Gab es Live-Streaming von Präsenzevents bereits in den Jahren zuvor, zogen ab Frühjahr 2020 zahlreiche Events in den virtuellen Raum. Galt zunächst noch das Motto „Hauptsache irgendwie online”, wuchsen die Ansprüche der Veranstalter·innen und Teilnehmer·innen an virtuelle Veranstaltungen schnell und stark. Mit enormer Geschwindigkeit entstanden neue Event- und Messeplattformen mit immer ausgefeilteren Features, kreative Eventkonzepte, neue Services wie Online-Präsentboxen sowie (mobile) Streaming-Studios.

2020 wurde digitalisiert, was viele 2019 noch für unmöglich hielten: Sofa-Konzerte, virtuelle Gottesdienste, Online-Parteitage, virtuelle Mitglieder- oder Hauptversammlungen, virtuelle Biertastings, Online-Krimidinner, Messen, Konferenzen und sogar Weihnachtsfeiern. Vor allem die Wissensvermittlung im digitalen Raum funktioniert gut und Content ist bei B2B-Events ein dankbarer Träger des Events.

Erinnern Sie sich noch an die Veranstaltungs-Highlights der Eventbranche 2020? Einige Highlights möchten wir Ihnen noch einmal ins Gedächtnis rufen oder vorstellen:

PlanetIMEX: Die Branchenmesse für Eventprofis zog bereits im Mai 2020 in den virtuellen Raum und löste sich dabei bewusst von der 1:1 Kopie der realen Messewelt.

Event Manager Forum: Eine virtuelle Eventreihe über die Virtualisierung von Events, fand im Juni 2020 statt und lockte mehr als 8.000 Teilnehmer·innen in 16 verschiedene Online-Sessions.

BOCOM: Die Premiere des hybriden Events „BOCOM – Experience Borderless Communication“ vernetzte im September Speaker·innen und Teilnehmer·innen auf allen Kontinenten. Bei dem hybriden Kongress trafen sich insgesamt mehrere hundert Teilnehmer·innen im zentralen Veranstaltungsort in Berlin, in den Hubs in Amsterdam, Essen und Wien sowie virtuell auf allen Kontinenten.

Digital and Innovation Day 2020: Der DigiDay bot spannende Einblicke in die sich rasant ändernde Eventbranche, inspirierende Keynotes, Best-Cases und eine Reihe von Tools, die Eventplaner·innen bei der Umsetzung von hybriden Events nutzen können.

VExCon: In unserer Highlight-Liste darf natürlich auch unsere VExCon nicht fehlen, mit der wir bereits seit 2017 auf das virtuelle Messeformat setzen. Dem Aufruf zur Vernetzung und zum Wissensaustausch folgten an vier Tagen mehr als 1.000 Messebesucher·innen in 35 Live-Vorträge sowie an über 20 Messestände, Workshops und Live-Sessions. Wer die Insights verpasst hat, kann sich einige Aufzeichnungen im Nachgang ansehen.

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Die klassische Q&A-Runde und bewährte Voting Tools lassen sich durchaus in die virtuelle Welt übertragen. Während Voting Tools und deren Funktionsweise sofort für virtuelle Events einsetzbar waren, brauchten Q&A-Runden neue Spielregeln: Soll der Session-Chat für die Fragerunde genutzt werden oder verwenden wir lieber ein extra Voting Tool? Wollen wir den Chat moderieren oder sollen in Echtzeit alle Teilnehmer·innen mitlesen und diskutieren können? Wer künftig erfolgreich Events veranstalten will, setzt diese Interaktionstools gezielt ein und passt deren Nutzung und Features an das Eventformat an. Denn Online-Teilnehmer·innen haben andere Bedürfnisse als die Teilnehmenden vor Ort.

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Ein Online-Event, das Teilnehmer·innen begeistern soll, ist weitaus mehr als ein Vortrag vor dem eigenen Laptop. Während ein klassisches Webinar durchaus seine Berechtigung hat, gehört zu einem Online-Event viel mehr. Eine durchdachte Dramaturgie mit interessanter Pausengestaltung, eine professionelle Moderation, Gamification, Mehrwerte für Aussteller und Sponsoren, zahlreiche Networking-Gelegenheiten, möglicherweise sogar Präsentboxen in die Home-Offices und eine einfach bedienbare Event-Plattform machen ein Online-Event erfolgreich. Daraus folgt auch: Wer künftig seine Präsenz-Events ins Internet bringen will, braucht ein durchdachtes Eventkonzept, um Online-Teilnehmer·innen “bei der Stange zu halten”. Ein einfaches Streaming wie vor der Pandemie kann Ihre Zuschauer·innen schneller enttäuschen als Sie denken.

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Referent·innen sind, wie eben erwähnt, weitestgehend auf sich allein gestellt und auch die verschiedenen Dienstleister eines Online-Events sehen sich nicht mehr von Angesicht zu Angesicht. Während bei Präsenzevents ein Teil der Kommunikation ad hoc vor Ort ablief, muss nun alles vorab geplant und genau abgestimmt sein. Kommen nun Präsenz-Events mit einem digitalen Part zu Ihrem Eventportfolio hinzu, wird die Planung noch einmal komplexer und wichtiger. Übertragen Sie die Learnings aus der Zeit der Online-Events auf die Zukunft, in der Sie vermutlich auch Hybrid-Events organisieren und überlassen Sie nichts dem Zufall – erst recht nicht den Ablauf.

Digitale Zwillinge eines Gebäudes oder einer Maschine sind in der Industrie schon lange gang und gäbe. Auch wenn es vor Corona bereits Anbieter in der Eventbranche gab, die 3D-Welten und detailgetreue Zwillinge einer Messehalle, eines Exponates oder eines Standes kreierten, angekommen ist diese Technologie in der Eventbranche erst jetzt. Darüber hinaus beobachten Eventplaner·innen und Dienstleister·innen gespannt die Entwicklungen rund um das Metaverse.

XING Events Tipp: Einen spannenden Einblick in das Thema Metaverse hat Colja Dams Anfn 2022 in unserer Digital Stage gegeben – sehen Sie sich jetzt die Aufzeichnung an!

Je digitaler das eigene Marketing bislang war, desto leichter fiel der Umstieg auf Online-Formate bei Veranstaltungen – vor allem mit Blick auf die Gewinnung von Teilnehmer·innen. Je größer und differenzierter die eigenen Verteiler waren, desto weniger mussten Eventplaner·innen weitere Werbeplätze bei Google, in Social Media oder auf Business-Plattformen hinzubuchen. Mit Blick auf die zunehmende Digitalisierung der Eventbranche wird dies ein Trend sein, der sich künftig eher verstärkt, statt abzunehmen.

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Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung der Eventbranche im Allgemeinen und von Events im Speziellen ist, dass es eine On-demand-Version gibt. Das ist sowohl aus Sicht der Gäste vorteilhaft als auch aus Sicht der Eventplaner·innen. So erreichen sie deutlich höhere Zugriffszahlen auf die jeweiligen Vorträge. Darüber hinaus können On-demand-Sessions als Backup-Plan dienen und den Aufwand für den Einzelvortrag deutlich reduzieren. Einmal aufgezeichnet – immer wieder abgespielt. Ein Konzept, das bei Präsenzevents bisher nur äußerst selten zum Einsatz kam, jedoch auch hier an Bedeutung gewinnen wird.

Wer mit Software und Hardware bisher auf Kriegsfuß stand, hatte es beim Umstieg in die virtuelle Welt wirklich nicht leicht. An jeder Ecke wimmelte es nur so von Fachbegriffen aus der IT-Branche – seien es Bandbreiten, Bildgrößen und -raten, Latenzen, iFrames und viele mehr. Wer hier noch Lücken hat, sollte sie spätestens jetzt schließen, denn Eventmanagement wird auch künftig zahlreiche digitale Lösungen und Komponenten erfordern.

Wir haben bewiesen, dass wir nach einer kurzen Schockphase in der Lage sind, uns neu zu erfinden und sind heute in der Lage, fast jedes Eventformat und nahezu jede Event-Dienstleistung digitalisieren oder zu den remote zugeschalteten Teilnehmer·innen bringen. Die Anbieter·innen und Eventplaner·innen bewiesen enorme Kreativität: Präsent- und Catering-Boxen ins Home-Office senden, Fotoboxen digitalisieren, den Messestand als Sendekulisse im eigenen Unternehmen aufbauen, Bier-, Gin-, Wein- und Schoko-Tastings, virtuelle Grillevents, digitale Yoga-Sessions und live gestreamte DJs als Pausenmusik, virtuelle Stadtführungen und Museumsbesuche – all das ist heute und natürlich auch künftig möglich. 

Viele der neuen Tools und Eventformate lassen sich auch in den künftigen Eventmix einbauen. Wichtig ist hierbei nur, dass Eventplaner·innen und Veranstalter·innen eine durchdachte Strategie entwickeln und verfolgen. Denkbar sind hierbei zum Beispiel virtuelle Formate für die Wissensvermittlung, für gesetzlich vorgeschriebene Veranstaltungen wie Hauptversammlungen und für Events mit einem Publikum aus fernen Ländern. Demgegenüber können Präsenzveranstaltungen vor allem den Networking- und Erlebnis-Charakter abdecken und sollten auch so ganz gezielt konzipiert und umgesetzt werden. Wer Leads generieren und möglichst ganzheitlich erfassen, auswerten und weiterentwickeln will, sollte zudem auch auf seinen Präsenzevents digitale Tools, wie beispielsweise Event-Apps oder digitale Check-in-Lösungen, nutzen. Diese komplettieren das Profil eines Leads und ermöglichen den Veranstalter·innen eine deutlich passgenauere Ansprache und somit ziemlich wahrscheinlich auch eine bessere Konvertierung. 

Eventplaner·innen haben in den letzten zwei Jahren sehr viel gelernt und das in einem enorm hohen Tempo. Vermutlich hätten viele von ihnen nicht gedacht, wie facettenreich die Digitalisierung der Eventbranche und damit verbunden auch Online-Events sein können. Dabei zeigte sich deutlich, dass die virtuellen Pendants durchaus ihre Vorteile haben – von der Reduktion des Reiseaufwands bis hin zur deutlich höheren Reichweite und der umfangreichen Leadgenerierung auf und mit Online- und Hybrid-Events.