatzkosten für die virtuelle Erweiterung Ihres Events aufgebraucht werden. Allerdings besteht durchaus die Chance, dass Sie digital deutlich mehr Personen erreichen als Sie es bei Onsite-Events je realisiert hätten. Damit sind wir auch schon beim nächsten guten Grund für hybride Events.

3. Neue Zielgruppen erreichen und die Reichweite verlängern

Über die virtuelle Komponente von hybriden Events erreichen Sie wesentlich mehr Menschen und ganz neue Zielgruppen. Die Online-Events der vergangenen Monate haben es bewiesen: Die Teilnehmerzahlen steigen enorm, wenn Sie ausreichend Marketing für Ihr Event betrieben und ein überzeugendes Konzept verfolgen. Neben der hohen Live-Reichweite verlängern Sie mit On-demand-Inhalten die zeitliche Präsenz Ihrer Event-Inhalte zusätzlich.

XING Events Lesetipp: Effektives Marketing: So erhöhen Sie die Sichtbarkeit für Ihr Event

4. Hygiene- und Abstandsregeln einhalten

Wer als Eventveranstalter wieder Live-Veranstaltungen durchführen will, muss strenge Hygienekonzepte aufstellen und Abstände zwischen den Teilnehmenden ermöglichen. Das bedeutet, dass deutlich weniger Personen zu den Live-Events kommen dürfen als bisher. Wollen Sie trotzdem eine hohe Reichweite erzielen, müssen Sie zusätzlich eine virtuelle Teilnahme ermöglichen. Die Folge: weniger Gäste vor Ort und einfachere Einhaltung der Abstandsregeln – ohne Verluste bei der Anzahl der Registrierungen.

Zusätzlich können Sie, wie es die Macher der BOCOM bewiesen haben, mehrere Live-Orte deutschland- oder weltweit sowie die Online-Teilnahmen miteinander kombinieren und die Veranstaltung so weiter entzerren.

5. Die Umwelt schonen

Nachhaltigkeit stand 2019 sehr weit oben auf der politischen Agenda und rückte zumindest in der Eventbranche zuletzt ein wenig in den Hintergrund. Doch das heißt nicht, dass sie weniger wichtig ist. Reisen zu Ihrem hybriden Event weniger Personen als zu einer Live-Veranstaltung, sparen Sie eine Menge CO2 sowie weitere Ressourcen ein. Denken Sie nur einmal an das Müllaufkommen auf großen Kongressen oder Messen oder an den Papierverbrauch, der durch Tagungsbänder und Co. entsteht. Aber Achtung: Ob die Ressourcen-Balance am Ende Ihres Events tatsächlich zugunsten der Online-Teilnahme ausfällt, hängt auch davon ab, welche IT sie einsetzen und wie nachhaltig diese gehostet wird. Und übrigens: Auch die Art, wie Sie Videokonferenzen in Ihr virtuelles Event integrieren, beeinflusst stark deren Energieverbrauch.

Fazit

Hybride Events sind das neue Normal. So wie wir uns an den Mund-Nasen-Schutz im öffentlichen Raum gewöhnt haben, gehören virtuellen Komponenten in Zukunft ganz selbstverständlich zu Events. Unternehmen und Teilnehmenden werden irritiert sein, sollten Veranstalter·innen eine virtuelle Teilnahme nicht ermöglichen und Referenten werden fragen, ob sie wirklich für nur einen Vortrag über den Atlantik oder quer durch Deutschland reisen müssen.

Hybride Events vereinen die Vorteile beider Welten, die der Offline-Events und die der Online-Events und bieten für unterschiedliche Ansprüche und Gäste unterschiedliche Teilnahmemöglichkeiten. Wie Sie passende Einnahmemodelle finden, lesen Sie hier

XING Events Tipp: Unser Einlassmanagement unterstützt Sie bei Ihrem hybriden Event.

Kontaktlos, individuell und mit ständigem Zugriff auf Ihre Teilnehmerdaten. 

Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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