Virtuelle Events

7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen Gastbeitrag von Tom Becker-Schweitzer | Gründer und Geschäftsführer von PresentationLoad

Bei einer Online-Präsentation liegt das Hauptaugenmerk auf den Folien und weniger auf der Mimik und der Gestik der Vortagenden. Wichtig ist der richtige Umgang mit Text und der Menge an Informationen, die Sie auf einer Folie zeigen.

Die Ansprüche an die Qualität von Präsentationen steigen stetig und sind eng mit dem Kommunikationsziel jeder einzelnen Folie verknüpft. Welchen Einfluss das auf die Gestaltung hat, zeige ich Ihnen anhand der folgenden sieben Designideen für Präsentationen.
 

1. Bessere Texte für Ihre PowerPoint-Präsentationen: kurze Sätze und Kernaussagen

Präsentieren Sie Ihrem Publikum eine Textfolie, werden Ihre Zuhörer·innen diese für sich im Stillen lesen. Wenn Sie dann noch den Text monoton von Ihren Folien ablesen, machen Sie sich nicht nur überflüssig, sondern wirken auch weniger kompetent. Hinzu kommt, dass wir Menschen nicht gut darin sind, etwas zu lesen und parallel einem anderen Inhalt zuzuhören. Versuchen Sie daher immer, frei zu sprechen und die Inhalte auf dem Bildschirm zu kommentieren und zu ergänzen. Dazu ist es allerdings notwendig, die Menge an Text auf Ihren Folien deutlich zu reduzieren und mehr Informationen über die das gesprochene Wort zu transportieren.

Die 5x5-Formel hilft Ihren Text zu reduzieren

Nutzen Sie für Ihre Online-Präsentationen maximal fünf Sätze mit jeweils fünf (bis maximal zehn) Wörtern. Diese 5x5-Regel eignet sich hier sehr gut, um kurze Sätze und Aussagen zu entwickeln. Zusätzlich überfordern mehr als fünf Aspekte auf einer Folie die meisten Zuschauenden. Ein Mensch kann 25 Wörter in etwa zehn Sekunden lesen und erfassen. Das sollte ausreichen, um die wichtigsten Kernaussagen und Ankerbegriffe zu platzieren.

Vermeiden Sie die Aufzählung von Stichworten, denn meistens fehlt diesen allein die Aussagekraft. Verwenden Sie besser kurze, verständliche Sätze und Wörter mit wenigen Silben. Vermeiden Sie auch unnötige Füllwörter und umständliche Substantivierungen. Generell gilt: Schreiben Sie positiv und sprechen Sie, wenn möglich, Ihre Zuschauer·innen direkt an. Zusätzlich können Sie Ihre Aussage noch mit einem passenden Bild, einer Grafik oder einem Diagramm unterstreichen.

7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik
7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik

Warum sind kürzere Sätze besser?
Deutliche, kürzere Sätze (mit unter zehn Wörtern) fallen aus dem üblichen Raster. Da es nur ein paar Wörter sind, kann man sie schnell erfassen und problemlos verstehen. Der Fokus gilt also weniger der Sprache und mehr dem Inhalt. Mit diesem Effekt erhalten Sie größere Aufmerksamkeit für Ihre eigentlichen Aussagen.

Wie lange sollte eine Folie dauern?
Wenn Sie die Tipps aus diesem Abschnitt verwenden, kommen Sie mit kleineren Informationseinheiten pro Folie auf eine Redezeit von etwa einer Minute pro Folie. 

2. Reduzieren Sie noch weiter: eine Aussage pro Folie

Idealerweise sollte jede Ihrer Folien immer nur eine Botschaft bzw. eine klare Kernaussage transportieren. Haben Sie keine Angst davor, mehr Folien zu produzieren und jede einzelne Folie dafür kürzer einzublenden. Ihre Präsentationen werden damit abwechslungsreicher und lebendiger, was wiederum die Aufmerksamkeit auf einem höheren Niveau hält.

Hierzu können Sie einfach nur einen Satz pro Folie einsetzen, z. B. als Überschrift (Actiontitle) oder als Text in der Mitte der Folie, den Sie mit einem passenden Hintergrund oder Bild kombinieren. Ihre Zuhörer·innen bekommen so mehr Klarheit über den jeweiligen Aspekt, den Sie präsentieren.

Warum sind mehr Folien besser als wenige? 
Nach meiner Erfahrung können Ihre Zuschauer·innen bei Online-Präsentationen besser mit mehreren Folien umgehen, als z. B. acht Minuten auf einer Folie zu verbringen, wo Sie Ihre Idee bis ins kleinste Detail ausführen. Das wird schnell langweilig. Mehr Abwechslung wird oft positiv wahrgenommen und weniger Informationen pro Folie steigern die Bereitschaft, Ihnen über die Dauer der gesamten Präsentation bis zum Ende zu folgen.

3. Bilder sagen mehr als tausend Worte

Verwenden Sie hochwertige Bilder, um die Aussage Ihrer Folie zu verstärken, Emotionen zu wecken und noch mehr Aufmerksamkeit zu generieren. Aber bedenken Sie: Jedes Bild in Ihrer Präsentation muss auch einen Zweck erfüllen und nicht nur eingesetzt werden, um Ihre Folien optisch zu verschönern oder einen leeren Platz zu füllen.

Bilder können ein Konzept oder Thema oft besser visualisieren als reine Textinhalte. Bilder besitzen Symbolkraft und wecken Emotionen, die damit verbunden sind. Zusätzlich transportieren sie Ihr Markenimage und Ihre Identität und können eine ganze Menge über Sie und Ihr Unternehmen aussagen. Kombinieren Sie Text und Bild miteinander und achten Sie darauf, dass Bilder nicht von den eigentlichen Inhalten und Kernaussagen ablenken. Gehen Sie also besonders mit großformatigen Hintergrundbildern sehr sorgsam um und platzieren Sie Bilder immer möglichst über oder neben Ihren Textinhalten. 

7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik
7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik
7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik

Welche Bilder sollten Sie verwenden?
Verwenden Sie – wenn möglich – authentische Bilder, die zu Ihnen passen. Am besten lassen Sie eigene Bilder durch eine/n professionelle/n Fotograf·in erstellen, die dann auch wirklich einzigartig sind, und keine Stockimages, die man in anderen Präsentationen oder auf anderen Webseiten ebenfalls finden kann.

4. Nie wieder Bullet Points: Strukturieren Sie Ihre Inhalte

Verwenden Sie eine klare Hierarchie in Ihren Layouts. Idealerweise nutzen Sie kurze Überschriften oder Oberbegriffe, die Sie vor oder über den eigentlichen Text setzen und fett bzw. größer hervorheben, um Ihre Inhalte noch schneller erfassbar zu machen. Denken Sie daran, Ihre Folien – wie diesen Blogartikel – in kleinere Abschnitte aufzuteilen. Sie können hier auch Icons und Symbole einsetzen und mit einem Raster, Abständen und Farben eine klare Hierarchie und Orientierung für Ihre Zuschauer·innen schaffen. 

7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik

5. Nutzen Sie Animationen: Steuern Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer·innen

Mit gezielten Animationen steigern Sie die Aufmerksamkeit und unterstützen Ihr Publikum dabei, sich immer genau auf die Inhalte zu fokussieren, über die Sie gerade sprechen. Das ist gerade dann besonders wichtig, wenn Sie verschiedene Aspekte auf einer Folie kommunizieren möchten.

Wenn Sie eine Folie Ihrer Online-Präsentation einblenden, beginnen Ihre Zuschauer·innen sofort damit, die Inhalte zu erfassen und zu lesen. Menschen können schneller lesen, als Sie als Referent·in sprechen können. Wenn Sie auf Ihrer Folie also mehrere Punkte auflisten, wird Ihr Publikum schon weiterlesen, während Sie noch über den ersten Punkt sprechen. Nutzen Sie daher gezielt Animationen, um die Inhalte step-by-step einzublenden, und zwar immer erst dann, wenn Sie auch über den jeweiligen Inhalt sprechen.

Nutzen Sie einfache Animationen, die Sie per Mausklick zur richtigen Zeit einblenden. Bedenken Sie immer, dass es gerade bei Online-Präsentationen zu Verzögerungen in der Darstellung kommen kann, wenn bei einigen Zuschauer·innen die Internetverbindung nicht ganz optimal ist. Alternativ können Sie natürlich auch auf Animationen verzichten und Ihre Inhalte auf mehrere Folien aufteilen.
 

7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen: Infografik

6. Vermeiden Sie unnötigen Ballast auf Ihren Folien

Das Firmenlogo muss nicht groß auf jeder einzelnen Folie prangen. Die Fußzeile mit Vortragstitel oder Zierelemente wie Balken oder Hintergründe können das Publikum von den eigentlichen Inhalten ablenken. Natürlich gehören alle wichtigen Informationen auf Ihre Titelfolie. Auch eine Seitennummerierung kann sinnvoll sein, um später bei Rückfragen einfacher den Bezug zu einer bestimmten Seite herstellen zu können. Bitte bedenken Sie, Ihre Seitenzahlen groß darzustellen, damit man diese auch auf kleineren Bildschirmen, wie Smartphones oder Tablets, gut lesen kann.

Reduzieren Sie die Gestaltung Ihrer Inhalte. Verwenden Sie weniger farbige Flächen und Textboxen, die als störend wahrgenommen werden können oder Ihre Folie überfrachten. Vermeiden Sie auch redundante Begriffe, die das Gleiche aussagen und keine neuen Informationen liefern. Sehen Sie jedes unnötige Element auf Ihrer Folie als Störfaktor, der die Aufmerksamkeit der Zuschauer·innen vom eigentlichen Inhalt ablenkt.

7. Anfang und Ende: Beides ist entscheidend für eine überzeugende Präsentation

Ein starker Einstieg, der von Anfang an Aufmerksamkeit generiert, ist genauso wichtig wie ein guter Abschluss Ihrer Präsentation. Dazu können Sie eine Einstiegsfolie oder auch eine persönliche Anekdote nutzen. Arbeiten Sie mit persönlichen Worten, statt mit Fakten und berichten Sie zum Beispiel von einer Erfahrung, die Sie auf Ihrem Themengebiet gemacht haben. So machen Sie nicht nur ein trockenes Thema greifbarer und lebendiger, sondern können sich ganz nebenbei auch gleich als Expert·in positionieren, Ihre Motivation darlegen oder Beispiele für die Relevanz Ihrer Thematik liefern.

Tipp: 15 Ideen zum perfekten Präsentationseinstieg finden Sie hier in meinem Blog.

Ein gutes Fazit am Ende Ihrer Präsentation fasst alle wichtigen Argumente und Stationen Ihres Vortrags noch einmal zusammen und stellt den Zusammenhang her. Bringen Sie hier alle Informationen noch einmal auf den Punkt und zeigen Sie das große Ganze auf einer Folie. So geben Sie Ihrem Publikum etwas Konkretes zum Abschluss, woran es sich erinnern kann.

Nicht jede Präsentation benötigt eine klassische Zusammenfassung des Gelernten. Besonders Präsentationen, die nach der Methode des Storytellings aufgebaut sind, schließen oft anders ab. Geübte Redner·innen lassen ihr Publikum einen Aha-Moment in ihrer Präsentation erleben, indem sie den rhetorischen Kreis am Ende schließen. Beispielsweise kann bei dieser Methode am Schluss eine Leitfrage, die zu Beginn der Präsentation aufgeworfen wurde, beantwortet werden.

Tipp: 20 Ideen für ein erfolgreiches Präsentationsende finden Sie hier.  

Fazit: Weniger ist mehr – am Ende geht es immer um Ihr Publikum

Reduzierte Inhalte und eine gute Gestaltung Ihrer Folien lassen nicht nur Ihre gesamte Online-Präsentation professioneller aussehen, beide Aspekte unterstützen Sie auch dabei, Ihre Inhalte zu stärken und als Redner·in kompetenter wahrgenommen zu werden. Es geht immer um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums und darum, Ihre Botschaften klar zu kommunizieren.

Die Anforderungen an die Qualität und die Visualisierung von Präsentationen steigen und das reine Ablesen von Folien reicht heute nicht mehr aus, um mit Ihrem Vortag zu begeistern und zu überzeugen. Neben dem eigentlichen Kommunikationsziel gibt es bei Online-Präsentationen wie z. B. Webinaren noch ein ganz einfaches Ziel, nämlich Ihr Publikum bis zum Ende Ihres Vortrags nicht zu verlieren. Denn der Button, um das Fenster mit Ihrer Online-Übertragung zu schließen, ist immer nur einen Klick entfernt.

XING Events Tipp:

Tom Becker-Schweitzer war auch auf unserer XING Events Digital Stage zu Gast und hat dort ebenfalls zu erfolgreichen Online-Vorträgen gesprochen und Ideen für überzeugene Präsentationen mitgebracht. Sie haben das Event verpasst? Dann schauen Sie sich einfach die Aufzeichnung an!

Tom Becker-Schweitzer Gründer und Geschäftsführer, PresentationLoad

Tom Becker-Schweitzer ist Gründer und Geschäftsführer von PresentationLoad, des bekanntesten Anbieters für PowerPoint-Vorlagen und Business-Präsentationen.

Seine Ideen und Tipps aus mehr als 20 Jahren Erfahrung als PowerPoint-Designer für deutsche und internationale Unternehmen wie u.a. Deutsche Bank, Bayer oder Siemens gibt er in kurzweiligen Seminaren an PowerPoint-Einsteiger und -Fortgeschrittene weiter. Mit der von Tom Becker-Schweitzer entwickelten PresentationLoad-Methode gestalten Sie professionelle, wirkungsvolle Präsentationen – schneller und leichter denn je. Erstellen Sie ganz einfach bessere Präsentationen, die überzeugen und verkaufen!
 

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