Virtuelle Events

7 Tipps für nachhaltige Online-Events

Bei Online-Events fallen die Anreise, das Catering und meist auch die Event-Location weg. Eine weit verbreitete Annahme ist darum: Virtuelle Events sind automatisch nachhaltiger. Das kann in Ihrem konkreten Fall tatsächlich so sein, hängt tatsächlich aber sehr von den Eckdaten Ihres Events ab.

Eine internationale Konferenz zu der in Präsenz mehrere Tausend Teilnehmer·innen angereist wären, ist in digitaler Variante vermutlich schon nachhaltiger. Wie sieht es jedoch mit einem deutlich kleineren und regionalen Event aus? Hier fallen die Ressourcen für die Reise kaum ins Gewicht – andere Faktoren dafür schon. Welche das sind und wie Sie Ihr Online-Event nachhaltiger gestalten können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
 

Die drei Rs der Nachhaltigkeit: Reduce, Reuse, Replenish

Welches Format Sie auch planen, im Kern geht es bei der nachhaltigen, klimafreundlichen Durchführung von Veranstaltungen um diese drei Kernelemente:

  • Vermeiden
  • Wiederverwenden
  • Kompensieren

Fragen Sie sich daher in jeder Planungsphase Ihres Online-Events, welche Ressourcen Sie vermeiden, welche wiederverwenden und welche Sie kompensieren können.

Bevor bei Ihnen direkt das schlechte Gewissen anklopft, möchten wir Ihnen noch einen Rat mit auf den Weg geben: Sie können nicht alle Ressourcen vermeiden, wiederverwenden oder kompensieren. Wollten Sie das wirklich erreichen, dürfte Ihr Event vermutlich gar nicht stattfinden. Knebeln Sie sich daher nicht mit unerreichbaren Zielen auf dem Weg zu nachhaltigeren (Digital-)Events, sondern reduzieren Sie an den Stellen, an denen es sinnvoll ist.

Die 10er-Regel der Fehlerkosten

Diese Regel stammt ursprünglich aus dem Ingenieurwesen und besagt, dass sich die Kosten einer Fehlplanung mit jedem Planungsschritt verzehnfachen. Genau diesen Grundsatz können Sie auch auf Ihre Eventplanung und im Besonderen auf Ihr nachhaltiges Online-Event anwenden. Im ersten Planungsschritt können Sie relativ leicht und mit wenig Zusatzaufwand einen großen Beitrag zur Nachhaltigkeit Ihrer Veranstaltung leisten. Beispielsweise können Sie gleich zu Beginn Wert auf CO2-kompensierende Server und nachhaltige Dienstleister·innen legen.

Nachhaltige Online-Events und Green IT

Online-Events verbrauchen vor allem IT-Ressourcen und das sind sowohl Strom als auch Server- und Übertragungskapazitäten. Wählen Sie daher so oft wie möglich Anbieter, die ihre IT auf grünen Servern bereitstellen. Denken Sie dabei an Ihre Audio-Video-Dienstleister sowie die Streaming- und Event-Plattform, das Hosting Ihrer Inhalte und der Aufzeichnungen. Für all diese Komponenten sollten Sie Anbieter auswählen, die auf Nachhaltigkeit setzen und das auch belegen können. Wie beim Thema Bio-Food gibt es auch hier viele Trittbrettfahrer, die eher Green-Washing betreiben, statt wirklich klimafreundlich zu agieren.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's

Mehr erfahren Sie beispielsweise in den Berichten von utopia.de. Darüber hinaus können Sie den Ressourcenverbrauch für Ihr Online-Event oder für Ihre Website kompensieren. Auch hier gibt es zahlreiche Anbieter am Markt. Einen wertvollen Ratgeber für die „freiwillige CO2-Kompensation durch Klimaschutzprojekte” finden Sie auf der Website des Umweltbundesamtes.
Weitere Bewertungen konkreter Kompensationsprojekte und -anbieter·innen finden Sie außerdem in den Berichten von Stiftung Warentest.

XING Events Tipp: Ob online oder offline – dank einer Kooperation mit ClimatePartner ermöglichen wir Ihren Interessenten eine nahezu klimaneutrale Teilnahme an Veranstaltungen: durch einen komplett papierlosen Registrierungsprozess für Veranstaltungen und die Kompensation der eigenen CO2-Emissionen durch die Unterstützung eines international anerkannten Klimaschutzprojektes. Beim Buchen dieses Services beim Ticketkauf werden den Besucher·innen automatisch die anfallenden CO2-Emissionen berechnet und auf den Ticketpreis aufgeschlagen. Die von ClimatePartner entwickelte Kalkulation berücksichtigt An- und Abreise eines Teilnehmers, Art des Events, Dauer der Veranstaltung sowie potenzielle Übernachtungen.

Weitere Aspekte von nachhaltigen Online-Events

Neben der IT sollten Sie auch die folgenden Punkte bei der Eventplanung im Blick behalten:

  • Die klimafreundliche Auswahl der Streaming-Location
    Fragen Sie nach: Wird diese mit grünem Strom betrieben? Welche Stromsparmaßnahmen trifft die Location generell?
  • Die umweltfreundliche Anreise von Techniker·innen und Referierenden ins Sendestudio
  • Das nachhaltige Catering für die Personen im Sendestudio oder an den Bildschirmen in den (Home-)Offices
    Wählen Sie lokale Dienstleister·innen aus und legen Sie Wert auf saisonales Catering.
  • Der nachhaltige Versand von Materialien für die Teilnehmenden
    Versenden Sie nur haptische Artikel, die Sie nicht digitalisieren können. Ein Flyer, den Sie auf der Website anbieten, verbraucht beispielsweise weniger Ressourcen.

Nachhaltiger IT-Einkauf

Denken Sie bei nachhaltigen Online-Events außerdem an den ressourcenschonenden Einkauf von Hardware. Es muss nicht immer das neueste Gerät sein. IT-Hardware hält häufig deutlich länger, als wir sie nutzen und lässt sich auch als „Second-Hand-Ware”, sogenannte refurbished Hardware, einkaufen.

Der größte Hebel – die Streaming-Qualität

Was bei nachhaltigen Präsenzevents die Wahl der Location ist, ist bei klimafreundlichen Online-Events die Wahl der Streaming-Qualität. Mit der Qualität des Sendebildes können Sie einen wirklichen Unterschied bei dem Verbrauch von Ressourcen bewirken.

Sie müssen keineswegs jedes Online-Event von Anfang bis Ende in 4K- oder Full-HD-Qualität ins Internet übertragen. Oftmals reicht auch eine mittlere Bild- und Sendequalität – erst recht, wenn Sie keine technischen Zeichnungen, sondern lediglich Podiumsdiskussionen übertragen. Allerdings sollten Sie in diesen Fällen unbedingt Ihr ehrenhaftes Bestreben, das Event nachhaltiger zu gestalten, kommunizieren. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass sich Teilnehmer·innen über die Qualität wundern. Teilen Sie jedoch sehr transparent Ihr Anliegen mit, ist die Akzeptanz deutlich höher.

Darüber hinaus gibt es mittlerweile Erkenntnisse, welcher Videokonferenz- oder Streamingdienst besonders viel und welcher eher wenig CO2 produziert. Tools wie Google Meet oder Microsoft Teams verbrauchen deutlich weniger Ressourcen als Lösungen wie beispielsweise Jitsi oder Whereby.

Bringen Sie Ihre Teilnehmer·innen dazu, sich ebenfalls nachhaltig zu verhalten

Zu Ihrem Online-Event gehört nun nicht mehr die Anreise der Teilnehmer·innen, sondern deren Verhalten im Internet. Dazu zählt auch deren Stromverbrauch und -bezug. Ermutigen Sie daher ruhig auch Ihre Teilnehmer·innen, auf grüne Stromanbieter zu wechseln sowie stromsparend über Ihr Online-Event zu surfen. Wer bei Ihrem Online-Event dabei ist, kann ruhig andere Anwendungen und Browsertabs schließen und spart so wertvolle Ressourcen. Außerdem konzentriert er oder sie sich so voll und ganz auf Ihre Inhalte, statt nur mit halber Aufmerksamkeit dem Stream zu folgen.

Wer weitere Ressourcen sparen will, schaltet sein Videobild nur in passenden Situationen hinzu und setzt bei der Arbeit an gemeinsamen Dateien auf Kollaborationstools statt auf das bislang beliebte Screensharing.

XING Events Lesetipp: Was Teilnehmer·innen auf Online-Events wirklich brauchen

Fazit

Online-Events sind nicht automatisch nachhaltig, auch wenn sich dieser Mythos in der Eventbranche noch hält. Wer seine Events klimafreundlich ins Internet bringen will, kann vor allem durch die passende Streaming-Qualität und durch den Einsatz von Green-IT sehr viel bewirken. Informieren Sie auch immer Ihre Teilnehmer·innen über Ihr Bestreben – dann steigt die Akzeptanz von Maßnahmen wie Abschalten der Kamers. Darüber hinaus können Sie auch Ihre Teilnehmer·innen ermutigen, sich selbst klimafreundlich zu verhalten – auch hinter dem eigenen Bildschirm.

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Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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