Virtuelle Events

Digitale Trends: Das bewegt die Eventbranche 2021

Im Jahr 2021 gilt es, den enormen Digitalisierungsschub aus 2020 auszubauen und den neuen Ansprüchen der Teilnehmenden, Sponsor·innen und Gesundheitsämter gerecht zu werden. Was für viele Akteure 2020 mehr oder weniger über Nacht kam, wird Events auch 2021 prägen: die Digitalisierung und / oder hygienische Ausführung einer Veranstaltung. Was das für Sie als Veranstalter·in bedeutet, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.
 

#1 Digitalisierung von Events

Sich persönlich zu treffen, berufliche und private Kontakte zu pflegen, wird noch länger nicht in altem Maße möglich sein. Aktuell gehen wir davon aus, dass physische Eventformate frühestens im Sommer 2021 wieder zurück ins Leben finden werden. Und auch dann wird die vollständige Erholung bis 2023 dauern.

Sehr vieles spricht also dafür, dass zum einen, die digitale Kontaktpflege an Bedeutung gewinnt und zum anderen virtuelle Events auch für künftige Offline-Events eine wertvolle Erweiterung darstellen werden.

Virtuell und hybrid

Rein virtuelle Veranstaltungen stehen vor allem dann hoch im Kurs, wenn das Infektionsgeschehen wie in den Wintermonaten besonders hoch und die Zielgruppe räumlich weit verteilt ist. Wer als Veranstalter·in auf Planungssicherheit setzt, wählt in den kommenden Monaten die rein virtuelle Variante mit all ihren Vorteilen. Dazu zählen reduzierte Reiseaufwände und -zeiten, geringere Umweltbelastung sowie abhängig vom Eventkonzept eingesparte Kosten für das Catering oder die Location. Teilnehmer·innen erwarten in Zukunft ganz selbstverständlich eine Online-Variante oder zumindest einen virtuellen Teil, an dem sie orts- sowie möglichst zeitunabhängig teilnehmen können. Dazu gehören ein inhaltlich sowie qualitativ überzeugender Livestream, Interaktions- und Networking-Möglichkeiten sowie Aufzeichnungen der Vorträge.

Interaktion

Je mehr Veranstaltungen in den virtuellen Raum wandern, umso höher sind die Ansprüche der Teilnehmer·innen sowohl an kostenfreie als auch an kostenpflichtige Events. Die Devise lautet: nicht nur passiv teilnehmen, sondern aktiv einbringen. Interaktion über Gruppenchats, 1:1 Textchats oder Videosessions, Meet-the-Speaker-Sessions und vieles mehr gehören jetzt zu den Must Haves Ihres virtuellen Events. Dabei gilt wie immer: Richten Sie sich nach Ihrer Zielgruppe und Ihrem Eventformat. Wählen Sie erst dann die passenden Tools beziehungsweise Event-Plattformen aus.

XING Events Lesetipp: Interaktion auf virtuellen Konferenzen und Online-Events – geht das?

Gamification

Gamification – also die Integration von spielerischen Elementen – sorgt dafür, dass Ihre Teilnehmer·innen motivierter und aktiver sind – egal ob virtuell, real oder hybrid. Bauen Sie Gewinnspiele, Sammelaktionen, Fortschrittsbalken etc. ein und binden Sie Ihre Teilnehmer·innen so an Ihr Event.

XING Events Lesetipp: Gamification auf Online-Events – was ist möglich?

Leadgenerierung

Im B2B-Bereich ist Leadgenerierung DAS Ziel einer physischen, virtuellen oder hybriden Veranstaltung. Virtuell lässt sich das, dank des wegfallenden Medienbruchs, hervorragend umsetzen und messen. Wichtig ist, dass Sie vorab definieren, wie und wie viele Leads Sie generieren wollen. Wählen Sie anschließend eine Event- oder Messe-Plattform, mit der Sie dieses Ziel umsetzen können. Die allgemeine, personenunabhängige Auswertung der Vorträge und der Klicks verrät Ihnen außerdem, wie beliebt Ihr Angebot war und ob Sie Ihr Eventkonzept bei der Folgeveranstaltung anpassen sollten.

XING Events Lesetipp: Die 18 wichtigsten KPIs zur Erfolgsmessung Ihres Online-Events

#2 Kontaktverfolgung und Event-Hygiene

Kontaktverfolgung, Heatmaps und kontaktloser Check-In – all das gab’s auch schon vor Corona, doch 2020 gewannen diese Technologien erst so richtig an Bedeutung und das wird sich 2021 fortsetzen. Mit den nachfolgenden Maßnahmen und Produkten gewährleisten Sie als Veranstalter·in, dass das Risiko einer Ansteckung auch während eines Offline-Events gering bleibt.

Kontaktloser Check-In

Schon allein aus Hygienegründen ist ein kontaktloser Check-In auch 2021 ein wertvoller Bestandteil umsichtiger Eventplanung und -durchführung. Reduzierte Wartezeiten für die Teilnehmer·innen sowie ein geringerer Personalaufwand für die Veranstalter·innen sind weitere Pluspunkte. Zum reibungslosen Ablauf gehören neben dem Einlassmanagement, z. B. mit unserer kostenlosen Einlassmanagement-App EasyEntry, auch Check-in Stationen mit QR-Code Scannern, die jegliche Berührung vermeiden. Vom Handy oder ausgedrucktem Ticket werden einfach die QR-Codes abgescannt. Über EasyEntry haben Sie ständigen Zugriff auf alle wichtigen Teilnehmerdaten und damit den Überblick über alle Besucherzahlen – in Echtzeit. Und damit wären wir auch schon beim nächsten Punkt.

Kontaktverfolgung

Gesundheitsämter und Behörden werden auch 2021 die rasche Kontaktverfolgung auf Veranstaltungen als essenziellen Bestandteil eines Hygienekonzeptes einstufen. Daher sollten Veranstalter·innen bei der Wahl eines digitalen Teilnehmermanagementsystems darauf achten, dass sie Personendaten rasch, unkompliziert und DSGVO-konform an die Behörden weiterleiten können. Spätestens jetzt sind offen einsehbare Papierlisten am Check-In-Counter passé. Bei Buchung eines Tickets, beispielsweise über den XING EventManager, können Sie als Veranstalter·in bereits im Vorfeld das Einverständnis der Teilnehmer·innen einholen, dass deren Daten für eine solche Nachverfolgung genutzt werden dürfen.

Digitale Trends für die Eventbranche 2021: Einlassmanagement und Teilnehmerübersicht bei XING Events
Mit unserer Einlass-Lösung haben Sie den Überblick über alle Besucherzahlen

Event-Hygiene

Will die Eventbranche 2021 wieder hochfahren und mehr physische und hybride Veranstaltungen durchführen, müssen Veranstalter·innen auf durchdachte Hygienekonzepte setzen. Dazu gehören neben dem kontaktlosen Check-In und der Kontaktverfolgung dank eines Registrierungstools unter anderem umfangreiche Reinigungskonzepte, Luftfilter und Luftreinigungsanlagen, Spender für Desinfektionsmittel, die Ausgabe eines Mund-Nasen-Schutzes, gelenkte Besucherströme dank Heatmaps sowie Bodenmarkierungen, transparente Trennwände, Abstände zwischen den Stühlen und elektronische Abstandswarner.

XING Events Lesetipp: 8 Technologien für hygienische Offline-Events in Corona-Zeiten

#3 Digitales Projektmanagement und Online-Marketing

2021 werden Tools zur Effizienzsteigerung noch wichtiger. Begrenzte Budgets und Ressourcenmangel treiben diese Entwicklung. Digitales Projektmanagement wird zum notwendigen Standard für Veranstalter·innen und die Eventvermarktung wird digital(er) denn je – sowohl für Anbieter·innen von Locations als auch für Veranstalter·innen selbst. Dazu gehören digitale Site-Inspections in 3D-Welten oder 360-Grad-Panoramen genauso wie umfangreiches Know-how beim Online-Marketing – vom Aufbau eigener Verteiler bis zur Schaltung von Werbeanzeigen über Google, soziale- sowie Business-Netzwerke.

Und da potenzielle Teilnehmer·innen künftig viel bewusster entscheiden werden, welche Events sie tatsächlich besuchen, ist die zielgruppengenaue Ansprache der entscheidende Marketing-Trick 2021. Auf XING geht das übrigens besonders gut, hier haben Sie die Möglichkeit, die Zielgruppe Ihrer Anzeige nach Alter, Geschlecht, Karrierestufe, Branche, Tätigkeitsfeld, Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen sowie Jobtitel und Fähigkeiten einzuschränken. Also legen Sie gleich eine Eventseite an und starten Sie die Bewerbung! Im Anschluss setzen Sie am besten auf die gesamte Eventvermarktungsklaviatur auf XING: Community BuildingEvent-Updates und persönliche Einladungen sowie die Interaktion mit Ihrem eigenen Netzwerk.

XING Events Lesetipp: 8 Kanäle zur Vermarktung von (Online-)Events

Der XING AdManager erlaubt die Selektion nach Fähigkeiten und damit eine sehr genaue Zielgruppendefinition
Der XING AdManager erlaubt die Selektion nach Fähigkeiten und damit eine sehr genaue Zielgruppendefinition

Fazit

Der Trend zur Digitalisierung der Eventbranche setzt sich fort – zum einen aufgrund der andauernden Pandemie und zum anderen bedingt durch sich verändernde Ansprüche der Gäste, Austeller·innen und Sponsor·innen. Wer 2021 als Organisationsteam erfolgreich Events umsetzen will, sollte Eventkonzepte entsprechend anspassen sowie sich umfangreich mit digitalen Helfern für sichere Events auseinandersetzen.

XING Events Tipp: Ihr Wissensdurst zur Planung des neuen Jahres ist noch nicht gestillt?

Um 2021 besser mit den Herausforderungen im Beruflichen und Privaten umgehen zu können, haben wir Ihnen einige Event-Empfehlungen rund um professionelles Netzwerken, Karrierewege, Empowerment, persönliche Entwicklung, Orientierung oder Jobsuche in Krisenzeiten zusammengestellt.
 

Bettina Strohm-Knauer Senior Content Marketing & PR Managerin, XING Events

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund acht Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close