Virtuelle Events

Hybride Events: Erfolgreich planen, Teilnehmende begeistern

Erfahren Sie alles, was Sie über hybride Veranstaltungen wissen müssen: Definition, Vor- und Nachteile sowie eine Checkliste für den Erfolg Ihres hybriden Events.

1. Definition: Was sind hybride Events?

Hybride Events bezeichnen den Mix aus Onsite- und Online-Event. Das bedeutet, dass es sowohl einen physischen Ort gibt, an dem Teilnehmende zusammenkommen, als auch die Online-Teilnahme mit virtuellen Interaktionen in Echtzeit. Bei hybriden Events beziehen Sie Ihr Online-Publikum in die physisch stattfindende Veranstaltung ein und übertragen nicht nur einen Livestream der Vorträge ins Internet.

Den Begriff des hybriden Events gibt es schon seit einigen Jahren – ebenso wie einschlägige Fachbücher dazu. Natürlich gab es seitdem auch Veranstalter·innen, die ihr Event per Livestream ins Internet brachten oder über Live-Blogs & Co. davon berichteten. So richtig Fahrt nahm der virtuelle Part inklusive Interaktion allerdings erst mit der Corona-Pandemie auf. Der Grund? Hygiene- und Abstandsregeln können bei mindestens gleichbleibender Anzahl von Teilnehmenden eingehalten werden. Wenige Menschen versammeln sich offline in einer Locationund zusätzlich wird das Event einem großen virtuellen Publikum über das Internet zugänglich gemacht.

2. Vor- und Nachteile hybrider Events

Der Mix aus Onsite- und Online-Event bietet zahlreiche Chancen für Eventveranstalter·innen und Aussteller·innen sowie für Referent·innen und Teilnehmende. Hybride Events bringen sozusagen das Beste aus zwei Welten zusammen. Dennoch ergeben sich aus der Kombination der Event-Formate so manche Herausforderungen und Stolpersteine für Eventveranstalter·innen. Diese beleuchten wir im Folgenden.

Vorteile & Chancen hybrider Events

Aus Sicht der Teilnehmenden

Wer die Vorzüge von virtuellen Events kennen und schätzen gelernt hat, wird diese auch künftig nutzen wollen. Teilnehmer·innen können ohne Reise- und Übernachtungsaufwand teilnehmen, manchmal sogar an mehreren Events an einem Tag.

Wer doch lieber vor Ort ist und den Live-Charakter eines Events bevorzugt, kann das Event dank der Onsite-Komponente dennoch physisch besuchen und – aktuell mit Einhaltung von Abstands- und Hygienevorschriften – real netzwerken.

Aus Sicht der Referent·innen

Referent·innen können sich dank hybrider Events entscheiden, ob sie komfortabel aus dem Home-Office ihre Beiträge zeigen und präsentieren wollen oder ob sie den direkten Draht zum Publikum auf einer realen Bühne suchen. Denkbar sind auch vorab aufgezeichnete Präsentationen, die auf der Bühne abgespielt werden. Der Vorteil? Aufzeichnungen können deutlich professioneller aufgenommen oder auch nachbearbeitet werden als Live-Talks vor dem heimischen Rechner.

Bild einess hybriden Events
Mit einer hybriden Veranstaltung verlängern Sie die Reichweite Ihres Events deutlich. Die Teilnahme ist von überall auf der Welt digital möglich.

Aus Sicht der Eventveranstalter·innen und Aussteller·innen

Sie bleiben flexibel

Organisieren Sie hybride Veranstaltungsformate, können Sie flexibel auf das Infektionsgeschehen und die daraus resultierenden Restriktionen und Vorschriften reagieren. Der physische Part Ihres Events kann aufgrund behördlicher Vorschriften doch nicht stattfinden? Dann schwenken Sie relativ schnell auf eine virtuelle Variante um. Ihr·e Speaker·in kann plötzlich doch nicht anreisen? Dann schalten Sie diese einfach remote hinzu. Schließlich haben Sie die nötige Technik für den virtuellen Part bei einem hybriden Event bereits eingeplant. Ob remote ein·e Sprecher·in mehr oder weniger dabei ist, macht kaum noch einen Unterschied.

Darüber hinaus ist dieser Pluspunkt auch noch lange nach Corona von echtem Vorteil. Denken Sie nur an Ereignisse, die bereits in der Vergangenheit dazu führten, dass Sprecher·innen oder Teilnehmer·innen nicht anreisen konnten. Beispielsweise starke Unwetter, die Reisen unmöglich machten, sowie Streiks von Piloten oder bei der Bahn. Mit einem hybriden Veranstaltungsformat sind Sie auch auf diese Einschränkungen vorbereitet.

Sie gewinnen neue Speaker·innen

Live-Events werden nach der Pandemie wieder an Bedeutung gewinnen. Keine Frage. Schließlich leben Veranstaltungen vom direkten Austausch – auch in der Warteschlange vor dem Buffet. Allerdings werden künftig virtuelle Parts bei Veranstaltungen bestehen bleiben. Ein Grund dafür ist, dass Sie als Planer·in so auch Sprecher·innen gewinnen können, die sonst kaum für einen kurzen Input einmal über den Atlantik geflogen oder quer durch Deutschland gereist wären. Die Kosten-Nutzen-Relation verbessert sich demzufolge für beide Seiten: für Sie als Hüter·in des Eventbudgets und für die Sprecher·innen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass remote ein·e Speaker·in mit einem vollen Terminkalender doch noch zusagt, deutlich höher.

Ein enormer Vorteil hybrider Events ist die dezentrale Zuschaltung von Experten. Nicht nur erhöht sich damit die Anzahl an Personen (...), gleichzeitig werden Kosten und Aufwand für Reisen  und Unterbringung reduziert.
Andreas Beständigplazz AG

Sie können neue Aussteller·innen und Sponsor·innen akquirieren

Dank des neuen Kosten-Nutzen-Verhältnisses für eine Remote-Teilnahme Ihrer Aussteller·innen und Sponsor·innen vergrößert sich auch der „Akquiseteich, in dem Sie fischen können”. Unternehmen können nun entscheiden, ob sie online oder offline dabei sein wollen. Während sich für manche Anbieter·innen eine physische Teilnahme aufgrund der langen Anreise und hoher Übernachtungskosten vor Ort in manchen Fällen nicht lohnte, können Sie diese nun mit digitalen Sponsoringpaketen von Ihrem Event überzeugen.

Sie erzielen eine höhere Reichweite

Mit einem hybriden Veranstaltungsformat erzielen Sie, verglichen mit rein virtuellen oder rein physischen Events, während der Veranstaltung höhere Reichweiten Ihrer Botschaften. Das gilt sowohl für die Inhalte der Vorträge als auch für die Werbebotschaften der involvierten Aussteller·innen und Sponsor·innen. 

Sie verlängern die Reichweite

Ein Onsite-Event ist vorbei, sobald sich die Türen der Location schließen. Dank einer virtuellen oder hybriden Veranstaltung verlängern Sie jedoch die Reichweite Ihrer Nachrichten und Eventinhalte deutlich über die Veranstaltungstage hinaus.

Sie bedienen unterschiedliche Typen von Teilnehmer·innen

Manch eine·r möchte sich persönlich vor Ort treffen und neue Gesichter kennenlernen, während jemand anderes lieber den Inhalt vor seinem oder ihrem eigenen Bildschirm konsumiert. Mit einem hybriden Event bieten Sie den unterschiedlichen Typen unterschiedliche Teilnahmeoptionen an. Jede·r kann so teilnehmen, wie er oder sie es bevorzugt.

Nachteile und Herausforderungen hybrider Events

Keine Frage – auch hybride Events haben Nachteile. Im nachfolgenden Abschnitt erfahren Sie, worauf Sie sich bei der Organisation eines hybriden Veranstaltungsformates einlassen.

Der höhere finanzielle Aufwand

Bei der Organisation eines hybriden Events,sparen Sie sich zwar die Kosten für die Anreise einiger Speaker·innen, Teile der Raummiete oder Teile der Cateringkosten, letztendlich sind es jedoch zwei Events, die Sie planen und finanzieren müssen. Es sei denn, Sie können und müssen Abstriche bei der Umsetzung und Qualität in Kauf nehmen. Vielleicht wird der Livestream dann nicht mehr über drei Kameras, sondern nur über eine oder zwei übertragen. Möglicherweise müssen Sie die Event-Präsentboxen streichen und nur den Teilnehmer·innen vor Ort ein Catering anbieten. Um dies abzufedern und den Eventgästen dennoch ein angemessenes Erlebnis zu ermöglichen, könnten Sie über neue Preismodelle für die Tickets nachdenken. So könnte eine Teilnahme vor Ort inklusive Catering deutlich teurer sein und ein Online-Ticket ohne Eventbox deutlich günstiger angeboten werden.

Der höhere organisatorische Aufwand

Was für den finanziellen Aufwand gilt, trifft auch auf den organisatorischen Aufwand zu. Je nach Anspruch an Ihr Event und dessen Umsetzung kann der höhere organisatorische Aufwand enorm ausfallen. Im einfachsten Fall platzieren Sie eine Kamera im Tagungsraum und streamen den Inhalt der Vorträge über das Internet an die Bildschirme der Remote-Teilnehmer·innen. Allerdings wird diese sehr einfache Form der Online-Teilnahme vermutlich nur noch von sehr wenigen Teilnehmer·innen als adäquat empfunden. Eventgäste haben spätestens 2020 gelernt, dass es deutlich besser geht: mit viel Interaktion und Networking dank ausgefeilter Tools und Ideen. Genau das erwarten sie auch zukünftig von Ihnen als Eventanbieter·in. Wenn Ihre virtuellen Teilnehmer·innen diesen neuen Standard erleben sollen, ohne dass die physischen Teilnehmer·innen allerdings etwas davon mitbekommen, organisieren Sie in Wahrheit zwei parallele Events.

XING Events Lesetipp: Guideline zu effektiven Online-Workshops und virtuellen Meetings und Wie Online-Training und virtuelle Weiterbildung funktionieren können

3. Planung & Umsetzung von hybriden Events

Hybride Events bedeuten für Sie als Eventveranstalter·in also einen höheren Planungs- und Ressourcenaufwand. Wie Sie diese Planungsherausforderung erfolgreich meistern und Ihren Teilnehmenden ein interaktives Eventerlebnis bieten könne, erfahren Sie hier.

Eine Checkliste: So organisieren Sie ein hybrides Event

Damit Sie bei Ihrer Planung den Überblick behalten, haben wir Ihnen diese Checkliste für Ihre hybriden Veranstaltungsformate zusammengestellt. So wissen Sie genau, was Sie wann beachten und welche Aufgaben und Entscheidungen Sie mit welchem Vorlauf angehen sollten.

Timeline zur Planung eines hybriden Events

Ein Jahr vor dem Hybrid-Event

Ob Sie wirklich ein Jahr im Voraus planen sollten, hängt natürlich sehr von der Größe und Komplexität Ihres hybriden Events ab. Die hier angegebenen Zeiträume sind exemplarisch für ein relativ großes Event (mehrere hundert Gäste, ggf. über zwei bis drei Tage mit Live-Vortragsprogramm) durchgerechnet. Für kleinere Events (weniger Teilnehmer·innen, kürzere Dauer und damit auch weniger Speaker·innen) können Sie die Zeiträume getrost entsprechend verkürzen.

Starten Sie dennoch so früh wie möglich. Denn so haben Sie bei der Auswahl der Location, der Event-Plattform, der Speaker·innen und Ihres Eventtermins noch relativ viele Möglichkeiten. Je später Sie damit beginnen, desto größer ist die Gefahr, dass einige davon bereits (aus)gebucht sind.

Ein Jahr vor Ihrem hybriden Event sollten Sie also zumindest die Grundsteine legen. Dazu gehören das Ziel Ihres Events, die Definition Ihrer Zielgruppe, Kalkulationen sowie ein erstes Grobkonzept inklusive Zeitplan, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.

Auch Sponsor·innen und Aussteller·innen sollten Sie frühestmöglich ansprechen, damit sie im Marketingplan und Marketingbudget Ihrer Partner·innen rechtzeitig Beachtung finden. Riskieren Sie nicht, durch eine zu späte Ansprache, durch zeitliche Raster zu fallen.

Sechs Monate vor dem Hybrid-Event

Prüfen Sie spätestens jetzt noch einmal Ihr Grobkonzept. Passt das noch zu den aktuellen Entwicklungen in Ihrer Branche? Müssen Sie vielleicht Ihr Ziel oder entscheidende Punkte aus dem Konzept anpassen?

Nachdem Sie bereits erste Optionen für eine mögliche Location sowie Event-Plattformen halten, ist es nun an der Zeit, sich diese noch einmal genauer anzuschauen. Haben sich Hygienekonzepte oder die Features der IT-Lösungen verändert? Passt das noch zu Ihren Wünschen und Anforderungen? Wenn möglich, sollten Sie jetzt den wichtigsten Dienstleister·innen für Ihr Hybrid-Event eine Zusage erteilen – es gibt genügend Plattformen oder AV-Dienstleister·innen, die weit im Voraus ausgebucht sind. Bedenken Sie außerdem, dass es immer dann, wenn die Veranstaltungsbranche wieder offline planen kann, in den Locations zu Termin- und Kapazitätsengpässen kommen kann.

Die TOP-Speaker·innen und Moderator·innen für Ihr Hybrid-Event haben Sie sich bereits ein Jahr im Voraus gesichert. Recherchieren Sie jetzt weitere spannende Impulsgeber·innen. Bedenken Sie: Wer etwas zu sagen hat, ist bei Events begehrt – nicht nur bei Ihrem. Reservieren Sie sich daher jetzt einen Slot in den Kalendern Ihrer Wunsch-Sprecher·innen.

Gehen Sie spätestens jetzt verstärkt in die Akquise der Aussteller·innen und Sponsor·innen – mit einem konkreten Handbuch und einer konkreten Preisliste. Beginnen Sie außerdem bereits jetzt mit dem Marketing für die Teilnehmer·innen. Dazu gehören unter anderem eine erste Landingpage, die die wichtigsten Fakten ankündigt, sowie eine erste Save-the-Date-Mail. Recherchieren und wählen Sie zu diesem Zeitpunkt ebenfalls eine Registrierungslösung für Ihre Teilnehmer·innen aus. Achten Sie bei der Wahl darauf, dass Sie mit dieser IT-Lösung Tickets für die Offline- und die Remote-Teilnahme verkaufen können. 

XING Events Tipp: Im XING EventManger legen Sie die Online-Registrierung für Ihr hybrides Event mit nur einem Klick an.

Anlegen eines hybriden Events im XING Eventmanager

Drei Monate vor dem Hybrid-Event

Nun heißt es, Ihr Hybrid-Event noch sichtbarer zu machen. Intensivieren Sie Ihre Marketingmaßnahmen, indem Sie die Registrierung starten, weitere Mails und Newsletter an die potenziellen Teilnehmer·innen senden, Ihr Hybrid-Event auf Business-Plattformen wie XING bewerben sowie organische und bezahlte Postings in Social Media platzieren.

Überbrücken Sie die Zeit bis zum Hybrid-Event durch eine intensive Kommunikation mit Ihren bereits angemeldeten Teilnehmer·innen. So geben Sie ihnen das Gefühl, auf dem Laufenden zu sein und reduzieren zugleich die No-show-Rate. 

Parallel dazu sollten Sie spätestens jetzt die Event- oder Messe-Plattform mit den Inhalten für Ihr Hybrid-Event befüllen. Das bedeutet, dass Sie nun die Vorträge einstellen, die Bilder und Texte der Referent·innen hochladen und Ihre Aussteller·innen onboarden, damit diese ihre Profile möglichst selbst vervollständigen können. Briefen Sie nun auch Ihre Speaker·innen über weitere Details zum Hybrid-Event und vereinbaren Sie – vor allem bei remote zugeschalteten Sprecher·innen – so früh wie möglich die Termine für die Technik-Testläufe. Hier geht es lediglich darum, einen Kalenderslot bei allen wichtigen Akteur·innen zu blockieren. Der Test sollte dann allerdings erst kurz vor dem Event stattfinden, idealerweise eine Woche zuvor.

Sollten Sie über Ihre Location noch kein Catering angefragt oder sogar bereits optioniert haben, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt dafür gekommen. Klären Sie offen und ehrlich, bis wann Sie welche Teilnehmerzahlen liefern müssen und wie es mit möglichen Reduktionen aussieht.

Ein Monat vor Ihrem Hybrid-Event

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt gekommen, Ihr Hybrid-Event noch intensiver zu bewerben. Schließlich melden sich Event-Teilnehmer·innen – vor allem für den digitalen Part – immer kurzfristiger an, auch wenn sie Ihren Eventtermin nun schon seit mehreren Monaten kennen. Produzieren und veröffentlichen Sie hierfür beispielsweise einen Werbetrailer, der Lust auf Ihre Veranstaltung macht und zeigt, dass es vor Ort sicher sein wird. Gehen Sie beispielsweise im Video auf den kontaktlosen Check-in, mögliche Schnelltests, Abstände, Mund-Nasen-Bedeckung, Kontaktverfolgung via Event App und weitere Maßnahmen ein.

Prüfen Sie Ihr Hybrid-Event – haben Sie alle wichtigen Punkte, Inhalte und Akteur·innen zusammen? Noch ist Zeit, alle auf die Plattform zu holen und in der Location und beim Caterer die Teilnehmerzahlen zu justieren. Schauen Sie sich außerdem sämtliche Einträge auf Ihrer Event-Website beziehungsweise Ihrer Event-Plattform an. Haben die Aussteller·innen und Sponsor·innen ihre Profile befüllt? Gibt es Einträge, die Ihnen kritisch vorkommen oder die optisch verbessert werden könnten? Bieten Sie spätestens jetzt aktive Unterstützung an. Prüfen Sie außerdem Ihre Agenda und die Einträge aller Speaker·innen und Moderatoren·innen. Sind alle Portraitfotos und Texte da?

Je nach Branche, Zielgruppe und gewählter Plattform bietet es sich außerdem an, dass Sie die Teilnehmer·innen vorab auf Ihre Event-Plattform lassen. So können sich diese mit dem Tool vertraut machen und ihr Profil vervollständigen.

Eine Woche vor dem Hybrid-Event

Jetzt sollte alles feststehen und sämtliche Inhalte auf der Plattform vollständig vorliegen. Außerdem wird es nun Zeit für die Technik-Tests mit den remote zugeschalteten Speaker·innen sowie allerletzten Tests für sämtliche Hard- und Software. Prüfen Sie, ob alle physischen und virtuellen Räume so eingerichtet sind, wie sie es sein sollten.  Denken Sie außerdem an die Reminder für Ihre Teilnehmer·innen. Senden Sie dabei auf jeden Fall getrennte Mailings an die beiden Gästegruppen. Wer vor Ort ist, benötigt schließlich andere Informationen als diejenigen, die remote dabei sind. Zudem müssen Sie die Präsenzgäste deutlich weniger an Ihr Hybrid-Event erinnern. Schließlich haben sich diese meist nicht nur ein Ticket, sondern auch die Anreise oder sogar eine Übernachtung gebucht – daher ist bei ihnen die Teilnahme deutlich stärker im Fokus/fester eingeplant.

Gerade für eine Online-Teilnahme entscheiden sich heutzutage viele Menschen sehr spontan. Daher ist jetzt auch die Zeit, Ihre Marketing-Maßnahmen ein letztes Mal „aufzudrehen“.

XING Events Lesetipp: 7 Designideen für perfekte Online-Präsentationen

Ein Tag vor Ihrem Hybrid-Event

Am Tag vor dem Event aber spätestens am Tag des Events sind die Technik-Checks mit den Referent·innen vor Ort an der Reihe. Versenden Sie jetzt außerdem einen letzten Reminder an Ihre Online-Teilnehmenden inklusive der Logindaten.

Am Tag des Hybrid-Events

Jetzt kann Ihr Hybrid-Event starten. Denken Sie bei der Begrüßung unbedingt an organisatorische Hinweise für beide Zielgruppen, begleiten Sie das Event auf allen Kanälen aktiv und fördern Sie das Networking und die Interaktion – online wie onsite.

Interaktion & Networking auf Ihrem hybriden Event

Die echte Vernetzung der beiden Gruppen von Teilnehmenden auf Ihrem hybriden Event scheint eine Herausforderung zu sein. Doch Interaktion lässt sich auf hybriden Events viel leichter herstellen, als Sie vielleicht denken. Hier helfen die zahlreichen Ideen, die virtuelle Events hervorgebracht haben. Fast alles davon lässt sich für zwei Zielgruppen umsetzen – die vor Ort und die an den Bildschirmen.

1. Interaktionen für beide Gruppen sichtbar machen

Wichtig ist dabei lediglich, dass Sie für beide Kanäle Verantwortliche definieren und diese die Kommunikation in den jeweils anderen Kanal übertragen. Das heißt, die Fragen aus dem Saal müssen auch an die Remote-Teilnehmer·innen ausgespielt werden. Ebenso sollten die Nachrichten, die über ein Chattool eintreffen, für die Teilnehmer·innen vor Ort sichtbar werden. Spielen Sie das für alle Kommunikationskanäle in beide Richtungen durch, fühlen sich beide Gruppen abgeholt und eingebunden.

2. Interaktion dank doppelter Moderation

Planen Sie bei einer Podiumsdiskussion beispielsweise eine·n Moderator·in für die Diskutant·innen auf der Bühne sowie eine Moderation für den Sessionchat ein. Letztere kurbelt die Diskussion auf der Event-Plattform an und gibt die Fragen und das Feedback vom Online-Publikum an die Moderation auf der realen Bühne weiter.

3. Teilnehmer·innen miteinander verbinden

Das Networking untereinander, also auch von Offline-zu Online-Publikum, ist etwas komplexer, aber durchaus möglich. Auch hier helfen die passenden Tools.

4. Event Apps und Matchmaking Tools

Setzen Sie Event Apps – wie beispielsweise die der plazz AG – oder Matchmaking Tools wie congreet ein, um den Austausch Ihrer beiden Zielgruppen untereinander anzuregen. Übrigens: So können Sie Ihren Teilnehmenden bereits vor dem Event oder auch danach die Möglichkeit geben, miteinander in Kontakt zu treten und sich zu vernetzen. 

5. Voting Tools

Die allermeisten Voting Tools funktionieren browserbasiert und benötigen nur wenig Datenvolumen. Das bedeutet, dass sie sowohl von den Teilnehmer·innen vor Ort als auch zuhause genutzt werden können, um ihre Stimmen abzugeben. Das Ergebnis: ein gemeinsames Stimmungsbild, Fragen, Feedback und Anregungen aus beiden Gästegruppen.

6. Der virtuelle Applaus

Über den Bildschirm oder eine große Leinwand fliegende Emojis zeigen Ihren Teilnehmer·innen, wie viele Menschen live dabei sind. Besucher·innen am Bildschirm fühlen sich weniger allein und die Gäste vor Ort könnten ob der großen Zahl von Feedbacks beeindruckt sein. Außerdem können sie vor Ort dank der Stand-Alone-Lösung von MyApplause ebenfalls ihre Zustimmung ausdrücken und Smilies über die Leinwände in der Location fliegen lassen.

7. Teilnehmer·innen auf die Leinwände bringen

Fragen Sie Ihren AV-Dienstleister, ob er die Teilnehmer·innen der digitalen Welt über Bildschirme oder Leinwände auf der Bühne für die Gäste vor Ort sichtbar machen kann. Das ist zwar technisch etwas anspruchsvoller, kann jedoch für den großen Unterschied zu vielen anderen Events sorgen. Gerade bei Preisverleihungen oder anderen emotionalen Events ist diese Zuschaltung ein sehr effektives Mittel, um alle einzubinden.

Was Sie bei der Vernetzung der Teilnehmer·innen beachten sollten

Ganz gleich, welche Ideen Sie verfolgen und für welche Networking- und Interaktions-Tools Sie sich entscheiden, behalten Sie jeweils die Grenzen für hybride Events im Blick. Hier ein paar Fragen, die Ihnen dabei helfen:

  • Wollen unsere Teilnehmer·innen wirklich so weit anreisen und dann in 1:1-Videocalls hängen oder beschränken wir uns auf Networking via Textchats, Voting Tools und Co.?
  • Wie gut ist das WLAN vor Ort und welche Tools lassen sich damit noch gut bedienen?
  • Wie lange reicht der Akku bei der Nutzung eines der vorgestellten Tools? Müssen wir eventuell Akku-Stationen einrichten?

Bedenken Sie auch: Je kleiner die Gruppe, desto weniger lohnt sich der Aufwand für die Vernetzung der beiden Parteien. Bei kleinen Workshops und Events kann es also durchaus sinnvoll sein, dass Sie Ihr Event rein digital oder nur als Präsenzveranstaltung durchführen. So können Sie sich auf die Kreation des besten Erlebnisses für Ihre Teilnehmer·innen konzentrieren.

Tools für Ihre hybriden Veranstaltungen

Um einen reibungslosen Ablauf Ihres hybriden Events zu gewährleisten, ist die Nutzung folgender digitaler Tools unabdingbar.

Digitales Teilnehmer·innenmanagement

Wollen Sie sowohl die Teilnehmer·innen für Ihr Event vor Ort als auch die Zugänge zu Ihrem Online-Event managen, benötigen Sie ein professionelles Management der Teilnehmer·innen. Mit Excel stoßen Sie hier schnell an Ihre Leistungsgrenzen, vor allem dann, wenn Sie kurz vor dem Event noch Passwörter vergeben oder QR-Codes für den Check-in versenden wollen. Wer jetzt noch Listen herunterlädt, mit Passwörtern befüllt und wieder hochlädt, wird vermutlich entweder nicht rechtzeitig fertig oder lädt sich mehr manuelle Arbeit auf als nötig.

XING Events Tipp: Nutzen Sie hierfür am besten unsere Online-Registrierung für hybride Events!

Digitales Einlassmanagement

Kontaktlos, schnell und nachvollziehbar müssen die Lösungen für das Einlassmanagement ab sofort sein. Geben Sie Ihren Teilnehmer·innen ein digitales Ticket mit auf den Weg und lassen Sie sie dieses am Check-in völlig kontaktlos selbst einscannen. Ihr Check-in-System weiß in Echtzeit, ob diese·r Teilnehmer·in das richtige Ticket gekauft hat und welche Zugangsberechtigungen sie oder er hat.

Sie als Eventveranstalter·in sehen dann zu jeder Zeit, welche und wieviele Personen gerade vor Ort sind. Das Tracking Ihrer Teilnehmer·innen hilft Ihnen nicht nur bei der abstandskonformen Event-Umsetzung, sondern auch bei der generellen Verbesserung Ihres Folgeevents.

XING Events Tipp: Nutzen Sie dafür unsere kostenfreie Einlassmanagement-App, mit der Sie Tickets scannen und den Einlass bei Ihren hybriden Events deutlich beschleunigen können.

4. Ausblick: die Zukunft hybrider Events

Hybride Events bieten zahlreiche Chancen, individuelle Bedürfnisse zu bedienen und spannende Eventerlebnisse zu schaffen. Auch in Zukunft werden sie uns in der Eventbranche begleiten. Warum? Wir präsentieren Ihnen fünf Gründe, weshalb hybride Events zum neuen Standard werden.

1. Digital als das neue Normal

Seit März 2020 funktioniert vieles von dem, was wir kurz zuvor noch für undenkbar hielten. Große Konzerne, Mittelständler, kleine Agenturen – die meisten zogen von heute auf morgen ins Home-Office. Dabei lernten wir schnell, dass die Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern remote erstaunlich gut funktioniert. Die ersten Unternehmen haben bereits angekündigt, dass sie diese digitale Zusammenarbeit noch für einen längeren Zeitraum beibehalten wollen. Andere berichten sogar, dass sie ihre Büro-Kapazitäten deutlich abbauen werden. Die Möglichkeit, im Home-Office arbeiten zu können, wird nun von Arbeitnehmer·innen deutlich stärker nachgefragt und von Arbeitgeber·innen wesentlich leichter ermöglicht.

Ebenso wie die Arbeit zogen auch enorm viele Eventformate ins Internet und fanden rein virtuell statt. So haben seit 2020 viele Veranstalter·innen bewiesen, dass virtuelle Events möglich und spannend sein können.

Diese Entwicklungen führen dazu, dass Teilnehmer·innen künftig ganz selbstverständlich erwarten, dass Sie Ihr Event ebenfalls komplett oder zumindest in Teilen virtuell anbieten. Virtuelle Messen, hybride Konferenzen, Webinare und Online-Schulungen werden uns auch in Zukunft begleiten.

XING Events Lesetipp: Online-Events, die Teilnehmer begeistern: Alles was Sie wissen müssen und re:publica im digitalen Exil – wie plant man eine Online-Konferenz?

2. Kosten sparen

Zumindest für die Gäste und für Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden zu Veranstaltungen senden, werden die Ersparnisse bei den Reise- und Hotelkosten sowie den Reisezeiten Grund genug sein, künftig nur noch die Teilnahme an einem virtuellen Part in Betracht zu ziehen. Aber auch Sie als Eventveranstalter·in sparen vor Ort, zum Beispiel für das Catering, Übernachtungen oder Raummieten. Kann sein, dass diese Ersparnisse durch die Zusatzkosten für die virtuelle Erweiterung Ihres Events aufgebraucht werden. Allerdings besteht durchaus die Chance, dass Sie digital deutlich mehr Personen erreichen, als Sie es bei Onsite-Events je realisiert hätten. Damit sind wir auch schon beim nächsten guten Grund für hybride Events.

Hybrid ist die Zukunft. Dabei gilt es, den richtigen Einsatz und die richtige Dosierung von analogen und digitalen Hospitality Maßnahmen zu finden, um allen Teilnehmenden die bestmögliche Guest Experience zu bieten.
Stefanie Lischka und Christine FriedreichChristine Friedreich Geschäftsführerin von Friedreich Hospitality und Stefanie Lischka von Wristbanditz

3. Neue Zielgruppen erreichen und die Reichweite verlängern

Über die virtuelle Komponente von hybriden Events erreichen Sie wesentlich mehr Menschen und ganz neue Zielgruppen. Die Online-Events der vergangenen Monate haben es bewiesen: Die Zahl der Teilnehmenden steigt enorm, wenn Sie ausreichend Marketing für Ihr Event betreiben und ein überzeugendes Konzept verfolgen. Neben der hohen Live-Reichweite verlängern Sie mit On-demand-Inhalten die zeitliche Präsenz Ihrer Eventinhalte zusätzlich.

4. Hygiene- und Abstandsregeln einhalten

Wer als Eventveranstalter·in wieder Live-Veranstaltungen durchführen will, muss strenge Hygienekonzepte aufstellen und Abstände zwischen den Teilnehmenden ermöglichen. Das bedeutet, dass deutlich weniger Personen zu den Live-Events kommen dürfen als bisher. Wollen Sie trotzdem eine hohe Reichweite erzielen, müssen Sie zusätzlich eine virtuelle Teilnahme ermöglichen. Die Folge: weniger Gäste vor Ort und einfachere Einhaltung der Abstandsregeln – ohne Verluste bei der Anzahl der Registrierungen.

Zusätzlich können Sie, wie es die z. B. Macher der BOCOM bewiesen haben, mehrere Live-Orte deutschland- oder weltweit sowie die Online-Teilnahmen miteinander kombinieren und die Veranstaltung so weiter entzerren.

5. Die Umwelt schonen

Nachhaltigkeit stand 2019 sehr weit oben auf der politischen Agenda und rückte zumindest in der Eventbranche zuletzt ein wenig in den Hintergrund. Doch das heißt nicht, dass sie weniger wichtig ist. Reisen zu Ihrem hybriden Event weniger Personen als zu einer Live-Veranstaltung, sparen Sie eine Menge CO2 sowie weitere Ressourcen ein. Denken Sie nur einmal an das Müllaufkommen auf großen Kongressen oder Messen oder an den Papierverbrauch, der durch Tagungsbänder und Co. entsteht. Aber Achtung: Ob die Ressourcen-Balance am Ende Ihres Events tatsächlich zugunsten der Online-Teilnahme ausfällt, hängt auch davon ab, welche IT sie einsetzen und wie nachhaltig diese gehostet wird. Und übrigens: Auch die Art, wie Sie Videokonferenzen in Ihr virtuelles Event integrieren, beeinflusst stark deren Energieverbrauch

Fazit

Jedes Hybrid-Event ist ein wenig anders und daher variiert auch der Zeitplan von Event zu Event. Die wichtigsten Schritte für die Vorbereitung finden Sie in diesem Beitrag – von der Recherche der Location und der Plattform bis hin zum Technik-Check für die Referent·innen. Eine Faustregel gilt jedoch immer: Planen Sie so früh wie möglich, damit Ihre Wunschtermine, -Locations, -Dienstleister·innen und -Partner·innen sowie Teilnehmende Ihr Event rechtzeitig einplanen können. 

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Elena Hörkens Content Marketing, XING Events

Wie funktioniert gelungene Kommunikation und wie begeistere ich mit Wort und Bild? Diesen Fragen hat sich Elena im Rahmen ihres Bachelors der Medien- und Kommunikationswissenschaft in Bonn gewidmet. Seit August 2021 unterstützt sie das Online- und Content Marketing bei XING Events und kann ihre Leidenschaft zum Beruf machen.
 

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