Virtuelle und hybride Events

Die rasante Digitalisierung der Eventbranche – die 20 größten Chancen, Learnings und Potenziale

2020 und 2021 waren die Jahre der Digitalisierung der Eventbranche. Welche Reise wir in der Eventbranche hinter uns haben! Nach dem ersten großen Schock und der kompletten Absage aller Veranstaltungen haben wir gemeinsam mit viel Kreativität und Mut den Sprung ins Digitale und hin zu Online-Events geschafft. Und das in Windeseile. Was haben Eventmanager·innen auf dieser Reise mit vielen Höhen und Tiefen gelernt? Wir blicken zurück auf einen Wandel, der kaum schneller hätte passieren können und sagen “Respekt”. Außerdem möchten wir Sie mit diesen 20 Tipps und Erkenntnissen ermutigen, die wertvollen Learnings auch bei den Events in den kommenden Jahren zu nutzen.

Für Schnell-Leser·innen: Wem die Liste zu lang erscheint, springt einfach von Tipp zu Tipp und pickt sich die wertvollsten Aspekte heraus.

1. Digitalisierung 2020: von null auf einhundert online

Gab es Live-Streaming von Präsenzevents bereits in den Jahren zuvor, zogen ab Frühjahr 2020 zahlreiche Events in den virtuellen Raum. Galt zunächst noch das Motto „Hauptsache irgendwie online”, wuchsen die Ansprüche der Veranstalter·innen und Teilnehmer·innen an virtuelle Veranstaltungen schnell und stark. Mit enormer Geschwindigkeit entstanden neue Event- und Messeplattformen mit immer ausgefeilteren Features, kreative Eventkonzepte, neue Services wie Online-Präsentboxen sowie (mobile) Streaming-Studios.

2020 wurde digitalisiert, was viele 2019 noch für unmöglich hielten: Sofa-Konzerte, virtuelle Gottesdienste, Online-Parteitage, virtuelle Mitglieder- oder Hauptversammlungen, virtuelle Biertastings, Online-Krimidinner, Messen, Konferenzen und sogar Weihnachtsfeiern. Vor allem die Wissensvermittlung im digitalen Raum funktioniert gut und Content ist bei B2B-Events ein dankbarer Träger des Events.

Erinnern Sie sich noch an die Veranstaltungs-Highlights der Eventbranche 2020? Einige Highlights möchten wir Ihnen noch einmal ins Gedächtnis rufen oder vorstellen:

PlanetIMEX: Die Branchenmesse für Eventprofis zog bereits im Mai 2020 in den virtuellen Raum und löste sich dabei bewusst von der 1:1 Kopie der realen Messewelt.

Event Manager Forum: Eine virtuelle Eventreihe über die Virtualisierung von Events, fand im Juni 2020 statt und lockte mehr als 8.000 Teilnehmer·innen in 16 verschiedene Online-Sessions.

BOCOM: Die Premiere des hybriden Events „BOCOM – Experience Borderless Communication“ vernetzte im September Speaker·innen und Teilnehmer·innen auf allen Kontinenten. Bei dem hybriden Kongress trafen sich insgesamt mehrere hundert Teilnehmer·innen im zentralen Veranstaltungsort in Berlin, in den Hubs in Amsterdam, Essen und Wien sowie virtuell auf allen Kontinenten.

Digital and Innovation Day 2020: Der DigiDay bot spannende Einblicke in die sich rasant ändernde Eventbranche, inspirierende Keynotes, Best-Cases und eine Reihe von Tools, die Eventplaner·innen bei der Umsetzung von hybriden Events nutzen können.

VExCon: In unserer Highlight-Liste darf natürlich auch unsere VExCon nicht fehlen, mit der wir bereits seit 2017 auf das virtuelle Messeformat setzen. Dem Aufruf zur Vernetzung und zum Wissensaustausch folgten an vier Tagen mehr als 1.000 Messebesucher·innen in 35 Live-Vorträge sowie an über 20 Messestände, Workshops und Live-Sessions. Wer die Insights verpasst hat, kann sich einige Aufzeichnungen im Nachgang ansehen.

XING Events Lesetipp: VExCon 2020: 3 Fragen an unsere Speaker·innen

2. Virtuelle Events haben auch Vorteile

Was vor der Pandemie nur wenige Veranstalter·innen ausprobiert und angeboten haben, wurde im Frühjahr 2020 für viele Eventplaner·innen zum Arbeitsalltag: virtuelle Events. Es zeigte sich schnell, dass sie durchaus ihre Vorteile haben. Beispielsweise entfallen Reisezeiten für Teilnehmer·innen, Speaker·innen und Aussteller·innen. Darüber hinaus sind virtuelle Events wahre Leadmagnete und generieren unglaubliche Datenschätze sowie deutlich höhere Reichweiten für die Veranstalter·innen. Nutzen Sie dieses Potenzial auch künftig bei Ihren Veranstaltungen.

XING Events Lesetipp: Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie man mit Events effektiv Leads generiert, dann laden Sie sich jetzt unsere Checkliste „Zünden Sie jetzt den Lead-Turbo mit Events“ herunter.

3. Die Interaktion mit den Teilnehmer·innen verändert sich

Die klassische Q&A-Runde und bewährte Voting Tools lassen sich durchaus in die virtuelle Welt übertragen. Während Voting Tools und deren Funktionsweise sofort für virtuelle Events einsetzbar waren, brauchten Q&A-Runden neue Spielregeln: Soll der Session-Chat für die Fragerunde genutzt werden oder verwenden wir lieber ein extra Voting Tool? Wollen wir den Chat moderieren oder sollen in Echtzeit alle Teilnehmer·innen mitlesen und diskutieren können? Wer künftig erfolgreich Events veranstalten will, setzt diese Interaktionstools gezielt ein und passt deren Nutzung und Features an das Eventformat an. Denn Online-Teilnehmer·innen haben andere Bedürfnisse als die Teilnehmenden vor Ort.

XING Events Lesetipp: Hybride Events: Erfolgreich planen, Teilnehmende begeistern

4. Die Interaktion wird vielfältiger

Neben den eben genannten Tools tauchten ganz neue Anbieter und Ideen am Horizont auf. Auch unter dem Begriff Engagement-Tools zusammengefasst, gab es plötzlich Online-Fotomosaike, virtuelle Selfie-Booster, Online-Whiteboards, digitale Gamification-Ideen und vieles mehr. Sogar Warm-up-Spiele wurden digitalisiert und reichen vom einfachen „Zettel in die Kamera halten” bis zu ausgefeilten Wettbewerben in darauf spezialisierten Tools. Unser Tipp für die Zukunft: Setzen Sie auch weiterhin auf den passenden und kreativen Mix dieser Add-Ons. Sie erzeugen damit ein WIR-Gefühl und geben Ihrem Event einen besonderen Touch.

XING Events Lesetipp: 6 Tipps für mehr Eventinteraktion & Entertainment

Digitalisierung fand nicht nur in der Eventbranche statt. Über die Plattform Miro können digitale Whiteboards erstellt werden, die eine tolle Interaktionsmöglichkeit darstellen.
Digitalisierung fand nicht nur in der Eventbranche statt. Über die Plattform Miro können digitale Whiteboards erstellt werden, die eine tolle Interaktionsmöglichkeit darstellen.

5. Ein Online-Event ist mehr als ein schnöder Laptop-Vortrag

Ein Online-Event, das Teilnehmer·innen begeistern soll, ist weitaus mehr als ein Vortrag vor dem eigenen Laptop. Während ein klassisches Webinar durchaus seine Berechtigung hat, gehört zu einem Online-Event viel mehr. Eine durchdachte Dramaturgie mit interessanter Pausengestaltung, eine professionelle Moderation, Gamification, Mehrwerte für Aussteller und Sponsoren, zahlreiche Networking-Gelegenheiten, möglicherweise sogar Präsentboxen in die Home-Offices und eine einfach bedienbare Event-Plattform machen ein Online-Event erfolgreich. Daraus folgt auch: Wer künftig seine Präsenz-Events ins Internet bringen will, braucht ein durchdachtes Eventkonzept, um Online-Teilnehmer·innen “bei der Stange zu halten”. Ein einfaches Streaming wie vor der Pandemie kann Ihre Zuschauer·innen schneller enttäuschen als Sie denken.

XING Events Lesetipp: Online-Events, die begeistern: Alles was Sie wissen müssen

6. Briefings für Referent·innen sind deutlich anspruchsvoller

Auf einem Präsenzevent erhalten Referent·innen einiges an Unterstützung. Angefangen bei den Eventplaner·innen bis hin zu den Techniker·innen, die die Bühne aufbauen, passend ausleuchten und den Ton in jeder Minute live aussteuern können. Auf einem Online-Event sind Referent·innen mehr oder weniger auf sich allein gestellt. Stürzen hier der Laptop oder die Internetverbindung ab, sind sie für das Online-Event schlichtweg nicht mehr greifbar. Darüber hinaus sind sie nun zu einem größeren Teil für die Qualität von Bild und Ton verantwortlich. Deshalb fällt das Briefing deutlich ausführlicher aus.

XING Events Lesetipp: Was Speaker·innen auf Online-Events wirklich brauchen

7. Der Regieplan ist das A und O

Referent·innen sind, wie eben erwähnt, weitestgehend auf sich allein gestellt und auch die verschiedenen Dienstleister eines Online-Events sehen sich nicht mehr von Angesicht zu Angesicht. Während bei Präsenzevents ein Teil der Kommunikation ad hoc vor Ort ablief, muss nun alles vorab geplant und genau abgestimmt sein. Kommen nun Präsenz-Events mit einem digitalen Part zu Ihrem Eventportfolio hinzu, wird die Planung noch einmal komplexer und wichtiger. Übertragen Sie die Learnings aus der Zeit der Online-Events auf die Zukunft, in der Sie vermutlich auch Hybrid-Events organisieren und überlassen Sie nichts dem Zufall – erst recht nicht den Ablauf.

8. Die Eventbranche kann von der Entertainment- und Gaming-Branche lernen

Wer wissen will, was Online- und Hybrid-Formate erfolgreich macht, kann sich in der Entertainment- und Gaming-Branche einiges abschauen. Streamingdienste wie YouTube oder Netflix machen uns vor, wie wir Zuschauer·innen am Bildschirm halten und wie sich auch Online-Events monetarisieren lassen – mit Freemium-Modellen, eingeblendeter Werbung und hohen Zugriffsraten. Darüber hinaus beweisen Entertainment-Shows, dass Zuschauer·innen hochwertige und abwechslungsreiche Sendebilder zu schätzen wissen und hybride Shows gelingen können.

XING Events Lesetipp: Was die Eventbranche von der Gaming-Industrie lernen kann

9. Metaverse und Digital Twins kommen in der Eventbranche an

Digitale Zwillinge eines Gebäudes oder einer Maschine sind in der Industrie schon lange gang und gäbe. Auch wenn es vor Corona bereits Anbieter in der Eventbranche gab, die 3D-Welten und detailgetreue Zwillinge einer Messehalle, eines Exponates oder eines Standes kreierten, angekommen ist diese Technologie in der Eventbranche erst jetzt. Darüber hinaus beobachten Eventplaner·innen und Dienstleister·innen gespannt die Entwicklungen rund um das Metaverse.

XING Events Tipp: Einen spannenden Einblick in das Thema Metaverse hat Colja Dams Anfn 2022 in unserer Digital Stage gegeben – sehen Sie sich jetzt die Aufzeichnung an!

10. Networking funktioniert auch online

Es mag weniger zufällig und intensiv sein, doch auch online funktioniert Networking. Gerade für den Austausch zwischen den Teilnehmenden haben viele Event-Plattformen und Anbieter·innen unterschiedlichste Funktionen entwickelt. Für die meisten Veranstaltungen und Zielgruppen ist die digitale Form des Networkings ein weniger attraktives Angebot. Gänzlich verzichten sollten Anbieter·innen darauf jedoch nicht. Vielmehr gilt es jetzt, auf Präsenzveranstaltungen das Networking unter den Teilnehmenden wirklich zu fördern, statt wie bis 2019 auf oftmals viel zu kurze Kaffeepausen zu setzen. 

XING Events Lesetipp: Interaktion auf Online-Events – das empfehlen die Expert·innen

Networking funktioniert auch online. Mit der Digitalisierung der Eventbranche haben viele Eventplattformen unterschiedliche Möglichkeiten zum virtuellen Austausch geschaffen. Setzen Sie diese ein.
Networking funktioniert auch online. Mit der Digitalisierung der Eventbranche haben viele Eventplattformen unterschiedliche Möglichkeiten zum virtuellen Austausch geschaffen. Setzen Sie diese ein.

11. Wer gut im Online-Marketing aufgestellt war, hatte es leichter

Je digitaler das eigene Marketing bislang war, desto leichter fiel der Umstieg auf Online-Formate bei Veranstaltungen – vor allem mit Blick auf die Gewinnung von Teilnehmer·innen. Je größer und differenzierter die eigenen Verteiler waren, desto weniger mussten Eventplaner·innen weitere Werbeplätze bei Google, in Social Media oder auf Business-Plattformen hinzubuchen. Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung der Eventbranche wird dies ein Trend sein, der sich künftig eher verstärkt, statt abzunehmen.

XING Events Lesetipp: Digitales Marketing – entscheidend für die Eventbranche

12. Der Teufel steckt im Detail

Gut, das wussten Eventmanager·innen auch schon vor der Pandemie. Zu wenig Catering oder kalter Kaffee konnten schon immer schnell die Arbeit eines ganzen Jahres mit einem Schlag zunichtemachen. Allerdings sind Online-Events deutlich anfälliger für Technikausfälle und hier steckt der Teufel wirklich im Detail. Die Vielzahl der involvierten Anbieter·innen und Tools machen das gesamte System anfällig. Selbst wenn die Event-Plattform oder das Videokonferenz-Tool einwandfrei funktionieren, ist der dahinter liegende Server überlastet oder wird die Internetverbindung durch einen Bagger vor der Tür des Sendestudios unterbrochen, ist der Schaden deutlich größer. Abhilfe schaffen hier Backup-Pläne. Doch auch diese bringen keine hundertprozentige Sicherheit.

13. Wie gut, dass es on demand gibt

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung der Eventbranche im Allgemeinen und von Events im Speziellen ist, dass es eine On-demand-Version gibt. Das ist sowohl aus Sicht der Gäste vorteilhaft als auch aus Sicht der Eventplaner·innen. So erreichen sie deutlich höhere Zugriffszahlen auf die jeweiligen Vorträge. Darüber hinaus können On-demand-Sessions als Backup-Plan dienen und den Aufwand für den Einzelvortrag deutlich reduzieren. Einmal aufgezeichnet – immer wieder abgespielt. Ein Konzept, das bei Präsenzevents bisher nur äußerst selten zum Einsatz kam, jedoch auch hier an Bedeutung gewinnen wird.

14. Audio-Video-Technik rückt in den Mittelpunkt des Geschehens

… und das meinen wir sogar wortwörtlich. Während bei Präsenzevents – selbst bei einem Livestreaming – die Kamera, Ton und die Techniker·innen häufig einen kleinen Platz am ganz Ende des Tagungsraumes erhalten haben, stehen sie nun direkt vor der Bühne und geben den Takt an. Ohne sie wären gute Online-Events nicht mehr denkbar. Behalten Sie das stets im Hinterkopf, wenn Sie künftig Hybrid-Events konzipieren und umsetzen.

XING Events Lesetipp: Online, offline, hybrid – ein Erfahrungsbericht zur unsicheren Eventplanung

Mit der Digitalisierung der Eventbranche gewinnt die Audio-Video-Technik immer mehr an Bedeutung.
Mit der Digitalisierung der Eventbranche gewinnt die Audio-Video-Technik immer mehr an Bedeutung.

15. Eventplanung ist technischer als je zuvor

Wer mit Software und Hardware bisher auf Kriegsfuß stand, hatte es beim Umstieg in die virtuelle Welt wirklich nicht leicht. An jeder Ecke wimmelte es nur so von Fachbegriffen aus der IT-Branche – seien es Bandbreiten, Bildgrößen und -raten, Latenzen, iFrames und viele mehr. Wer hier noch Lücken hat, sollte sie spätestens jetzt schließen, denn Eventmanagement wird auch künftig zahlreiche digitale Lösungen und Komponenten erfordern.

16. Clubhouse – vom Umgang mit Trends und Hypes

Als die Social App Clubhouse auftauchte, fragten sich viele, ob dies ein ernstzunehmender Trend, ein Hype oder gar der Sargnagel für die digitale Eventbranche sein könne. Ein Sargnagel war es definitiv nicht. Clubhouse als Inspirationsquelle? Unbedingt ja! Die Leichtgewichtigkeit, die Funktionsweise, die unkomplizierte Interaktion, der Community Aufbau rund um ein Thema – das können und sollten wir auch bei der Planung und Umsetzung digitaler und hybrider Events berücksichtigen.

#FOMO (Fear of Missing Out) allerdings hin oder her – waren Sie nicht auf Clubhouse, haben Sie sicher keine Business Opportunity verpasst. Es ist absolut okay, nicht auf jedem Event oder jeder Plattform zu tanzen. Zum Pflichtrepertoire von Eventplaner·innen gehört(e) Clubhouse vorerst nicht. Und spätestens seit dem Frühjahr 2022 zieht es uns und Ihre Teilnehmer·innen wieder mehr auf reale Events als in eine App.

17. Mit ein wenig Fantasie ist alles möglich – auch neue Geschäftsmodelle

Wir haben bewiesen, dass wir nach einer kurzen Schockphase in der Lage sind, uns neu zu erfinden und sind heute in der Lage, fast jedes Eventformat und nahezu jede Event-Dienstleistung digitalisieren oder zu den remote zugeschalteten Teilnehmer·innen bringen. Die Anbieter·innen und Eventplaner·innen bewiesen enorme Kreativität: Präsent- und Catering-Boxen ins Home-Office senden, Fotoboxen digitalisieren, den Messestand als Sendekulisse im eigenen Unternehmen aufbauen, Bier-, Gin-, Wein- und Schoko-Tastings, virtuelle Grillevents, digitale Yoga-Sessions und live gestreamte DJs als Pausenmusik, virtuelle Stadtführungen und Museumsbesuche – all das ist heute und natürlich auch künftig möglich. 

Auch Dienstleister aus der Eventbranche haben sich an die Digitalisierung angepasst. Das Unternehmen Kaiserschote bietet beispielsweise unterschiedliche Catering-Lösungen für die Eventbranche - sowohl für online- als auch hybride Events.
Auch Dienstleister aus der Eventbranche haben sich an die Digitalisierung angepasst. Das Unternehmen Kaiserschote bietet beispielsweise unterschiedliche Catering-Lösungen für die Eventbranche - sowohl für online- als auch hybride Events.

18. Die Eventbranche wird nachhaltiger

Online-Events haben uns gezeigt, dass man nicht für jedes Seminar, jeden Vortrag oder jede Messe um die halbe Welt fliegen oder fahren muss. Hier wird zukünftig genauer ausgewählt. Ebenso liegt der Fokus in Sachen Catering deutlich stärker auf nachhaltigen Produkten - saisonale Auswahl, weniger Verpackung sowie vegetarische und vegane Alternativen. Auch für Veranstaltungsteilnehmer·innen spielt das Thema Nachaltigkeit zunehmend eine Rolle. 

XING Events Lesetipp: In 5 Schritten zu einem klimaneutralen (digitalen) Event

19. Digitalisierung in der Eventbranche – gekommen, um zu bleiben

Viele der neuen Tools und Eventformate lassen sich auch in den künftigen Eventmix einbauen. Wichtig ist hierbei nur, dass Eventplaner·innen und Veranstalter·innen eine durchdachte Strategie entwickeln und verfolgen. Denkbar sind hierbei zum Beispiel virtuelle Formate für die Wissensvermittlung, für gesetzlich vorgeschriebene Veranstaltungen wie Hauptversammlungen und für Events mit einem Publikum aus fernen Ländern. Demgegenüber können Präsenzveranstaltungen vor allem den Networking- und Erlebnis-Charakter abdecken und sollten auch so ganz gezielt konzipiert und umgesetzt werden. Wer Leads generieren und möglichst ganzheitlich erfassen, auswerten und weiterentwickeln will, sollte zudem auch auf seinen Präsenzevents digitale Tools, wie beispielsweise Event-Apps oder digitale Check-in-Lösungen, nutzen. Diese komplettieren das Profil eines Leads und ermöglichen den Veranstalter·innen eine deutlich passgenauere Ansprache und somit ziemlich wahrscheinlich auch eine bessere Konvertierung. 

20. Schauen Sie optimistisch in die Zukunft und setzen Sie auf Experten

Der wichtigste Rat für erfolgreiche Events und Eventplaner·innen in der Zukunft: Vertrauen Sie auf ein zuverlässiges System! Ein professionelles Team, kombiniert mit einem fundierten Geschäftsmodell lässt Sie mit einem selbstbewussten Blick in die Zukunft sehen. Innovative neue Ideen kommen dabei nicht nur von den Mitarbeiter·innen, sondern ebenso von Kund·innen und neuen Technologie-Anbieter·innen am Markt.

Woran ich fest glaube: Virtuelle
Events werden künftig eine
Verlängerung realer Events darstellen.
Kati RittbergerGeschäftsführerin XING Events

Fazit

Eventplaner·innen haben in den letzten zwei Jahren sehr viel gelernt und das in einem enorm hohen Tempo. Vermutlich hätten viele von ihnen nicht gedacht, wie facettenreich die Digitalisierung der Eventbranche und damit verbunden auch Online-Events sein können. Dabei zeigte sich deutlich, dass die virtuellen Pendants durchaus ihre Vorteile haben – von der Reduktion des Reiseaufwands bis hin zur deutlich höheren Reichweite und der umfangreichen Leadgenerierung auf und mit Online- und Hybrid-Events.

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Antje Schwuchow Senior Content Marketing & Event Manager

Als Senior Content Marketing & Event Managerin verantwortet Antje den Content- und PR-Bereich sowie die Konzeption eigener Kundenveranstaltungen – dazu gehören Offline-Events wie die XING Events Academy ebenso wie die Online-Formate VExCon, Digital Stage und die Insights. Ebenso organisiert sie die Präsenz von XING Events auf externen Events und Messen

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