Virtuelle Events

5 Schritte bis zur Durchführung Ihrer virtuellen Messe Gastbeitrag Josephine Heller / meetyoo conferencing

Die Einsatzmöglichkeiten von virtuellen Events sind mittlerweile nahezu unbegrenzt: Als Karrieremesse, interne Infoveranstaltung oder für eine Online-Konferenz – fast alles ist möglich. Sobald Sie sich für die Ausrichtung einer virtuellen Messe entschieden haben, werden Sie feststellen, dass eine strukturierte Planung für ein erfolgreiches digitales Event unverzichtbar ist. Bei der Umsetzung einer virtuellen Messe durchläuft man in der Regel fünf Planungs-Meilensteine.
 

Schritt 1: Entscheidungen über Format und Umfang

Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, legen Sie in der ersten Phase die Rahmenbedingungen fest. Sie entscheiden, wie die Messeumgebung aussehen soll und in welchem Format das Event stattfindet. So behalten Sie den Kostenüberblick und die kommenden Schritte können strukturierter geplant werden.

Es müssen Entscheidungen über das Design der Messeumgebung getroffen werden. Die Bausteine des Events (z. B. Messestände, Eingangshalle, Auditorium) können sich aus Designvorlagen zusammensetzen, die durch Anpassungen von Farbe und Logo den CI-Richtlinien der geplanten Aussteller entsprechen. Alternativ wird die Messeumgebung individuell für Ihr Event gestaltet. 

Der Umfang Ihrer virtuellen Messe wird bereits zu Beginn der Planung fixiert. Zudem sollte frühzeitig geklärt werden, wie viele Vorträge und Aussteller zu erwarten sind und ob Sie für die Messe besondere Features planen (z. B. Breakout-Sessions). Für den technischen Partner ist es wichtig zu wissen, in welchem Format die geplanten Vorträge stattfinden sollen, diese könnten beispielsweise via Webcam-Webcasts oder Live-Keynotes realisiert werden.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events: Wie Sie das passende Format finden und umsetzen

Optik der virtuellen Messeplattform ubivent von meetyoo

Schritt 2: Vermarktung & Kommunikation

Wie erzielen Sie einen Return on Investment (ROI)? Die Antwort: durch ausreichend qualifizierte Registrierungen bzw. Teilnehmer. Hier setzt die Vermarktung des Events an.

Marketingmaßnahmen werden für gewöhnlich vom Messeveranstalter über die eigenen Kanäle unterstützt. Daher beginnt in diesem Schritt die Ausarbeitung eines Content-Plans. Dieser Plan ermöglicht es mit verschiedenen Maßnahmen (Posts, bezahlte Anzeigen, Banner), Registrierungen für die Eventteilnahme zu gewinnen.

Die Registrierung kann über eine individuelle Registrierungsseite erfolgen, die die Teilnehmerdaten erfasst und den Teilnehmer im Anschluss per Mail an das anstehende Event erinnert. Kommunikation ist auch hier wichtig. Reminder-Mailings können in mehreren Wellen zu verschiedenen Zeitpunkten vor dem Event verschickt werden, damit registrierte Teilnehmer das Event nicht verpassen. Es bietet sich an, hier bereits spannende Vorträge anzukündigen und interessante Aussteller Ihrer virtuellen Messe vorzustellen.

XING Events Lesetipp: Effektives Marketing: So erhöhen Sie die Sichtbarkeit für Ihr Event

Mailing und Newsletter vor einer virtuellen Messe mit ubivent und meetyoo

Schritt 3: Fine-Tuning der Messe nach individuellen Bedürfnissen

In der dritten Phase der Organisation werden Detailfragen geklärt. Es geht insbesondere darum, aus der Vielzahl von Elementen der Plattform passende Features auszuwählen. Im Rahmen dieses Fine-Tunings Ihrer virtuellen Messe, ist es wichtig, Ihre Ziele im Blick zu behalten:

Sie möchten hochwertige Leads generieren? Dann ist ein Lead Scoring Feature die beste Wahl, um zwischen den Besuchern stärker differenzieren zu können. Durch das Lead Scoring wird für jeden Teilnehmer der Messe ein individueller Score erstellt, der sich aus den Aktionen des Besuchers errechnet und angibt, wie wertvoll jeder einzelne Lead gemäß Ihren individuellen Kriterien ist.

Auf einer Messe mit Networking-Fokus ist es besonders wichtig, den Austausch zwischen den Besuchern zu fördern. Hierfür eignet sich die Einrichtung eines interaktiven Lounge-Bereichs mit Chat-Funktion inklusive Video-Chat. Messebesucher können sich dort treffen, austauschen und in den persönlichen Dialog treten.

Schritt 4: Inhaltliche Vorbereitung der Messe

Die Plattform Ihrer anstehenden virtuellen Messe wurde für Sie konfiguriert und Ihre Projektmanager können beginnen, die Plattform mit Inhalten zu füllen. Als Veranstalter stellen Sie uns sämtliche Inhalte bereit, die den Besuchern während der Messe zur Verfügung stehen sollen. Dies betrifft Vorträge (live oder aufgezeichnet), die im Auditorium gehalten werden sollen, aber auch Stand-Videos und Materialien, die Sie zum Download bereitstellen möchten (PDFs, URLs, etc.). Hierfür eignen sich digitale Produktblätter, Anwendungsbeispiele und Ihre digitale Visitenkarte am besten.

In diesem vierten Schritt der Organisation müssen zudem die Abläufe der virtuellen Messe festgelegt werden. Dazu zählt der Ablaufplan der verschiedenen Vorträge in Ihrem Auditorium in Absprache mit Ihrem technischen Partner. Zudem muss für die Besetzung der einzelnen Messestände das Personal eingeteilt und geschult werden. So stellen Sie sicher, dass Ihren Besuchern jederzeit ein Mitarbeiter zur Seite steht.

Dokumente in der Plattform von ubivent meetyoo

Schritt 5: Der Tag des Events

Der große Tag ist gekommen, die Planung und Organisation Ihrer virtuellen Messe steht vor dem Abschluss und Ihre virtuelle Messe beginnt. Es ist wichtig, sich einen ruhigen Arbeitsplatz mit stabiler Internetverbindung zu suchen und sich vor Messebeginn an Ihrem Stand oder zu Ihrem geplanten Webcast einzuloggen.

Sobald Ihre virtuelle Messe gestartet ist, können Sie mit dem virtuellen Austausch und dem Networking beginnen. Der Follow-up-Austausch bei einer virtuellen Messe hat den gleichen Stellenwert wie bei einer physischen Messe: speichern Sie daher die Kontaktdaten von Besuchern mit denen Sie nach dem Event weiterhin Kontakt halten wollen. Das ist u. a. mit unserem Kontaktlisten-Feature auf der Plattform möglich.

Fazit

Die Planung und Organisation einer virtuellen Messe bestehen aus vielen Aspekten. Durch unsere langjährige Erfahrung mit der Umsetzung von digitalen Events wissen wir von meetyoo genau, worauf geachtet werden muss und worauf unsere Kunden Wert legen.

So ist auch diese Gliederung bis zu Ihrer virtuellen Messe entstanden. Die Organisation jeglicher Events erfordert einen großen Arbeitsaufwand und Kooperation, aber Sie werden nicht allein gelassen. Da wir ein Managed-Service-Anbieter sind, übernehmen unsere Projektmanager die Einrichtung Ihrer virtuellen Messe und die Schulungen Ihres Personals und arbeiten im engen Austausch mit Ihnen. So können Sie sich vollständig auf die inhaltliche Konzeption konzentrieren und die Messe auf Ihre Zielgruppe zuschneiden.

XING Events Tipp:

Sie wollen mehr über virtuelle Messen und meetyoo conderencing erfahren? Die diesjährige VExCon haben wir gemeinsam umgesetzt. Schauen Sie vorbei und besuchen Sie unseren oder den Stand von meetyoo. 

Josephine Heller Social Media und Event Marketing, meetyoo conferencing

Josephine Heller ist seit Frühjahr 2020 bei meetyoo conferencing im Bereich Social Media und Event Marketing tätig. meetyoo nutzt die innovative „ubivent“-Plattform für digitale Events, um virtuelle Lösungen und Online-Messen anzubieten. Hierdurch können Firmen und Organisationen die Reichweite von Events erhöhen, Umweltbelastungen verringern, und Kosten für Veranstaltungen deutlich reduzieren. Mit Kunden wie etwa BASF, John Deere, MAN, Microsoft, Roche und SAP gehört meetyoo zu den weltweit führenden Providern für virtuelle Veranstaltungen.

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