Virtuelle Events

Checkliste für Ihre hybriden Veranstaltungsformate

Hybride Veranstaltungsformate werden uns in den nächsten Monaten, wenn nicht sogar Jahren, häufiger begegnen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie als Veranstalter·in erreichen digital weiterhin eine große Anzahl an Teilnehmenden – büßen also nichts von Ihrer Reichweite ein – und können auf dem dazugehörigen Offline-Event die im Moment notwendigen Abstandsregelungen einhalten. Doch Vorsicht: Hybride Events sind in der Planung deutlich komplexer als reine Online-Events oder ausschließlich physisch stattfindende Veranstaltungen. Damit Sie bei Ihrer Planung den Überblick behalten, haben wir Ihnen diese Checkliste für Ihre hybriden Veranstaltungsformate zusammengestellt. So wissen Sie genau, was Sie wann beachten und welche Aufgaben und Entscheidungen Sie mit welchem Vorlauf angehen sollten.

XING Events Lesetipp: Vor- und Nachteile bei der Organisation hybrider Events

Ein Jahr vor dem Hybrid-Event

Ob Sie wirklich ein Jahr im Voraus planen sollten, hängt natürlich sehr von der Größe und Komplexität Ihres hybriden Events ab. Die hier angegebenen Zeiträume sind exemplarisch für ein relativ großes Event (mehrere hundert Gäste, ggf. über zwei bis drei Tage mit Live-Vortragsprogramm) durchgerechnet. Für kleinere Events (weniger Teilnehmer·innen, kürzere Dauer und damit auch weniger Speaker·innen) können Sie die Zeiträume getrost entsprechend verkürzen.

Starten Sie dennoch so früh wie möglich. Denn so haben Sie bei der Auswahl der Location, der Event-Plattform, der Speaker·innen und Ihres Eventtermins noch relativ viele Möglichkeiten. Je später Sie damit beginnen, desto größer ist die Gefahr, dass einige davon bereits (aus)gebucht sind.

Ein Jahr vor Ihrem hybriden Event sollten Sie also zumindest die Grundsteine legen. Dazu gehören das Ziel Ihres Events, die Definition Ihrer Zielgruppe, Kalkulationen sowie ein erstes Grobkonzept inklusive Zeitplan, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.

Auch Sponsor·innen und Aussteller·innen sollten Sie frühestmöglich ansprechen, damit Sie im Marketingplan und Marketingbudget Ihrer Partiner·innen rechtzeitig Beachtung finden. Riskieren Sie nicht, durch eine zu späte Ansprache, hier durch zeitliche Raster zu fallen.

XING Events Lesetipp: Tipps zur Budgetplanung für Ihre Offline- und Online-Events

Sechs Monate vor dem Hybrid-Event

Prüfen Sie spätestens jetzt noch einmal Ihr Grobkonzept. Passt das noch zu den aktuellen Entwicklungen in Ihrer Branche? Müssen Sie vielleicht Ihr Ziel oder entscheidende Punkte aus dem Konzept anpassen?

Nachdem Sie bereits erste Optionen für eine mögliche Location sowie Event-Plattformen halten, ist es nun an der Zeit, sich diese noch einmal genauer anzuschauen. Haben sich Hygienekonzepte oder die Features der IT-Lösungen verändert? Passt das noch zu Ihren Wünschen und Anforderungen? Wenn möglich, sollten Sie jetzt den wichtigsten Dienstleister·innen für Ihr Hybrid-Event eine Zusage erteilen – es gibt genügend Plattformen oder AV-Dienstleister·innen, die weit im Voraus ausgebucht sind. Bedenken Sie außerdem, dass es in den ersten Monaten des Re-Starts der Veranstaltungsbranche in den Locations zu Termin- und Kapazitätsengpässen kommen kann.

Die TOP-Speaker·innen und Moderator·innen für Ihr Hybrid-Event haben Sie sich bereits ein Jahr im Voraus gesichert. Recherchieren Sie jetzt weitere spannende Impulsgeber·innen. Bedenken Sie: Wer etwas zu sagen hat, ist bei Events begehrt – nicht nur bei Ihrem. Reservieren Sie sich daher jetzt einen Slot in den Kalendern Ihrer Wunsch-Sprecher·innen.

Gehen Sie spätestens jetzt verstärkt in die Akquise der Aussteller·innen und Sponsor·innen – mit einem konkreten Handbuch und einer konkreten Preisliste. Beginnen Sie außerdem bereits jetzt mit dem Marketing für die Teilnehmer·innen. Dazu gehören unter anderem eine erste Landingpage, die die wichtigsten Fakten ankündigt, sowie ein erster Save-the-Date-Newsletter. Recherchieren und wählen Sie zu diesem Zeitpunkt ebenfalls eine Registrierungslösung für Ihre Teilnehmer·innen. Achten Sie bei der Wahl darauf, dass Sie mit dieser IT-Lösung Tickets für die Offline- und die Remote-Teilnahme verkaufen können. 

XING Events Tipp: Im XING EventManger legen Sie die Online-Registrierung für Ihr hybrides Event mit nur einem Klick an.

Drei Monate vor dem Hybrid-Event

Nun heißt es, Ihr Hybrid-Event noch sichtbarer zu machen. Intensivieren Sie Ihre Marketingmaßnahmen, indem Sie die Registrierung starten, weitere Newsletter an die potenziellen Teilnehmer·innen senden, Ihr Hybrid-Event auf Business-Plattformen wie XING bewerben sowie organische und bezahlte Postings in Social Media platzieren.

Überbrücken Sie die Zeit bis zum Hybrid-Event durch eine intensive Kommunikation mit Ihren bereits angemeldeten Teilnehmer·innen. So geben Sie ihnen das Gefühl, auf dem Laufenden zu sein und reduzieren zugleich die No-show-Rate. 

XING Events Lesetipp: Wie Sie die No-show-Rate für Ihre (Online-)Events reduzieren

Parallel dazu sollten Sie spätestens jetzt die Event- oder Messe-Plattform mit den Inhalten für Ihr Hybrid-Event befüllen. Das bedeutet, dass Sie nun die Vorträge einstellen, die Bilder und Texte der Referent·innen hochladen und Ihre Aussteller·innen onboarden, damit diese ihre Profile möglichst selbst vervollständigen können. Briefen Sie nun auch Ihre Speaker·innen über weitere Details zum Hybrid-Event und vereinbaren Sie – vor allem bei remote zugeschalteten Sprecher·innen – so früh wie möglich die Termine für die Technik-Testläufe. Hier geht es lediglich darum, einen Kalenderslot bei allen wichtigen Akteur·innen zu blockieren. Der Test sollte dann allerdings erst kurz vor dem Event stattfinden, idealerweise eine Woche zuvor.

Sollten Sie über Ihre Location noch kein Catering angefragt oder sogar bereits optioniert haben, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt dafür gekommen. Klären Sie offen und ehrlich, bis wann Sie welche Teilnehmerzahlen liefern müssen und wie es mit möglichen Reduktionen aussieht.

Ein Monat vor Ihrem Hybrid-Event

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt gekommen, Ihr Hybrid-Event noch intensiver zu bewerben. Schließlich melden sich Event-Teilnehmer·innen immer kurzfristiger an – auch wenn sie Ihren Eventtermin nun schon seit mehreren Monaten kennen. Produzieren und veröffentlichen Sie hierfür beispielsweise einen Werbetrailer, der Lust auf Ihre Veranstaltung macht und zeigt, dass es vor Ort sicher sein wird. Gehen Sie beispielsweise im Video auf den kontaktlosen Check-in, mögliche Schnelltests, Abstände, Mund-Nasen-Bedeckung, Kontaktverfolgung via Event App und weitere Maßnahmen ein.

Prüfen Sie Ihr Hybrid-Event – haben Sie alle wichtigen Punkte, Inhalte und Akteur·innen zusammen? Noch ist Zeit, alle auf die Plattform zu holen und in der Location und beim Caterer die Teilnehmerzahlen zu justieren. Schauen Sie sich außerdem sämtliche Einträge auf Ihrer Event-Website beziehungsweise Ihrer Event-Plattform an. Haben die Aussteller·innen und Sponsor·innen ihre Profile befüllt? Gibt es Einträge, die Ihnen kritisch vorkommen oder die optisch verbessert werden könnten? Bieten Sie spätestens jetzt aktive Unterstützung an. Prüfen Sie außerdem Ihre Agenda und die Einträge aller Speaker·innen und Moderatoren·innen. Sind alle Portraitfotos und Texte da?

Je nach Branche, Zielgruppe und gewählter Plattform bietet es sich außerdem an, dass Sie die Teilnehmer·innen vorab auf Ihre Event-Plattform lassen. So können sich diese mit dem Tool vertraut machen und ihr Profil vervollständigen.

Eine Woche vor dem Hybrid-Event

Jetzt sollte alles feststehen und sämtliche Inhalte auf der Plattform vollständig vorliegen. Außerdem wird es nun Zeit für die Technik-Tests mit den remote zugeschalteten Speaker·innen sowie allerletzten Tests für sämtliche Hard- und Software. Prüfen Sie, ob alle physischen und virtuellen Räume so eingerichtet sind, wie sie es sein sollten.  Denken Sie außerdem an die Reminder für Ihre Teilnehmer·innen. Senden Sie dabei auf jeden Fall getrennte Mailings an die beiden Gästegruppen. Wer vor Ort ist, benötigt schließlich andere Informationen als diejenigen, die remote dabei sind. Zudem müssen Sie die Präsenzgäste deutlich weniger an Ihr Hybrid-Event erinnern. Schließlich haben sich diese meist nicht nur ein Ticket, sondern auch die Anreise oder sogar eine Übernachtung gebucht – daher ist bei ihnen die Teilnahme deutlich stärker im Fokus/fester eingeplant.

Gerade für eine Online-Teilnahme entscheiden sich heutzutage viele Menschen sehr spontan. Daher ist jetzt auch die Zeit, Ihre Marketing-Maßnahmen ein letztes mal „aufzudrehen“.

Ein Tag vor Hybrid-Event

Am Tag vor dem Event aber spätestens am Tag des Events sind die Technik-Checks mit den Referent·innen vor Ort dran. Versenden Sie jetzt außerdem einen letzten Reminder an Ihre Online-Teilnehmenden inklusive der Logindaten.

Am Tag des Hybrid-Events

Jetzt kann Ihr Hybrid-Event starten. Denken Sie bei der Begrüßung unbedingt an organisatorische Hinweise für beide Zielgruppen, begleiten Sie das Event auf allen Kanälen aktiv und fördern Sie das Networking und die Interaktion – online wie onsite.

XING Events Lesetipp: Interaktion & Networking auf hybriden Events – so geht’s

Fazit

Jedes Hybrid-Event ist ein wenig anders und daher variiert auch der Zeitplan von Event zu Event. Die wichtigsten Schritte für die Vorbereitung finden Sie in diesem Beitrag – von der Recherche der Location und der Plattform bis hin zum Technik-Check für die Referent·innen. Eine Faustregel gilt jedoch immer: Planen Sie so früh wie möglich, damit Ihre Wunschtermine, -Locations, -Dienstleister·innen und -Partner·innen sowie Teilnehmende Ihr Event rechtzeitig einplanen können. Behalten Sie unbedingt die Wünsche der Online-Teilnehmer·innen im Blick, um diese bestmöglich einzubeziehen.

XING Events Tipp: Für die Organisation hybrider Events brauchen Sie Profi-Tools, die Ihnen eine flexible Planung ermöglichen!

Das fängt bereits bei Ihrer Registrierung an: zwei Ticketkategorien, oftmals zwei Ticketpreise und zwei Teilnehmergruppen. Das alles handhaben Sie im XING EventManager ab sofort schnell und unkompliziert. In wenigen Sekunden ist Ihre Eventseite dann bereit zur Vermarktung.

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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