Virtuelle Events

Datenschutz und Datensicherheit bei virtuellen Events

Bettina Knauer

Datenschutz und Datensicherheit spielen sowohl bei realen als auch bei virtuellen Events eine große Rolle. Sicherlich haben Sie die jüngsten Diskussionen um die Sicherheit einiger Anbieter von Webkonferenzen oder Negativbeispiele von Videokonferenzen mit Sicherheitslücken mitbekommen; ebenso wie das kürzlich gekippte Privacy Shield. Deshalb wollen wir Ihnen heute Tipps an die Hand geben, wie Sie bei der Auswahl eines Videokonferenz-Tools für Ihre Online-Events vorgehen können. Bitte beachten Sie, dass diese keine Rechtsberatung darstellen und Sie im Zweifelsfall einen fachkundigen Experten mit der Klärung Ihres konkreten Falles beauftragen sollten.

XING Events Lesetipp: Virtuelle Events – enormes Potential für Eventveranstalter
 

Tipps für die Auswahl eines Anbieters

Prüfen Sie, wo das Tool für Ihre Webkonferenzen gehostet wird. Anbieter aus der EU unterliegen beispielsweise den Vorgaben der DSGVO und bieten somit ein gewisses Schutzniveau. Bei Anbietern, die die Daten außerhalb der EU in einem sogenannten Drittland hosten, prüfen Sie, ob diese ein anderes Schutzniveau oder Garantien anbieten. Dazu zählen:

Bis zum 16. Juli 2020 zählten auch Privacy-Shield-Zertifikate von Unternehmen in den USA zu solchen Schutzniveaus. Allerdings hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) das Privacy-Shield-Abkommen an diesem Tag für ungültig erklärt. Es ermöglichte bis dahin eine Übertragung personenbezogener Daten in die USA.

Das Privacy Shield wurde für ungültig erklärt, da eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA nur dann zulässig ist, wenn garantiert werden kann, dass im Zielland ein angemessenes Datenschutzniveau existiert. Dafür muss die EU-Kommission per Angemessenheitsbeschluss verbindlich feststellen, dass dieses Schutzniveau in den USA gegeben ist und das wird nun nicht mehr anerkannt.

Alternativ zu einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission können Daten basierend auf EU-Standardvertragsklauseln übermittelt werden. Solche Vertragsklauseln hat die EU-Kommission erarbeitet und veröffentlicht. Schließen die Unternehmen solche Verträge ohne Veränderungen daran vorzunehmen ab, gilt dies ebenfalls als Garantie für ein angemessenes Datenschutzniveau.

Konsequenzen für die Nutzung von US-Dienstleistern

Haben Sie bislang US-Dienstleister aufgrund des Privacy Shields genutzt, müssen Sie nun Ihre Prozesse anpassen. Dafür können Sie folgende Regeln und Einwilligungen nutzen.

Binding-Corporate-Rules: Die beteiligten Unternehmen können sich selbst Datenschutzvorschriften geben. Diese Richtlinien müssen Sie zusammen mit den Aufsichtsbehörden aufstellen beziehungsweise die von diesen genehmigen lassen.

Ausdrückliche Einwilligung: Sie können von den Usern und Teilnehmern eine ausdrückliche, informierte Einwilligung einholen, dass Sie deren Daten in ein Drittland übermitteln werden. Allerdings muss die Person in diesem Prozess vorab, ausführlich und verständlich über diese Datenübertragung informiert werden und kann diese Einwilligung darüber hinaus jederzeit widerrufen.

Erforderliche Übermittlungen: Die Übermittlung ist ebenfalls zulässig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Tracking- und Marketingzwecke zählen dazu jedoch nicht.

EU-Standardvertragsklauseln: Die Standardvertragsklauseln sind grundsätzlich zulässig. Das bedeutet, dass Sie die Daten nach einer zusätzlichen Prüfung auf die Standardvertragsklauseln in die USA übermitteln können.

Bei der Wahl zwischen der regulären beziehungsweise „persönlichen“ Version oder der Business-Version eines Anbieters sollten Sie letztere bevorzugen, da diese Versionen oftmals höhere beziehungsweise überhaupt erst die erforderlichen Sicherheitsstandards bieten.

Wählen Sie außerdem ein Tool, das datenschutzerhöhende Einstellungen zulässt, wie beispielsweise die verschlüsselte Übertragung von Daten oder die Nutzung von Passwörtern für Meetingräume.

Die Tool-Anbieter für virtuelle Networkingevents, Seminare und Konferenzen, die wir Ihnen im Blogartikel „Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's” vorstellen, haben wir uns mit Blick auf nachfolgende Kriterien genauer angeschaut:

Anbieter | Land | Schutzniveau | Datenschutzerklärung

Adobe Connect
USA
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baldaja Connect
Deutschland
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Blue Jeans Network
USA
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Cisco Webex Meetings, Events und Webcasting
USA
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Circuit
Deutschland
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Clickmeeting
Polen
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edudip next
Deutschland
Zur Datenschutzerklärung

Facebook Live
USA
Zur Datenschutzerklärung

Google Hangout beziehungsweise Google Meet
USA
Zur Datenschutzerklärung

GoToMeeting, GoToWebinar und Join.me
USA
Zur Datenschutzerklärung

Hopin
Großbritannien
Zur Datenschutzerklärung

Microsoft Teams
USA
Zur Datenschutzerklärung

talque
Deutschland
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teambits
Deutschland
Zur Datenschutzerklärung

Teamviewer
Deutschland
Zur Datenschutzerklärung

VOXR GoVirtual
Deutschland 
Zur Datenschutzerklärung 

Zoom
USA
Zur Datenschutzerklärung
Zu den neuen Sicherheitshinweisen

Die folgenden Anbieter für virtuelle Messen haben wir Ihnen im Blogbeitrag „Virtuelle Events, Konferenzen und Messen – mit diesen Tools klappt's” vorgestellt. Diese unterliegen mit ihrem Firmensitz in Deutschland alle direkt der DSGVO, sodass ein gewisses Schutzniveau gewährleistet ist.

Camalot
Zur Datenschutzerklärung 

cueconcept
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Events66
zur Datenschutzerklärung

EXPO-IP
Zur Datenschutzerklärung 

Fusion Fairs
Zur Datenschutzerklärung

meetyoo conferencing
Zur Datenschutzerklärung

rooom
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Völkel ITK
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Tipps für den Umgang mit den Daten

Haben Sie Anbieter für Ihre Webkonferenzen in die engere Wahl genommen, prüfen Sie im nächsten Schritt sowohl deren als auch Ihren Umgang mit den Daten und berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

  • Werden die Daten Ihrer virtuellen Meetings und Ihrer Teilnehmer verschlüsselt übertragen? 
  • Können Sie oder der Anbieter eines Rundum-Services für virtuelle Meetings die Datenschutzeinstellungen manuell anpassen? Gerade bei dem in letzter Zeit häufig diskutierten Tool von Zoom können Sie sehr umfangreiche Einstellungen im Backend vornehmen. Zu solchen datenschutzerhöhenden Einstellungen zählt auch, dass Sie keine Verhaltensprofile Ihrer Teilnehmer erstellen und diese Funktion deaktivieren sollten.
  • Prüfen Sie bei jeder Voreinstellung den Zweck und die Funktion. Ein 1:1 Meeting müssen Sie nicht aufzeichnen, um daraus ein Protokoll zu erstellen. Die Aufzeichnung einer digitalen Konferenz rechtfertigt jedoch diese Art von Protokollierung. 
  • Prüfen Sie, welche Daten Sie für die Teilnehmerregistrierung abfragen müssen. Auch hier gilt, wie bei jeder Datenverarbeitung und bei realen Events, der Grundsatz der Datensparsamkeit. 
  • Ihre Teilnehmerlisten dürfen nur von Berechtigten eingesehen und verwaltet werden. Dafür benötigen Sie Rollen und Rechte in Ihrem Webkonferenz-Tool oder in Ihrer separaten Teilnehmerregistrierung. Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Einladungen zur Videoübertragung erhalten und dass Ihre Teilnehmerlisten nicht öffentlich einsehbar sind.
  • Klären Sie zudem, was mit den Daten nach Ihrem virtuellen Event passiert. Können Sie einen Zeitpunkt festlegen, an dem die Daten gelöscht werden?
  • Bedenken Sie, dass Screensharings und Aufzeichnungen von Ihren Webkonferenzen die ausdrückliche Zustimmung der Beteiligten erfordern. Informieren Sie vor allem über Aufzeichnungen, auf denen Ihre Teilnehmer möglicherweise sogar sichtbar sind, deutlich und vor Beginn dieser Aufzeichnung.
  • Schützen Sie Ihre digitalen Meetings durch Passwörter. Beim Anbieter Cisco WebEx ist das beispielsweise Standard, bei GoToMeeting und GoToWebinar ist diese Einstellung manuell möglich – wie auch bei vielen anderen Tools. Und auch Zoom hat kürzlich die Vergabe eines Passwortes eingeführt. 
  • Binden Sie separate Tools für Ihre Webkonferenzen ein, wie beispielsweise Chattools oder E-Mail-Marketing-Services, müssen diese ebenfalls den zuvor genannten Anforderungen entsprechen.

Einbindung von Datenschutzbeauftragten und Betriebs- oder Personalrat

Ihren Datenschutzbeauftragten sollten Sie schon bei der Auswahl Ihres Videotools mit ins Boot holen. Denken Sie dabei auch an die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten und binden Sie daher ebenfalls den Betriebs- oder den Personalrat ein. Diese müssen dem Einsatz einer solchen Software zustimmen.

Benötigen Sie dafür eine kompetente Beratung, können Sie sich zum Beispiel an den Rechtsanwalt Thomas Waetke wenden. Als Mitglied des VDVO, dem Verband der Veranstaltungsorganisatoren, erhalten Sie eine kostenfreie Erstberatung.

Ihre Datenschutzerklärung und das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Wie bei allen anderen IT-Tools, mit denen Sie Daten erfassen und verarbeiten, sollten Sie auch die Videokonferenz-Systeme in Ihre Datenschutzerklärung sowie in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen.

Dazu gehören außerdem folgende Angaben:

  • Zweck der Verarbeitung 
  • Verantwortlicher
  • Welche Daten werden verarbeitet?
  • Umfang der Verarbeitung
  • Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
  • Empfänger beziehungsweise Weitergabe von Daten
  • Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
  • Datenschutzbeauftragter
  • Rechte Betroffener
  • Löschung von Daten
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Erstellen Sie diese Angaben gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem externen Experten für Datenschutz.

Fazit

Bedenken Sie bei all Ihren Entscheidungen rund um Online-Events stets: Einmal in alle Welt verschickte Daten lassen sich kaum wieder zurückholen. Prüfen Sie daher die Angebote unterschiedlicher Anbieter und ziehen Sie einen vergleichbaren Service eines Anbieters aus der EU vor. Fragen Sie Daten stets sparsam ab, setzen Sie Passwörter bei Ihren Online-Meetings ein und machen Sie sich mit den Einstellungen des Konferenztools Ihrer Wahl vertraut. Denken Sie dabei auch an die Ergänzungen in der Datenschutzerklärung, dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und die frühzeitige Einbindung eines Datenschutzbeauftragten sowie des Betriebs- oder Personalrates.

XING Events Tipp: Virtuelle Events und Datenschutz gehen bei uns Hand in Hand!

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Bettina Knauer Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

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