Virtuelle Events

Besser digital? Was die Eventbranche 2020 und 2021 gelernt hat

Welche Reise wir in der Eventbranche hinter uns haben! Nach dem ersten großen Schock und der kompletten Absage aller Veranstaltungen haben wir gemeinsam mit viel Kreativität und Mut den Sprung ins Digitale und hin zu Online-Events geschafft. Und das in Windeseile. Was haben Eventmanager·innen auf dieser Reise mit vielen Höhen und Tiefen gelernt? Wir blicken zurück auf einen Wandel, der kaum schneller hätte passieren können und sagen: Respekt!
 

1. Virtuelle Events haben auch Vorteile

Was vor der Pandemie nur wenige Veranstalter·innen ausprobiert und angeboten haben, wurde im Frühjahr 2020 für viele Eventplaner·innen zum Arbeitsalltag: virtuelle Events. Da sich dieser Wechsel nicht ganz freiwillig vollzog, sondern uns allen kaum etwas anderes übrigblieb, war die Kritik an virtuellen Events und deren Charakteristika erst einmal groß. Doch es zeigte sich schnell, dass sie durchaus ihre Vorteile haben. Beispielsweise entfallen Reisezeiten für Teilnehmer·innen, Speaker·innen und Aussteller·innen. Darüber hinaus sind virtuelle Events wahre Leadmagnete und generieren unglaubliche Datenschätze.

XING Events Lesetipp: Eine virtuelle Messe und Konferenz planen – die ultimativen Vorteile

2. Die Interaktion mit den Teilnehmer·innen verändert sich

Die klassische Q&A-Runde und bewährte Voting Tools lassen sich durchaus in die virtuelle Welt übertragen. Während Voting Tools und deren Funktionsweise sofort für virtuelle Events einsetzbar waren, brauchten Q&A-Runden neue Spielregeln: Soll der Session-Chat für die Fragerunde genutzt werden oder verwenden wir lieber ein extra Voting Tool? Wollen wir den Chat moderieren oder sollen in Echtzeit alle Teilnehmer·innen mitlesen und diskutieren können?

XING Events Lesetipp: Interaktion & Networking auf hybriden Events – so geht’s

3. Die Interaktion wird vielfältiger

Neben den eben genannten Tools tauchten ganz neue Anbieter und Ideen am Horizont auf. Auch unter dem Begriff Engagement-Tools zusammengefasst, gab es plötzlich Online-Fotomosaike, virtuelle Selfie-Booster, Online-Whiteboards, digitale Gamification-Ideen und vieles mehr. Sogar Warm-up-Spiele wurden digitalisiert und reichen vom einfachen „Zettel in die Kamera halten” bis zu ausgefeilten Wettbewerben in darauf spezialisierten Tools.

XING Events Lesetipp: Konzentration hochhalten: 8 Tipps fürs Entertainment bei Online-Events

4. Ein Online-Event ist mehr als ein schnöder Laptop-Vortrag

Ein Online-Event, das Teilnehmer·innen begeistern soll, ist weitaus mehr als ein Vortrag vor dem eigenen Laptop. Während ein klassisches Webinar durchaus seine Berechtigung hat, gehört zu einem Online-Event viel mehr. Eine durchdachte Dramaturgie mit interessanter Pausengestaltung, eine professionelle Moderation, Gamification, Mehrwerte für Aussteller und Sponsoren, zahlreiche Networking-Gelegenheiten, möglicherweise sogar Präsentboxen in die Home-Offices und eine einfach bedienbare Event-Plattform machen ein Online-Event erfolgreich.

XING Events Lesetipp: Was Teilnehmer·innen auf Online-Events wirklich brauchen

5. Briefings für Referent·innen sind deutlich anspruchsvoller

Auf einem Präsenzevent erhalten Referent·innen einiges an Unterstützung. Angefangen bei den Eventplaner·innen bis hin zu den Techniker·innen, die die Bühne aufbauen, passend ausleuchten und den Ton in jeder Minute live aussteuern können. Auf einem Online-Event sind Referent·innen mehr oder weniger auf sich allein gestellt. Stürzen hier der Laptop oder die Internetverbindung ab, sind sie für das Online-Event schlichtweg nicht mehr greifbar. Darüber hinaus sind sie nun zu einem größeren Teil für die Qualität von Bild und Ton verantwortlich. Deshalb fällt das Briefing deutlich ausführlicher aus.

XING Events Lesetipp: Was Speaker·innen auf Online-Events wirklich brauchen

6. Der Regieplan ist das A und O

Referent·innen sind, wie eben erwähnt, weitestgehend auf sich allein gestellt und auch die verschiedenen Dienstleister eines Online-Events sehen sich nicht mehr von Angesicht zu Angesicht. Während bei Präsenzevents ein Teil der Kommunikation ad hoc vor Ort ablief, muss nun alles vorab geplant und genau abgestimmt sein.

7. Wir können von der Entertainment- und Gaming-Branche lernen

Wer wissen will, was Online-Formate erfolgreich macht, kann sich in der Entertainment- und Gaming-Branche einiges abschauen. Streamingdienste wie YouTube oder Netflix machen uns vor, wie wir Zuschauer·innen am Bildschirm halten und wie sich auch Online-Events monetarisieren lassen – mit Freemium-Modellen, eingeblendeter Werbung und hohen Zugriffsraten. Darüber hinaus beweisen Entertainment-Shows, dass Zuschauer·innen hochwertige und abwechslungsreiche Sendebilder zu schätzen wissen.

XING Events Lesetipp: Was die Eventbranche von der Gaming-Industrie lernen kann

8. Digital Twins kommen in der Eventbranche an

Digitale Zwillinge eines Gebäudes oder einer Maschine sind in der Industrie schon lange gang und gäbe. Auch wenn es vor Corona bereits Anbieter in der Eventbranche gab, die 3D-Welten und detailgetreue Zwillinge einer Messehalle, eines Exponates oder eines Standes kreierten, angekommen ist diese Technologie in der Eventbranche erst jetzt.

XING Events Lesetipp: 10 kreative Ideen für Ihre ersten Online-Events 2021

9. Networking funktioniert auch online

Es mag ungewohnt sein und weniger zufällig, doch auch online funktioniert Networking. Gerade für den Austausch zwischen den Teilnehmenden haben viele Event-Plattformen und Anbieter·innen unterschiedlichste Funktionen entwickelt. Sie reichen von Networking-Karussells über virtuelle Tische bis hin zu virtuellem Speed-Networking und Match-Making auf der Event-Plattform. 

XING Events Lesetipp: Interaktion auf Online-Events – das empfehlen die Expert·innen

10. Wer gut im Online-Marketing aufgestellt war, hatte es leichter

Je digitaler das eigene Marketing bislang war, desto leichter fiel der Umstieg auf Online-Formate bei Veranstaltungen – vor allem mit Blick auf die Teilnehmergewinnung. Je größer und differenzierter die eigenen Verteiler waren, desto weniger mussten Eventplaner·innen weitere Werbeplätze bei Google, in Social Media oder auf Business-Plattformen hinzubuchen.

XING Events Lesetipp: Effektives Marketing: So erhöhen Sie die Sichtbarkeit für Ihr Event

11. Der Teufel steckt im Detail

Gut, das wussten Eventmanager·innen auch schon vor der Pandemie. Zu wenig Catering oder kalter Kaffee konnten schon immer schnell die Arbeit eines ganzen Jahres mit einem Schlag zunichtemachen. Allerdings sind Online-Events deutlich anfälliger für Technikausfälle und hier steckt der Teufel wirklich im Detail. Die Vielzahl der involvierten Anbieter und Tools machen das gesamte System anfällig. Selbst wenn die Event-Plattform oder das Videokonferenz-Tool einwandfrei funktionieren, ist der dahinter liegende Server überlastet oder wird die Internetverbindung durch einen Bagger vor der Tür des Sendestudios unterbrochen, ist der Schaden deutlich größer. Abhilfe schaffen hier Backup-Pläne. Doch auch diese bringen keine hundertprozentige Sicherheit. 

XING Events Lesetipp: Einsteigen statt Aussteigen – so fesseln Sie an Ihr Online-Event

12. Wie gut, dass es On demand gibt

Ein weiterer Vorteil von Online-Events ist deren On demand-Version. Das ist sowohl aus Sicht der Gäste vorteilhaft als auch aus Sicht der Eventplaner·innen. So erreichen sie deutlich höhere Zugriffszahlen auf die jeweiligen Vorträge. Darüber hinaus können On demand Sessions als Backup-Plan dienen und den Aufwand für den Einzelvortrag deutlich reduzieren. Einmal aufgezeichnet – immer wieder abgespielt. Ein Konzept, das bei Präsenzevents bisher nur äußerst selten zum Einsatz kam.

XING Events Lesetipp: Die Alternative zu Live-Online-Events: Video-Hosting Plattformen

13. Audio-Video-Technik rückt in den Mittelpunkt des Geschehens

… und das meinen wir sogar wortwörtlich. Während bei Präsenzevents – selbst bei einem Livestreaming – die Kamera, Ton und die Techniker·innen häufig einen kleinen Platz am ganz Ende des Tagungsraumes erhalten haben, stehen sie nun direkt vor der Bühne und geben den Takt an. Ohne sie wären gute Online-Events nicht mehr denkbar.

XING Events Lesetipp: Online, offline, hybrid – ein Erfahrungsbericht zur unsicheren Eventplanung

14. Eventplanung ist technischer als je zuvor

Wer mit Software und Hardware bisher auf Kriegsfuß stand, hatte es beim Umstieg in die virtuelle Welt wirklich nicht leicht. An jeder Ecke wimmelte es nur so von Fachbegriffen aus der IT-Branche – seien es Bandbreiten, Bildgrößen und -raten, Latenzen, iFrames und viele mehr. Wer hier noch Lücken hat, sollte sie spätestens jetzt schließen, denn Eventmanagement wird sicher auch künftig zahlreiche digitale Lösungen und Komponenten erfordern.

XING Events Lesetipp: Die 18 wichtigsten KPIs zur Erfolgsmessung Ihres Online-Events

15. Mit ein wenig Fantasie ist alles möglich

Neben dem Networking lassen sich fast jedes Eventformat und nahezu jede Event-Dienstleistung digitalisieren oder zu den remote zugeschalteten Teilnehmer·innen bringen. Die Anbieter·innen und Eventplaner·innen bewiesen enorme Kreativität: Präsent- und Catering-Boxen ins Home-Office senden, Fotoboxen digitalisieren, den Messestand als Sendekulisse im eigenen Unternehmen aufbauen, Bier-, Gin-, Wein- und Schoko-Tastings, virtuelle Grillevents, digitale Yoga-Sessions und live gestreamte DJs als Pausenmusik, virtuelle Stadtführungen und Museumsbesuche – all das ist heute möglich.

XING Events Lesetipp: Vom Onsite-Catering zur Remote-Verpflegung bei Online-Events

Fazit

Eventplaner·innen haben in den letzten Monaten sehr viel gelernt und das in einem enorm hohen Tempo. Vermutlich hätten viele von ihnen nicht gedacht, wie facettenreich Online-Events sein können. Dabei zeigte sich deutlich, dass die virtuellen Pendants durchaus ihre Vorteile haben – von der Reduktion des Reiseaufwands bis hin zur deutlich höheren Reichweite und der umfangreichen Leadgenerierung auf und mit Online-Events.

XING Events Tipp:

Sie wollen ein richtiger Profi in der Organisation und Vermarktung von Online-Events werden ? Dann laden Sie sich jetzt unser kostenloses Whitepaper herunter. Dort erhalten Sie in acht Kapiteln verschiedene Einblicke in das Thema virtuelle Events. 

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close